Tryksag 541-643 Hvis I vil vide mere I er velkomne til at kontakte vores erfarne konsulenter inden for kvalitetsrengøring på telefon 39 96 61 01 eller consulting@ds.dk. Kom godt i gang med standarder Kvalitetsledelse af jeres rengøringsydelser Hvornår er rengøringen god nok - og hvordan kan I måle kvaliteten? ISBn 978-87-7310-780-5 print ISBn 978-87-7310-781-2 pdf Kollegievej 6 2920 Charlottenlund Tlf. 39 96 61 01 Fax 39 96 61 02 www.ds.dk
Oversigt Hvorfor denne pjece? Hvorfor denne pjece? Hvad er kvalitetsrengøring? Hvorfor benytte kvalitetsrengøring? Hvordan sikrer I udbud af rengøringsydelser? Hvordan kvalitetssikrer og kontrollerer I? 7 gode råd ved implementering af INSTA 800 Hvis I vil vide mere Velkommen til Kom godt i gang med standarder. Denne pjece har fokus på, hvordan I giver jeres rengøring et kvalitetsløft. I får overblik over, hvad kvalitetsrengøring er, og hvori forskellen til den frekvensbaserede rengøring ligger. Samtidig får I indsigt i, hvordan I kan bruge metoden til at stille krav over for jeres rengøringsleverandør, fx i et udbud, og hvordan I kan kontrollere, om I får den ydelse, I betaler for. Pjecen er skrevet til små og mellemstore virksomheder inden for alle brancher, der har brug for en standardisereret rengøringsmetode. Hvis I ønsker en mere grundig gennemgang af, hvordan I kan tilrettelægge, udføre og kontrollere jeres rengøringsindsats, henviser vi til standarderne. Se bagerst i pjecen. Vi håber, at I vil lade jer inspirere til at komme godt i gang eller videre! Der findes flere pjecer i serien Kom godt i gang med standarder. I kan finde dem på webshop.ds.dk, hvor de er gratis at downloade. De kan også bestilles i en printudgave. Hvis I har spørgsmål til indholdet, er I velkomne til at kontakte chefkonsulent Lars Trier Pedersen på ltp@ds.dk.
Hvad er kvalitetsrengøring? Hvorfor benytte kvalitetsrengøring? Mange virksomheder gør en stor indsats for at forbedre arbejdsmiljøet, bl.a. med hensyn til at sikre, at rengøringen er udført på et relevant kvalitetsniveau. Derfor baseres rengøringen mange steder på principperne i standarden DS/INSTA 800, Rengøringskvalitet System til fastlæggelse og bedømmelse af rengøringskvalitet. INSTA 800 er en fælles nordisk standard fra år 2000. Standarden er et værktøj til at måle rengøringskvaliteten og kan bruges i alle typer af lokaler, fx produktionslokaler, kontorbygninger, transportmidler, boligselskaber og klinikker. Efter endt rengøring måles kvaliteten i forhold til et aftalt niveau, mens man ved frekvensrengøring måler kvaliteten i forhold til aftalen om, hvor ofte der skal gøres rent. Kvalitetsrengøringen er altså uafhængig af rengøringssystemer, frekvenser og metoder. INSTA 800 rummer 5 kvalitetsniveauer og tager højde for, at visse områder er tilgængelige eller svært tilgængelige, typer af urenheder og lokalestørrelser. De objektive målekriterier gør det nemt at kontrollere, om den leverede ydelse svarer til det aftalte. Kvalitetsrengøring fokuserer på det resultat og den kvalitet, man har aftalt. På den måde bliver det ikke afgørende, om gulvet bliver vasket hver dag, men om resultatet og kvaliteten svarer til det aftalte. Grundstenen er ikke mere rengøring, men at vurdere det enkelte lokale og derudfra bestemme rengøringsmetoden, og hvor høje krav lokalet skal overholde. Fordelene er: > > Beskrivelse af den ønskede rengøringskvalitet for en bestemt lokaletype > > Objektiv måling af besmudsningsgraden i forhold til brugen af lokalet > > Det er nemt at afgøre, om man får den aftalte rengøringskvalitet > > Kunden og leverandøren får et fælles sprog med en række definitioner, normer og krav, således at man kan kommunikere om rengøringskvaliteten. Det skaber fokus på kvalitet fremfor kun at tale om tid og metoder. Når rengøringen udføres ud fra veldefinerede krav og kvalitetsniveauer, bliver samarbejdet og kommunikationen mellem alle involverede aktører lettere. Det mindsker desuden risikoen for misforståelser og forskellige opfattelser af ydelsen.
Hvordan sikrer I udbud af rengøringsydelser? Som udbyder af rengøring er det vigtigt, at alle relevante krav indgår i udbuddet. Derfor kan I med fordel benytte INSTA 810 for udbud af rengøringsopgaver, hvor kvalitetskravene defineres entydigt og fastlægges ud fra jeres behov. Det vil samtidig være relevant at benytte INSTA 800 som referencegrundlag i udbuddet, fordi det sikrer en fælles forventningsafstemning med hensyn til det ønskede kvalitetsniveau. I kan fastlægge følgende: > > Leverancens omfang, fx lokaler, objekter og relaterede serviceopgaver. > > Tekniske krav, fx tages hensyn til miljø, arbejdsmiljø eller indeklimaet. > > Kvalitetsprofiler, om hvor rent skal der være i hver lokalegruppe, fx toiletter, gange, kontorer og køkkener herunder om der særlige krav til inventar. Når I definerer kravene entydigt, bliver det mere gennemskueligt for leverandørerne, hvad opgaven går ud på. Derved gør I det også lettere for jer selv at vurdere de enkelte tilbud ud fra flere forskellige parametre, fx kvalitet og pris, og at sammenligne tilbuddene med hinanden.
Hvordan kvalitetssikrer og kontroller I? Ved at benytte INSTA 800 til kontrol af rengøringskvaliteten kan I afgøre, om I har fået den rengøring, I har betalt for. For at kunne kontrollere og vurdere rengøringsindsatsen er det vigtigt at have overblik over lokalerne. Derfor opdeles de i såkaldte inspektionsområder i forhold til størrelsen af lokalet. Alle lokaler skal defineres og kunne udvælges til kontrol. Dernæst undersøges det, om rengøringen lever op til den kvalitetsprofil, der er aftalt for lokalet. INSTA 800 bruges til at uddanne medarbejderne i rengøringskontrol ud fra objektive kriterier. Et kvalitetsniveau er udtryk for det antal urenheder, der tillades visuelt i en objektgruppe. På et toilet, som har kvalitetsniveau 4, må der maksimalt findes et fastsat antal urenheder på inventaret. Lokaler, der kræver middel rengøring har niveau 3, og lokaler, der kræver mindre rengøring har niveau 2 og 1. INSTA 800 bruges også til at uddanne medarbejderne i rengøringskontrol ud fra objektive kriterier. Medarbejderne uddannes bl.a. i at vurdere et lokale i forhold til den rengøringsindsats, der skal ydes. Denne vurdering svarer samtidig til den måde, man gennemser lokalet, hvis der er tale om en ren kontrol af rummet. Som leverandør af rengøringsydelser kan INSTA 800 bruges som konkurrenceparameter til at dokumentere kvaliteten af rengøringen.
7 gode råd ved implementering af INSTA 800 Når I skal indføre kvalitetsrengøring, kan det være relevant at bruge denne tjekliste: > > Etablere ledelsesmæssig forankring af projektet > > Involvere medarbejderne i processen, så der skabes forståelse og ejerskab > > Definere leverancens omfang, fx lokaler, objekter og relaterede serviceopgaver > > Definere tekniske krav: Skal der fx tages hensyn til miljø, arbejdsmiljø eller indeklimaet? > > Definere kvalitetsprofiler: Hvor rent skal der være i hver lokalegruppe, fx toiletter, gange, kontorer og køkkener? > > Definere eventuelle særlige krav til inventar > > Sørge for opfølgning på kvalitetssikring og -kontrol. Læs standarderne for rengøring og kvalitetsledelse: DS/INSTA 800:2011, Rengøringskvalitet System til fastlæggelse og bedømmelse af rengøringskvalitet DS/INSTA 810:2011, Krav og anbefalinger vedrørende udbud af rengøringsopgaver DS/EN ISO 9001:2008, Kvalitetsledelsessystemer Krav DS/EN ISO 9004:2009, Ledelse af en virksomhed frem mod vedvarende succes med afsæt i kvalitetsledelse Køb standarderne her: webshop.ds.dk.