Referat fra Generalforsamlingen i Grundejerforeningen Syren-, Jasmin- og Gyvelparken mandag den 26. marts 2007. Foreningens formand Hans-Arne Lauridsen bød velkommen til de 9 fremmødte medlemmer (incl. 4 personer fra bestyrelsen) og gik derefter over til den udsendte dagsorden. Punkt 1 Valg af dirigent. Vagn Sørensen blev enstemmigt valgt som aftenens dirigent. Han startede med at konstatere at generalforsamlingen var lovligt indvarslet iflg. vedtægterne og at den således var beslutningsdygtig. Punkt 2 Bestyrelsens beretning. Formanden nævnte, at der i 2006 var taget skridt til, at asfaltbelægningen inden for boliglommen 63 123 skulle udskiftes med en ny stenbelægning. Bestyrelsen havde udarbejdet et forslag til udbud af belægningsarbejdet, men forslaget gav anledning til drøftelser om bærelaget var stærk nok til en ny stenbelægning. Der blev derfor udført nogle boreprøver som viste at bærelaget bestod af ca. 15 cm stabil grus. Ved stenbelægninger skal bærelaget normalt bestå af ca. 25 cm stabil grus og 2 3 cm afretningssand. Tykkelsen af den nuværende asfaltbelægning er ca. 8 cm som svarer til tykkelsen på belægningssten. Med de nye oplysninger vil det betyde, at det nuværende gruslag skal fjernes og derefter afgraves yderligere ca. 15 cm muld/jord. I 2006 har bestyrelsen vurderet at belægningen kan holde et år mere. I 2007 vil bestyrelsen igen se på belægningen og om nødvendigt igangsætte en udskiftning. Legeudstyr og beplantning Sidste år gennemgik en legepladskonsulent foreningens legeudstyr og det medførte, at sandkassen på den store legeplads er fjernet og erstattet med et bøjlestativ, fugleflokken blev udskiftet med en ny Søelefant. På den lille legeplads har legetårnet fået nye bundplader. Udfor Syrenparken 21 og 37 blev der bl.a. plantet Jasmin- og Dronning Buske samt Tjørn i læbæltet. I 2007 overvejer bestyrelsen at fjerne sandkassen på den lille legeplads og anbringe et nyt vippedyr. På den store legeplads overvejes en af gyngerne udskiftet med et nyt gyngestativ. Formanden nævnte, at bestyrelsen har drøftet om foreningen skulle overdrage legeudstyret til et legeudstyrsfirma, hvorefter foreningen leaser legeudstyret af firmaet for et fast beløb om året. Det vil sige at firmaet har ansvaret for foreningens legeudstyr og sørger for vedligeholdelse og udskiftning af legeudstyr når det er nødvendigt. 1 af 5
Hjemmeside På sidste generalforsamling viste bestyrelsen et oplæg til en ny hjemmeside for Grundejerforeningen. Bestyrelsen har herefter arbejdet videre med hjemmesiden og omkring Skt. Hans var hjemmesiden en realitet. På hjemmesiden kan bl.a. ses foreningens vedtægter, referater fra bestyrelsesmøder og Orientering der er udgivet fra 2000 og senere. Der mulighed for at give endnu flere oplysninger til foreningens medlemmer hvis der er ønsker om dette. Skt. Hans Til Skt. Hans festen var der efter bestyrelsens opfattelse en god tilslutning. Byrådsmedlem Bent Brander Christensen var båltaler. Arrangementet gav overskud, men overskuddet kunne være større, hvis der var foretaget kontrol af bilag på returvarer straks efter afleveringen og på den efterfølgende regning for varerne. Det var dog først ved bogføringen sidst på året, at bestyrelsen blev opmærksom på den manglende afregning af returvarer og bestyrelsen har den opfattelse, at det nu er for sent at gøre krav på det manglende beløb. Der har været ønsker om arrangementet blev udvidet med flere aktiviteter såsom opstilling af telt så deltagerne kunne blive lidt længere på bålpladsen og hygge sig. Bestyrelsen har drøftet dette, og er af den opfattelse, at man ikke ønsker at stå for et større arrangement. Forskudte bomme i Syrenparken 44 56 Fra en beboer i Syrenparken har bestyrelsen behandlet et ønske om flytning af de forskudte bomme mellem nr. 50 og 52. Bommene var ønsket flyttet længere mod syd så cyklister og knallerter anvender passagen gennem de forskudte bomme i stedet for at færdes på græsplænen på ejendommen Syrenparken 50. Bommene er placeret ved enden af stien for at hindre uheld, mellem hurtige cyklister/knallerter og beboere som bakker ud på boliglommen. Bestyrelsen har meddelt, at en tilladelse til flytning af bommene ikke kan godkendes da bestyrelsen vurderer, at hastigheden for de bløde trafikanter øges, når bommene rykkes længere væk fra boliglommen. Dialogmøde med Ribe Kommune, Udvalget for Teknik og Miljø. I maj var bestyrelsen til det sidste dialogmøde mellem Udvalget for Teknik og Miljø samt Beboer- og grundejerforeninger i den tidligere Ribe kommune. På mødet blev bl.a. fremført ønsker om Ny belægning på Engparkstien mellem Sorsigvej og Mosevej, Omlægning af stenbelægningen på Nørremarksstien mellem Skyttevej og Rylevænget, Anlæg af holdepladser på Sorsigvej eller forbud mod parkering i vejkurven. Desuden fremførtes ønsker om anlæg af asfaltramper på Mosevej, så cyklister på de enkeltrettede cykelstier kan krydse Mosevej overfor vejtilslutninger. 2 af 5
Udvalget har oplyst, at der er disponeret over de penge som Udvalget råder over og Udvalget kunne derfor ikke imødekomme ønsker om nye belægninger på stier eller anlæg af holdepladser. Udvalget mente, at anlæg af asfaltrampe(r) kan aftales med forvaltningen. På mødet orienterede Udvalget bl.a. om stitunnellen under Obbekærvej der nu er taget i brug. Oprettelse af dialogkredse i tidligere Ribe Kommune. Kommunalreformen har medført at NyEsbjergkommune ønsker at afholde dialogmøder med kommunens foreninger på en ny måde. Ønsket har bl.a. været at foreninger inden for et lokalområde organiseres i et lokalråd/landsbyråd som mødes med Økonomiudvalget. I Bramming og Esbjerg kommuner samt Grimstrup sogn har foreningerne oprettet lokalråd og valgt bestyrelser. Foreningerne i Ribe kommune har ønsket at fastholde den nuværende mødeform fra dialogmøderne med Udvalget for teknik og miljø, hvor alle foreninger er repræsenteret og kan fremføre egne synspunkter omkring lokale ønsker. Esbjerg Kommune oplyste, at lokalrådene støttes med et symbolsk beløb. Det medfører, at der skal fastsættes vedtægter for et lokalråd eller et geografisk område, og at der skal vælges en bestyrelse. Det var desuden et krav at foreninger som organiseres i et lokalråd/område ikke skal betale kontingent for et medlemskab. Efter et par møder mellem foreningerne i Ribe kommune var der enighed om, at oprette et lokalråd inden for 3 geografiske områder. Alle foreninger inden for de geografiske områder kan sende en repræsentant til mødet med økonomiudvalget og fremføre egne synspunkter. Lokalrådene inden for Ribe kommune er oprettet uden at der udarbejdes vedtægter gældende for lokalrådet. Når der er gået nogle år er det meningen at mødeformen skal evalueres. Forskelligt Det blev oplyst, at vedligeholdelse af foreningens fællesarealer skal udbydes i år, og bestyrelsen forventer at vedligeholdelse af arealerne udføres på nuværende niveau og gældende for 3 år. I forbindelse med harmonisering af ydelserne eller service i Esbjerg Kommune, er bestyrelsen af Ribe Folkebibliotek blevet gjort opmærksom på, at tryk af foreningens folder samt indkaldelse til f.eks. generalforsamlinger muligvis ophører. Trykning af folderen har hidtil været gratis. Hvis grundejerforeningen fortsat skal udsende folderen må det forventes, at GRF s administrationsudgifter stiger. Til sidst takkede formanden bestyrelsen for et godt samarbejde og gav en særlig tak til Marty Storm for hans indsats for foreningen i mange år. Til Dorthe Ledet Jensen var der også en særlig tak, og formanden håbede, at foreningen kunne trække på hendes faglige viden, når asfaltbelægningen skal vurderes i Jasminparken 63 123. Beretningen gav anledning til debat omkring følgende: 3 af 5
Spørgsmål: Svar: Spørgsmål: Svar: Der blev spurgt om der var noget mere konkret omkring leasing af lejeredskaberne? Bestyrelsen har ikke arbejdet med det endnu det var blot en tanke i bestyrelsen, som man nu vil undersøge lidt nøjere. Vil den nye Esbjerg Kommune pålægge os flere vedligeholdelsesomkostninger? Esbjerg Kommune kan ikke pålægge os flere byrder, idet den indgåede aftale med Ribe Kommune til enhver tid vil være gældende. Det blev oplyst, at Esbjerg kommune jf. foreningens vedtægter kan beslutte at GRF sammenlægges med andre Grundejerforeninger. Bestyrelsens beretning blev herefter godkendt. Punkt 3 Aflæggelse af driftsregnskab. Tage Horsbøl gennemgik det udsendte regnskab sammen med anmærkningerne fra revisorerne. Tage Horsbøl beklagede at der var sket en fejl i forbindelse med aflevering af returvarer fra Skt. Hans der havde medført et tab på ca. 400 500 kr. Ved den næste regnskab vil kontingent og rykkergebyr bliver opdelt. Efter en kort debat blev regnskabet enstemmigt godkendt. Punkt 4 Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne. Der var ingen forslag indkommet. Punkt 5 Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag. Kasserer Tage Horsbøl gennemgik budgettet for 2007, hvoraf det fremgår at kontingentet til foreningen forbliver uændret på 1.400 kr. Bestyrelsen påregner i 2007, at udskifte vejbelægningen på fællesarealet ved Jasminparken 63-123. I budgettet er der afsat et beløb til mindre vedligeholdelser af stenbelægninger. Budgettet gav anledning til en debat om belægningen i Jasminparken 63 123. Det blev af Jesper Poulsen foreslået at asfaltbelægningen blev fjernet og at bærelaget blev hævet med ca. 15 cm. Ved garagerne blev det foreslået, at der placeres langsgående afvandingsriste så vandet hindres i fortsætte ind på gulvet i carporte/redskabsrum. Der var dog betænkeligheder hvis boliglommerne blev ombygget med fald mod carporte/redskabsrum. Bestyrelsen vil tage forslaget med i overvejelserne, inden der blev besluttes en endelig løsning. Budgettet og bidraget blev herefter godkendt. Punkt 6 Valg af bestyrelse samt suppleanter. På valg var Tage Horsbøl for ejerboligerne, som blev genvalgt. 4 af 5
Marty Storm er fraflyttet området og er således ikke valgbar længere. Dorthe Ledet Jensen ønskede ikke genvalg. Nyvalgt for ejerboligerne blev Karsten Svensson, Jasminparken 38. Nyvalgt for andelsboligerne blev Kirsten Laursen, Jasminparken 113. Derudover består bestyrelsen af Hans-Arne Lauridsen for ejerboligerne og Kenneth Mortensen for andelsboligerne. Genvalg af suppleanterne Jens Levring, Jasminparken 39 og Niels Peder Brodersen, Jasminparken 59 (begge fra ejerboligerne) og Lotte Skaarup, Gyvelparken 92 og Lindy Christensen, Gyvelparken 100 (begge fra andelsboligerne). Punkt 7 Valg af Revisorer og revisorsuppleant. Genvalg af Egon Duhn, Jasminparken 56 og Dorte Thomsen, Gyvelparken 16 som revisorer. Genvalg af Anne Margrethe Lindholdt, Jasminparken 87 som revisorsuppleant. Punkt 8 Eventuelt. Det blev foreslået at GRF s folder udkom elektronisk, da flere medlemmer har E-mail. Bestyrelsen kunne f.eks. undersøge om medlemmerne ønsker at modtage GRF s folder pr. mail. Hvis der var tilslutning til dette kan det begrænse antallet folderne som trykkes og omdeles. Der blev spurgt om bestyrelsen havde planer om indsamling af affald i området, da det nu var nogle år siden der sidst havde været en indsamling. Bestyrelsen har ingen planer om dette, da der sidste gang var meget lidt opbakning til dette. I stedet opfordrede bestyrelsen til at de der færdes i området indsamler henkastet affald og afleverede det i de opstillede affaldskurve eller tog affaldet med hjem til affaldsspanden Der blev også spurgt om reglerne for anvendelse af bålpladsen blev overholdt. Bestyrelsen oplyste, at der stort set kun blev smidt grenaffald på bålpladsen fra 1. marts til 23. juni. Der er dog nogle som anvender bålpladsen til henkastet haveaffald som f.eks. afrevet mos, afklippet græs, sommerblomster og ukrudt, hvilket ikke er hensigtsmæssigt. Til Sankt Hans blev det konstateret, at nogle afleverer nyklippet hækaffald på bålpladsen og det syntes bestyrelsen er meget træls da hækaffaldet ikke er brændbart. Affaldet burde i stedet for afleveres på genbrugspladsen. Bestyrelsen efterlyste også frivillige som kunne hjælpe til ved den kommende Skt. Hans og henvendelse herom ske til bestyrelsen. Bestyrelsen konstituerer sig på et kommende bestyrelsesmøde. Hans-Arne Lauridsen Formand Vagn Sørensen Dirigent Ref. Jens Levring 5 af 5