Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 23. november 2016, kl. 16.00 Oasen, Strandmarksvej 18, Hvidovre Til stede: Marianne Salomonsen, Michal Støckel, Beth Hørsted, Bo Henrik Andersen, Britta Christensen, Chris Wenlock, Jørnanker Døpke, Niels Ulsing og Finn Gerdes Afbud: Medarbejderobservatør: KAB: Revisionen: Richard Taube Kundechef Annette Birkov, driftschef Gert Wandahl Pedersen Pia Søndergaard, Alberg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab deltog under punkt 2, 8 og 13-21 Indholdsfortegnelse 1. af organisationsbestyrelsesmødet den 14. september 2016... 3 2. Revisionsprotokol... 3 3. Bestyrelsens sammensætning... 3 4. Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning... 5 5. Godkendelse af regnskab for 2015-2016 med tilhørende revisionsprotokol... 5 1/22
6. Budget for 4000-3... 7 7. Udkast til beretning... 7 8. Forvaltningsrevision... 8 9. Udkast til vedtægtsændringer... 9 10. Bestyrelseshonorar 2016-2017... 10 11. First Agenda... 11 Sager til orientering... 12 12. 4004, Friheden I, Helhedsplan status... 12 13. 4011, Langhusene 5-års eftersyn... 13 14. Ændring i rygepolitikken i relation til e-cigaretter... 16 15. Ny lokalaftale for ejendomsfunktionærer... 17 16. Ny politik for trusler og voldsepisoder... 18 17. Ejendomskontorets virke... 19 18. Nyt fra afdelingerne... 19 19. Beboerklagenævnssager... 22 20. Kommende møder... 22 21. Eventuelt... 22 Bilag 1: Revisionsprotokolsider... 3 Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber... 6 Bilag 3: Selskabets budget for 2017-2018... 7 Bilag 4: Årsberetning 2015-2016... 7 Bilag 5: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision... 9 Bilag 6: Nøgletal for forvaltningsrevision 2015-2016 for... 9 Bilag 7: Udkast til vedtægtsændringer... 9 Bilag 8: Politik om håndtering af vold og trusler... 18 Bilag 9: Tjekliste til håndtering af trusler og voldsepisoder... 18 Bilag 10: Oversigt over beboerklagenævnssager... 22 2/22
1. af organisationsbestyrelsesmødet den 14. september 2016 af organisationsbestyrelsesmødet den 14. september 2016 blev fremsendt til organisationsbestyrelsen den 28. september 2016. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. et blev godkendt med ros fra Finn Gerdes. 2. Revisionsprotokol Som bilag vedlægges kopi af Alberg Statsautoriseret Revisionspartnerselskabs indførelser i revisionsprotokollen siden sidste møde. Protokollen omfatter revision af selskabets og afdelingernes regnskaber for 2015-2016. Bilag 1: Revisionsprotokolsider Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 3. Bestyrelsens sammensætning På valg Marianne Salomonsen 2016 Friheden I Michal Støckel 2017 Friheden VI Beth Hørsted 2016 Friheden I Bo Henrik Andersen 2017 Friheden VI Britta Christensen 2017 Friheden I Jørnanker Døpke 2017 Friheden I 3/22
Chris Wenlock 2016 Langhusene Finn Gerdes Udpeget af kommunen Niels Ulsing Udpeget af kommunen Richard Taube 2017 Valgt af medarbejderne Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender orienteringen. Marianne Salomonsen orienterede om: - at Trivselsdagen i KAB er den 26. november 2016. - at KAB-repræsentantskabet har godkendt, at Vester Voldgade og Studiestræde sælges, og at der bygges nyt domicil et sted i Københavns Kommune. - at Birthe Houlind, chefjurist i KAB har haft 25 års jubilæum. har givet en gave til luksusbrunch. at Boligselskabet AKB, Taastrup har truffet en modig beslutning om at nedrive boliger i Taastrupgaard med henblik på at bygge ny skole, børnekulturhus og dagsinstitutioner. at der er udsendt fortællinger fra beboere til beboere om helhedsplanen i Friheden I. 4/22
Sager til beslutning 5. Godkendelse af regnskab for 2015-2016 med tilhørende revisionsprotokol Som bilag vedlægges selskabets og afdelingernes regnskaber for tiden 1. juli 2015 til 30. juni 2016 med status pr. sidstnævnte dato. Regnskabsopstillingen er i lighed med sidste år foretaget således, at der for afdelingerne kan foretages en sammenligning med den pågældende afdelings budget for regnskabsperioden samt efterfølgende års budgettal. Regnskaberne udviser følgende: 4000-3 Resultatopgørelsen balancerer med 21.053.311 kr. og slutter med et overskud på 644.171 kr., der overføres til arbejdskapitalen. Egenkapitalen udgør 68.921.672 kr., heraf er dispositionsfonden på 62.820.810 kr. og arbejdskapitalen på 6.100.861 kr. Dispositionsfondens disponible del udgør 5.541.036 kr., heraf har selskabet en eventuel forpligtigelse i forbindelse med afdelingernes tilgodehavender til inkasso på 8.658 kr. Arbejdskapitalens disponible del udgør 5.218.141 kr. Sideaktivitet Status balancerer med 46.000 kr. 4004-2 Friheden I Resultatopgørelsen balancerer med 75.514.731 kr. og slutter med et overskud på 4.426.748 kr., heraf benyttes 3.009.206 kr. til afvikling af underfinansiering (vandskader) og 1.417.542 kr. overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 5.305.608 kr. Status balancerer med 475.208.774 kr. 4005-0 Friheden VI Resultatopgørelsen balancerer med 6.625.886 kr. og slutter med et overskud på 360.600 kr., heraf benyttes 65.313 kr. til afvikling af underfinansiering (rådgivning vedrørende elektronisk adgangskontrol og varmeanlæg) og 295.287 kr. overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 759.165 kr. 5/22
Status balancerer med 57.467.168 kr. 4006-7 Frihedens Børneinstitution Resultatopgørelsen balancerer med 1.804.502 kr. og slutter med et overskud på 143.007 kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 323.020 kr. Status balancerer med 17.733.170 kr. 4010-9 Lille Friheden Resultatopgørelsen balancerer med 7.754.581 kr. og slutter med et overskud på 208.270 kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 633.537 kr. Status balancerer med 114.396.903 kr. 4011-6 Langhusene Resultatopgørelsen balancerer med 11.161.297 kr. og slutter med et overskud på 602.726 kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 1.365.830 kr. Status balancerer med 240.472.563 kr. Regnskaberne for Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden er behandlet af afdelingsbestyrelsen den 3. november 2016 og indstilles til godkendelse på afdelingsmødet den 15. november 2016. Afdeling Langhusene afholder ikke afdelingsmøde om regnskabet. Afdelingsbestyrelsen har uden bemærkninger taget regnskabet til efterretning. Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne for 2015-2016 og tager revisionsprotokollen til efterretning. Administrationen arbejder på en langsigtet plan for højhusets fremtidige vedligeholdelse inkl. finansiering. 6/22
Organisationsbestyrelsen godkendte regnskaberne for 2015-2016 og tog revisionsprotokollen til efterretning. 6. Budget for 4000-3 Som bilag vedlægges driftsbudget for perioden 1. juli 2017 til 30. juni 2018 for Boligselskabet Friheden. Driftsbudgettet balancerer med 16.012.000 kr. og slutter med en budgetreserve på 156.000 kr. 4011-6 Langhusene betaler et lavere administrationsbidrag til KAB, svarende til Lille Pakke. Til selskabet bidrager afdeling Langhusene til honorar, møder, kurser, kontorhold, revision samt henlæggelse til arbejdskapitalen og dispositionsfonden. Selskabet har besluttet, hvert år at give et tilskud på 110 kr. (2011-pris) pr. boliglejemål til beboeraktiviteter. Tilskuddet, som i 2017-2018 er på 127 kr. pr. boliglejemål, gives direkte fra arbejdskapitalen. Bilag 3: Selskabets budget for 2017-2018 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender forslag til budget 2017-2018 for Boligselskabet Friheden. Organisationsbestyrelsen godkendte forslag til budget 2017-2018 for. 7. Udkast til beretning Som bilag vedlægges udkast til årsberetning, der skal aflægges på det ordinære repræsentantskabsmøde den 23. november 2016. Bilag 4: Årsberetning 2015-2016 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og godkender årsberetningen. 7/22
Organisationsbestyrelsen godkendte årsberetningen. 8. Forvaltningsrevision Forvaltningsrevisionen er en del af en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. I dette års forvaltningsrevision er der foretaget en sammenligning af udvalgte tal på tværs af KAB-fællesskabet. Når der sammenlignes på afdelingsniveau, anvendes type og ibrugtagelsesår som sammenligningsgrundlag. Da der foretages sammenligninger på tværs af afdelinger og boligorganisationer kan der forekomme uoverensstemmelser mellem forvaltningsrevision og regnskaber, idet forvaltningsrevisionen i nogle tilfælde bruger en anden kvadratmeteropmåling som beregningsgrundlag, der muliggør denne sammenligning. I nøgletallet for tab ved fraflytning (konto 130) indgår kældre/lagerrum m.v. således ikke i antal lejemålsenheder I nøgletallet for henlæggelsesniveauet indgår erhvervslejemål således ikke i kr./m². Sidste års forvaltningsrevision gav ikke anledning til nye opmærksomhedspunkter. De seneste år har der været fokus på udgifter til Tab ved fraflytning. I regnskabsåret 2013-2014 var der i Friheden I en markant stigning i udgifterne (828.000 kr.), hvilket faldt igen i 2014-2015. Den markante stigning i 2013-2014 tillægges primært, en ændret procedure, hvor tab afskrives hurtigere i afdelingen, men til gengæld overdrages til et inkassofirma. I seneste regnskabsår er der en lille stigning i Tab ved fraflytning, hvorfor udviklingen fortsat følges nøje (550.000 kr.). I de øvrige tre familiebolig-afdelinger ses en positiv udvikling: Friheden VI har ikke haft Tab ved fraflytning de seneste to år. I Lille Friheden har der været et markant fald i udgifter til Tab ved fraflytning i seneste regnskabsår. Langhusene har endnu ikke haft udgifter til Tab ved fraflytning i de fem år den har eksisteret. 8/22
har desuden en lokal målsætning: Ejendomskontoret som servicecenter Driftschef, driftsleder og driftslederassistent har nu fungeret som team for driften i 1½ år. Der er etableret et godt samarbejde med afdelingsbestyrelsen og øvrige samarbejdspartnere. Teamet har i samarbejde med servicemedarbejderne foretaget justering af arbejdets tilrettelæggelse, hvilket alle er tilfredse med. For at optimere ejendomskontoret som servicecenter har afdelingen besluttet, at kontoret skal udvides for at skabe bedre forhold for servicering af beboere. Arbejdet forventes afsluttet i 2016. Der udestår en opgave med drøftelse af servicerammer med afdelingsbestyrelsen. Den forventes gennemført i 2017. Bilag 5: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 6: Nøgletal for forvaltningsrevision 2015-2016 for Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forvaltningsrevisionen til efterretning og beslutter, om der skal være særlige fokuspunkter til forvaltningsrevision for 2016-2017. Organisationsbestyrelsen tog forvaltningsrevisionen til efterretning og besluttede, at der fortsat skal være fokus på udgifter til tab ved fraflytning. Yderligere fokusområder udpeges i forbindelse med udarbejdelse af nyt målsætningsprogram for. 9. Udkast til vedtægtsændringer På organisationsbestyrelsesmødet den 14. september 2016 blev orienteret om, at Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet, med ikrafttrædelse pr. den 1. juli 2016, har vedtaget nye normalvedtægter for almene boligorganisationer med almene boliger. Administrationen har på baggrund af de nye Normalvedtægter konsekvensrettet vedtægterne for, som nu fremlægges til godkendelse i organisationsbestyrelsen inden de indstilles til godkendelse på repræsentantskabsmødet den 23. november 2016. Bilag 7: Udkast til vedtægtsændringer 9/22
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender udkast til ændrede vedtægter og indstiller dem til godkendelse på repræsentantskabsmødet den 23. november 2016. Udkast til ændrede vedtægter blev godkendt, med ændringer/tilføjelser, til indstilling til godkendelse på repræsentantskabsmødet. Vedtægterne trykkes og omdeles til alle beboere samt sendes til Finn Gerdes, Niels Ulsing samt Hvidovre Kommune. 10. Bestyrelseshonorar 2016-2017 Ministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. juli 2017. Reguleringsindekset er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 78,29 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 46,97 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2016. Det samlede årshonorar udgør ca. 73.899 kr. Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles ligeligt. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales honorar fra førstkommende kvartal. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. Organisationsbestyrelsen godkendte reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. 10/22
11. First Agenda Flere boligorganisationer i KAB-fællesskabet har afprøvet det elektroniske møderedskab First Agenda med succes. Det er nu muligt for alle boligorganisationer frit at benytte dagsordensprogrammet, da KAB har købt en fælles licens til First Agenda. Programmet First Agenda samler alt mødemateriale både dagsordener og bilag. Det vil altid være det senest opdaterede materiale, der er tilgængeligt. Mødedeltagerne kan hente materialet, når det passer dem, og materialet er også tilgængeligt offline. Det er muligt at tage noter og skrive kommentarer og udveksle dem med andre mødedeltagere, hvis det ønskes. Dagsordensprogrammet sikrer, at organisationsbestyrelsesmedlemmer har let adgang til mødematerialet og gør det enklere og hurtigere at modtage dagsordener og mødemateriale. Den fungerer på samme tid som arkiv for boligorganisationen. Programmet er meget brugervenligt, så det kan benyttes uden særlige it-kundskaber. First Agenda bruges på en ipad. ipads (ipad Pro 9,7 32 GB 4G) kan købes gennem KAB til halv pris til udgangen af 2017. Prisen for en ipad i 2016 og 2017 er ca. 2.550 kr. ex. moms. Derudover koster den løbende drift årligt 600 kr. ex. moms for et datakort (årsabonnement og installation) og 1.400 kr. ex. moms for en tabletpakke (installation, introduktion til ipad ved det første møde samt support). KAB underviser også i generel brug af ipad ved KAB Aftenskole. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter om fremtidigt mødemateriale til organisationsbestyrelsesmøder fremsendes med brug af First Agenda og om der skal indkøbes ipads, datakort og tabletpakke til alle organisationsbestyrelsesmedlemmer. Organisationsbestyrelsen takkede nej til First Agenda, men besluttede fremover at modtage referaterne pr. mail. 11/22
Sager til orientering 12. 4004, Friheden I, Helhedsplan status På organisationsbestyrelsesmødet den 14. september 2016 blev organisationsbestyrelsen orienteret om status på udførelse af helhedsplanen, specielt tidsplanen, vedrørende fremrykning af tagene på de tre blokke/nødværgeforanstaltninger, udførelse af affaldsstationerne samt forsinkelsen på klimaskærmene. Status Referenceblokken/blok 10 Referencepartier på fiberbetonfacaderne og sternløsning overgang mellem tag og facade er udpeget og godkendt. Enkelte fibertone-elementer er monteret med for stor unøjagtighed, disse elementer vil blive udskiftet i forbindelse med 1-års gennemgangen for etape 1. Derudover vil reference på baldakinløsningen, facader af STO-puds samt afløb ved kældernedgangene blive besigtiget indenfor de næste 14 dage. Tidsplan og juridisk assistance Som oplyst på sidste bestyrelsesmøde er tidsplanen af den 27. april 2016 (fremrykning af tage) ikke overholdt og Orbicon er i gang med at opdatere tidsplanen i tæt samarbejde med begge entreprenører. Oplæg til revideret tidsplan af den 16. september 2016 (A) er fremlagt for følgegruppen heraf fremgår, at de enkelte etaper samt den samlede udførelse af alle fire etaper bliver forskudt med ca. en måned i forhold til kontrakttidsplanen. Kontrakttidsplan 27. april 2016 16. september 2016 (A) Etape 1 31.10.2017 27.02.2017 30.11.2017 Etape 2 31.07.2018 10.11.2017 31.08.2018 Etape 3 28.02.2019 22.06.2018 31.03.2019 Etape 4 31.07.2019 28.01.2019 31.08.2019 I forbindelse med behandlingen af tidsplanen og årstiden efterår til vinter konstateres det, at entreprenøren ikke har udført det aftalte arbejde dels med efterisolering og ny tagdækning af de tre fremrykkede tage, samt de tage som indgår i den generelle udførelse. Det betød at der pr. 1. november 2016 var seks blokke med tagoverdækning af plast, en tæt membran på betondækket, men uden isolering, og de resterende tagarbejder. Entreprenør A&K har nu udlagt vintermåtter samt anmodet om lov til at arbejde enkelte lørdage med udlægning af isolering på de seks tage. Det er efterkommet i følgegruppen og beboerne informeres herom. Administrationen har i længere tid efterspurgt en status på udførelse af arbejder samt betydningen af at ændre på tidsplanen fra den 27. april 2016 til oplægget af 16. september 2016 (A). 12/22
Da situationen nu er tilspidset i forhold til entreprenøren A&K samt dele af rådgiverydelsen ikke opfylder de indgåede aftaler, har administrationen i samarbejde med følgegruppen ikke set anden udvej end at løfte sagen om tvister med entreprenør A&K og Orbicon til juridisk vurdering hos Kammeradvokaten. Dette til brug for den kommende dialog, herunder krav overfor de to parter. Øvrig juridisk vurdering af entreprenør FLD og Orbicon varetages fortsat af Lett Advokatfirma som har været med til at gennemføre EU-udbud mv. Beboerforhold Beboerne klager selvfølgelig over kulde specielt i de øverste lejligheder, hvorfor alle parter ejendomskontoret, administrationen og Orbicon har gennemført en stor indsats for at få leveret olieradiatorer til de mange beboere. Det er lykkedes, radiatorerne er indsamlet dels fra andre afdelinger i KAB-fællesskabet samt indkøbt til lejligheden som en bygherreleverance. Tidsplan for mangeludbedring i blok 10 og 7 Der udestår desværre fortsat mangler i de to første blokke. Det omhandler reparationer af terrazzogulve, malerarbejde af reparationer på vægge og omkring vinduer, udbedring af vandskader i blok 7 samt udskiftning af entredøre i enkelte opgange. Mangeludbedringen vil blive udført i ugerne 46 47 48 49. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om projektets status til efterretning. Dette punkt udsendes i et fortroligt referat. 13. 4011, Langhusene 5-års eftersyn Byggesagen blev afleveret den 1. december 2011. Byggeskadefonden (BSF) har været ude og foretage deres 5-års eftersyn. Deres 5-års rapport er modtaget ultimo maj 2016. KAB har udarbejdet rettidigt reklamationsskrivelse af 19. september 2016, og der har været afholdt 5-års eftergennemgangsmøde den 13. oktober 2016. Sideløbende med BSF s eftersyn har KAB haft udsendt spørgeskemaer til alle beboere og deres besvarelser har været brugt som supplement til 5-års gennemgangsmødet. Sagerne har nu ifølge 5-års referatet følgende status: 13/22
Ydervæg Løs og defekt skiferbeklædning Der er registreret en del revnede og defekte facadeplader rundt om i bebyggelsen. Derudover mener KAB, at der fortsat er klaprende facadeplader, og omfanget må nærmere undersøges ved 5-års gennemgangen. Det er et byggeteknisk svigt, som nogle steder har medført skade. Svigt og skader skal nærmere undersøges og udbedres. Der har af ScandiByg (SB) været udført afhjælpning i garantiperioden, ved at eftergå fastgørelsen af facadesten i gavlhjørner, ved høje vinduer i gavle samt 1. række sten i sternrækken ved tagfod både i facader og gavl. Dette har tidligere været forelagt og godkendt af organisationsbestyrelsen. Derudover er facadesten i en hel gavl i nr. 90 eftergået. Konklusion Revnede og defekte plader er pt. et driftsanliggende at få udbedret. KAB oplyste, at opretholdelse af reklamationen vedrørende klaprende facadeplader må afgøres af organisationsbestyrelsen efter indstilling fra afdelingsbestyrelsen. KAB udarbejder en indstilling og opretholder reklamationen, indtil en nærmere afgørelse foreligger. Tagnedløb Altanafløb ej rørført Det er registreret, at afløb fra altaner stadigvæk ikke er ført til nedløb og kloak. Det er fortsat et byggeteknisk svigt. Svigtet skal udbedres. Konklusion Ved 1-års gennemgangen konkluderede ingeniøren, at hvis anvisningen blev læst med sin ordlyd, så er der krav om afvanding af tagrender og nedløbsrør til kloak, hvis altanen er dybere end 1,5 m. Altangangene er smallere end 1,5 m og opholdsarealerne er ca. 1,6 m, og KAB tog derfor forholdet til efterretning. Hvis afdelingen mener, at det er et problem, så må det løses og betales af afdelingen. Indvendig dør Dør til badeværelse er ikke forseglet i bunden Som følge af manglende forsegling i bunden af dør til badeværelse er der opstået synlig fugtskade i bunden af døren. Det er et byggeteknisk svigt, som har medført skade. Svigtet skal udbedres. Konklusion Forholdet har været synligt siden afleveringen og ikke mindst ved 1-års gennemgangen, hvorved forholdet er forældet. 14/22
SB mente, at grunden til at forholdet ikke blev registreret ved 1-års gennemgangen var, at dørene på det tidspunkt var forseglet. SB udleverede på mødet en driftsanvisning, som beskriver, at vådrumsdørenes forsegling skal vedligeholdes. Ydervæg. MgO vindspærre på en del af facaderne MgO Board Der er anvendt magnesiumholdige vindspærreplader af typen MgO Bord 12 mm i nogle boliger samt 8 mm i skure generelt. Pladerne kan udover magnesiumoxid indeholde frit magnesiumklorid, og da dette salt er vandsugende, er der en oplagt risiko for, at byggematerialet bliver opfugtet af ventilationsluften bag regnskærmen i de ventilerede facader. Ved eftersynet blev der ikke registreret skade som følge af MgO-pladerne. Endvidere har KAB modtaget rapport fra Bunch Bygningsfysik indhentet af Byggeskadefonden (BSF). I denne rapport fremgår det, at der pt. ikke er registreret tegn på skade på de indbyggede MgO-plader i facadeopbygningen, og at BSF vil iværksætte et overvågningsprogram. Der er desuden indgået en suspensionsaftale med totalentreprenøren Scandi Byg, som giver afkald på, at denne kan gøre indsigelse om forældelse, indtil nærmere afklaring foreligger. Plader i skure er alle med tegn på skade. Det er et byggeteknisk svigt, at der er brugt vindspærreplader med vandsugende effekt, og alle skure har tegn på skade. Svigt og skader skal udbedres. Konklusion KAB afventer stadigvæk BSF s afhjælpningsprogram. KAB forventede dog, at Scandi Byg udskifter pladerne i alle skure, som alle er med tegn på skade/græder. ScandiByg følger op i deres bagland. KAB opretholder reklamationen, indtil nærmere afklaring foreligger. Vinduer og døre Der har været registreret en del problemer med vinduer og døre i driftsperioden, selvom vinduer og døre har været vedligeholdt efter gældende anvisning. Forholdet blev sidst diskuteret på mødet den 26. maj 2016. I referatet er oplistet en køreplan for totalregistrering samt det videre sagsforløb. Konklusion KAB fremsender revideret vindues- og dørliste på registrerede defekter og funktionsproblemer efter snedkergennemgang i september 2015 og tilbagemeldinger fra beboere i forbindelse med dette 5-års eftersyn. I henhold til referat af maj 2016 har Krone Vinduer A/S indvilget i at eftergå og udbedre efter disse lister i forlængelse af 5-års gennemgangen og uden udgift for bygherren. KAB afventer en tidshorisont for udbedringer/afhjælpninger. 15/22
Nilan anlæg Der har været registreret en del problemer med mange Nilan anlæg. Status på aktuel situation samt indgåede aftaler, også fremadrettet, gennemgås på 5-års gennemgangsmødet. Konklusion Der er indtil januar 2016 blevet registreret 56 utætte anlæg ud af afdelingens 125 anlæg. Nogle anlæg har været utætte mere end en gang. KAB mente simpelthen ikke, at beboerne kunne bydes, at de konstant skal leve med usikkerheden om vandskade, og at det er en uholdbar løsning, blot at blive ved med at efterspænde. KAB kræver derfor, at ScandiByg og Nilan finder en permanent løsning på problemet, om så det skal være udskiftning af kedler, bundkar eller nye pakninger må være op til disse at afklare. Bestyrelsen vil løbende blive orienteret om 5-års gennemgangens status. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager status til efterretning. Byggeskadefonden har været på besigtigelse den 18. november 2016 og har konstateret, at alle MgOplader på facaden er knastørre. Der bliver nu udarbejdet et overvågningsprogram specifikt for MgOplader i Langhusene. Administrationen har rykket ScandiByg for: - Tidsplan for gennemgang og udbedring af vinduer og døre - Udskiftning af MgO-plader i skure - Fremkomme med en permanent løsning på Nilan-anlæggene. 14. Ændring i rygepolitikken i relation til e-cigaretter Der er i juni 2016 sket en ændring i rygelovgivningen. Ændringen indebærer, at arbejdsgiveren skal have en rygepolitik, også for e-cigaretter. KAB har ændret den nuværende rygepolitik herefter, således at e-cigaretter er ligestillet med almindelige cigaretter. Det betyder, at rygning af e-cigaretter ligesom almindelige cigaretter kun kan foregå udendørs eller i dertil indrettede rygebokse. 16/22
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15. Ny lokalaftale for ejendomsfunktionærer Der er forhandlet og underskrevet ny lokalaftale for ejendomsfunktionærerne med virkning fra den 1. september 2016. Lokalaftalen erstatter tidligere lokalaftaler og tilhørende bilag. Sundhedsordning: Der er indført en sundhedsordning for alle ejendomsfunktionærer. Der er fremadrettet bl.a. mulighed for at få en henvisning til kiropraktor, fysioterapi, massage og zoneterapi. Ordningen koster pr. medarbejder 30 kr. om måneden/360 kr. om året. Omkostningerne dækkes af den enkelte boligafdeling. Ny lønmodel: Siden fusionen mellem AKB og KAB i 2007 har der været anvendt to forskellige lønmodeller. Der er nu udarbejdet en fælles lønmodel. Medarbejdernes løn konverteres, så den tilpasses elementerne i den nye lønmodel. Der er ingen medarbejdere, der går ned i løn som følge af lønkonverteringen. Titelstruktur: Der er udarbejdet en klar titelstruktur som er tilpasset til henholdsvis ejendomsleder-og driftschefmodel. Titelstrukturen er fremadrettet således: Ejendomsleder Driftschef Driftschef Ejendomsmester Serviceleder Driftsleder Servicemedarbejder Driftslederassistent Driftslederassistent Servicemedarbejder Servicemedarbejder Driftsledere i en ejendomsleder-model skifter derfor titel til ejendomsmester. Enkelte driftsledere, i driftschefmodellen skifter titel og ansættelsesvilkår til serviceleder. Serviceleder svarer til betegnelsen ledende ejendomsfunktionær i overenskomst for ejendomsservice 2014-2017. Som serviceleder ansættes man uden øverste arbejdstid. Det er en betingelse for at kunne være ledende ejendomsfunktionær, at man har formel personaleledelse. Anciennitet ved rokering til anden boligorganisation: Medarbejderen medtager sin ansættelsesanciennitet ved skift til en anden stilling inden for KAB-fællesskabet. Medarbejderen medtager ikke sin jubilæumsanciennitet. 17/22
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Ny politik for trusler og voldsepisoder KAB har i samarbejde med arbejdsmiljøorganisationen, VND og VNC udarbejdet en ny politik for håndtering af trusler og voldsepisoder mod medarbejdere. Desværre oplever KAB, at der undertiden er medarbejdere både i boligorganisationerne og i KAB, der udsættes for vold eller trusler. Det er meget vigtigt at signalere, at vold og trusler ikke tolereres, og at der er en klar plan for håndtering, hvis det alligevel skulle finde sted. Derfor er der nu udarbejdet en ny politik for håndtering af trusler og vold, som understøtter dette. Politikken lægger i højere grad end tidligere vægt på vigtigheden af at forebygge trusler og vold. Politikken angiver nu også, at der skal ske politianmeldelse af forholdet, og at forholdet vil have konsekvenser for den truende eller voldelige beboer. Politikken er som noget nyt suppleret med en tjekliste til leder og medarbejder med instruktion om, hvordan man i givet fald skal forholde sig, da det kan være svært at huske det hele, når man står i situationen. Bilag 8: Politik om håndtering af vold og trusler Bilag 9: Tjekliste til håndtering af trusler og voldsepisoder Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18/22
17. Ejendomskontorets virke Driftsleder Ivan Stokic får i forbindelse med den nye lokaloverenskomst for ejendomsfunktionærer ny titel og nye arbejdsvilkår. Ivan er nu serviceleder, og han overgår til ansættelse uden højeste arbejdstid. Se punkt 15. Servicemedarbejder Tommy Kruuse Petersen er pr. 1. november 2016 gået på deltid svarende til 21 timer pr. uge. Udvidelse af ejendomskontoret pågår. Der har været en række opstartsproblemer med entreprenøren, som har betydet, at projektet er lidt forsinket. Entreprenørens medarbejdere på pladsen udskiftes, og revideret tidsplan modtages i uge 45. Der er adgang for beboerne til ejendomskontoret fra gården, og der vil i nødvendigt omfang blive etableret beboerbetjening i opholdsrummet i perioden, når der skal åbnes op mellem eksisterende bygning og tilbygning. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Ny tidsplan for udvidelsen af ejendomskontoret arbejdet afsluttes medio januar 2017. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Nyt fra afdelingerne Fælles for Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden Der har været udført kontrol af rengøringskvaliteten i Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden gennem en periode på ca. et halvt år. Dette er sket ved tre kvalitetskontroller og efterfølgende opfølgningskontroller på i alt 25 enheder pr. gang af autoriseret uvildigt firma. Vurderingen på en skala fra 1-5 har været 2-3 svarende til utilfredsstillende og mindre tilfredsstillende. Dette kan betegnes som væsentlig misligholdelse. Driften er ved at undersøge mulighederne for en opsigelse af samarbejdet og afventer en tilbagemelding fra det uvildige firma. Det er godkendt af afdelingsbestyrelsen, at aftalen ophæves. 4004, Friheden I Nedgravning af de nye affaldsstationer pågår, således at der p.t. udføres en station om ugen. Der er aftalt placering af de sidste affaldsstationer, således at de kan færdiggøres. Tidsplan, 19/22
for endelig færdiggørelse af belægninger mv., så affaldssystemet kan tages i brug, er endnu ikke modtaget fra rådgiver. I forbindelse med helhedsplanen er der foretaget undersøgelse af asbest i vaskeriernes loftsplader, og der er konstateret asbest i 7 vaskerier. Den samlede udgift hertil er 894.000 kr. Helhedsplanen dækker 20 % af den samlede udgift svarende til 178.892 kr. De resterende 715.570 kr. udgiftsføres på konto 116, planlagt vedligeholdelse, hvor der er et mindreforbrug i regnskab 2015-16 på 4,7 mio. kr. Dette er godkendt af afdelingsbestyrelsen. Istandsættelse af boligerne efter vandskaderne på grund af snetryk i november 2015 pågår. Ca. 95 boliger er færdige inden jul, og de resterende vil blive udført efter nytår. Det er de værst beskadigede boliger, der er blevet udført først. Endelig tidsplan for de sidste boliger er endnu ikke modtaget, men de forventes at være færdige senest medio marts 2017. 4005, Friheden VI Der er en række økonomiske udfordringer i afdelingen, som kort vil blive beskrevet her. I langtidsplanen er der planlagt maling af vinduer i 2015-16 og 2016-17 for i alt 400.000 kr. samt udskiftning af vinduer i 2020-21 for i alt 12 mio. kr. Der har netop været foretaget en tilstandsvurdering af vinduespartierne. Vinduerne er i så dårlig stand, at de ikke kan males. Besigtigelsen har også konstateret, at vinduerne ikke kan udskiftes særskilt, da vinduer og brystninger er sammenbyggede med lette snedkerelementer, som skal udskiftes samlet. Udskiftning af facadepartierne anslås til ca. 14,8 mio. kr. Ved udskiftning af vinduer i 2020-21 er i der i den gældende langtidsplan angivet behov for anden kapitalanskaffelse på ca. 10,8 mio. kr. for at sikre likviditeten. Forundersøgelsen af faldstammer og stigstrenge er netop afsluttet. Det er konstateret, at de vandrette grenrør er i dårligere stand end først antaget. Der er i den gældende langtidsplan indregnet i alt 3,9 mio. kr. over 3 år fra 2015 til 2017. Det vurderes, at der skal bruges i alt ca. 4,8 mio. kr. Der er foretaget en tilstandsvurdering af baldakinen foran butikkerne. Den er i meget dårlig stand. Udgiften til renovering af baldakinen anslås til 1,5 mio. kr. Baldakinen indgår ikke i den gældende langtidsplan. Affaldshåndteringen skal tilrettes, så den opfylder kravene til arbejdsmiljø herunder skub og løft, anvendelse af beboerelevator mv. Den skal endvidere tilrettes i forhold til det nye affaldssystem i blok 6 (Strandmarksvej 4-12) i Friheden I. Arbejdet med at finde en ny løsning er påbegyndt. Arbejdet med en samlet udførsels- og finansieringsplan for ovennævnte arbejder går nu i gang. 20/22
4006, Børneinstitutionen PCB-saneringen af dør- og vinduesfuger blev påbegyndt den 14. november 2016 og forventes afsluttet med udgangen af november 2016. Der har været afholdt planlægningsmøde med deltagelse af børneinstitutionens ledelse, entreprenør og Frihedens driftschef. 4010, Lille Friheden Kørevejens fliser mellem Aktivitetshuset og Lille Friheden er i meget dårlig stand. Det er derfor aftalt med Hvidovre Komme, at flisebelægningen udskiftes med asfaltbelægning i november 2016 inden vinteren. Udgiften på i alt 146.250 kr. inkl. moms fordeles med hver 73.125 kr., svarende til 50 % til henholdsvis Lille Friheden og Hvidovre Kommune. Dette er godkendt af afdelingsbestyrelsen. Da der ikke er indgået en formel driftsaftale mellem Hvidovre Kommune og Boligselskabet Friheden vedrørende afholdelse af udgifter til fælles adgangsvej til Lille Friheden og Aktivitetssalen, er KAB s juraafdeling blevet bedt om at udfærdige et udkast til en aftale. Aftalen skal behandles af afdelingsbestyrelsen og godkendes af organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen godkendte via mailtilkendegivelse i maj 2015, at Lille Friheden kunne gennemføre en anden runde af etablering af haver og franske altaner for i alt 228.000 kr. Anden runde med tre haver blev udført i 2015 for i alt 165.656 kr. Der resterer således 62.344 kr. Da den gennemsnitlige udgift til haver var 55.218 kr. i 2015, vurderes det, at der kan etableres yderligere en have, som der er en beboer, som ønsker. Udførelsen er godkendt af afdelingsbestyrelsen. Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden Rengøringsfirmaet udskifter alle medarbejdere. Der bliver fortsat ført skærpet tilsyn. Friheden I Affaldsstationer forventes at kunne tages i brug medio marts 2017. Friheden VI Forundersøgelse af faldstammer viser, at de vandrette stykker har det dårligere end forventet. Baldakinen er så dårlig, at der kommer vand ind i erhvervslejemålet Slikland. Der udføres nødreparation, og udskiftning sættes i langtidsplanen. Der arbejdes videre med en udførelses- og finansieringsplan for affaldshåndteringen. Børneinstitutionen PCB-renoveringen går som planlagt. 21/22
Lille Friheden Asfaltbelægning er udført. 19. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2013-2016. Bilag 10: Oversigt over beboerklagenævnssager Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Langhusene tilføjes til listen, selvom de endnu ikke har haft en beboerklagenævnssag. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20. Kommende møder Forslag til møder i 2017: Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde onsdag den 22. marts 2017, kl. 17.00 i Oasen onsdag den 20. september 2017, kl. 16.30 i KAB onsdag den 22. november 2017, kl. 16.00 i Oasen onsdag den 22. november 2017, kl. 19.00 i Oasen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Eventuelt Punkt 12 udsendes som fortroligt referat. 22/22