Tlf: 46 37 30 33 roskilde@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde STEVNS KOMMUNE Beretning nr. 15 (side 436-444) Delberetning for regnskabsåret 2014 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING... 436 2 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 437 2.1 Generelt... 437 2.2 Revisionens bemærkninger... 437 2.2.1 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger... 437 3 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER... 438 3.1 Principper for økonomistyring... 438 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller... 438 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter... 439 4 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET... 440 4.1 Forretningsgange og sagsrevision... 440 4.2 Vederlag m.v. til politikere... 441 5 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION... 442 5.1 Generelt... 442 5.1.1 Formål... 442 5.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 442 5.2 Forretningsgange m.v.... 443 5.2.1 Forretningsgange... 443 5.3 Personsager... 444
Til Stevns kommunalbestyrelse 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2014 udført indtil januar 2015. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr. 13). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2014 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. Side 436
2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af kommunalbestyrelsen og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. 2.2.1 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Der er ikke afgivet revisionsbemærkninger i den seneste revisionsberetning. Side 437
3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Principper for økonomistyring Vi har gennemgået kommunens principper for økonomistyring og herunder vurderet om principperne fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, at principperne for økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. Vi skal dog anbefale, at der sker ajourføring af principperne, således at de er tidssvarende efter overgangen til det nye økonomisystem KMD-OPUS. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i principperne for økonomistyring. Principperne indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen. Vi har i forbindelse med den løbende revision afdækket nedenstående kontroller. Nedenstående nøglekontroller er bl.a. afdækket som led i revisionsbesøget: Udskrift over personer med administrator-rettigheder til KMD-Opus. Kontrol af elektroniske fakturaer, hvor det er muligt at ændre betalingsstrømmen Kontrol af ubehandlede bilag Vi har endvidere undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler, og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Ledelsen har herunder etableret en række interne kontroller til imødegåelse af risici ved udbetalinger. Blandt andet er der foretaget kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af NEMkonto, budgetansvarliges ledelsestilsyn og systemansvarliges kontroller af indberetninger. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling i det væsentligste er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. I forlængelse af ovenstående kan det tilføjes, at BDO efter nærmere aftale har bistået Stevns Kommune med at udføre tilsyn en række steder i år 2014. Formålet med tilsynene har været Side 438
at afdække, om ledelsestilsynet med regnskabsføringen og økonomistyringen på de decentrale enheder og institutioner udføres i et hensigtsmæssigt omfang. Der er i en særskilt rapport redegjort for resultatet af tilsynene. Det kan dog tilføjes, at det generelt set blev konstateret, at der mangler beskrivelser af ledelsestilsynene, ligesom ledelsestilsynene mange steder ikke kan dokumenteres. Således er Kommunens principper for økonomistyring ikke fuldt ud efterlevet. I forhold til ovenstående konklusion kan det tilføjes, at vi efter besøgene har modtaget Stevns Kommunes notatudkast vedrørende ledelsestilsyn. Heri er bl.a. beskrevet en praksis for, hvordan registrering af aktiver kan foregå, ligesom det heri er beskrevet, hvorledes ledelsestilsynene kan beskrives, henholdsvis dokumenteres. Det er vores overordnede vurdering, at dette med fordel kan anvendes i det videre arbejde med beskrivelse af de enkelte institutioners ledelsestilsyn, og således endvidere i fornødent omfang dækker Kommunens principper for økonomistyring. 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 4. september 2014, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de likvide beholdninger. Det er endvidere vores opfattelse, at der i det væsentligste er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. Side 439
4 Løn- og personaleområdet 4.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2014 til november 2014. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 10 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Skoleområdet Børn- og Ungeområdet Ældreområdet Voksne med særlige behov Det administrative område I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats. Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. I forbindelse med den stikprøvevise gennemgang af befordringsgodtgørelse er det dog konstateret, at dokumentationen ikke i alle tilfælde lever op til bestemmelserne i bekendtgørelse nr. 173 af den 13. marts 2000 for så vidt angår kørslens til- og fra adresse. Det skal anbefales, at man iværksætter tiltag, således at dokumentationen fremadrettet efterlever gældende krav fra SKAT. Vi har herudover ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. Side 440
4.2 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag m.v. til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. Side 441
5 Revision af de sociale områder med statsrefusion 5.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 5.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1509 af 13. december 2013 og nr. 789 af 25. juni 2014 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder. 5.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. Side 442
5.2 Forretningsgange m.v. 5.2.1 Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Tillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, enkeltydelser, SEL 41 og 42) Revalidering (herunder fleksjob/flekslønstilskud og fleksydelse) Vi har foretaget gennemgang af 28 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Generelt set vurderes det, at der er iværksat hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange samt ledelsestilsyn i sagsområder underlagt Arbejdsmarkedsområdet, Borgerservice og Social- Sundhed og Ældre. Vi skal i forbindelse med kommunens iværksatte kontroller dog anbefale, at: der etableres forretningsgange til sikring af, at der foretages løbende kontrol af udbetalinger til alternative modtagere. Der henvises herunder til afsnit 9 i kommunens principper for økonomistyring, hvor det fremgår, at kontrollerne skal udføres løbende. Således konstaterede vi ligeledes sidste år, at disse kontroller ikke var foretaget løbende. For så vidt angår integrationsområdet (ydelsesdelen, herunder hjælp i særlige tilfælde) underlagt området Social- Sundhed og Ældre, skal vi i lighed med sidste år anbefale, at: der iværksættes et dokumenteret ledelsestilsyn. Vi har i forbindelse med det løbende revisionsbesøg i år 2014 således anbefalet kommunen, at ledelsestilsynet fremadrettet beskrives samt udføres i tråd med de ledelsestilsyn, som er iværksat på sagsområder underlagt Arbejdsmarkedsområdet. For så vidt angår sagsområderne SEL 41 og 42 underlagt området Familie og Forebyggelse, skal vi i lighed med sidste år anbefale, at: kommunen tilrettelægger et dokumenteret ledelsestilsyn i disse sager. Dette med baggrund i de fejl, der er konstateret ved sagsrevisionen i år 2013 og 2014. Side 443
5.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge Tillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, enkeltydelser, SEL 41 og 42) Revalidering (herunder fleksjob/flekslønstilskud og fleksydelse) Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision, og til trods for at der er konstateret enkelte væsentlige fejl og mangler, er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt set har været administreret i overensstemmelse med gældende regler. Vi har ved vores revision konstateret væsentlige fejl og mangler på følgende sagsområder: Servicelovens 41 Merudgifter børn I en sag ses merudgifterne ikke at være beregnet iht. gældende regler, idet disse ikke ses beregnet ud fra standardbeløb, jf. SEL 41 stk. 2 og 3. Fejlen vurderes dog enkeltstående, men med udbetalings- og refusionsmæssig betydning. Roskilde, den 19. februar 2015 BDO Kommunernes Revision Michael S. Nielsen Registreret revisor Side 444