REFERAT MØDE I BESTYRELSE, D. 19. MAJ 2015, KL. 14-18 WILDERS PLADS 8K, 1403 KØBENHAVN K, NORD SKOV 19. M A J 2 0 1 5 DELTAGERE Universiteter Jesper Lindholm Jens Vedsted-Hansen Tim Jensen Jørn Vestergaard Rådet Ole Hartling (fmd.) Carsten Fenger Pernille Backhausen Dorthe Elise Svinth Stig Langvad Trine Nørby Olesen (grl) Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen Medarbejdere Jonas Christoffersen Ulla Dyrborg (pkt. 4) Ann Lisbeth Ingerslev (pkt. 5 og 6). Louise Holck (pkt. 9) Marie Louise Muff (pkt. 9) Andreas Klitgaard Bojsen (ref.) Afbud Ruth Lauge Jesper Ryberg Ewa Chylinski PKT. EMNE, FORMÅL 0. Indledning Bestyrelsen indledte med at byde velkommen til Trine Nørby Olesen som nyt bestyrelsesmedlem udpeget af Grønlands råd for menneskerettigheder. Ruth Lauge, Jesper Ryberg og Ewa Chylinski havde meldt afbud. 1. Godkendelse af dagsorden (beslutning) Fmd. foreslog at flytte punkt 7 om kvalitet af bestyrelsens arbejde om til sidst i dagsordenen. Jesper Lindholm påtog sig at tage referat under dette punkt, idet bestyrelsen besluttede at drøfte dette dagsordenspunkt uden sekretariatets tilstedeværelse. 1/11
Beslutning: Dagsordenen blev godkendt med ovenstående ændringsforslag. 2. Godkendelse af referat (beslutning) Bilag: 1. Referat af 16. marts 2015 Referatet havde som følge af ny procedure været forbi formandsskabet inden udsendelse til bestyrelsen. Bestyrelsen havde ingen bemærkninger til referatet. Beslutning: Referatet blev godkendt. 3. Formandens beretning (beslutning) Bilag: 2. Strategiske mål 2015 Formandsskabet har siden sidste bestyrelsesmøde drøftet dels opstilling af målsætninger for direktøren for indeværende år (se bilag 2), dels arbejdet med at løfte bestyrelsens kvalitet, hvilket behandles under punkt 12. Formanden blev indledningsvist gjort opmærksom på, at direktørens mål er til beslutning og ikke kun til orientering, som det fremgår af dagsordenen. Formanden erklærede sig enig heri og præciserede, at de øvrige mål tidligere er godkendt af bestyrelsen. Beslutning: Formandens beretning blev taget til efterretning, og de to særlige mål for direktøren for 2015 blev godkendt. 4. Direktørens beretning (orientering) Bilag: [Statuspapir for mål 2015 og brev fra Rigsrevisionen blev omdelt på mødet] DIR Direktøren gjorde i sin beretning status over fremdrift på institutmål 2015. Mål om klar monitorering gennem et nyt koncept og mål om effektiv administration gennem en tilfredsstillende vurdering af regnskabet fra Rigsrevisionen er opfyldt. Mål om en forbedring i mini-apv er forsinket. Resultatet foreligger i løbet af uge 22. Bestyrelsen orienteres 2/11
om resultatet på sommerseminaret. De øvrige mål forløber indtil videre planmæssigt. Direktøren orienterede desuden bestyrelsen om, at direktionen efter sidste bestyrelsesmøde har forkastet planen om at udarbejde en decideret rådgivningsstrategi, idet direktionen fandt et stort overlap til kommunikationsstrategien. Kommunikationschefen, Ulla Dyrborg, gav en kort orientering om instituttets optræden i medierne i 2014 og første kvartal 2015. Direktøren oplyste, at direktionen i den kommende tid vil fokusere på institutmål 2016 samt strategi 2017-2020 med henblik på forberedelse af bestyrelsesseminaret i august. Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med de resultater, instituttet har opnået gennem dets faglige og kommunikative arbejde. Bestyrelsen drøftede herefter forskellige elementer af instituttets kommunikationsstrategi, herunder bestyrelsens rolle, kommunikationskanaler, instituttets prioriteringer mv. i forhold til målet om at opnå mest mulig effekt og gennemslagskraft. Bestyrelsen vender tilbage til kommunikations- og rådgivningsstrategien i forbindelse med udarbejdelse års mål 2016 samt 2020 strategi. Beslutning: Bestyrelsen tog beretningen til efterretning. 5. 1. kvartals regnskab og budgetopfølgning (orientering) Bilag: 3. Indstilling; 4. Notat om regnskab og budgetopfølgning 1. kvartal; 5. Redegørelse til UM; 6. Rigsrevisionens løbende revision april 2015. DIR/ANIN Formanden for Økonomiudvalget, Carsten Fenger, og økonomichefen, Ann Lisbeth Ingerslev, gennemgik kort de drøftelser og opmærksomhedspunkter, der har været rejst i Økonomiudvalget i forbindelse med perioderegnskab og prognose 2015. Herunder spørgsmål vedrørende omsætningen, der pt. halter lidt efter det budgetterede. Økonomiudvalget udtrykte tilfredshed over, at instituttet nu har skabt et datagrundlag, bl.a. grundet øget midler til økonomi og administrationsafdelingen, der gør instituttet i stand til bedre at foretage løbende økonomistyring. Medarbejderrepræsentanten gjorde opmærksom på, at den ny strategi for det internationale område skal implementeres og 3/11
der skal landes nye kontrakter, hvilket tager tid, der ikke kan bogføres. Direktionen og økonomiudvalget vil over den kommende periode holde skarpt øje med behovet for at skrue mere op for produktionen og ned for tidsanvendelse, der ikke kan dækkes af projektbevillinger. Økonomiudvalget har også anbefalet direktionen at overveje projektansættelser frem for fastansættelser. Dette er ikke blevet mindre relevant set i lyset af Finansministeriets beslutning om nedsættelse af instituttets finanslovsbevilling, hvilket betyder, at instituttet mister midler fra midten af året. Direktionen følger pipeline for projekter og omsætningen tæt. [Det er efterfølgende oplyst, at finansbevillingen nedsættes med 0,4 mio. kr. i 2015, heraf 0,2 mio. kr. lønsum]. Bestyrelsen kvitterede for gennemgangen og for den tætte opfølgning på omsætningen. Bestyrelsen understregede behovet for, at instituttet holder sig inden for lønsumsloftet og får genereret det overskud, som er budgetteret. Enten via en tilstrækkelig omsætning eller gennem en tilpasning af omkostningerne. Direktøren oplyste, at ledelsen primo april havde indgående drøftelser om skalering af instituttets omsætning og omkostninger som følge af regnskabsresultatet for marts måned. Budgetrevisionen og regnskabsresultat for maj vil give anledning til, at der kan foretages en ny vurdering, så beslutninger kan træffes rettidigt for at sikre et tilfredsstillende regnskabsresultat for 2015. Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning, idet bestyrelsen anmodede økonomiudvalget om at følge op på resultatet af budgetrevisionen for maj 2015 med henblik på at gennemføre beslutninger, der kan sikre det budgetterede regnskabsresultat ved udgangen af året. 6. Substrategi for økonomi- og administration (beslutning) Bilag: 7. Substrategi for økonomi- og administration. DIR/ANIN Bestyrelsen drøftede kort det udkast til substrategi for Økonomi- og administrationsafdelingen, som ØU forlods havde tilkendegivet deres opbakning til i en skriftlig høring. Beslutning: Bestyrelsen godkendte substrategi for Økonomi- og administration. 4/11
7. Udvidelse af Økonomiudvalg (beslutning) Bilag: Ingen. ØU Kommentar: Som det fremgår af formandsskabets notat om kvalitet af bestyrelsens arbejde (bilag 8), har det været drøftet i ØU og formandskabet, hvorvidt ØU skal udvides med ét medlem, så ØU fremadrettet består af tre medlemmer. Beslutning: Bestyrelsen traf beslutning en udvidelse af ØU med et tredje medlem. Dorthe Svinth blev enstemmigt valgt af bestyrelsen som det tredje medlem af ØU. Valgperioden følger formandsskabet konstituering. 8. Udpegningsudvalg (beslutning) Bilag: 9. Indstilling, 10. Rådets Høringssvar UDV Et udvalg under rådet har tilkendegivet, at rådet ikke på det nuværende grundlag kan indstille en model for rådets udpegning ved en reduktion fra seks til tre rådsmedlemmer af bestyrelsen. Rådet vil derfor gennemføre en spørgeskemaundersøgelse, hvor rådets medlemmer forholder sig til en ny udpegningsmodel til bestyrelsen. Resultatet af spørgeskemaet vil indgå i rådets høringssvar til bestyrelsen den 11. august 2015. Formanden indstillede til bestyrelsen, at beslutning om model for rådets udpegning udskydes til augustseminaret 2015, således at rådet får tid til at gennemføre dets spørgeskemaundersøgelse og drøfte indstillingen til en fremtidig model. Formandens indstillede derudover til bestyrelsen, at bestyrelsen allerede nu henvender sig til udenrigsministeren med en indstilling til 1) reduktion til otte medlemmer, 2) fastholdelse af den nuværende grundstruktur for udpegning gennem rådet og universiteterne, 3) bestyrelsen får adgang til selvsupplering af op til yderligere to medlemmer efter behov, 4) udpegningsperioden reduceres til en treårig periode. Bestyrelsen bakkede op om formandens indstilling om at rette henvendelse til udenrigsministeren nu for at sikre den nødvendige fremdrift. Bestyrelsen understregede, at indstillingen til ministeriet skal sikre at vægtningen mellem 5/11
behov for reduktion og ønsket om fastholdelse til civilsamfundet og universiteterne fremstår tydeligt. Bestyrelsen tilkendegav samtidig, at forholdet mellem rådet og bestyrelsen er et andet centralt emne for kvaliteten af bestyrelsens arbejde. Beslutning: Bestyrelsen retter henvendelse til udenrigsministeren om bestyrelsens indstilling om reduktion, fastholdelse af grundstruktur i udpegningsproceduren, adgang til selvsupplering og reduktion af udpegningsperioden. Bestyrelsen udskyder beslutning om model for rådets udpegning til augustseminaret 2015. Bestyrelsen afventer rådets overvejelser om dets fremtidige rolle, og inviterer herefter rådet til drøftelser om rådets samarbejde med bestyrelsen. 9. Substrategi for uddannelse (beslutning) Bilag: 11. Substrategi for uddannelse [eftersendes]. DIR/LOHO Bestyrelsen kvitterede for udkastet til substrategi for uddannelse og drøftede de prioriteringer, instituttet har valgt på dette område. Herunder instituttets fokus på folkeskoleområdet frem for de øvrige professionsområder som fx socialrådgiveruddannelsen. Uddannelseschefen orienterede bestyrelsen om, at der netop nu pågår en analyse af muligheder for at sprede indsatsen til social- og pædagoguddannelserne med henblik på et indsatsområde i den næste strategiperiode (2017-2020]. Beslutning: Bestyrelsen godkendte substrategi for uddannelse. 10. Bestyrelsens årshjul (beslutning) Bilag: 12. Bestyrelsens årshjul 2015. /DIR På bestyrelsesmødet i december 2014 besluttede bestyrelsen at udskyde tiltrædelse af bestyrelsens årshjul til de havde været drøftet i det ny formandskab. Op til mødet havde sekretariatet udarbejdet et nyt udkast til et årshjul, som blev uddelt på mødet. 6/11
Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte udkast til årshjul for bestyrelsen uddelt på bestyrelsesmødet. 11. Eventuelt Ikke noget til evt. 12. Kvalitet af bestyrelsens arbejde (drøftelse og beslutning) Bilag: 8. Formandsskabets anbefalinger vedr. kvalitetsarbejdet. Referat ang. oprindelige pkt. 7, ændret til pkt. 12 på dagsordenen, bestyrelsesmøde d. 19. maj 2015. Referent: Jesper Lindholm Konklusion: Formandsskabets redegørelse for hidtidige tiltag og anbefalinger blev taget til efterretning af bestyrelsen med de kommentarer, der fremgår af nedenstående og i forståelse af, at formandskab og bestyrelse fortsætter arbejdet, herunder med henblik på at overveje udestående punkter i formandsskabets notat. Formandskabets redegørelse for hidtidige tiltag og anbefalinger for det fremadrettede arbejde med at øge kvaliteten i bestyrelsens arbejdsgange var blevet rundsendt som bilag forud for mødet. Væsentlige overvejelser og beslutninger fra nærværende dagsordenspunkt er skrevet ind i notatets status og anbefalingsdel nedenfor. STATUS OG ANBEFALINGER Afvikling af møder: Frekvens og informationsniveau, herunder indstillinger, temaer mv. a) Mødeforberedelse og opfølgning: i) Formandsskabet modtager udkast til dagsorden og, så vidt muligt, indstillinger senest 2½ uge før et bestyrelsesmøde. ii) Dagsorden og dertilhørende bilag udsendes til bestyrelsen senest 14 dage før et bestyrelsesmøde. iii) Bestyrelsesreferater fremsendes til formandsskabet senest én uge efter afholdt møde mhp. kommentarer som indarbejdes inden udsendelse til bestyrelsen. 7/11
iv) Anbefaling: Emnet diskuteres på mødet d. 19. maj. Referat: Der skal fortsat arbejdes med at gøre indstillingerne under de enkelte punkter mere åbne således at beslutningsgrundlaget og baggrunden bliver klarere og mindre indforståede. Det skal fremgå tydeligere (og fastholdes under mødet) hvilke punkter der er til beslutning og hvilke til orientering. Beslutningspunkter skal altid være først på dagsordenen. Estimeret tid til hvert punkt angives på dagsorden. Orienteringspunker kunne i højere grad gøres skriftlige. Mødeledelse, herunder opsamling på beslutninger mv. a) Formandsskabet har diskuteret emnet indgående og inddraget observationer fra bestyrelsen. Formanden har styrket sin indsats på området. b) Anbefaling: Emnet diskuteres på mødet d. 19. maj. Referat: En matrix eller huskeliste over beslutninger udarbejdes (formand anmoder sekretariatet) med henblik på at danne bedre overblik og mulighed for løbende opfølgning. Listen skal indeholde både trufne og udestående beslutninger. Den vedhæftes referater fra bestyrelsesmøder. Overvej mailudveksling som mulig beslutningsværktøj. Klarere dokumentation og bilag (se ovenfor) vil lette adgangen til at træffe beslutninger og muligheden for formanden for at konkludere hurtigere og mere præcist. Inddragelse af eksterne gæster/konsulenter/oplægsholdere c) Endnu ingen tiltag. Kvalitet: 1. Rammen for det fortsatte arbejde, herunder inddragelse af menneskeretlig faglighed og samarbejde med Rådet: a) Inddragelse af menneskeretlig faglighed: i) Anbefaling: Snitfladen mellem strategisk arbejde og daglig drift hvad dette angår diskuteres løbende i bestyrelsen og med direktionen. Referat: Bestyrelsen skal udover økonomiske og organisatoriske tiltag også diskutere overordnede politisk-juridiske menneskerettighedsspørgsmål som et led i den almindelige strategifastlæggelse. Sigtet går her videre end arbejdet med substrategier. b) Samarbejdet med Rådet: 8/11
i) Anbefaling: Rådets rolle ift. direktion og bestyrelse søges yderligere afklaret i dialog med direktion og Rådet selv. Referat: Det anbefales at lave kort orienteringspunkt på bestyrelsesmøderne (evt. skriftligt) om Rådets aktiviteter siden sidst. 2. Beskrivelse af formandsskabet funktion, herunder snitflader og balance mellem formandskab, bestyrelse og direktion: a) Formandskabets funktion: i) Indført jævnlige formandskabsmøder og formøder til bestyrelsesmøder. ii) Styrket samarbejde i formandskab og med øget dialog med direktionen. iii) Udarbejdelse af egentlige arbejdsbeskrivelser for formand og næstformænd ikke for nuværende fundet nødvendigt. Referat: En tydeliggørelse af formandens og næstformændenes respektive opgaver ansås for ønskelig. Formanden skal kunne handle mellem bestyrelsesmøderne uden nødvendigvis at høre bestyrelsen. Sparring med næstformænd derfor vigtig. b) Bestyrelse og formandskab: i) Øget indsats gennemført hvad angår mødeforberedelse og mødeledelse (se ovenfor under punkter afvikling af møder) ii) Øget fokus på orientering og inddragelse af bestyrelsen iii) Anbefaling: Bestyrelsen diskuterer arbejdsform på maj-møde. Referat: Et medlem anså det for uklart hvornår bestyrelsen inddrages og hvornår noget behandles af formand eller formandskab. Større klarhed ønskelig om hvornår bestyrelsen skal spørges i vigtigere forhold. Et medlem anså det for ønskeligt, at vi i højere grad udnytter bestyrelsesmedlemmernes kompetencer mere end tilfældet er nu. c) Bestyrelse og direktion: i) Formandskabet har styrket løbende dialog med direktionen. ii) Tilstedeværelse af direktionen på bestyrelsesmøder er blevet begrænset. Referat: Der var flertal for 1) ikke at holde deciderede møder uden deltagelse af direktør, men derimod 2) som fast bestanddel på dagordenen at indføre et bestyrelsens punkt, som (dog kun) vil blive afviklet efter behov. Såfremt emnet måtte være 9/11
bestyrelsens arbejdsgiverrolle i forhold til direktøren, ansås det for relevant at kunne reservere punktet for bestyrelsen. 3. Selvevaluering af bestyrelsen og evaluering af direktøren a) Selvevaluering af bestyrelsen: i) Anbefaling: Mundtlig evaluering foretages på mødet d. 19. maj 2015 og behov for skriftlig opfølgning (spørgeskema) diskuteres. Referat: Den mundtlige evaluering blev taget til efterretning med de kommentarer, som fremgår af referatet i øvrigt. Skriftlig opfølgning via anonymt spørgeskema foretages ikke. b) Evaluering af direktøren: i) Udført af Formanden og Pernille Backhausen ii) Anbefaling: Afsluttes på maj-mødet. Fremtidig tilgang diskuteres. Referat: Se punkt 3 på dagsorden. Større indflydelse fra bestyrelsen på fastlæggelse af direktørens målsætninger ønskelig i fremtidige evalueringer (ikke kun hos formandskab og udpegningsudvalgsformand). 4. Forventningsafstemning, herunder ift. forberedelse og deltagelse a) Anbefaling: Foretages under selvevaluering til maj-mødet. 5. Forretningsorden og vedtægt a) Anbefaling: Yderligere gennemgang afventer processen med bestyrelsesreduktion. Kompetencer: 1. Værktøjer der kan understøtte bestyrelsen i styring af instituttets økonomi, organisation, ledelse, beredskabsplaner og strategi a) Økonomi: i) Retningslinjer udarbejdet for økonomiudvalget og forretningsorden justeret. ii) Økonomiudvalget rapporterer nu løbende til bestyrelsen med egne overvejelser og om dialog med den økonomiske ledelse. iii) Anbefaling: Bestyrelsen opfordres til at overveje, hvorvidt økonomiudvalget skal styrkes gennem udvidelse med et tredje medlem (på dagsorden til mødet i maj). Referat: Under pkt. 8 på dagsordenen blev det besluttet, at udvide ØU med Dorthe Elise Svinth. 10/11
b) Organisation og ledelse: i) Såfremt ændringerne i udpegningsprocessen gennemføres, vil yderligere kvalifikationer inden for organisation og ledelse kunne tilføres via selvsupplering. ii) Anbefaling: I dialog med ledelsen om timing, form og indhold overvejer bestyrelsen (formandskabet) fremadrettede tiltag, der vil kunne øge bestyrelsesmedlemmernes indsigt i IMRs organisation og særlige ledelsesmæssige udfordringer. iii) Anbefaling: Bestyrelsen vurderer behovet for flere udvalg. c) Beredskab og strategi: i) Behovet for yderligere risici-afdækning og i givet fald form og indhold diskuteres i øjeblikket med direktionen. ii) Proces for vedtagelse af ny strategi (2017-2020) diskuteres i øjeblikket med direktionen. iii) Direktion anmodet om udarbejdelse af oversigt over eksisterende substrategier og endnu ikke udarbejdede sub-strategier. Referat: Årshjulet bør diskuteres langt mere indgående og ses som et strategi-redskab. Sommerseminaret bør kunne bruges til at diskutere resterende opgaver i det indeværende år. 2. Kompetenceudvikling af de nuværende bestyrelsesmedlemmer a) Eventulle aktiviteter under dette punkt afventer status på bestyrelsesreduktion, herunder høringen af Rådet. Referat: To medlemmer anførte, at kortlægning af kompetenceprofiler for bestyrelsesmedlemmer som følge af konklusionerne i udpegningsarbejdet ikke skal forfølges yderligere, men at kurser for bestyrelsen eller enkelte bestyrelsesmedlemmer vil kunne overvejes (se hertil punkterne 1 b), i) og ii) umiddelbart ovenfor). 11/11