Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 13. september 2017 kl. 19.00 i bestyrelseslokalet, Nøddebovej 1, kælderen., Taastrup Til stede: Formand Berit Breiner, næstformand Jan Carstensen, Claus Mitchell Andersen, Lene Truelsen Administration: Kundechef Claus Bjørton, driftschef Jan Ole Madsen, centerchef Finn Larsen, Afbud: Projektleder Jesper Birn Lindeberg Fraværende: Dan Schuwendt 1/7
Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 3 2. Afdeling 3606, Folden skema A for nybyggeri... 3 3. Godkendelse af Byggeforretningsføreraftale... 4 4. Afdeling 3606, Folden inklusionsboliger ansøgning... 5 5. Afdeling 3606, Folden anvisningsaftale med Roskilde Kommune godkendelse... 6 Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 3 Bilag 2: Følgebrev til skema A for nybyggeri Folden... 4 Bilag 3: Skema A for nybyggeri Folden... 4 Bilag 4: Byggeforretningsføreraftale... 4 Bilag 5: Ydelsesbeskrivelse for nybyggeri... 4 Bilag 6: Ansvarsforsikringer... 4 Bilag 7: Prisblad... 4 Bilag 8: Udkast til ansøgning vedrørende inklusionsboliger... 6 Bilag 9: Udkast til bilag J til ansøgningsskema vedrørende inklusionsboliger... 6 Bilag 10: Udkast til anvisningsaftale... 6 2/7
1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Gældende forretningsorden vedtaget den 23. oktober 2014 er vedlagt som bilag. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog forretningsordenen til efterretning. 2. Afdeling 3606, Folden skema A for nybyggeri Baggrund Den 25. oktober 2016 godkendte repræsentantskabet, at udvikle nyt boligprojekt i Roskilde, Trekroner-området. Den 31. maj 2017 fremsendte administrationen skema A til Roskilde Kommune. Status Roskilde Kommune godkendte skema A på deres byrådsmøde den 30. august 2017. Efter indsendelsen af skema A, har kommunen henvendt sig til KAB, idet kommunen ønskede en ændring af de boliger der opføres som inklusionsboliger. Det er således kommunens forventning at disse ønsker inddrages, til det kommende skema B godkendelse. Dialog og endelig valg af løsning behandles i byggeudvalget. Administrationen har været i dialog med kommunen omkring reglerne for den kommende anvisning. Oplæg til aftale er udarbejdet i særskilt notat. Tidsplan Det forventes, at oplæg til grundkøbsaftalen falder endelig på plads i løbet af september 2017. Der vil blive arbejdet ud fra nedenstående køreplan, selv om kommunens sagsbehandling er forsinket. 3/7
Den reviderede tidsplan ser ud som følger: Kommunens godkendelse af skema A 30. august 2017 Indsendelse af skema B December 2017 Kommunal godkendelse af skema B Februar 2018 Byggestart April 2018 Aflevering 1. juli 2019 Bilag 2: Følgebrev til skema A for nybyggeri Folden Bilag 3: Skema A for nybyggeri Folden Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender skema A for nybyggeri Folden. Organisationsbestyrelsen godkendte skema A for nybyggeri. 3. Godkendelse af Byggeforretningsføreraftale skal til nybyggeriet Folden indgå aftale om byggeforretningsførelse frem til aflevering af byggerierne og de obligatoriske periodiske eftersyn. KAB anbefaler, at via organisationsbestyrelsen indgår aftale med KAB om byggeforretningsførelse for Folden. Bilag 4: Byggeforretningsføreraftale Bilag 5: Ydelsesbeskrivelse for nybyggeri Bilag 6: Ansvarsforsikringer Bilag 7: Prisblad Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at der indgås aftale med KAB om byggeforretningsførelse (byggeforretningsføreraftale) for Folden. 4/7
Godkendt under følgende forudsætninger: - Projektleder er ansvarlig for at informere følgegruppe og organistionsbestyrelse inden indgåelse af aftaler med tredjepart. - Der udarbejdes et tillæg til aftalen, hvori det specificeres, at projektleder afrapporterer uforudsete udgifter til følgegruppen, og at projektleder på hvert følgegruppemøde giver status for forbrug på diversekontoen. 4. Afdeling 3606, Folden inklusionsboliger ansøgning Nybyggeriet Folden kan efter ønske fra Roskilde Kommune indeholde seks boliger efter Inklusionsboligordningen. Inklusionsboliger er en boligform, der er målrettet psykisk og socialt sårbare. Inklusionsboliger er et tilbud til personer, som på den ene side ikke har problemer af et omfang, som kan begrunde ophold i et botilbud (Servicelovstilbud), men som på den anden side har vanskeligt ved at klare sig i egen bolig. Der skal ved anvisning til inklusionsboligen være begrundet formodning for, at problemerne kan løses indenfor en toårig periode. Efter to år er hensigten, at beboeren skal flytte til en almindelig bolig. Det særlige ved inklusionsboligerne er, at der kan tilknyttes sociale viceværter, der skal yde socialpædagogisk støtte til beboerne med henblik på, at de kan klare sig i egen bolig og komme tættere på arbejde eller uddannelse. Det er kommunen, som anviser ledige inklusionsboliger efter en konkret vurdering af den enkeltes behov sammenholdt med den støtte, der kan leveres i den ledige inklusionsbolig. Inklusionsboliger kan oprettes af almene boligorganisationer i samarbejde med kommunen. Der ydes efter ansøgning statsstøtte til boligerne. Fristen for ansøgning er den 15. september 2017. Støtten ydes til: - Tilskud til ombygning og indretning - Huslejetilskud - Sociale støttefunktioner 5/7
- Refusion af kommunale tab på garantier for istandsættelsesudgifter ved fraflytning. Støtte til huslejetilskud og sociale støttefunktioner kan søges for en periode på op til 15 år. KAB har udarbejdet et udkast til ansøgning, der vedlægges som bilag. Ansøgningen indeholder ingen forpligtelser for afdelingen eller boligorganisationen. Bilag 8: Udkast til ansøgning vedrørende inklusionsboliger Bilag 9: Udkast til bilag J til ansøgningsskema vedrørende inklusionsboliger Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender indsendelse af ansøgning om oprettelse af seks inklusionsboliger i nybyggeriet Folden. Godkendt. Der var tekniske problemer med læsning af bilag på ipad. Bilagene er eftersendt til organisationsbestyrelsen pr. mail den 15. september 2017. 5. Afdeling 3606, Folden anvisningsaftale med Roskilde Kommune godkendelse Udkast til aftale med Roskilde Kommune om anvisning og udlejning af afdeling Folden. Vedlagt som bilag er udkast til aftale mellem og Roskilde Kommune om anvisning og udlejning af afdeling Folden. Udkastet er udarbejdet på baggrund af drøftelser med byggeudvalget for Folden og Roskilde Kommune. Udkast til aftalen bliver gennemgået på mødet. Aftalen skal efterfølgende behandles af Byrådet i Roskilde Kommune. Bilag 10: Udkast til anvisningsaftale 6/7
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender udkast til aftale om anvisning og udlejning af afdeling Folden og bemyndiger administrationen til at fremsende aftalen til godkendelse i Roskilde Kommune. Godkendt. Næstformand Jan K. Carstensen havde spørgsmål til punkterne 4.3 og 4.6, som centerchef Finn Larsen besvarede. 7/7