Nr. 14 FLIS fælleskommunalt ledelsesinformationssystem

R E SULTATKONTRAKT Nr. 14 FLIS fælleskommunalt ledelsesinformationssystem Organisering af projektet (titel, tidsramme, projektejer, projektleder, enheds- eller netværksprojekt og bemanding) Titel: FLIS Tidsramme: Første delleverance af første version af FLIS (økonomi, personale og borger) sættes i drift i kommunerne fra 1. oktober 2012. Anden delleverance af første version (skole-, udsatte børn og unge-, voksenhandicapog ældreområdet) er klar til drift d. 18. januar 2013. Projektejer: Økonomisk Sekretariat Projektstyregruppe: Der har indtil nu været en styregruppe bestående af KL og KOMBIT. Men der er i foråret 2012 nedsat ny styregruppe med kommunal deltagelse. Udover KOMBIT og KL er der deltagelse fra Esbjerg Kommune, Fredericia Kommune, Randers Kommune, Sorø Kommune og Frederiksberg Kommune. Projektleder: Anne Plougmann Knudsen (APK) i KL Brian Jørgensen i KOMBIT Projektgruppe: I KL er det primært medarbejdere fra Økonomisk sekretariat Projektform: Kommunalt udviklingsprojekt Samarbejdsparter: I løbet af vinteren 2011/2012 blev der nedsat kommunale brugergruppe, som er inddraget i arbejdet med at definere nøgletal og konkretisere potentialer og anvendelsesmuligheder ved FLIS. Derudover har KOMBIT fået otte kommuner til at være testkommuner af systemet. Evaluering: Endnu ikke planlagt. Den 5. juni 2012 Jnr 11.04.00 Ø90 Sagsid 000168460 Ref APK apk@kl.dk Dir 3370 3527 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Tlf 3370 3370 Fax 3370 3371 www.kl.dk 1/6

Strategisk formål og baggrund KL s bestyrelse har besluttet, at der er behov for at udvikle et fælleskommunalt ledelsesinformationssystem. Det skyldes, at kommunerne først og fremmest selv bør sætte sig i spidsen for udvikling af redskaber, som skaber gennemsigtighed i den kommunale opgaveløsning. Det er ikke staten, der i hver sektorsilo skal definere kommunernes informationsbehov. Dem skal kommunerne selv definere ud fra tværgående ledelseshensyn. Hertil kommer, at kommunerne i et fælleskommunalt ledelsesinformationssystem kan sætte langt større kraft bag kravet om adgang til data fra deres egne administrative systemer. Det får man bedre mulighed for, når man udvikler sammen frem for hver for sig. Endelig kan et fælleskommunalt ledelsesinformationssystem også imødekomme det udtalte behov for at benchmarke den kommunale indsats mere effektivt og med større kvalitet. Derfor er FLIS et strategisk initiativ, der skal styrke kommunerne både i interne beslutninger og i dialogen og forhandling med andre parter. Formål Formålet for kommunerne: Formålet med FLIS er at give kommunerne værktøjer til at løse opgaver med ledelsesinformation og dokumentation på en ny, nem, kvalitativ og økonomisk fordelagtig måde. Dette overordnede formål skal opfyldes ved, at FLIS sikrer, at kommunerne får billigere og bedre adgang til egne data, samt at kommunerne får mulighed for styrkede analysemuligheder med effektiv og valid benchmarking på tværs af kommuner og på tværs af egne institutioner. Derudover giver FLIS mulighed for at den enkelte kommune kan nedbryde data, så der for kommunens egne nøgletal er fuld gennemsigtighed fra de udregnede nøgletal til kommunens egne registreringer i økonomi- og fagsystemer. Projektets resultatmål, milepæle og succeskriterier I første omgang udvikles FLIS systemet til tværgående data (økonomi, personale og fravær) samt fagområderne folkeskole, udsatte børn og unge, voksne handicappede og ældre. Udviklingen af systemet er i fuld gang og første version skal være klar til pilottest i starten af september 2012. 2

Projektets hovedresultat er at tilvejebringe et effektivt og validt benchmarkingsystem til kommunerne med adgang til relevante data. Der er på nuværende tidspunkt defineret 1.034 nøgletal til FLIS. Men KL skal i samarbejde med kommunerne løbende afdække kommunernes behov for nye nøgletal, data mm. og videreformidle disse til KOMBIT. Desuden skal KL monitorere eventuelle ændringer i kontoplanen og lovændringer med betydning for FLIS. Hele området er præget af stor udvikling, og der vil løbende komme nye datakilder til fx ifm. indberetninger til national dokumentation. KL skal i den forbindelse sikre, at data kan anvendes i FLIS. Resultatmål Tilvejebringelsen af at effektivt og validt benchmarkingsystem til kommunerne med a d- gang til relevante data. Succeskriterier At der opnås den fornødne kommunale tilslutning til systemet svarende til minimum 70 pct. af befolkningsgrundlaget i Danmark (resultatmål fra 2011) At FLIS kommuner gives redskaber til at kunne implementere FLIS i deres kommune At FLIS pilottestes i september 2012 og at delleverance 1.1. (økonomi, fravær og borger) sættes i drift i alle kommuner i sidste kvartal af 2012 At der sker en løbende kommunal inddragelse af kommunerne i vedligeholdelse af systemet for at sikre, at systemet lever op til kommunernes krav At delleverance 2 (skole-, udsatte børn og unge-, voksenhandicap- og ældreområdet) sættes i drift i januar 2013 Projektet har ikke fuldt nået resultatmålet fra starten af 2011 i forhold til tilslutning, der svarer til minimum 70 pct. af befolkningsgrundlaget i Danmark. Systemet har dog på nuværende tidspunkt tilslutning fra 76 kommuner (svarende til ca. 63 pct. af befolkningsgrundlaget). Enkelte kommuner forventes desuden at tilslutte sig i den kommende tid. Målet om 70 pct. tilslutning var bl.a. baseret på projektets økonomi, men da det er lykkes at fastholde prisen for systemet i forhold til kommunerne er projektet fortsat. En forudsætning for at FLIS kunne blive et tilfredsstillende system til benchmarkning var, at kommunerne gav tilladelse til anvendelse af deres data fra relevante fagsystemer. Alle landets kommuner har på nuværende tidspunkt givet denne tilladelse. Det vil sige, at FLIS samler data fra alle landets kommuner. 3

For at sikre substantielt gode sammenligninger, vil det i FLIS være muligt at sammenligne sig med kommuner, der på rammebetingelser minder om kommunen selv. Når FLIS er sat i drift, vil kommunerne få nem og enkel adgang til benchmarking. Kommunerne vil kunne benchmarke sig på et aktuelt datagrundlag, der opdateres hver måned, og den enkelte kommune får mulighed for at tilgå de data, som ligger til grund for nøgletallene. Herved får man overblik over sit eget datagrundlag, og vil kunne validere dette. Der vil typisk være forskelle på registreringspraksis fra kommune til kommune, og den langsigtede målsætning er derfor at sikre mere ensartede registreringer på tværs af kommuner i henhold til definitionerne af nøgletallene i FLIS. Det er en stor organisatorisk opgave. FLIS kan ikke sikre ensartede registreringer, men kan gøre vejen dertil noget lettere, fordi den enkelte kommune får overblik over sin egen registreringspraksis. Hovedmilepæle Der er afholdt fem orienteringsmøder rundt i landet, hvor økonomichefer og FLIS kontaktpersoner informeres om FLIS Der er udviklet et tilfredsstillende implementeringskit som sætter FLIS kommuner i stand til at gå i gang med at implementere FLIS FLIS (personale, økonomi og borgerdata) sendes i pilottest ved testkommuner FLIS (personale, økonomi og borgerdata) tages i brug i alle FLIS kommuner gennemførelse af uddannelse i FLIS FLIS (fagområder) tages i brug i alle FLIS kommuner gennemførelse af uddannelse i FLIS Deadline Juni 2012 Juni til august 2012 September 2012 Oktober til december 2012 Januar 2013 til marts 2013 Den mest kritiske milepæl er, at FLIS er klar til pilottest i starten af september 2012. Overdragelse efter projektets ophør perspektivering Projektet afsluttes ifm. udrulningen af version 1.0 i starten af 2013. Her bør der være etableret et mere permanent organisatorisk setup i KL, som sikrer den løbende vedligeholdelse og kvalitetssikring af nøgletalsdefinitioner, tilpasning af systemet til eventuelle kontoplansændringer mm. 4

Risikoanalyse Der er en risiko for, at datas validitet vil give problemer for anvendeligheden af systemet. Når FLIS er i drift bør der afsættes ressourcer til at sikre validering af data herunder faste rutiner for dette fremadrettet. En anden risiko er, at der ikke leveres den fornødne støtte ifm. implementeringen af systemet i kommunerne, så det ikke bliver brugt i forhold til det fulde potentiale. Der arbejdes dog intensivt fra både KOMBIT og KL på at undgå dette. Interessentanalyse & Kommunikationsstrategi Den nuværende form for kommunikation sker via kombit.dk/flis suppleret af jævnlig udsendelse af nyhedsbreve til alle relevante FLIS-personer i kommunerne. KL udsender desuden de relevante nyheder via KL s hjemmeside. Derudover har hver FLIS kommune udpeget en FLIS kontaktperson, som KOMBIT sender informationer ud til. Kommunikationen er derudover i juni 2012 suppleret af orienteringsmøder, hvor økonomichefer og FLIS kontaktpersoner fik seneste status for FLIS, herunder præsentation af systemet og introduktion til den kommende implementeringsopgave. Når systemet sættes i drift i efteråret 2012 udbydes der uddannelse til kommunernes medarbejdere. Der skal ikke betales særskilt for uddannelsen, da det er en del af den samlede pris, som kommunerne betaler for FLIS. Opfølgning og evaluering Der sker jævnlig opfølgning på interne projektmøder, på KL-KOMBITmøder samt ifm. styregruppemøderne. Derudover er der flere forskellige kanaler, hvor KOMBIT og KL vil få feedback på systemet, når det pilottestes og er i drift. For det første har KOMBIT tæt kontakt til otte kommuner, der vil bidrage i pilottesten af systemet. For det andet vil de nedsatte brugergrupper blive inddraget, når systemet er i drift. For det tredje vil der blive lavet et interessentsite i forbindelse med systemet, hvor alle FLIS kommuner har mulighed for at give kommentarer til systemet. Endeligt er systemet opbygget, så kommunerne kan knytte kommentarer til de enkelte nøgletal i systemet og dermed gøre både KOMBIT, KL og andre kommuner opmærksom på eventuelle udfordringer i forhold til konkrete nøgletal. 5

I forhold til kommunernes brug af systemet, vil der udover de ovenstående kvalitative inputs også være mulighed for kvantitative inputs. I systemet vil der nemlig være mulighed for at trække brugsstatistik og anvendelsesmønstre i FLIS. Det vil give viden om, hvordan systemet bruges af kommunerne. Udover dette er der ikke planlagt særskilt evaluering af projektet. Budget Estimat: 80 millioner kr. til udvikling til datakøb og drift i 5 år. I alt ca. 225 mio. kr. Pr. 1. juni 2012 var der brugt 46 mio. kr. Når FLIS leveres, skal kommunerne betale et engangsbeløb på 50.000 kr. Derudover skal kommunerne fra 2013 betale 1,24 kr. pr. borger pr. område om året (5 dataområder i første version af FLIS). Næsten alle de tilsluttede kommuner har desuden købt FLIS præsentationslaget. Det koster 64.000 kr. om året. 6