HVORDAN DU KAN BRUGE STYRINGSINFORMATION I DIN LEDELSE

Transkript

1 HVORDAN DU KAN BRUGE STYRINGSINFORMATION I DIN LEDELSE KL s Ledertræf 10. september 2014 Chefkonsulent Nicolai Vædelse, Kombit Chefkonsulent, Peter Bogh, KLK

2 Disposition for Masterclass Hvad er styrings- og ledelsesinformation Hvad er og hvad kan FLIS Erfaringer fra implementering af FLIS Hvordan påvirkes ledelse af brugen af ledelsesog styringsinformation

3 Ledelses Informations System System der understøtter systematisk anvendelse af nøgletal i styringen Fokus på alle elementer i den økonomiske værdiskabelse: Ressourcer proces resultat - effekter Ledelsesinformation er rettet mod stratetisk styring - hvor skal vi hen, er vi på rette vej? Styringsinformation er rettet mod den daglige tilrettelæggelse og styring af driften

4 Ledelses Informations System Styringsinformation Fagsystemer skole ældre social B&U miljø besk...

5 Kan vi stole på data?

6 Kan vi stole på data?

7 Kan vi stole på data?

8 Ledelsesinformation Databaseret information i form af nøgletal Videnbaseret grundlag for meningsdannelse og beslutningstagning i et strategisk perspektiv Generel og aggregeret information Grundlaget udgøres af data fra fagsystemer Opdatering sjældnere end dag til dag

9 Ledelsesinformation Data præsenteres på en enkel og ensartet måde som passer med den måde man ønsker at styre sin virksomhed på Begrænset detaljering - fokus på få nøgletal Kan besvare grundlæggende spørgsmål om opfølgning på de centrale mål og monitorere om det mere generelt går som det skal

10 Styringsinformation Information til ledelsen som kræves i den daglige styring Specifik og detaljeret information Dag til dag opdatering Viden hentes i fagsystemer og præsenteres via særlige rapporteringssystemer

11 Sammenhæng i Ledelsesinformation - vertikalt Hierarki i nøgletallene Fx 10 centrale nøgletal på hvert ledelsesniveau Skal basere sig på samme datakilder

12 Sammenhæng i Ledelsesinformation - horisontalt Nøgletal der dækker flere områder Samme nøgletal på tværs af institutioner Forskellige nøgletal på forskellige områder der retter sig ind mod samme fælles overordnede mål Den fælles database giver mulighed for at lave tværgående analyser og nøgletal

13 FYI om hvad jeg har sendt til Flemming. Håber det svarer til hvad vi aftalte?;-) DET ER FLIS (FÆLLESKOMMUNAL LEDELSESINFORMATIONSS SYSTEM)

14 Hvorfor har vi taget FLIS med i dag? FLIS har nået et modenhedsniveau, der gør det interessant for direktioner og ledere at høste gevinster af FLIS Kommunernes topledelse er nøglen til succes for FLIS De tidligere udfordringer med datakvaliteten er løst kommunerne og KL er begyndt at anvende FLIS Det er ledelsens redskab! Stor ibrugtagningsudfordring! Data er valide!

15 Hvad siger kommunerne?

16 Hvad er FLIS? 1. Datavarehus og infrastruktur hvor fra kommunen kan udlæse data 2. En portalside med kommunens nøgletal - og mulighed sammenligning med tilsvarende tal for andre kommuner 3. Samling af data fra flere områder med adgang til: Benchmarking Analyse/drill down Rapportering

17 Data i FLIS Alle 98 kommuner leverer data til FLIS Data opdateres månedligt med indlæsning af filer Der rettes ikke i kommunernes registreringer Der er historik i data

18 Hvilke datakilder har FLIS? Benchmarking (nøgletal, tæller/nævner) Egne data Økonomi (Prisme) Økonomi (KMD) Personale (KMD) Personale (SilkeborgLøn) Skole (TEA) Skole (KMD) Institutionsregister Ældre (DST)

19 Hvilke kommuner er tilsluttet FLIS? 78 kommuner er pt. tilsluttet Svarer til 64 % af befolkningsgrundlaget i Danmark Fornyet interesse fra en række ikke-flis - kommuner

20 Hvilke spørgsmål kan lederen stille? (Skoleområdet) Trives børnene i vores skoler? Har vi ekskluderet relativt mange fra normalundervisningen? Har vi høj kompetencedækning? Er det sandsynligt, at skolerne bruger deres budget i år? Hvordan er vores skolestruktur ift. andre kommuners? Ligger vi højt på udgifter pr. elev? Opnår vi gode karakterer fordelt på fag? Er der stor forskel på lærernes sygefravær på tværs af skolerne? FLIS Brugeruddannelse

21 Skoleområdet Politisk niveau Økonomi- og fagforvaltning Den enkelte skole Hvad kan tallene bruges til? Nationale politiske mål - opfølgning Lokale politiske mål formulering og opfølgning Budgetopfølgning (forventet regnskab og budgetforudsætninger) Kvalitetsrapporten Dybdegående analyser af indsatsområder FLIS Brugeruddannelse

22 FYI om hvad jeg har sendt til Flemming. Håber det svarer til hvad vi aftalte?;-) ERFARINGER FRA FLIS IBRUGTAGNING

23 Væsentlige spørgsmål for lederen er: 1) Hvordan bliver jeg som leder skarp på, hvilken ledelsesinformation, der er behov for? 2) Hvad kræver det det at få kommunens ledelsesinformation til at virke?

24 1. Definer dine styringsudfordringer

25 2. Overvej dine målgrupper Direktion Fagledelse Drift Forskellige målgrupper har oftest forskellige behov for ledelsesinformation Ekstern benchmarking Niveau og udvikling for aktivitetsniveau Niveau og udvikling for udgiftsniveau Lokale analyser Intern benchmarking Udvikling over tid Løbende opfølgning

26 3. Kondenser dit behov for nøgletal Data Data Data Data Ved hvilke anledninger (nuværende eller nye) skal ledelsesinformation sættes i spil i dit arbejde? Hvor ofte har du behov for ledelsesinformationen? Hvordan og på hvilket detaljeringsniveau ønskes ledelsesinformationen præsenteret og leveret? Data FLIS Nøgletal

27 4. Etabler din organisation Tværgående: - Koncernniveau - Centralt i stabene I forvaltningerne: - Målrettet fagområder og fagspecifik målstyring - Udarbejdes i forvaltninger og på institutionsniveau Nøglespørgsmål -Kompetencer -Ressourcer

28 5. Styrk sammenhængen mellem ledelse og brugere Efterspørgselsdrevet Det skal give mening for alle der bidrager Respekt for det, der er Få relevante nøgletal Decentralt forankret / Centralt drevet Ind i en tillids- og værdibaseret kultur Dialog

29 DATAKVALITET OG DATAVALIDERING

30 Datakvalitet og datavalidering Datakvaliteten er afgørende for brugen af FLIS - den enkelte kommune skal kunne stole på egne og andres tal. Datakvaliteten sikres via bedre registreringspraksis og fejlretning i FLIS.

31 Datakvalitet og datavalidering Hvordan sikrer vi en god datakvalitet: - Grundige test i forbindelse med udviklingsfasen, herunder på udvalgte kommuner - Efterfølgende kvalitetssikring under test i produktion bl.a. i samarbejde med udvalgte kommuner - Udvikling af DAK-rapporter, der er et redskab til datavalidering - Fortsat afholdelse af datavalideringsmøder

32 Datavalidering kommunernes tilbagemelding

33 FYI om hvad jeg har sendt til Flemming. Håber det svarer til hvad vi aftalte?;-) FLIS - EKSEMPEL

34 FYI om hvad jeg har sendt til Flemming. Håber det svarer til hvad vi aftalte?;-) FLIS KOMMENDE AKTIVITETER

35 Kommende aktiviteter i FLIS - Nyt dataområde: udsatte børn og voksne -Partnerskabsprojekt - FLIS dage i forbindelse med nye dataområder - Uddannelse, bl.a udvidet rapportbygger-kurser -

36 FYI om hvad jeg har sendt til Flemming. Håber det svarer til hvad vi aftalte?;-) LEDELSESINFORMATION OG LEDELSE

37 Dækning af informationsbehov FLIS Lokale systemer Ledelsens informationsbehov

38 To syn på nøgletal som styringsinformation Konsekvenser for ledelse Hård (Rationel) tallene taler sandt og viser virkeligheden som den er Blød (Institutionel) tallene skaber virkeligheden når vi beskriver virkeligheden vha. tal fremstår den på en bestemt måde - der kan fx regnes på den

39 Ledelsesprocessen Hård tilgang til LIS Sandt/falsk Målstyring minimering af forskel mellem nuværende tilstand og ønsket tilstand, målt i tal Monitorering hvordan går det mere generelt med driften i organisationen/kommunen KPI er (Key Performance Indicator)

40 Styringskæden i kommunen Politiske mål og økonomiske rammer Styring af kvalitetsudvikling og økonomi Tilbagemelding om resultater Ydelse Dokumentation og evaluering Tilfredshed

41 Ledelsesprocessen Blød tilgang til LIS Fælles undren over udvikling i nøgletal Drøftelse af sammenhæng mellem nøgletal og faglig praksis (det vi ikke ser i nøgletallene) Fælles refleksion af, hvordan vores nøgletal hænger sammen med nøgletal på andre ledelsesniveauer eller områder

42 Generelt Begræns antallet af nøgletal Sammenhæng mellem nøgletal i LIS og det man ønsker at styre efter - man får det man måler! Skab sammenhæng mellem nøgletallene i styringskæden

43 OPSAMLING TAK FOR I DAG