Referat af konstituerende bestyrelsesmøde 17. juni 2019 kl. 15:00 17:00 Mødested: Lokale 301/302, Lyngby Gymnasium & Handelsgymnasium, Hjortehøjsvej 1, 2800 Kongens Lyngby Deltagere: Formand Jens-Olav Pedersen Næstformand Jes Damsted Allan Thomsen Benny Olsen Christian Grønnemark Jens A. Andersen Jesper Luja Thomsen Katja Munch Thorsen Lars Dyrstrøm Michael Huss Svejstrup Michael Dupont Oskar Brandt Rubow Peter Bo Andersen Peter Bøgh Kjærulff Svend Pedersen Torben Bruhn Christensen Direktør René van Laer Vicedirektør Adrian Tresoglavic Ressourcedirektør Filip Lange Uddannelsesdirektør for de gymnasiale uddannelser Ivar Lykke Ørnby Kommunikations- og rekrutteringschef Christine Holm Donatzky (deltog under pkt. 9) Revisor Christian Dahlstrøm (deltog under pkt. 10) Nicklas Møller Mikkelsen (referent) Afbud: Frederik Berendt Duch Kim Simonsen Bilag: Bilag A: Forretningsorden for bestyrelsen for den selvejende institution Bilag B: Mødekalender for s bestyrelse 2019-2020 Bilag C1: Fælles regnskabsopstilling og åbningsbalance pr. 1. januar 2019 Bilag C2: Revisionsprotokollat vedr. fusionen af Knord og Esnord Bilag C3: Kreditorerklæring ifm. sammenlægningen af Knord og Esnord Bilag C4: Budget & budgetforecast 2019 for Bilag D: Statusoversigt over fusionsprojekter og delprojekter Punkt Indhold 1 Velkomst og konstatering af om bestyrelsen er beslutningsdygtig I sin egenskab af mødeleder, indtil bestyrelsens valg af en formand, bød direktøren velkommen og konstaterede at bestyrelsen var beslutningsdygtig. Herefter blev en præsentationsrunde gennemført. Side 1 af 9
Dernæst orienterede direktøren om reglerne for inhabilitet og tavshedspligt iht. forvaltningslovens kapitel to og otte. Et kort notat, omhandlende reglerne for inhabilitet og tavshedspligt, vil blive udsendt med referatet af indeværende møde. 2 Godkendelse af dagsorden Mødets dagsorden var udarbejdet af i samarbejde med det midlertidige forretningsudvalg (MFU). Det blev indstillet at bestyrelsen godkendte mødets dagsorden. Bestyrelsen godkendte mødets dagsorden. 3 Konstituering af bestyrelsen Baggrund Konstitueringen af s bestyrelse indebar: 1. Selvsupplering af ét medlem med stemmeret, iht. 4, stk. 2, nr. 1, litra D i vedtægten, og ét tilforordnet medlem uden stemmeret, jf. pkt. 1.4. i forretningsordenen. 2. Valg af formand og næstformand blandt de udefrakommende medlemmer iht. 12 i vedtægten og pkt. 1.7. i forretningsordenen. 3. Nedsættelse af forretningsudvalg (FU) bestående af, jf. pkt. 1.8. i forretningsordenen, to udefrakommende medlemmer fra hhv. arbejdsgiver- og arbejdstagersiden samt formanden og næstformanden. 4. Udpegning til Esnords Udviklingsfond. Udpegning af to personer til at indgå i bestyrelsen for Esnords Udviklingsfond sammen med s direktør og en praktiserende advokat. 5. Udpegning af revisor iht. 11 i vedtægten. /beslutning 1. Selvsupplering Da der ikke var indgivet indsigelser imod MFU s indstilling til bestyrelsen, via mail den 11. juni 2019, om at udpege Jes Damsted som medlem med stemmeret og Benny Olsen som tilforordnet medlem uden stemmeret, konstaterede direktøren at Jes Damsted og Benny Olsen var blevet udpeget til bestyrelsen som hhv. medlem med stemmeret og tilforordnet medlem uden stemmeret. 2. Valg af formand og næstformand Bestyrelsen valgte enstemmigt Jens-Olav Pedersen som formand. Formanden afløste herpå direktøren som mødeleder. Side 2 af 9
Dernæst valgte bestyrelsen enstemmigt Jes Damsted som næstformand. 3. Nedsættelse af FU Bestyrelsen valgte Christian Grønnemark og Michael G. Dupont, repræsenterende hhv. HK og Dansk Erhverv, til at indgå i FU sammen med formanden og næstformanden. 4. Udpegning til Esnords Udviklingsfond Bestyrelsen udpegede uddannelsesdirektør for de gymnasiale uddannelser Ivar Lykke Ørnby og uddannelsesdirektør for teknisk eud & eux Tina Steinbrenner til Esnords Udviklingsfond. 5. Udpegning af revisor Bestyrelsen besluttede at sende revisionsopgaven i udbud i 2020. I resten af indeværende regnskabsår benyttes det tidligere Knords revisor: Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerskelskab. 4 Tiltrædelse af forretningsorden Baggrund Bestyrelsen skal, jf. 14 i vedtægten, fastsætte en forretningsorden for sit virke. Formanden orienterede om Forretningsorden for bestyrelsen for den selvejende organisation (bilag A) som bestyrelserne for det tidligere Esnord og Knord havde godkendt på deres møder den 13. december 2019. Det blev indstillet at bestyrelsen tiltrådte Forretningsorden for bestyrelsen for den selvejende institution. Bestyrelsen tiltrådte Forretningsorden for bestyrelsen for den selvejende institution. 5 Godkendelse af mødekalender Baggrund Bestyrelsen skal, jf. pkt. 3.1. i forretningsordenen, fastlægge sin mødekalender gældende for det næste år. Formanden orienterede om forslaget til en mødekalender (bilag B) hvor møde nr. 2, inkl. et bestyrelsesseminar, afholdes den 1. oktober 2019, og møde nr. 3 afvikles den 28. november 2019. Møderne i 2020 (møde nr. 4-7) fastlægges på baggrund af en doodle-afstemning udsendt med Side 3 af 9
mødematerialet til indeværende møde. De endelige mødedatoer i 2020 udsendes sammen med referatet af indeværende møde. Det blev indstillet at bestyrelsen godkendte forslaget til en mødekalender for 2019-2020. Bestyrelsen godkendte forslaget til en mødekalender for 2019-2020. 6 Orientering om virksomhedsoverdragelse af direktør og vicedirektør Formanden orienterede om at René van Laer, direktør på det tidligere Knord, og Adrian Tresoglavic, konst. direktør på det tidligere Esnord, var blevet virksomhedsoverdraget til den fusionerede institution. I er René van Laer ansat som direktør, og Adrian Tresoglavic er ansat som vicedirektør. Det blev indstillet at bestyrelsen: 1. bemyndigede FU til at forestå forhandlingen om evt. ændringer i ansættelsesvilkårene for direktøren og vicedirektøren; 2. tog orienteringen til efterretning. Bestyrelsen bemyndigede FU til at forestå forhandlingen om evt. ændringer i ansættelsesvilkårene for direktøren og vicedirektøren. Dernæst tog bestyrelsen orienteringen til efterretning. 7 Evaluering af resultatkontrakter for de tidligere institutioners øverste ledere Formanden orienterede om at MFU havde fundet det formålstjenligt at evaluere og opgøre resultatkontrakterne for de to tidligere institutioners øverste ledere, før en bestyrelse for den fusionerede institution var konstitueret. Herfor havde MFU evalueret og forholdsmæssigt opgjort resultatkontrakten 2019 for den øverste leder for det tidligere Esnord. Grundet manglende data, som først vil være tilgængelig efter det nuværende skoleårs afslutning, havde det dog ikke været muligt at evaluere og opgøre resultatkontrakten 2018/2019 for den øverste leder for det tidligere Knord. Derfor blev det foreslået at FU blev bemyndiget til at evaluere og opgøre Side 4 af 9
resultatkontrakten 2018/2019 for den øverste leder for det tidligere Knord før bestyrelsesmødet den 1. oktober 2019. Herefter anbefalede formanden at bestyrelsen afskaffede anvendelsen af resultatkontrakter for s øverste leder med virkning fra skoleåret 2019/2020. Afskaffelsen kan dog tidligst træde i kraft når den nye aftale om chefløn i staten er blevet offentliggjort. Næstformanden var enig i formandens anbefaling og noterede at bestyrelsen, selvom resultatkontrakten som styringsredskab afskaffes, fortsat ville have rig mulighed for opfølgning gennem bl.a. de bestyrelsesfastsatte strategiske fokusområder. Et bestyrelsesmedlem, som ligeledes var enig i formandens anbefaling, bemærkede at resultatkontrakten for den øverste leder havde fungeret som et godt opfølgningsværktøj for bestyrelsen. Derfor skulle det sikres at denne opfølgning, ved afskaffelse af resultatkontrakten for den øverste leder, fortsat kunne ske på en anden måde. Direktøren orienterede om at den efterspurgte opfølgning fortsat ville være tilstede bl.a. på baggrund af de skoleårsprogrammer samt KPI- og nøgletalsark, som institutionen årligt vil udarbejde for de forskellige uddannelsesafdelinger. Det blev indstillet at bestyrelsen: 1. bemyndigede FU til at evaluere og opgøre resultatkontrakten 2018/2019 for den øverste leder for det tidligere Knord; 2. afskaffede anvendelsen af resultatkontrakter for s øverste leder med virkning fra skoleåret 2019/2020, dog tidligst når den nye aftale om chefløn i staten er blevet offentliggjort. Bestyrelsen bemyndigede FU til at evaluere og opgøre resultatkontrakten 2018/2019 for den øverste leder for det tidligere Knord. Bestyrelsen afskaffede anvendelsen af resultatkontrakter for s øverste leder med virkning fra skoleåret 2019/2020, dog tidligst når den nye aftale om chefløn i staten er blevet offentliggjort. 8 Hvad er? Direktøren holdt oplæg om den fusionerede uddannelsesinstitution. Side 5 af 9
Et medlem af FU ønskede at PowerPoint-præsentationen, anvendt under direktørens oplæg, blev udfærdiget som et kort informationshæfte, der kunne uddeles til nuværende og kommende bestyrelsesmedlemmer f.eks. til ekstern brug. Direktøren noterede at dette informationshæfte ville blive udarbejdet, og at den anvendte PowerPointpræsentation ville blive udsendt sammen med referatet af indeværende møde. 9 Præsentation af s logo Kommunikations- og rekrutteringschefen præsenterede logoet for. Logoet var udarbejdet i samarbejde med det grafiske bureau Happy Ever After med afsæt i en proces hvor både elever og medarbejdere havde været involveret. Afslutningsvis i processen var fire logoforslag blevet præsenteret for ca. 150 elever fra s forskellige uddannelser. Over 90 % af de adspurgte elever havde peget på det valgte logo. Planen er at det nye logo vil være implementeret til starten af det kommende skoleår. Herefter drøftede bestyrelsen strukturen for anvendelse af som corporate brand og navnene på de lokale uddannelsesafdelinger. Et bestyrelsesmedlem efterspurgte i denne sammenhæng en oversigt over den kommende navnestruktur på. Kommunikations- og rekrutteringschefen gennemgik derfor et forslag til en navnestruktur hvor de lokale uddannelsesafdelingers navne optræder i fællesskab med. Uddannelsesdirektøren bemærkede at et fokus på de lokale uddannelsesafdelingers navne øger overskueligheden for eleverne, da de i højere grad identificerer sig med f.eks. Lyngby Gymnasium end et corporate brand som. Kommunikations- og rekrutteringschefen var enig i dette da tilbagemeldinger fra eleverne, ifm. logoudarbejdelsen, har vist, at eleverne i højere grad identificerer sig med navnene på de lokale uddannelsesafdelinger. Et medlem af bestyrelsen gjorde opmærksom på at der på KEA Københavns Erhvervsakademi havde været god erfaring med at markedsføre sig samlet som KEA. Derfor var det vigtigt at der blev skabt en balancegang mellem markedsføringen af de lokale uddannelsesafdelingers navne og som corporate brand. Det blev indstillet at bestyrelsen tog præsentationen af s logo til efterretning. Bestyrelsen tog præsentationen af s logo til efterretning. Side 6 af 9
10 Revideret regnskabsopstilling og åbningsbalance samt budget og budgetforecast 2019 Ressourcedirektøren orienterede om budget 2019 for, udarbejdet på baggrund af budgetterne for de to tidligere institutioner, og en prognose for årets økonomiske resultat (bilag C4). På nuværende tidspunkt forventes der et positivt resultat for 2019 på 6,4 mio. kr. Herefter orienterede ressourcedirektøren om at den 7. juni 2019 havde tilbagebetalt det tidligere Esnords likviditetslån til Undervisningsministeriet. Dermed er ikke længere under skærpet tilsyn. Dernæst redegjorde revisoren for den fælles regnskabsopstilling og åbningsbalance pr. 1. januar 2019 for (bilag C1), revisionsprotokollatet vedr. fusionen af Esnord og Knord (bilag C2) og kreditorerklæringen ifm. sammenlægningen af Esnord og Knord (bilag C3). I relation til den fælles regnskabsopstilling og åbningsbalance redegjorde revisoren for de foretagne reguleringer, der skyldtes en ensretning af regnskabspraksissen i den fusionerede institution, og noterede at sammenlægningen af de to tidligere institutioners økonomier samlet set viste et bæredygtigt økonomisk grundlag for den sammenlagte institution. Mht. revisionsprotokollatet orienterede revisoren om at denne ikke indeholdte kritiske bemærkninger, og hvad angik kreditorerklæringen meddelte revisoren at det var revisionens opfattelse, at kreditorerne i det tidligere Esnord og Knord var tilstrækkeligt sikrede efter fusionen. Det blev indstillet at bestyrelsen: 1. tog orienteringen om budget 2019 for og budgetforecast 2019 til efterretning; 2. tog redegørelsen for den fælles regnskabsopstilling og åbningsbalance pr. 1. januar 2019 for, revisionsprotokollatet vedr. fusionen af Esnord og Knord samt kreditorerklæringen ifm. sammenlægningen af Esnord og Knord til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen om budget 2019 for og budgetforecast 2019 til efterretning. Bestyrelsen tog redegørelsen for den fælles regnskabsopstilling og åbningsbalance pr. 1. januar 2019 for, revisionsprotokollatet vedr. fusionen af Esnord og Knord samt kreditorerklæringen ifm. sammenlægningen af Esnord og Knord til efterretning. Side 7 af 9
11 Status på fusionen Med udgangspunkt i statusoversigten over fusionsprojekter og delprojekter (bilag D) orienterede vicedirektøren om status på sammenlægningsarbejdet. Derefter drøftede bestyrelsen Projekt Elevråd. I tilknytning til dette informerede direktøren om at Projekt Elevråd igangsættes efter sommerferien, hvor en ny elevrådsstruktur for vil blive etableret. Det blev indstillet at bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12 Eventuelt 12.1. Bestyrelsens sammensætning Et bestyrelsesmedlem gjorde opmærksom på den skævvredne kønssammensætning i bestyrelsen og opfordrede bestyrelsen til, for den næste bestyrelsesfunktionsperiode, at fastsætte en strategi for at skabe en større balance i bestyrelsens kønssammensætning, samt at forretningsordenen blev revideret for at understøtte dette. Formanden var enig i bestyrelsesmedlemmets synspunkt men bemærkede at der ligeledes hviler et ansvar hos de udpegningsberettigede organisationer, da det er disse som udpeger medlemmer til s bestyrelse. Direktøren informerede om at bestyrelsen på dens møde den 1. oktober 2019 vil blive forelagt en strategi for at opnå en mere lige kønssammensætning i bestyrelsen. Dette skyldes at alle statslige institutioner med et kollektivt ledelsesorgan, ifølge ligestillingsloven, er forpligtet til at indberette om kønssammensætningen i deres bestyrelse en gang om året og opstille måltal for andelen af det underrepræsenterede køn. Side 8 af 9
Påtegning Formand Jens-Olav Pedersen Næstformand Jes Damsted Allan Thomsen Christian Grønnemark Frederik Berendt Duch Jesper Luja Thomsen Katja Munch Thorsen Kim Simonsen Kirsten Jensen Lars Dyrstrøm Michael G. Dupont Michael Huss Svejstrup Peter Bo Andersen Peter Bøgh Kjærulff Svend Pedersen Torben Bruhn Christensen Side 9 af 9