Referat fra bestyrelsesmøde nr. 3

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde nr december 2018 kl. 14: Mødested: Knord, Hjortehøjsvej 1, 2800 Kgs. Lyngby Deltagere: Formand Jens-Olav Pedersen Næstformand Per G. Gotfredsen Allan Thomsen Jesper Luja Thomsen Katja Munch Thorsen Kirsten Jensen Lars Dyrstrøm Michael Gaardø Ewald Mikkel Christensen Lund Mikkel Haasum-Barkholt Peter Bøgh Svend Pedersen Afbud: Kim Simonsen Oskar Brandt Rubow Konstitueret direktør Adrian Tresoglavic Ressourcecenterchef Glenn Christensen Leder af Elevrekrutteringsenheden Christine H. Donatzky (deltog under pkt. 7) Revisor Lars Hillebrand (deltog til og med pkt. 6) Nicklas Møller Mikkelsen (referent) Bilag: Bilag 1: Ansøgning om fusion mellem Esnord og Knord Bilag 2: Forslag til forretningsorden for den fusionerede institutions bestyrelse Bilag 3: Ansøgning om institutionsudviklingstilskud Bilag A: Ledelsesinformation for kvartal 2018 Bilag B: Forslag til Budget 2019 Bilag C: Forslag til justering af direktørens resultatkontrakt for 2018 Dagsorden: Punkt Indhold Tid 1 Velkomst og konstatering af om bestyrelsen er beslutningsdygtig Formanden bød velkommen til mødet og konstaterede, at bestyrelsen, med 11 fremmødte stemmeberettigede medlemmer, var beslutningsdygtig. Herefter holdt næstformanden en afskedstale for ressourcecenterchefen, som pr. 1. januar 2019 tiltræder en ny stilling hos Syddansk Erhvervsskole. 14:00-14:05 Der blev også fra formandskabets side takket for den loyalitet, som Esnords øverste ledelse med flere har udvist i forhold til at understøtte fusionsprocessen, herunder at balancere de mange hensyn som er. Side 1 af 8

2 2 Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen var udarbejdet af Esnord i samarbejde med formandskabet. Indstilling: Bestyrelsen godkender mødets dagsorden. 14:05-14:10 Beslutning: Bestyrelsen godkendte mødets dagsorden. 3 Gennemgang af fusionsansøgningen Formanden redegjorde for ansøgningen om fusion mellem Esnord og Knord (bilag 1). Overordnet set er det fusionsstyregruppens vurdering, at en fusioneret institution vil have kapaciteten til at tiltrække og fastholde flere elever i en erhvervsuddannelse (eud), styrke de gymnasiale uddannelser og tilbyde tidssvarende efter- og videreuddannelse. Derudover vil en fusioneret institution være bedre rustet til at sikre et bredt uddannelsesudbud i Nordsjælland. Herefter drøftede bestyrelsen intentionen om at indfri Esnords likviditetslån hos Undervisningsministeriet (ministeriet). Formanden forklarede at indfrielsen af likviditetslånet vil ske, da fusionsstyregruppen ikke finder det hensigtsmæssigt, at den fusionerede institution vil være under skærpet tilsyn fra ministeriets side. Derudover understregede formanden, at det er den fusionerede institution som vil indfri likviditetslånet, så snart fusionen træder juridisk i kraft. I bestyrelsen blev det bemærket, at der af organisationsdiagrammet fremgår flere stillinger med titel af direktør end i Esnords nuværende organisation. Næstformanden forklarede at selvom der opereres med tre uddannelsesdirektører og en økonomidirektør, så er der udelukkende tale om stillingsbetegnelser, der ligger under lønrammen for direktøren og vicedirektøren. 14:10-14:40 Derefter drøftede bestyrelsen, hvorvidt den fusionerede institutions direktør- og chefniveau kommer til at have en ligelig repræsentation fra de to nuværende institutioner. Formanden informerede om, at fusionsstyregruppen har været opmærksomme på, at der sikres en ligelig repræsentation på direktør- og chefniveauet. Formanden bemærkede at direktionen har fået til opgave at organisere den fusionerede skole på en måde, så der er balance i fordelingen af poster mellem Knord og Esnord og på en måde, så opgaverne løses effektivt. Bestyrelsen bemærkede derefter, at det er vigtigt at være opmærksom på, at den ene eller anden institution ikke får en dominerende rolle. Dette ses ofte i fusioner og er derfor en risiko, som ledelsen skal arbejde for at undgå. Indstilling: Bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning med de nævnte opmærksomhedsforhold. 4 Gennemgang af regnskabsmaterialet i fusionsansøgningen Ressourcecenterchefen redegjorde for den fælles regnskabsopstilling samt estimerede åbningsbalance pr. 1. januar 2019 for den fusionerede institution (bilag C i bilag 1). Den fusionerede institution vil pr. 1. januar 2019 blandt andet have en samlet egenkapital på cirka 151 mio. kr. og en prioritetsgæld på cirka 307 mio. kr. I relation til gennemgangen af den fusionerede institutions estimerede gæld pr. 1. januar 2019 orienterede næstformanden om forhandlingerne med Nykredit, som har bekræftet, at den tidligere aftalte afviklingsprofil i Esnords ejendomme fortsætter som aftalt, selvom likviditetslånet hos ministeriet indfries. 14:40-15:10 Side 2 af 8

3 Dernæst redegjorde ressourcecenterchefen for halvårsrapporten for henholdsvis Esnord og Knord (bilag D1 og E1 i bilag 1) og gjorde opmærksom på, at Esnord og Knord anvender forskellige afskrivningsprincipper. Revisoren orienterede om, at de divergerende afskrivningsprincipper accepteres i relation til halvårsrapporterne, men at der skal ske en ensretning i den fusionerede institutions regnskabspraksis. Afskrivningsprincipperne er ensrettet og indarbejdet i det udkast til en åbningsbalance, som indgår i fusionsansøgningen. Herefter redegjorde revisoren for revisionsprotokollatet for henholdsvis Esnord og Knord (bilag D2 og E2 i bilag 1), som begge er uden påtegninger, samt udkast til kreditorerklæring, der ligeledes er afgivet uden påtegninger (bilag F i bilag 1). Indstilling: Bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning. 5 Gennemgang af vedtægt og forretningsorden for den fusionerede institution Formanden redegjorde for forslaget til en vedtægt for den fusionerede institution (bilag G i bilag 1) og forslaget til en forretningsorden for den fusionerede institutions bestyrelse (bilag 2). Et bestyrelsesmedlem spurgte, hvorvidt det er blevet overvejet, om den fusionerede institutions overgangsbestyrelse skal have to stemmeberettigede medarbejderrepræsentanter, da den fusionerede institution vil have dobbelt så mange ansatte. Næstformanden bemærkede at ministeriet, som udgangspunkt, ikke finder det hensigtsmæssigt, at selvejende institutioner har større bestyrelser end standardvedtægten foreskriver og at ministeriet derfor næppe vil godkende, at den fusionerede institutions overgangsbestyrelse udvides yderligere. Den konstituerede direktør gjorde i denne sammenhæng opmærksom på, at der på det ekstraordinære møde i Esnords Samarbejdsudvalg, omhandlende fusionsansøgningen, var blevet udtrykt et ønske om mulighed for, at den ene medarbejderrepræsentant i den fusionerede institutions bestyrelse kommer fra Esnord og den anden fra Knord, således at medarbejderne fra de to nuværende institutioner er ligeligt repræsenterede. Kan medarbejderne blive enige om dette, vil den fusionerede institution koordinere en sådan udpegningsproces. 15:10-15:30 Efter dette forklarede næstformanden, hvorfor den fusionerede institution får hjemsted i Lyngby-Taarbæk Kommune og fortsætter på Knords nuværende CVR-nr. Indstilling: Bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning. 6 Ansøgning om tilskud til institutionsudvikling Den konstituerede direktør orienterede om den indsendte ansøgning om tilskud til institutionsudvikling (bilag 3). Samlet er der ansøgt om 14 mio. kr. til udvikling af den fusionerede institutions undervisningstilbud, herunder etablering af campusmiljøer. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15:30-15:50 Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. PAUSE Side 3 af 8

4 7 Præsentation af navn for den fusionerede institution Lederen af Elevrekrutteringsenheden på Esnord, og ansvarlig for Projekt Navn, redegjorde først for processen der ledte op til det anbefalede navn. Processen indebar blandt andet muligheden for, at de to institutioners medarbejdere kunne indsende navneforslag og en workshop, hvor udvalgte elever, ledere og medarbejdere arbejdede med de indsendte navneforslag. Dernæst præsenterede lederen af Elevrekrutteringsenheden det anbefalede navn til den fusionerede institution: UNord Uddannelser i Nordsjælland. Navnet skal opfattes som et såkaldt paraplynavn og der bliver således plads til at bevare de lokale uddannelsessteders navne. 16:00-16:20 Bestyrelsen var enige i, at navnet skal benyttes som et paraplynavn, men det blev drøftet, hvorvidt UNord skal anvendes som for- eller efternavn. Derudover noterede bestyrelsen, at der er behov for en stram styring af de lokale navne, da der skal være ensretning. Indstilling: Bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning. 8 Beslutning om fusion og godkendelse af fusionsansøgningen Indstilling: Bestyrelsen beslutter at fusionere de to selvejende institutioner Esnord og Knord samt godkender, at ansøgningen om fusion mellem Esnord og Knord indsendes til ministeriet med henblik på undervisningsministerens endelige godkendelse. Beslutning: Bestyrelsen besluttede enstemmigt at fusionere de to selvejende institutioner Esnord og Knord samt godkendte enstemmigt, at ansøgningen om fusion mellem Esnord og Knord indsendes til ministeriet med henblik på undervisningsministerens endelige godkendelse. 9 Nedsættelse af midlertidigt forretningsudvalg Formanden orienterede om, at de to nuværende bestyrelser for henholdsvis Esnord og Knord i fællesskab vil være en fungerende bestyrelse, indtil den fusionerede institutions bestyrelse er blevet konstitueret. Derfor foreslås det, at de to bestyrelsers nuværende formandskaber nedsættes som et midlertidigt forretningsudvalg, indtil den fusionerede institutions bestyrelse er blevet konstitueret. Indstilling: Bestyrelsen godkender at de to bestyrelsers nuværende formandskaber nedsættes som et midlertidigt forretningsudvalg, indtil den fusionerede institutions bestyrelse er blevet konstitueret. Beslutning: Bestyrelsen godkendte at de to bestyrelsers nuværende formandskaber nedsættes som et midlertidigt forretningsudvalg, indtil den fusionerede institutions bestyrelse er blevet konstitueret. 10 Ledelsesinformation for kvartal 2018 Ressourcecenterchefen orienterede om ledelsesinformationen for kvartal 2018 (bilag A). Det økonomiske resultat er efter de tre første kvartaler af ,3 mio. kr. bedre end budgetteret. Der er realiseret et overskud på 6,7 mio. kr., mens der er budgetteret med et overskud på 1,4 mio. kr. Samlet set har Esnord i 3. kvartal 2018 opnået årselever (ÅE), hvilket er 37 ÅE lavere end de budgetterede ÅE. Eud-området har realiseret 32,6 ÅE mindre end budgetteret og AMU, IDV og ÅU-området ligger 11,7 ÅE under budgettet. Omvendt har gymnasieområdet og skolehjemmet realiseret henholdsvis 5,3 og 4,4 ÅE mere end budgetteret. 16:20-16:30 16:30-16:40 16:40-17:10 Side 4 af 8

5 Det estimeres at Esnord for 2018 samlet vil ligge 120 ÅE under budgettet, mens det økonomiske resultat for 2018 forventes at svare til det budgetterede resultat. Bestyrelsen udtrykte bekymring over det faldende elevindtag og drøftede derefter behovet for at gentænke elevrekrutteringsstrategien, herunder engagementet i Copenhagen Skills. Et bestyrelsesmedlem noterede, at det ikke kun er erhvervsskolernes ansvar at sikre en stigende elevtilgang. Brancheorganisationer, Faglige Udvalg, Lokale Uddannelsesudvalg (LUU) og virksomheder skal ligeledes spille en stor rolle i elevrekrutteringen. Oprettelsen af en central elevrekrutteringsenhed i den fusionerede institution blev rost af et medlem af bestyrelsen, da rekruttering af elever til eud er et meget komplekst område, hvor mange elementer påvirker de unges valg af ungdomsuddannelse. Der ligger for eksempel fortsat et stort arbejde i at ændre rygtet om eud. Et andet bestyrelsesmedlem var ligeledes positiv over for oprettelsen af en fælles elevrekrutteringsenhed i den fusionerede institution men påpegede, at der ikke kun skal fokuseres på traditionel markedsføring, idet der er behov for nytænkning på området. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11 Forslag til Budget 2019 Ressourcecenterchefen redegjorde for forslaget til Budget 2019 (bilag B), hvor der budgetteres med et overskud på 3,1 mio. kr. og en aktivitet på ÅE inklusive IDV og skolehjem. Aktiviteten er 55 ÅE lavere end i Budget Det er muligt at budgettere med et overskud i 2019, da driften og økonomien er blevet tilpasset aktiviteten på de områder, hvor dette har været nødvendigt. I budgettet er der indarbejdet en forudsætning om udleje af en del af Rasmus Knudsens Vej 9 (RK9). Derudover er effekten af en tilbageførsel af 2 pct.-besparelsen på eud-området indregnet, selvom det endnu ikke er afklaret, hvordan og i hvilken form tilbageførslen vil ske. Herefter gennemgik ressourcecenterchefen investeringsbudgettet for 2019 (bilag B). Investeringsbudgettet er i 2019 på 11,8 mio. kr. og omfatter investeringer i et nyt kompositlokale, energi- og miljøforbedringer, udearealer, herunder etablering af elevudemiljøer og boldbaner med mere, en koldhal og undervisningsudstyr. 17:10-17:40 Derudover vil en projektering af udskiftningen af taget på Milnersvej 48 (MIL48) blive igangsat i Efter endt projektering, og når en plan for udskiftningen af taget er udarbejdet, vil dette blive forelagt bestyrelsen til endelig godkendelse. Der var et ønske i bestyrelsen om, at det i forbindelse med udskiftningen af taget på MIL48 undersøges, hvorvidt der kan etableres et mere bæredygtigt og miljørigtigt varmesystem. Formanden var enig i dette ønske og opfordrede Esnords ledelse til at entrere med en sagkyndig til at belyse, hvorvidt dette kan udføres i sammenhæng med tagudskiftningen. I relation til tagudskiftningen spurgte et bestyrelsesmedlem ind til, hvorvidt Esnord benytter sociale klausuler i forbindelse med sine byggerier. Formanden var enig i, at dette er et vigtigt element og derfor vil Esnord undersøge, hvorvidt sådanne klausuler er indbygget i alle bygge- og anlægsaftaler. Side 5 af 8

6 Herefter drøftede bestyrelsen situationen på Fødevare- og service som efter 3. kvartal 2018 ligger cirka 1,4 mio. kr. under budgettet og som har realiseret 21,6 ÅE færre end budgetteret. Den konstituerede direktør bemærkede, at en række andre institutioner, som udbyder lignende uddannelser, ligeledes er ramt af elevnedgang. Derudover informerede den konstituerede direktør om, at der har været afholdt møder med Hotel- og Restaurantskolen, hvor forskellige former for samarbejde er blevet drøftet. Indstilling: Bestyrelsen godkender forslaget til Budget Beslutning: Bestyrelsen godkendte forslaget til Budget Forslag til justering af direktørens resultatkontrakt for 2018 Formanden redegjorde for forslaget til en justering af direktørens resultatkontrakt for 2018 som følge af ændrede strategiske prioriteringer og rammevilkår (bilag C). Indstilling: Bestyrelsen godkender forslaget til en justering af direktørens resultatkontrakt for Beslutning: Bestyrelsen godkendte forslaget til en justering af direktørens resultatkontrakt for Grundet den netop vedtagne beslutning om at fusionere foreslog formanden, at formandskabet opgør direktørens resultatkontrakt før det næste bestyrelsesmøde og derefter sender denne opgørelse ud på mail til godkendelse af bestyrelsen. Ingen i bestyrelsen havde indvendinger imod formandens forslag. Derefter informerede formanden bestyrelsen om, at den konstituerede direktør har indsendt en ansøgning om honorering af merarbejde/særlig indsats jævnfør reglerne herom. Denne ansøgning foreslog formanden ligeledes, at formandskabet behandler og derefter sender ud på mail til godkendelse af bestyrelsen. Ingen i bestyrelsen havde indvendinger imod formandens forslag. PAUSE 13 Bemyndigelse af formandskabet til at godkende Handlingsplan for Øget Gennemførelse 2019 Den konstituerede direktør redegjorde for forslaget om at bemyndige formandskabet til, på vegne af bestyrelsen, at godkende Handlingsplan for Øget Gennemførelse 2019 (HØG19), da denne først vil være færdig i januar 2019 med deadline for offentliggørelse den 1. februar Indstilling: Bestyrelsen bemyndiger formandskabet til at godkende HØG19 på vegne af bestyrelsen. 17:40-18:00 18:10-18:15 Beslutning: Bestyrelsen bemyndigede formandskabet til at godkende HØG19 på vegne af bestyrelsen. 14 Investeringer i undervisningsmiljøet og det sociale miljø samt motions- og idrætsaktiviteter Ressourcecenterchefen orienterede om investeringer i elevernes undervisningsmiljø og sociale miljø samt de motions- og idrætsaktiviteter som gennemføres på Esnord. Der blev i bestyrelsen spurgt ind til hvad der gøres med de møbler, som bliver erstattet af nye; bliver de for eksempel solgt videre eller doneret til foreninger eller lignende. Ressourcecenterchefen svarede at møblerne ofte er så nedslidte, at de ikke længere er funktionsdygtige. 18:15-18:30 Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 6 af 8

7 Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15 Meddelelser fra formanden og direktøren Formanden orienterede om følgende begivenheder siden forrige bestyrelsesmøde: Orienteringsmødet for LUU om fusionsdrøftelsen mellem Esnord og Knord Den 22. oktober blev der afholdt et møde for LUU, hvor formandskabet orienterede om fusionsdrøftelsen mellem Esnord og Knord. Der var et fint fremmøde og deltagerne var positive over for en fusion af Esnord og Knord. Den konstituerede direktør orienterede herefter om følgende begivenheder siden forrige bestyrelsesmøde: De første møder i bestyrelsen for FGU-institutionen i Helsingør Der er igangsat en ansættelsesproces for at finde den kommende direktør til FGUinstitutionen. Derudover drøftes det hvorvidt FGU-institutionen skal leje sig ind på RK9. På grund af inhabilitet deltager den konstituerede direktør ikke i drøftelserne af dette punkt. Status på salg af RK9 Der pågår fortsat møder og forhandlinger med Helsingør Kommune i forbindelse med salget af RK9. 18:30-18:50 Elevklagen rundsendt til bestyrelsen Den 2. november blev en mail fra en pårørende sendt til en række bestyrelsesmedlemmer omhandlende en verserende elevklagesag. Denne elevklage behandles i øjeblikket af ministeriet. Overholdelse af klasseloftet på de gymnasiale uddannelser Én gang årligt skal Esnord opgøre klassekvotienterne på de gymnasiale uddannelser for at dokumentere, at klasseloftet, for de første klassetrin på de gymnasiale fuldtidsuddannelser, overholdes. Esnord har opgjort klassekvotienterne og holder sig under klasseloftet på 28 elever i gennemsnit. Formanden har derfor, på vegne af bestyrelsen, godkendt opgørelsen. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16 Evt. Der blev i bestyrelsen gjort opmærksom på, at den kommende implementering af selve fusionen, herunder den kulturelle fusion af de to institutioner, ikke skal undervurderes og at denne vil kræve store ledelsesmæssige ressourcer. 18:50-19:00 Side 7 af 8

8 Godkendt af: Jens-Olav Pedersen Per Gotfredsen Allan Thomsen Jesper Luja Thomsen Formand Næstformand Katja Munch Thorsen Kim Simonsen Kirsten Jensen Lars Dyrstrøm Michael Gaardø Ewald Mikkel Christensen Lund Mikkel Haasum-Barkholt Oskar Brandt Rubow Peter Bøgh Svend Pedersen Nicklas Møller Mikkelsen Referent Side 8 af 8