Referat af bestyrelsesmøde nr. 4

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde nr april 2019 kl. 15:00 18:00 Mødested: Esnord, mødelokale 1, Milnersvej 48, 3400 Hillerød Deltagere: Formand Jens-Olav Pedersen Næstformand Per G. Gotfredsen Allan Thomsen Jesper Luja Thomsen Katja Munch Thorsen Kirsten Jensen Lars Dyrstrøm Michael Gaardø Ewald Mikkel Haasum-Barkholt Oskar Brandt Rubow Konstitueret direktør Adrian Tresoglavic Uddannelseschef Tina Steinbrenner (deltog fra og med punkt otte) Konstitueret økonomichef Ole Ejdrup Christensen Revisor Lars Hillebrand (deltog under punkt 5) Nicklas Møller Mikkelsen (referent) Afbud: Kim Simonsen Peter Bøgh Svend Pedersen Bilag: Bilag A1: Årsrapport 2018 Bilag A2: Ledelsesinformation for året 2018 Bilag A3: Revisionsprotokollat til årsrapporten for 2018 Bilag A4: Forslag til bestyrelsens stillingtagen til Revisionsprotokollat til årsrapporten for 2018 Bilag A5: Bestyrelsens tjekliste til årsrapporten for 2018 Bilag B: Forslag til resultatkontrakt 2019 for Esnords øverste leder Bilag C1: Eud-elevtrivselsundersøgelsen på Esnord 2018 Bilag C2: GYM-elevtrivselsundersøgelsen på Esnord 2018 Bilag C3: Handlingsplan for øget gennemførelse 2019 Bilag D: Forslag til årsplan for bestyrelsen Punkt Indhold 1 Velkomst og konstatering af om bestyrelsen er beslutningsdygtig Formanden bød velkommen og konstaterede at bestyrelsen, med ni fremmødte stemmeberettigede medlemmer, var beslutningsdygtig. Side 1 af 10

2 2 Godkendelse af dagsorden Mødets dagsorden var udarbejdet af institutionens kst. direktør efter aftale med bestyrelsens formandskab. Det blev indstillet at bestyrelsen godkendte mødets dagsorden. Bestyrelsen godkendte mødets dagsorden. 3 Meddelelser fra formanden og den konstituerede direktør Formanden orienterede om følgende begivenheder siden forrige bestyrelsesmøde: A) Mikkel Christensen Lund, medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem uden stemmeret, udtrådte af bestyrelsen den 31. marts B) Formandskabet indstillede den 20 marts 2019, på vegne af bestyrelsen, Kim Simonsen til genudpegning til bestyrelsen for Danske Erhvervsskoler og Gymnasier Bestyrelserne. C) Formandskabet udsendte den 7. marts 2019, i henhold til punkt 12 i referat af bestyrelsesmøde nr. 3 den 13. december 2018, forslag til evaluering af den kst. direktørs resultatkontrakter (resultatkontrakt for perioden 1. januar-31. maj 2018 som vicedirektør og resultatkontrakt for perioden 1. juni-31. december 2018 som kst. direktør) samt forslag om at godkende den kst. direktørs ansøgning om honorering af merarbejde/særlig indsats i En enig bestyrelse havde, pr. 16. marts 2019, godkendt forslaget til evaluering af vicedirektørresultatkontrakten for perioden 1. januar-31. maj Et flertal i bestyrelsen havde, pr. 16. marts 2019, godkendt forslaget til evaluering af kst. direktørresultatkontrakten for perioden 1. juni-31. december Ét bestyrelsesmedlem havde gjort indsigelse imod forslaget til evaluering af kst. direktørresultatkontrakten for perioden 1. juni-31. december 2018 med henvisning til, at målet vedrørende elevrekrutteringsenheden allerede var blevet opgjort i vicedirektørresultatkontrakten. Side 2 af 10

3 Formandskabet var ikke enige i indsigelsen da de to resultatkontrakter var blevet opgjort forholdsmæssigt i henhold til kontrakternes pålydende perioder. Dermed skulle målet omhandlende elevrekrutteringsenheden opgøres i begge resultatkontrakter. Et flertal i bestyrelsen havde, pr. 16. marts 2019, godkendt forslaget om at godkende den kst. direktørs ansøgning om honorering af merarbejde/særlig indsats i Ét bestyrelsesmedlem havde gjort indsigelse imod forslaget. Dette skyldtes at medlemmet ikke mente, at de beskrevne opgaver i ansøgningen, ud over det fusionsrelaterede arbejde, lå uden for de normale opgaver for institutionens øverste leder. Formandskabet var ikke enige i indsigelsen og henviste til, at den kst. direktør gennem en længere periode både havde varetaget de arbejdsopgaver som henhører under direktørens ansvarsområde og vicedirektørens ansvarsområde, samtidig med at de nævnte opgaver i ansøgningen var blevet løst. Herefter orienterede den kst. direktør om følgende begivenheder siden forrige bestyrelsesmøde: D) Den 9. januar 2019 gav Styrelsen for Undervisning og Kvalitet (STUK) medhold i Esnords afgørelse om udelukkelse af en elev fra fortsat undervisning. E) Nordea-fonden har valgt at støtte M/S Museet for Søfart og Esnords projekt Håndværk på havnen med 3,5 mio. kr. F) Esnord indsendte den 18. marts 2019 ansøgning om godkendelse til udbud af arbejdsmarkedsuddannelser (AMU) i forbindelse med AMU-udbudsrunden Der blev i bestyrelsen udtrykt et ønske om at få et overblik over hvilke fælles kompetencebeskrivelser som Esnord har ansøgt om godkendelse til at udbyde. Denne oversigt udsendes sammen med referatet af bestyrelsesmødet. G) Ved januar-optaget 2019 for Esnords erhvervsuddannelsesområde blev der samlet set indkaldt 32 flere ansøgere til start end budgetteret. I forbindelse med august-optaget 2019 har Esnord på nuværende tidspunkt samlet set modtaget 44 flere ansøgninger end på samme tidspunkt sidste år. Det blev indstillet at bestyrelsen tog orienteringerne til efterretning. Side 3 af 10

4 Bestyrelsen tog orienteringerne til efterretning. 4 Status på fusionen af Esnord og Knord Formanden og den kst. direktør orienterede om status på ansøgningen om fusion af Esnord og Knord som blev indsendt til Undervisningsministeriet den 17. december Fusionsansøgningen sagsbehandles fortsat i Undervisningsministeriet. Det blev indstillet at bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5 Årsrapport 2018 og revisionsprotokollat 2018 Den kst. økonomichef præsenterede årsrapporten for 2018 (bilag A1) og gennemgik de væsentligste punkter i årsregnskabet og ledelsesinformationen for 2018 (bilag A2). Resultatet for 2018 er et overskud på 2,8 mio. kr. svarende til det budgetterede resultat. Der blev realiseret årselever (ÅE) hvilket er 115 ÅE lavere end de budgetterede årselever (ÅE). Næstformanden noterede at årsregnskabet viser den fortsatte vigtighed af at budgettere med overskud for at sikre Esnords fremtidige investeringsgrundlag. Herefter redegjorde revisoren for revisionsprotokollatet til årsrapporten for 2018 (bilag A3). Revisionsprotokollatet indeholder ingen kritiske eller væsentlige bemærkninger bortset fra forholdet om at Esnord fortsat er under skærpet tilsyn grundet statslånet på 16,4 mio. kr. Revisoren orienterede om at revisionen af årsregnskabet ikke havde givet anledning til mistanke om besvigelser og spurgte efterfølgende, om bestyrelsen havde kendskab til oplysninger om besvigelser, påståede besvigelser eller formodninger om besvigelser. Bestyrelsen tilkendegav at den ikke havde kendskab til oplysninger om besvigelser, påståede besvigelser eller formodninger om besvigelser. Dernæst redegjorde formanden for forslaget til bestyrelsens stillingtagen til revisionsprotokollatet til årsrapporten for 2018 (bilag A4) og gennemgik bestyrelsens tjekliste til årsrapporten for 2018 (bilag A5). Side 4 af 10

5 Afslutningsvis fremhævede formanden at der endnu engang var opnået et positivt resultat, takket være det arbejde som medarbejdere og ledere havde leveret i Det blev indstillet at bestyrelsen: - Godkendte Årsrapport Godkendte forslaget til bestyrelsens stillingtagen til Revisionsprotokollat til årsrapporten for Konstaterede at den havde været tro mod bestyrelsens tjekliste til årsrapporten for Bestyrelsen godkendte Årsrapport 2018 og forslaget til bestyrelsens stillingtagen til Revisionsprotokollat til årsrapporten for Bestyrelsen konstaterede at den havde været tro mod bestyrelsens tjekliste til årsrapporten for Godkendelse af resultatkontrakt 2019 for Esnords øverste leder Formanden orienterede om forslaget til en resultatkontrakt 2019 for Esnords øverste leder (bilag B). Der blev i bestyrelsen udtrykt et ønske om en præcisering af succeskriterierne i Mål 1: Fusion af Esnord og Knord så det var lettere at skelne imellem disse. Et bestyrelsesmedlem gjorde to indsigelser imod forslaget til en resultatkontrakt for Esnords øverste leder hvoraf førstnævnte var en principiel indsigelse: 1) Da indsatserne i resultatkontraktens basisramme skal afspejle institutionens kort- og langsigtede udfordringer, mente medlemmet at der ikke kunne indgå et mål om budgetoverholdelse i resultatkontrakten, da det måtte forventes, at en direktør altid arbejder efter at overholde budgettet. I en krisesituation kan et sådan mål være relevant, men Esnords økonomi er nu i sikker drift. Medlemmet noterede derudover at målet om budgetoverholdelse har været en fast bestanddel i en række af de tidligere års resultatkontrakter for den øverste leder. 2) Medlemmet gjorde opmærksom på at det er valgfrit for bestyrelsen at gøre brug af resultatkontraktens ekstraramme. Benyttes ekstrarammen er det et krav at der skal indgå målsætninger om, at en større del af lærernes arbejdstid skal anvendes sammen med eleverne, og at der skal ske en Side 5 af 10

6 målrettet indsats imod frafald. Medlemmet bemærkede at disse krav er politisk fastsatte mål, og at der kan stilles spørgsmålstegn ved, hvorvidt disse højner undervisningskvaliteten. Medlemmet foreslog, hvis den øvrige bestyrelse fortsat ville gøre brug af ekstrarammen, at fjerne Mål 4: Prioritering af lærernes arbejdstid til læringsaktiviteter idet en forøgelse af den nuværende tid med eleverne, uden flere lærere, reducerer den tid, lærerne har til at vedligeholde undervisningsudstyr. På baggrund af de ovenstående indsigelser kunne det pågældende medlem af bestyrelsen ikke godkende forslaget til en resultatkontrakt for den øverste leder. Med hensyn til den første indsigelse påpegede formandskabet at så længe Esnord er under skærpet tilsyn, så længe er det nødvendigt med et mål om budgetoverholdelse i resultatkontrakten for den øverste leder. På længere sigt kan det overvejes hvorvidt et sådant mål hører til i resultatkontrakten for den øverste leder. Angående den anden indsigelse understregede formanden at det er ledelsens opgave at sikre en hensigtsmæssig vedligeholdelse af undervisningsudstyr, og at det forventes, at en sådan vedligeholdelse allerede nu pågår. Det blev indstillet at bestyrelsen godkendte forslaget til en resultatkontrakt 2019 for Esnords øverste leder. Bestyrelsen godkendte, med otte stemmer for og én imod, forslaget til en resultatkontrakt 2019 for Esnords øverste leder med følgende præcisering af succeskriterierne for Mål 1: Fusion af Esnord og Knord: - De forberedende projekter forud for selve fusionen af Esnord og Knord igangsættes, justeres løbende og færdiggøres. - Ved fusionens ikrafttrædelse igangsættes de projekter, som skal sikre implementeringen af fusionen af Esnord og Knord. 7 Orientering om ændringer i investeringsbudgettet for 2019 Den kst. direktør og den kst. økonomichef orienterede om punktet. I investeringsbudgettet for 2019, vedtaget på bestyrelsesmødet den 13. december 2018, blev der afsat midler til etablering af en koldhal og et kompositlokale. Side 6 af 10

7 Efterfølgende har det dog vist sig at en ny koldhal ikke er hensigtsmæssig, samt at behovet for flere værkstedskvadratmeter er større end ventet. Herfor er der igangsat en analyse af hvordan behovet for et kompositlokale og flere værkstedskvadratmeter bedst imødekommes. Arkitektfirmaet Mangor & Nagel forestår dette analysearbejde, som afsluttes medio maj, hvorefter byggeriet kan påbegyndes. Herefter orienterede den kst. direktør om udarbejdelsen af en projektering for udskiftningen af taget på Milnersvej 48. Denne forelægges bestyrelsen i andet halvår I forbindelse med tagudskiftningen arbejdes der i øjeblikket med en mulighed for at etablere m 2 -solcelleanlæg. Det blev indstillet at bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8 Elevtrivselsundersøgelserne 2018 og Handlingsplan for øget gennemførelse 2019 Uddannelseschefen redegjorde for hvilke initiativer der er eller vil blive igangsat for at forbedre resultaterne fra elevtrivselsundersøgelsen på eud-området (bilag C1). Forbedringsarbejdet vil overordnet set fokusere på tre forhold: (1) styrke kvaliteten og læringen i undervisningen; (2) udvikle og understøtte det sociale og faglige miljø på det samlede uddannelsesområde; og (3) synliggøre praktikcentret yderligere for at yde optimal understøttelse ved søgning af praktikaftale og styrke overgangen til skolepraktik. I forbindelse med uddannelseschefens redegørelse spurgte næstformanden, for det første, ind til hvorvidt der vil blive indført rygepolitik på Esnords adresser på Milnersvej 48 og Peder Oxes Allé 4. Uddannelseschefen orienterede om at Esnord i øjeblikket konsulterer elever, medarbejdere og de Lokale Uddannelsesudvalg for at skabe en så hensigtsmæssig proces for indførelse af rygepolitik i 1. kvartal Derpå drøftede bestyrelsen hvordan det kan undgås, at de rygende elever stimler sammen uden for matriklerne. Et medlem af bestyrelsen mente at indførelsen af rygepolitik burde være et bestyrelsesanliggende. Dette var formanden dog ikke enig i. For det andet spurgte næstformanden ind til Esnords holdning til DM i Skills. Uddannelseschefen understregede at Esnord er meget positiv over for DM i Skills. Desværre har Esnord ikke de samme Side 7 af 10

8 ressourcer til at prioritere elevers deltagelse i DM i Skills som andre uddannelsesinstitutioner, hvorfor Esnord kun deltog med én elev i Der var enighed i bestyrelsen om at Esnord fremover i højere grad skal prioritere elevers deltagelse i DM i Skills. For det tredje spurgte næstformanden ind til om Esnord har taget initiativ til nye forbedringer af elevmiljøet på Milnersvej 48. Uddannelseschefen meddelte at elevrådet er blevet tildelt et budget, som de kan disponere over til investeringer i elevmiljøet. Derefter efterspurgte et bestyrelsesmedlem en undersøgelse af lærernes opfattelse af elevernes indsats. Dette kan komplementere elevernes vurdering af deres egen indsats i elevtrivselsundersøgelsen. Herefter noterede et medlem af bestyrelsen at undervisningskvaliteten ville blive forbedret, hvis situationer, hvor eleverne står i kø for at benytte værktøj, minimeres. Efter dette orienterede den kst. direktør om at der på det gymnasiale område er igangsat en proces med inddragelse af elever og lærere, som skal munde ud i fastsættelsen af indsatsområder og initiativer til forbedring af resultaterne fra elevtrivselsundersøgelsen på de gymnasiale uddannelser (bilag C2). Formanden orienterede om at han den 31. januar 2019, på vegne af bestyrelsen, jævnfør bemyndigelsen til dette givet under punkt 13 i referatet af bestyrelsesmødet den 13. december 2018, havde godkendt Handlingsplan for øget gennemførelse 2019 (bilag C3). Det blev indstillet at bestyrelsen drøftede resultaterne fra elevtrivselsundersøgelserne og Handlingsplanen for øget gennemførelse Bestyrelsen drøftede resultaterne fra elevtrivselsundersøgelserne og Handlingsplanen for øget gennemførelse Orientering om igangsatte aktiviteter på baggrund af Professionel Kapital-undersøgelsen Den kst. direktør redegjorde for igangsatte initiativer til forbedring af de kritiske forhold som den gennemførte Professionel kapital-undersøgelse i efteråret 2017 havde afdækket. Side 8 af 10

9 Det blev indstillet at bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning. Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning. 10 Forslag til årsplan for bestyrelsen Formanden redegjorde for forslaget til en årsplan for bestyrelsen gældende frem til og med 1. kvartal 2020 (bilag D). Forud for bestyrelsesmødet havde medlemmer af bestyrelsen givet udtryk for at de ikke havde mulighed for at deltage på en række af de foreslåede datoer for afholdelse af bestyrelsesmøder. Herfor vil en doodle-afstemning blive oprettet for at finde mødedatoer som passer bestyrelsen bedst. Det blev indstillet at bestyrelsen godkendte forslaget til en årsplan for Bestyrelsen godkendte det foreslåede mødeindhold i årsplanen og var endvidere enige i formandens forslag om oprettelse af en doodle-afstemning til fastsættelse af datoer for afholdelse af bestyrelsesmøderne. 11 Eventuelt Der blev i bestyrelsen spurgt ind til Esnords omkostninger ved den udrullede parkeringskontrol på Milnersvej 48 og Peder Oxes Allé 4. Den kst. direktør orienterede om at Parkzone, som står for parkeringskontrollen, dækker omkostningerne ved administration, kundeservice, klagebehandling, teknisk platform, skiltning, ipads til dagsparkering og den daglige kontrol på parkeringsarealerne. Esnord har dermed meget begrænsede udgifter i forbindelse med parkeringskontrollen. Side 9 af 10

10 Påtegning Formand Jens-Olav Pedersen Næstformand Per G. Gotfredsen Allan Thomsen Jesper Luja Thomsen Katja Munch Thorsen Kim Simonsen Kirsten Jensen Lars Dyrstrøm Michael Gaardø Ewald Mikkel Haasum-Barkholt Oskar Brandt Rubow Peter Bøgh Svend Pedersen Vakant Side 10 af 10