Ny ferielov i 2020 Fra forskudt ferie til samtidighedsferie
Dorte Lodahl Krusaa, registreret revisor Partner og medejer af Dansk Revision Frederikssund regnskaber, selvangivelser, skatterådgivningoma. Medejer af Support-Team Frederikssund, der leverer bogføring til virksomheder, hvor der ikke er brug for en fuldtidsressource, men hvor bogholderiet og virksomheden kræver professionel håndtering. Mit bidrag i dag er set med økonomifunktionens øjne -for jeg er ikke jurist, så alt for specifikke spørgsmål i forbindelse med opsigelser osv. vil jeg ikke kunne besvare.
Den nye ferielov Forskudt ferie og samtidighedsferie Baggrunden for ændringen af ferieloven skyldes, at den tidsmæssige forskydning mellem optjening og afholdelse er i strid med EU s Arbejdstidsdirektiv. Den nye ordning med samtidsferie træder i kraft den 1. september 2020. Lovændringen medfører at arbejdsgiverne i overgangsåret vil opleve et likviditetstab, hvorfor der er etableret særlige overgangsregler for at imødegå denne konsekvens. Medarbejderne vil fortsat ret til 25 feriedage, svarende til 5 ugers ferie ved en fem-dages arbejdsuge.
Den nye ferielov 4 Forskudt ferie og samtidighedsferie Forskudt ferie Samtidighedsferie Hele ferieåret optjent inden afholdelse Feriedage kan afholdes måneden efter optjening
Ferieåret ændres Ferieåretløber fra 1/9 20x1 31/8 20x2 (12 måneder) Ferieafholdelsesåret løber fra 1/9 20x1 31/12 20x2 (16 måneder)
Nogle ting stadig det samme
Ferietillæg 1 % Udgør efter ferieloven 1% og optjenes ligesom ferie. Ny ferielov giver mulighed for 2 metoder til udbetaling (det er arbejdsgiver der vælger) Enten udbetales ferietillægget sammen med ferien med 1/25 pr. feriedag Eller 2 gange årligt. For perioden 1.9 til 31.5 (9/16) vil ferietillægget blive udbetalt sammen med lønnen for maj, mens ferietillægget for 1.6 til 31.12 (7/16), skal udbetales sammen med lønnen for august. PAS PÅ for hvis man fortsætter som før (praksis efter gammel ferielov) og udbetaler det hele i maj, så er det brud på ny lov og anses ikke for udbetaling af ferietillæg OG man risikerer derfor at hvis medarbejderen fratræder i juni, at skulle udbetale det hele igen.
Feriefridage Feriefridage, også kaldet den sjette ferieuge, er ikke omfattet af ferieloven. Feriefridagene følger normalt af overenskomster, enten kollektive, private eller lokalt på virksomhederne. Selvom feriefridagene ikke er omfattet af ferieloven, optjenes de efter nogle overenskomster på samme måde som de 25 feriedage, der følger af loven. I andre tilfælde er optjenings-og afholdelsesperiode ikke fastlagt skriftlige, men virksomheden kan have fast praksis for, at disse dage følger ferielovens regler. Det betyder at de i dag optjenes forskudt, således de først afholdes året efter de er optjent. Det vil den nye ferielov ikke ændre på. Hvis virksomhederne ønsker, at feriefridagene (den sjette ferieuge) fremover skal følge samme principper for samtidighed som feriedagene efter den nye ferielov, vil kravene i overenskomsterne og/eller ansættelseskontrakterne derfor skulle ændres med virkning fra 1. september 2020.
Overgangsperioden
Optjenings - og afholdelsesperiode
Dobbelt antal feriedage i første år efter den nye lov 2020
Indefrysning af 25 feriedage Opsparingsperioden 1.9.2019 31.8.2020. Der skal indberettes de som har ferie med løn eller feriekort, og som du har i arbejde 1.september 2020. Hvis der er løbende indberettet til FerieKonto, indberetter FerieKonto.
Indberetning og indbetaling Indberetning Indbetaling Feriekonto Skalindberette (for ansatte med Feriekonto) Skal indbetale Private arbejdsgivere Skal indberette (for personer med ferie med løn og personer med feriekort) Kan indbetale eller skylde
Indefrysning indberetning strammes Indberetning kan korrigeres frit frem til 31.12.2020. Hvis man ikke indberetter, kan man få straks-påbud. Hvis man stadig ikke indberetter, kan Fonden bestemme at skal der indbetales indenfor 4 uger.
Indbetaling til fonden Der kan indbetales for nogle lønmodtagere, hvor man ikke vælger alle. Men der skal indbetales for hele lønmodtageren. Man kan ikke betale fx 50% af beløbet vedr. en lønmodtager. Arbejdsgiver kan fx betale for 10% af arbejdstagerne i år 1, 55% i år 2, 0% i år tre osv. Arbejdsgiver skal genbekræfte hvert år, at man ønsker at udskyde at betale.
Indefrysning/Indberetning Opsparingsperioden 1.9.2019 31.8.2020 Hvem skal indberettes (som du har i arbejde 1.sep 2020): De som har ferie med løn. De som har feriekort (og du holder på feriepengene). Hvis der er løbende indberettet til FerieKonto, indberetter FerieKonto. Der skal foretages indberetning senest 31.12.2020. Derefter kan arbejdsgiveren kun gøre indsigelse ved undskyldelige fejl (regnefejl mv.) Indberetning skal indeholde CPR + beløb + antal opsparede feriedage.
Indefrysning grafisk overblik
Indefrysningen Det er opsparet ferie 1.9.2019 31.8.2020 der indefryses. Virksomheden kommer til at skylde Lønmodtagernes Fond for Tilgodehavende Feriemidler pengene. Den enkelte arbejdsgiver kan indbetale frivilligt, evt. for nogle medarbejdere frem for andre. Indbetaling bliver pligtig, når arbejdstager forlader arbejdsmarkedet. Fonden holder styr på dette. Virksomhedens manglende indbetaling / lønmodtagerens tilgodehavende forrentes (rente svarende til lønudviklingen). Arbejdsgiver opkræves kr. 7 pr. kvartal pr. fuldtidsmedarbejder til administration opkræves sammen med Samlet Betaling
Indefrysningen og eventuelle fejl Fonden kan afvise indberetningen, hvis arbejdsgiveren ikke ved påkrav kan dokumentere, at de tilgodehavende feriemidler er opgjort i overensstemmelse med 2 (Lov om forvaltning og administration af tilgodehavende feriemidler). Fonden underretter arbejdsgiveren og efterfølgende lønmodtageren om de indberettede oplysninger. Fonden undersøger først om indberetning er fuldstændig. Eller høring af arbejdsgiveren og lønmodtageren. En lønmodtager, der er uenig i opgørelse, skal gøre indsigelse til arbejdsgiveren senest den 30. juni 2025. Hvis indsigelse til fonden, skal lønmodtageren dokumentere, at lønmodtageren og arbejdsgiveren er enige om en anden opgørelse, eller dokumentere, at lønmodtageren har foretaget skridt til retssag, fagretlig behandling, politianmeldelse, indgivelse af konkursbegæring eller rettet skriftlig henvendelse til direktøren for Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering.
Direktører (SEL 10 fonden vil ikke modtage dem)
Overgang for medarbejderen Medarbejderen vil kunne holde ferie som normalt i overgangsåret 2019-2020 i overensstemmelse med den gældende ferielov. Den ferie, som medarbejderen har optjent i perioden 1. januar 2019 31. august 2019 (16,70) dage kan afholdes i perioden 1. maj 30. september 2020. Ønsker medarbejderen at holde efterårsferie i oktober 2020, skal vedkommende gemme feriedage, der er optjent efter gældende ferieregler, så de overføres fra den gamle ordning til den nye ordning. Årsagen er, at medarbejderen med de nye ferieregler fra 1. september 2020 kun vil have optjent 2,08 dage ved udgangen af september 2020 og således ikke vil have tilstrækkelige med optjente feriedage til en hel uges ferie i oktober 2020. Har medarbejderen ikke afholdt al sin ferie optjent efter de gamle ferieregler inden 1. september 2020, kan de resterende dage overføres til afholdelse efter de nye regler. Medarbejderen kan efter den nye ferielov anmode om at få feriedage udover 20 dage udbetalt.
Overgang for medarbejderen - fortsat Efter den nye ferielov skal medarbejderen have optjent ferien, inden den afholdes, medmindre andet aftales med arbejdsgiveren. En medarbejder kan godt efter den nye ferielov skylde feriedage til sin arbejdsgiver, hvis det er aftalt mellem de to parter individuelt. Fratræder medarbejderen, inden den skyldige ferie er optjent, vil den skyldige ferie skulle modregnes i den sidste lønudbetaling inden fratrædelsen.
Ferie i overgangsåret På trods af indefrysning af feriemidler kan de fleste fortsat holde ferie, som de plejer. Det skyldes at den ferie de optjener fra 1. januar 2019 31. august 2019 svarende til 16,7 betalte feriedage kan afholdes i perioden 1. maj 2020 til 30. september 2020. Den 1. september 2020 overgår medarbejderen til den nye ferieordning og begynder at optjene og afholde ferie samtidig. OBS på efterårsferie 2020 ønsker man ar afholde efterårsferie i oktober 2020 skal den enkelte gemme feriedage, der er optjent efter nuværende regler, så de overføres til den nye ordning. Det skyldes at lønmodtageren med den nye ordning kun vil have opsparet 2,08 dage op ved udgangen af september 2020. Overskydende ferie hvis lønmodtageren den 30. september 2020 ikke har afholdt hele sin ferie, skal den overskydende ferie overføres til afholdelse efter den nye ferielov. Lønmodtageren kan dog anmode om at få ferie udover 20 dage udbetalt.
Særlig for nye på arbejdsmarkedet og fondsferiepenge Da feriemidler, der er optjent fra den 1. september 2019 som en del af overgangsordningen indefryses, vil der for lønmodtagere, der ansættes omkring dette tidspunkt, og frem til de nye regler med samtidighed træder i kraft, vil der være en periode hvor de kun optjener feriemidler til indefrysning og samtidig ikke har optjent meget ferie til afholdelse i 2020. Som kompensation for denne konsekvens er der i overgangsordningen givet mulighed for at de må anvende 8,3 fondsferiedage for de indefrosne midler i perioden 1. maj til 30. september 2020. Denne kompensation gives kun til de lønmodtagere, der optjener feriedage til indefrysning fra 1. september til 31. december 2019 og har optjent mindre end 8,3 feriedage (eller ingen feriedage) til afholdelse i perioden 1. maj til 30. september 2020.
Varsling Varslingen er stadig 3 måneder for hovedferien og mindst 1 måned for anden ferie. Fristerne kan konkret fraviges ved konkret aftale mellem arbejdstager og arbejdsgiver. Det er en betingelse, at aftalen ikke begrænser retten til sammenhængende hovedferie til mindre end 10 dage. Gør væsentlige, upåregneligedriftsmæssige hensyn det nødvendigt, kan arbejdsgiveren ændre tidligere fastsat ferie. Lønmodtageren skal have erstattet et eventuelt økonomisk tab som følge af ændringen. Allerede påbegyndt ferie kan ikke afbrydes.
Forskudsferie Der kan konkret aftales forskudsferie. Ansatte med ferie med løn: Løn-kr. kan opgøres, så man ved hvor meget der skal udbetales. Alle der ikke har ferie med løn: Godtgørelsen beregnes på grundlag af løn i de sidste 4 uger inden ferien. Undtagelse til aftale: Hvis LM har været ansat i hele det foregående ferieår, og frem til en virksomhedslukning (fx sommerlukket) ikke har optjent tilstrækkelig ferie, skalag give betalt ferie på forskud mod at arbejdsgiver kan modregne i den efterfølgende optjening af ferie.
Ferielukket virksomhed AG Planlæg ferie AG skal i vides muligt omfang sikre, at LM har optjent betalt ferie tilgodei alle lukkedagene. Undlader arbejdsgiver dette, skal der udbetales løn for de manglende feriedage. Der er tale om betaling, ikke ferie på forskud. Lønnen beregnes på grundlag af lønmodtagerens sædvanlige løn i de sidste 4 uger før virksomhedslukningen. (ansatte der ikke har været ansat hele det foregående ferieår) Undtagelse fra forrige planche: Holder virksomheden lukket på et tidspunkt, hvor en lønmodtager, som har været ansat i hele det foregående ferieårog frem til virksomhedslukningen, ikke har optjent betalt ferie til alle de dage, virksomheden holder lukket, skal arbejdsgiveren give feriebetalingen på forskud, mod at arbejdsgiveren kan modregne i den efterfølgende optjening af betalt ferie. Dvs. her kan AG tage af fremtidig ferie.
Regnskabsmæssig behandling Tidligere kunne der bruges 2 opgørelsesmetoder, den summariske eller den konkrete metode. Den summariske metode baserer sig på Ligningsrådets skattemæssige satser, som bygger på et generelt statistisk skøn over medarbejderes optjening og afholdelse af ferie. Resultaterne ved brug af den summariske metode vil kunne ende med at undervurdere den reelle feriepengeforpligtelse, idet satserne fra SKAT ikke er justeret i forhold til brugen af for eksempel mere fleksible lønpakker og ekstra feriefridage. Den summariske metode er således mindre præcis end den konkrete metode. Den konkrete metode baserer sig på en konkret opgørelse af den enkelte medarbejders tilgodehavende ferie på opgørelsestidspunktet beregnet ud fra den faktiske løn, som medarbejderen har fået udbetalt hhv. vil få udbetalt på afholdelsestidspunktet, og den restferie, som medarbejderen har på opgørelsestidspunktet. Fremadrettet kan kun den konkrete metode anvendes. Ændring af metode fra den summariske til den konkrete metode for opgørelsen af feriepengeforpligtelsen anses som ændring af regnskabsmæssige skøn. Sammenligningstal vil derfor ikke skulle tilpasses. Hvis ændringen er væsentlig for regnskabet, vil ændringen skulle forklares i regnskabet, ligesom den beløbsmæssige konsekvens så vidt muligt vil skulle oplyses.
Regnskabsmæssig behandling - fortsat Feriepengeforpligtelserne kan fra regnskabsåret 2019 (balancedag 30. september 2019 eller senere) forekomme i 2 forskellige former: Den feriepengesaldo, der er indefrosset vedrørende perioden 1. september 2019 31. august 2020, hvis virksomheden har valgt, at beholde pengene (mod forrentning). Denne saldo kan være opdelt i kortfristet- og langfristet gæld. Den beregnede feriepengeforpligtelse efter en konkret opgørelse. Denne forpligtelse vil typisk være lavere end den vi normalt kender.
30 Ændre opgørelsesmetode ændring i regnskabsmæssigt skøn Den summariske metode Den konkrete metode Ændres helst allerede i 2018-regnskaberne Ændring af regnskabsmæssige skøn Regnskabsklasse B ÅRL 54: Husk beskrivelse i note, hvis der er tale om en væsentlig påvirkning af regnskabet
31 REGNSKABSMÆSSIG BEHANDLING FREMADRETTET Normal feriepengeforpligtelse: Forskudsferie (Medarbejder holder ferien inden den er optjent): Virksomheden har et tilgodehavende hos medarbejderen. Dette skal indregnes som tilgodehavende, og må ikkemodregnes i feriepengeforpligtelsen. (Modregningsforbud) Samtidighedsferie: Medarbejderen akkumulerer færre optjente feriedage -> feriepengeforpligtelsen bliver mindre end i dag
REGNSKABSMÆSSIG BEHANDLING FREMADRETTET Feriepengeforpligtelse fra overgangsordning: Ej indbetalt til Feriefonden - Indregnes som anden gæld. Beløbet indeksreguleres årligt. Indbetalt til Feriefonden - Ingen skyldig feriepengeforpligtelse vedr. overgangsordning
33 To typer forpligtelser (Balancedag efter 1. september 2019) Normal feriepengeforpligtelse Forpligtelse overgangsperioden Ikke afholdt ferie pr. balancedag Kortfristet Optjent ferie 1. september 2019-31. august 2020 Kort- eller langfristet Afhængig af omstændighederne Alle (også direktøren) Kun lønmodtagere
Den Nye Ferielov 34 Det vi bør vi have fokus på -nu Overgangsordning træder i kraft 1. september 2019 Vigtigt at opgøre eksakte antal feriedage pr. medarbejder inden overgangsordning træder i kraft. Kan med fordel opgøre feriepengeforpligtelse efter konkret metode pr. 31. december 2018. Brug lønsystemernes feriemoduler til registrering af ferie Gør det meget nemmere at opgøre skyldige feriedage, når overgangsperioden starter (september 2019) hhv. slutter (august 2020).
35 Det vi bør vi have fokus på nu (fortsat) Er ferieberettiget løn og ikke-ferieberettiget løn korrekt registreret i lønsystem? Mange får ikke korrigeret løn til ikke-ferieberettiget løn, når medarbejder afholder ferie. Er ansættelseskontrakter, forretningsgange osv. tilpasset, så de passer til ny ferielov? Hvad skal der ske med den 6. ferieuge? (6. ferieuge er ikke omfattet af ferieloven)
36 Og senere i 2019 Tilpasse beregninger af feriepengeforpligtelser, hvis ikke allerede gjort pr. 31. december 2018. Sikre at IT leverandør af lønsystemhar opdateret IT system til den nye lov Brug for ændret IT system, når overgangsperioden starter 1. september 2019. Opgøre ikke-afholdte feriedagepr. 31. august 2019 og enten overføre eller udbetale.
37 Hvad så efter efterår 2019? Overgangsperiode indtil 31. august 2020. I 2020 skal virksomhederne opgøre beløb for skyldige feriemidler og Indberette til Fonden senest 31. december 2020 Muligvis indbetale til Fonden virksomheden skal træffe beslutningen selv. MEN MÅ IKKE udbetale skyldige feriemidler til medarbejderne KUNFonden må udbetale.
38 Mere information følger Dansk Revision vil følge udviklingen nøje og på relevante tidspunkter forsyne jer med mere information om: Opgørelse Indberetning Indeksering Indbetaling osv. Dansk Revision følger op med mere undervisning efteråret 2019. Når overgangsperioden træder i kraft. Kontakt endelig Dansk Revision, hvis I har uddybende spørgsmål osv.