Sprogpolitik og skriveguide derfor! Vi taber ikke nogen ved at skrive enkelt og letforståeligt. Men vi taber nogen ved ikke at gøre det. Borgerne skal kunne forstå, hvad Københavns Kommune kommunikerer, også selv om de ikke har gået mange år i skole eller har dansk som modersmål. Derfor er det afgørende, at vi skriver i et letforståeligt sprog med korte sætninger og uden en masse papirord og fagord. Vi har et mål om at flytte borgerne til at bruge selvbetjening. Borgere skal opleve kk.dk som let og forståelig. Så bruger de den løsning igen næste gang. Et uens sprogbrug har en negativ virkning på tekstens troværdighed. Derfor skal vi skrive ensartet, forståeligt og korrekt. Jura er ofte kompliceret. Men det sprog, vi bruger, skal ikke gøre juraen mere kompliceret. Nogle tror, at man skal skrive jura i bestemte vendinger, for at det er juridisk korrekt. Det passer heldigvis ikke. Forståelse af en tekst bliver nedsat, når man læser fra en skræm. Derfor er sætningslængde og valg af ord ekstra vigtig på nettet. Ensartet sprogbrug i teksterne på hele kk.dk giver genkendelse hos læseren og signalerer dermed tryghed. Med klart sprog undgår vi fejl og misforståelser. Sådan gør vi Med denne skriveguide følger vi reglerne for dansk retstavning. Skriveguiden er opdateret efter den nye Retskrivningsordbog 2012. Vi tager stilling til dobbeltformer og forkortelser, så vi altid bruger dem på samme måde. På den måde sikrer vi et moderne sprog, der passer til den elektroniske tidsalder, vi er i. Vi sikrer, at alle tekster signalerer genkendelighed, som igen fører til troværdighed og tryghed. Vi omformulerer svære ord og forklarer fagsprog, så sproget bliver lige så forståeligt som daglig tale. Vores sprogpolitik består af fem vigtige skriverregler. Skriveguiden hjælper dig til at bruge de fem regler optimalt. Hvis du bliver i tvivl om noget, eller synes, at der mangler noget, må du endelig kontakte os. Så vil vi løbende revidere skriveguiden, så den bliver bedst muligt efter behovet. E-mail: vidensbase@okf.kk.dk 9. november 2012 Side 1
Sprogpolitik: Fem vigtige skriveregler 1. Brug korte ord. Undgå så vidt muligt sammensatte ord 2. Skriv korte sætninger. Prøv at bryde sætningen op i stedet for at have indskudte sætninger (ét budskab pr. sætning). Bestræb dig på maks. to kommaer pr. sætning 3. Skriv korrekt, forståeligt og aktivt 4. Skriv med borgeren i centrum 5. Skriv det vigtigste budskab først. Side 2
Indhold Sprogpolitik og skriveguide derfor!... 1 Sådan gør vi... 1 Grammatik og sprog... 5 Tiltaleformer... 6 Undgå... 6 Undgå dobbeltnægtelser... 7 Papirord... 7 Sådan skriver vi... 8 Dobbeltformer... 9 Store...10 Almindelige...11 Sammensatte ord...11 kommuneord...12 _Toc382226537 Åbningstider og klokkeslætfejl! Bogmærke er ikke defineret....14 Skriv kort...14 Overskrifter...14 Tone...15 Links...15 Tegnsætning...16 Punktum...16 Stort eller lille bogstav efter tegnsætning...16 Udråbstegn...16 Parenteser...16 Punktopstilling...17 Bindestreg...17 Side 3
Tjekliste...18 Ordbog...18 Side 4
Grammatik og sprog Direkte og aktivt sprog Brug aktive udsagnsord (verber) og undgå de passive. Udsagnsord har altid en aktiv og en passiv form. Brug så vidt muligt altid den aktive form. Det hjælper dig at finde ud af, hvem der udfører den handling, som udsagnsordet dækker over. Dermed kommer der ofte et menneske bag handlingen, der bliver mere personlig. Det giver en bedre forståelse af information, hvis man oplever, at der er mennesker bag teksterne. Med aktive verber skriver vi direkte til borgerne. Passivt: Indbydelsen sendes den 4. marts Passiv: Indbydelsen bliver sendt den 4. marts Aktivt: Vi sender indbydelsen til dig den 4. marts Opmærksomheden samler sig om det forreste i sætningen og det bærende udsagnsord. Prøv derfor at skrive det vigtigste i sætningen først. Tænk også på, at du måske kan sætte et punktum og lave to sætninger i stedet for en lang sætning med meget information. Når barnet er tre år gammelt, bliver det automatisk indkaldt til undersøgelse. Du får brev fra børnetandplejen, når dit barn skal til undersøgelse. Det vigtigste for borgeren skal stå øverst i artiklen. Det vigtigste budskab i den enkelte sætning skal stå forrest i sætningen. Side 5
Hvis du er utilfreds, kan du klage Du kan klage, hvis du er utilfreds med Tiltaleformer Vi skriver du/dig i stedet for man og du i stedet for De, og vi skriver han/hun eller hans/hendes i stedet for dennes Vi skriver altid Københavns Kommune første gang, ikke vi, os eller kommunen (men ok med kommunen senere i samme tekst, hvor kun Københavns Kommune er nævnt) I e-mails skriver vi du/dig og jeg. Vi skriver med udgangspunkt i borgeren, ikke i os selv. Vi skal se dit pas eller original dåbsattest, for at vi kan udstede et nyt Du skal tage dit pas eller din dåbsattest med Undgå verbalsubstantiver (handlingsnavneord)fejl! Bogmærke er ikke defineret. Verbalsubstantiver er navneord, der er lavet af udsagnsord. De gør teksten passiv og øger afstanden til læseren, fordi de gør sætningen mere abstrakt og svær at forstå. Som regel ender de på ing, -else, -el og ion. Brug så vidt muligt udsagnsordet i stedet for verbalsubstantivet eller et bedre udsagnsord. Side 6
Eksempler: Verbalsubstantiv Du skal rette telefonisk henvendelse til Du skal kontakte kontoret for Til bekræftelse af Der skal ske en underretning af klageren Meddelelse af fristforlængelse Aflevering af blanketter Afhentning af storskrald sker Udsagnsord Du skal ringe til (i stedet for henvende) Du skal skrive eller ringe til For at bekræfte Klageren skal have besked Forlænge fristen Aflevér din blanket Vi henter dit storskrald Undgå dobbeltnægtelser Det er meget svært at forstå en sætning, hvis den er dobbeltnægtende. Det vil sige, hvis man to gange i samme sætning bruger ord som ikke, aldrig, ingen, osv. Skriv sætningen om, hvis du støder to nægtende ord inden for to punktummer. Eksempel på dobbeltnægtelse: Ingen af dem vidste, at de ikke havde været der før. Papirord Papirord er ord, som ingen af os ville bruge i daglig tale. De dukker ofte op i breve og tekster fra myndigheder. Men man kan sagtens skrive uden dem, og dermed skrive mere forståeligt. Side 7
Eksempler: Papirord Fornøden Ansøge om Forskudsvis Fremsende Hvorledes Indeværende år Påbegynde Samtlige Angående Således Forespørgsel Skrivelse Anmeld at Vederlagsfrit Refundere/refusion Berettiget Bopæl Forståeligt dansk Nødvendig Søg om På forhånd/i forvejen/ Sende Hvordan I år Begynde Alle Om Derfor/på den måde Spørge/henvende Brev Meld at Gratis Betale tilbage/få tilbage Giver ret til/opfylder reglerne Hvor du bor Sådan skriver vi forkortelserfejl! Bogmærke er ikke defineret. eller ikke Det er kun de allermest almindelige forkortelser, som du kan gå ud fra, at alle forstår. Flere forkortelser er ikke umiddelbart gennemskuelige for de fleste. Især ikke for dem, der har andet modersmål end dansk. Det er forkortelser som d.d., dvs., pt., mhp. Undgå disse, og prøv at skrive uden forkortelse. For at skabe et ensartet udtryk, har vi taget stilling til, hvilke forkortelser vi bruger. Resten forkorter vi ikke. Er der et ord, som du gerne vil have på listen over forkortelser, kan du skrive til redaktionen på vidensbase@okf.kk.dk Så tager vi stilling til, om ordet kan komme på listen. Side 8
Forkortelser vi bruger Vi forkorter aldrig bl.a. (blandt andet) København (Kbh.) ca. (Cirka) Med venlig hilsen (mvh.) fx (ikke f.eks.) måned (md.) inkl. (inklusive) på grund af (pga.) ekskl. (eksklusive, ikke excl.) timer (t.) maks. (maksimum) ved hjælp af (vha.) m.m. (med mere) dagligt (dgl.) km (kilometer) procent (pct. Vi skriver heller ikke %) min. (Minimum) kroner (kr.) pr. (per) klokken (kl.) tlf. (telefon) den (d.) Det vil sige (dvs.) Dobbeltformer og store/små bogstaver Dobbeltformer er ord, som man ifølge Dansk Sprognævn kan skrive korrekt på to måder. Men for at undgå forvirring med uens tekster og for at skabe genkendelighed, har vi her taget stilling til, hvordan vi skriver dobbeltformer i Københavns Kommune. Se liste på næste side. Listen er lavet efter de ændringer i den nye retskrivningsordbog, der udkom 9. november 2012. Side 9
Mulige stavemåder CPR-nummer/cpr-nummer For resten/forresten Frem for/fremfor Handicap/handikap IT/it job/jobs (i flertal) Kolleger/kollegaer Konti/kontoer Risici/risikoer Siden hen/sidenhen Men vi skriver cpr-nummer (og ikke personnummer) For resten Frem for Handicap it jobs Kolleger Kontoer Risikoer Siden hen Desuden skriver vi digitalt, ikke elektronisk, selv om begge dele er korrekt. Store eller små bogstaverfejl! Bogmærke er ikke defineret. Nogle ord kan det være lidt svært at huske, om man skriver med stort eller småt begyndelsesbogstav. Den nye retskrivningsordbog fra 2012 er mere lempelig end den gamle. Men vi har taget stilling til, hvilke ord vi skriver med stort, og hvilke vi skriver med småt, selv om der kan være en dobbeltform. Disse skriver vi altid med stort: ATP Borgerrepræsentationen Borgerservicecentre CVR Folketinget København Kommune NemID NemKonto Udenrigsministeriet SU-lån/SU Disse skriver vi altid med småt: a-indkomst a-kasse borgmesteren cpr dankort/visa-dankort e-boks internet/internettet pc udenrigsministeren Side 10
Almindelige stavefejlfejl! Bogmærke er ikke defineret. Nogle ord er der mange, der skriver forkert. Derfor kan det være svært at huske, hvilken stavemåde, der er den rigtige. Her er en liste med de mest almindelige eksempler (nogle af fejlene retter Words stavekontrol automatisk): Rigtigt Bekræfte dankort E-mailadresse e-boks Hovedsagelig I alt I dag I gang Interessant I øvrigt Linje Moren/faren På nær Til stede Tjekke Forkert Bekræftige Dankort Email-adresse E-boks/e-boks Hovedsaglig ialt Idag Igang Interasant Iøvrigt Linie (men det hedder stadig Langelinie) Moderen/faderen Pånær Tilstede Checke Sammensatte ord og navneordfejl! Bogmærke er ikke defineret. På kommunesprog er der rigtig mange sammensatte ord. Det kan virke som en hel mani at sætte ordene sammen til lange sammensmeltninger. (Eksempler: afgiftsfritagelse, betalingsparkeringsordning, betalingspasningsordning, fleksydelsesordning, fleksydelsesalder, forældremyndighedsindehavere, lokalområdekontor, opkrævningsafdeling) Skriv dig ud af at sammensætte ordene ved at dele dem op. Eksempel: Side 11
Hvorfor skrive: Københavns Kommune har betalingsparkeringsordning Når man kan skrive: I Københavns Kommune skal du betale for at parkere din bil Undgå altså at sætte flere selvstændige ord sammen. Men vær opmærksom på, at ord på dansk sammensat af to navneord skrives i ét ord (RO 18,1). Rigtigt Personalepolitik Jobcenter Medarbejdersamtale Forkert Personale politik Job center Medarbejder samtale Sæt bindestreg i meget lange ord, som ellers kan være svære at læse, hvis man ikke er så læsestærk eller har dansk som sit modersmål. Fx Forældre-myndigheden, motorcykel-kørekort, Borgerservice-centre. Fagudtryk/kommuneordFejl! Bogmærke er ikke defineret. Når man arbejder i kommunen, bliver fagord, juridiske termer og formelle måder at formulere på hurtigt en del af vores sprog. Derfor tænker vi måske ikke over, at de ord som vi synes er indlysende og lette, er svære at forstå for andre. Men borgerne bruger ikke kommuneord i det daglige. Derfor skaber disse ord distance og giver utryghed over, om man nu har forstået det rigtigt. På samme måde forstår du måske ikke ord, som er indlysende for medarbejdere i SKAT eksempelvis debitor, dissens og succesion. Derfor er det vigtigt, at vi luger ud i fagudtrykkene, og at vi forklarer dem, når vi er nødt til at bruge dem. Hvor mange helt almindelige mennesker, tror du bruger disse ord i den daglige tale: Repatrieringsydelse Civilstandsattest Vederlagsfrit Forskudsvis Merudgiftsydelser Logiværtserklæring Side 12
En god tommelfingerregel er, at læseren opfatter det som nedladende, hvis fagudtrykket står først og bliver forklaret bagefter. Skriv derfor fagudtrykket til sidst, og skriv det i parentes. Når du har skrevet fagudtrykket én gang i artiklen, skal du ikke fortsætte med at skrive det i parentes. Gode eksempler: Lån til ejendomsskat (indefrysning) Du kan låne penge af Københavns Kommune til betaling af din ejendomsskat, hvis du er fyldt 65 år eller modtager social pension, delpension eller efterløn. Det er det, der Eksempel: også kaldes, at 'indefryse' sin ejendomsskat. Kommunen sikrer lånet ved at tage pant i din ejendom. Orlov til pasning af døende Du har ret til orlov, hvis du gerne vil passe et familiemedlem eller en nær pårørende, som ønsker at dø i eget hjem. Det kaldes også plejevederlag. Visse kommuneord er vi nødt til at skrive, men også nødt til at forklare hver gang de bliver brugt: Formue Ikke alle forstår, hvad ordet formue betyder. Formue er personens aktiver, fx fast ejendom, værdipapirer og indestående i pengeinstitutter. Nettoformuen finder du ved at trække alle passiver, fx pantegældsbrev og diverse lån fra aktiverne. Forklar ordet formue i den sammenhæng, der er gældende og nødvendig. Sundhedskort hedder sygesikringsbevis i folkemunde. Derfor skal det stå i parentes efter ordet. Undgå helst at skrive som udgangspunkt. Forklar i stedet hvad man kan og ikke kan. Forklar altid ordet partshøring (Information om oplysninger i sag, som du måske ikke kendte til) Side 13
Fejl! Bogmærke er ikke defineret.tafejl! Bogmærke er ikke defineret.lfejl! Bogmærke er ikke defineret. og talord I de fleste tilfælde skriver man tal til og med ti med bogstaver. Fra 11 og op med tal. Flercifrede tal skrives med punktum. Eksempelvis 2.500 kroner, 155.000 borgere. Men der enkelte undtagelser: Alder: 3-årigt barn, de 15 til 72-årige Datoer: Datoer skrives dag med tal måned med bogstaver år med tal. Eks. den 1. maj 2012 Procenter: Du betaler 10 procent i skat (men ikke % eller pct.) Skoletrin: 9. klasse, 10. klasse. Telefonnumre skriver vi, som man udtaler dem nemlig: 33 66 33 66 (ikke 3366 3366, 33663366 eller andre kombinationer) Priser: Et nyt billede til dit pas koster 95 kroner (2014) Åbningstider og klokkeslætfejl! Bogmærke er ikke defineret. Sådan skriver vi åbningstider og klokkeslæt: Mandag til fredag: klokken 9.00-14.00 Skriv kort Lange sætninger er med til at give et højt lixtal, der gør teksten svær at læse for rigtig mange mennesker. Derfor bestræber vi os på at skrive korte sætninger (mellem to punktummer). Helst ikke over 15-18 ord og helt sikkert ikke over 22-25 ord. Maks. to kommaer pr. sætning. Vi bestræber os på at holde et lixtal på 25-34 = Let for øvede læsere, fx ugebladslitteratur og skønlitteratur for voksne. Lixtallet bør ikke komme over lix 43, som er dagblade og tidsskrifter (de sværeste aviser herhjemme er på lix 43 (Information, Kristeligt Dagblad og Politiken). Overskrifter Overskrifter skal være præcise og sigende. Overskriften skal i maks. 55 anslag kunne fortælle, hvad artiklen handler om. Det er altså ikke nok at kalde en artikel Rotter, hvis den handler om melde, at man har set rotter. Kald artiklen Meld at du har set rotter. Brug ikke spørgsmål i overskrifter vi giver svar, vi stiller ikke spørgsmål. Ingen tegnsætning i overskrifter (det gælder ikke nødvendige binde- eller tankestreger). Typografi Side 14
Undgå at bruge kursiv, understregninger eller fed i teksterne det forvirrer bare læseren. Tone Vi forsøger at skrive i en afslappet, hverdagsagtig tone uden dog at springe over i den modsatte grøft og blive for jovial og hverdagsagtig. Eksempel: Det er klart, at det kan være vildt surt at få en bøde. Men øv altså, du kan desværre ikke klage over den. Du kan ikke klage over bøden. Prøv evt. din tekst af ved at forestille dig, at du står på gaden og skal forklare det samme for borgeren i ord. Men undgå at bruge talesprog såsom så vil (drop så ). Links Links skal have fokus på viden og oplysning Placér links efter et afsnit eller i slutningen af en tekst ikke inde i teksten Vi linker fra ord, der bærer betydning i selve sætningen, aldrig fra ordet 'her, men fx godt fra hele sætningen Find blanketten her Eksempel: Find blanketten her' Udfyld og send ægteskabserklæringen' Side 15
Tjek linket inden du offentliggør siden. Eksterne links skal altid åbne altid i nyt vindue og linke til hjemmesidens forside (ellers kan linket blive dødt, hvis de rykker rundt på deres sider) Tegnsætning Komma Vi bruger det traditionelle, grammatiske komma, kryds- og bollekommaet. Punktum Vi sætter ikke punktum efter overskrifter og mellemrubrikker (mellemoverskifter) Vi sætter ikke punktum i punktopstilling på nær efter sidste ord Vi bruger ikke (tre punktummer), da det angiver, at noget af sætningen mangler. Stort eller lille bogstav efter tegnsætning Vi skriver altid stort begyndelsesbogstav efter kolon, uanset om det er en delsætning eller en ledsætning, der følger: Sådan her Vi skriver altid stort bogstav efter punktum (dog ikke ved forkortelser) Vi skriver altid stort bogstav i første ord i hver sætning i en punktopstilling. Udråbstegn og spørgsmålstegnfejl! Bogmærke er ikke defineret. Vi bruger ikke udråbstegn i teksterne Vi bruger ikke spørgsmålstegn i teksterne, da vi giver svar i stedet for at stille spørgsmål. Parenteser Vi bruger i reglen kun parenteser til at skrive det årstal, der altid skal følge efter priser eller til at skrive det kommuneord, som en forklaring af et ord dækker over. Eksempler på parenteser: Kortet koster 650 kr. (2014) Lån til ejendomsskat (indefrysning) Side 16
Punktopstilling Vi skriver altid stort bogstav i første ord i en punktopstilling Vi bruger ikke tegnsætning efter hver sætning i punktopstilling, men vi sætter punktum efter sidste sætning Punkter må IKKE begynde med det samme ord hver gang, men nøgleord skal frem i sætningen. Søg om boligstøtte Læs mere om, hvad du kan få i boligstøtte Søg om boligstøtte (kræver NemID og gyldig e-mailadresse) Få en oversigt over din nuværende boligstøtte (kræver NemID og gyldig e- mailadresse). Bindestreg Vi taber ikke nogen ved at gøre tingene lettere at forstå. Men vi taber nogen ved ikke at gøre det. Derfor sætter vi hjælpebindestreger i lange ord for at gøre dem lettere at læse. I hovedreglen er det kun i lange ord, der er sammensat af to navneord, og som er på over tyve bogstaver, der skal have bindestreg. Men det kan også være sammensatte ord, der får et bogstavsammenfald, der gør dem svære at læse. Som fx stresssyndrom, der uden bindestreg ville have tre s er efter hinanden. Eksempler på ord med bindestreger: Borgerservice-center Ejendoms-skattebillet Knallert-kørekort Forældre-myndigheden Side 17
Tjekliste Inden du offentliggør en side, bør du lige gå gennem denne tjekliste: Er sproget aktivt? Er teksterne fri for papirord og myndighedssprog? Er sætningerne korte og lixtallet lavt nok? Har du tjekket for komma- og stavefejl? Bliver læseren om muligt hjulpet videre til at foretage en handling? Ordbog Her er en tjekliste, der kan hjælpe dig til at fjerne de værste papirord: Skriv ikke Allokere Angående Anmelde Ansøge Anvende Bopæl Distrikt Eksekvere Elektronisk Er beliggende på Er bemyndiget til Estimere Forefindes Forespørge Fornødne Forskudsvis Hvorledes I lighed med I tilfælde af Indberette Indtræffe Konfirmere Konsistens Skriv Fordele Om Melde Søge Bruge Hjem/hvor du bor Område Udføre Digitalt Ligger på Kan/må Anslå Er/findes Spørge Nødvendige Betale forud/i forvejen Hvordan Ligesom Hvis Fortælle/oplyse Finde sted/ske Bekræfte Sammenhæng Side 18
Kørestolskøretøj Handicapbus Ligeledes Også Med henblik på at... For at... På denne baggrund Derfor På indeværende tidspunkt Nu Påbegynde Begynde Rette henvendelse til Kontakte Samt Og Signifikant Væsentlig/betydelig Således Så Såvel... som... Både... og... Såfremt Hvis Takster Priser/det koster/prisen på Vederlagsfrit Gratis Side 19
A Aktive udsagnsord... 5 B Bindestreg... 17 D Dobbeltformer... 9 dobbeltnægtelser... 7 F Fagudtryk... 12 Forkortelser... 8 H Handlingsnavneord... 6 K Klokkeslæt... 14 Komma... 16 Kommuneord... 12 L Links... 15 lixtal... 14 Lixtal... 14 N Navneord... 11 O Ordbog... 18 Overskrifter... 14 P Papirord... 7 Parenteser... 16 Passive udsagnsord, undgå... 5 Punktopstilling... 17 Punktum... 16 S Sammensatte ord... 11 Skriveregler... 2 Små bogstaver... 10 Sprogpolitik... 2 Spørgsmålstegn... 16 Stavefejl... 11 Store bogstaver... 10 T Tal 14 Tegnsætning... 16 Tiltaleformer... 6 Tjekliste... 18 Tone... 15 Typografi... 14 U Udråbstegn... 16 Udsagnsord... 5 V Verbalsubstantiver... 6 Å Åbningstider... 14 Side 20