Ankestyrelsens. Sprogpolitik

Transkript

1 Ankestyrelsens Sprogpolitik September 2009

2 Ankestyrelsens sprogpolitik Ankestyrelsen, september 2009

3 Indholdsfortegnelse Side 4 Tjekliste 5 Kapitel 1 Politikken bygger på vores værdier og og mission 9 Kapitel 2 Godt sprog i al skriftlig kommunikation Skriv til og for modtageren Skriv godt og bliv forstået Liv i sproget fastholder læseren Indsæt gode overskrifter Bland korte og lange sætninger Brug ord, læseren kender LIX - del af vores kvalitetsmåling 21 Kapitel 3 Glem ikke grammatikken Gå op i stavning Elleve tips til rigtige kommaer Store og små bogstaver 25 Kapitel 4 Skriv afgørelser, borgerne forstår Den berørte borger Skriv venligt og nutidigt Skabeloner er grundlaget Afgørelsens side 1 - resultatet Begrundelsen for afgørelsen Bemærkninger til klagen Oplysninger i sagen Regler Kopi sendt til Særligt om principafgørelser INDHOLDSFORTEGNELSE 3

4 Tjekliste - Brug Sprogpolitikken. Har du et aktivt og konkret sprog, er overskrifterne gode og korte, er der tungt fagsprog, og er afsenderen tydelig? - Skriv venligt, åbent og imødekommende, så din tekst passer til styrelsens værdier - Tænk over, hvem modtageren er, og sæt dig i modtagerens sted - Skriv det, som er vigtigst for modtageren først - Læs altid korrektur og tjek forståeligheden ud fra borgerens udgangspunkt - Spørg gerne andre, hvordan de forstår budskabet i din tekst Er du i tvivl eller ønsker sparring - så spørg én fra kommunikation eller Brevudvalget 4 TJEKLISTE

5 1. Politikken bygger på vores værdier og mission Sprogpolitikken er en del af vores samlede strategi for kommunikation. Sprogpolitikken gælder for vores eksterne skriftlige kommunikation såsom afgørelser, Principafgørelser, artikler i Nyt fra Ankestyrelsen, hjemmesiden, praksisundersøgelser med videre. Fra 2006 og revideret i 2009 Vi udarbejdede den første sprogpolitik 2005/2006. Vi har revideret den i foråret Begge udgaver er vedtaget af Styregruppen (nu Direktionsudvalget) for Kommunikation og direktionen. Forståelig, åben og imødekommende styrelse Den reviderede sprogpolitik tager udgangspunkt i vores mission, som blev vedtaget i 2006, og i vores værdisæt, som blev vedtaget på personalekonferencen i POLITIKKEN BYGGER PÅ VORES VÆRDIER OG MISSION 5

6 Vores vision Vi vil være kendt for vores korrekte og forståelige afgørelser og analyser. Vi vil anvende vores samlede viden til at sikre et helhedsorienteret perspektiv på velfærdsområdet. Vi vil skabe tillid til Ankestyrelsen ved at være en åben myndighed. Det betyder at: - vi skal være nemme at komme i kontakt med og nemme at få informationer fra, - vi skal være direkte i vores kommunikation, - vi skal være parat til at formidle oplysninger om Ankestyrelsens arbejde til offentligheden, - vi skal kunne forklare offentligheden, hvordan vi behandler vores sager, og hvorfor vi har truffet en bestemt beslutning, - vi skal være i dialog med vores samarbejdspartnere og interessenter. Vores værdier er blandt andet Imødekommenhed Vi er en åben og imødekommende virksomhed, der med respekt og lydhørhed hjælper og vejleder borgere og samarbejdspartnere. 6 POLITIKKEN BYGGER PÅ VORES VÆRDIER OG MISSION

7 Sprogpolitikken bidrager til, at vi behandler alle borgere, samarbejdspartnere og interessenter på en imødekommende og kompetent måde. Den måde, vi kommunikerer på, har stor betydning for, hvordan vi bliver opfattet. Derfor skal den skriftlige kommunikation være velovervejet, og det faglige indhold skal være af høj kvalitet. Den sproglige form skal være klar, korrekt, forståelig og tidssvarende. Sprog og stil skal afspejle, at vi leverer troværdige og saglige produkter kombineret med en venlig og imødekommende holdning over for de mennesker, vi skriver til. Gælder for al vores skriftlige kommunikation Sprogpolitikken gælder for al skriftlig, ekstern kommunikation, også mails og publikationer, som vi udsender og offentliggør i Ankestyrelsens navn. Den gælder også de nævn, som er tilknyttet styrelsen. Ved at følge sprogpolitikken tager vi et vigtigt skridt på vejen mod at realisere vores overordnede vision om, at borgerne forstår vores afgørelser. Sprogpolitikken skal bruges sammen med mailpolitik og pressepolitik. Vi har desuden sagsbehandlingsinfo om, hvordan du laver ekstrakt og retningslinjer for, hvordan du skriver pressemeddelelser, tekster til Nyt fra Ankestyrelsen, Årsberetningen, praksisundersøgelser, principielle afgørelser med videre. Du må også gerne bruge sprogpolitikken ved intern skriftlig kommunikation, for eksempel i internt materiale og på Aida. POLITIKKEN BYGGER PÅ VORES VÆRDIER OG MISSION 7

8 Opbygning af de kommende kapitler Sprogpolitik indeholder retningslinjer, fif og redskaber til, hvordan du kan skrive forståeligt, åbent og imødekommende. I kapitel 2 finder du generelle retningslinjer for, hvordan vi definerer et godt sprog i Ankestyrelsen. I kapitel 3 er de grammatiske regler samlet sammen med 11 gode tips om kommaer. I kapitel 4 finder du retningslinjer og regler, som særligt gælder for breve og afgørelser i sagsbehandlingen. Kapitel 4 er et supplement til de generelle regler i kapitel 2 og 3. Husk, at når du skriver på vegne af Ankestyrelsen, så bidrager du til, hvordan vores omverden opfatter hele styrelsens arbejde. 8 POLITIKKEN BYGGER PÅ VORES VÆRDIER OG MISSION

9 2. Godt sprog til og for modtageren Vores artikler og afgørelser retter sig mod mennesker med forskellige forudsætninger. Forudsætningerne kan være meget forskellige fra vores. Derfor bør du gå din læser så meget i møde, som overhovedet muligt. Det er vores opgave at sætte os i læserens sted ikke omvendt. 2.1 Skriv til og for modtageren Skriv til den, som skal læse det, du skriver Vi har vejledningsforpligtelser og mange praksiskoordinerede opgaver. Det er vores opgave og pligt at skrive, så vores læsere får det størst mulige udbytte. Vi henvender os til mange forskellige målgrupper: Borgere, underinstanser, lokal- og landspolitikere, ministerier, interesseorganisationer, advokater, forsikringsselskaber, pressen, jobansøgere og studerende. Alle disse grupper skal opleve en imødekommende og forståelig skriftlig kommunikation. Inden og mens du skriver, kan du forestille dig, at du fører en samtale med modtageren. Når du læser din næsten færdige tekst igennem, skal du læse med modtagerens briller. Skriv, så det passer til den valgte genre Læseren har forskellige forventninger til de forskellige kommunikationskanaler. Et brev er en genre, en artikel en anden, og en pjece en helt tredje. GODT SPROG TIL OG FOR MODTAGEREN 9

10 Jo mere du rammer læserens forventninger, jo bedre vil han forholde sig til dit budskab. En artikel i Nyt fra Ankestyrelsen skal være opbygget ud fra journalistiske principper. Et forord i en pjece skal være kort, have tydelig afsender og muligvis en værdiladet holdning. En juridisk afgørelse skal være korrekt og præcis. 2.2 Skriv godt, og bliv forstået Skriv hovedemnet først Sproget bliver væsentligt lettere at læse og forstå, hvis du nævner hovedemnet først med et navneord og et udsagnsord tidligt i sætningen. Bi-omstændigheder, forbehold, nuancer med videre skal komme bagefter eller i sin egen sætning. Sagt med andre ord: Skriv det vigtigste på den vigtigste plads i en sætning/tekst: Først! Skriv dansk Meget jura og analysesprog er traditionelt kendetegnet ved omvendt ordstilling eller kancellistilen, hvor en masse ord og information kommer før navneordet og udsagnsordet (hovedsætningen). Denne sætningsopbygning er altid sværere at læse end sætninger, hvor navneordet og udsagnsordet er placeret tidligt. Derfor skal du undgå sætninger med forvægt særligt, hvis din sætning er lang. Det er hverken nutidigt eller professionelt for eksempel at skrive Det af Ankestyrelsen udøvede skøn eller Den af Ankestyrelsen fastsatte frist eller Den i Ankestyrelsen udførte undersøgelse. 10 GODT SPROG TIL OG FOR MODTAGEREN

11 Skriv direkte og mere mundret som for eksempel: Vi vurderer og Vi har fastsat en frist, som. Det er heller ikke nutidigt at skrive Du har indgivet anmodning om genoptagelse. I stedet kan du skrive: Du har bedt os om at genoptage din sag. Betegnelsen sikrede er gammeldags og ikke mundret. Derfor skal du i stedet bruge ord som han, hun, borgeren, personen, klageren eller klagerens stilingsbetegnelse. 2.3 Liv i sproget fastholder læseren Fortæl det, så din nabo bliver interesseret Selvom vi skriver komplicerede tekster, kan vi søge at skabe liv i vores tekster. Dette gælder i særlig grad de tekster, som ikke indgår i sagsbehandlingen, for eksempel artikler og pressemeddelelser. Hvis en tekst er meget ensartet og monoton, taber du nemt læseren. Læseren kommer til at kede sig eller oplever, at du som afsender er uengageret i at formidle budskabet. Hvis du synes, det er svært at skabe liv på skærmen, så skriv sådan, som du ville fortælle indholdet til en, du kender godt for eksempel din skolelærer, ægtefælle eller nabo. Hvordan holder du deres interesse fanget? Hvilke ord forstår de? Hvad ville de synes er interessant? Brug mange eksempler fra den virkelige verden, så læseren kan se for sig, hvad du mener. For eksempel kan du omtale en person i arbejdsprøvning med permanente lidelser i bevægeapparatet, men med muligheder for alternativer. Men du kan også omtale eller eksemplificere ham ved at skrive: En tidligere murer på 49 år, som har for ondt i ryggen til at mure, prøver nu, om han kan arbejde med sine hænder som skolepedel. GODT SPROG TIL OG FOR MODTAGEREN 11

12 Prøv at teste, hvilken beskrivelse af den samme mand, som andre uden for huset finder mest interessant at læse. Aktive udsagnsord øger læsbarheden Udsagnsord på dansk har en aktiv og en passiv form. Den passive form ender på s i nutid: Et eksempel: Det afgøres, at. Den aktive form ende på r i nutid: Et eksempel: Vi afgør, at,. Den passive form bliver stort set aldrig brugt i aviser, litteratur, taler og på hjemmesider eller i talesproget. Brug kun sjældent den passive form Passive udsagnsord kan være praktiske i nogle sammenhænge, for eksempel i korte overskrifter, notater og referater eller blot som afveksling i en lang publikation, hvor afsenderen er tydelig. Men den passive form bliver let distancerende. Når du bruger den passive form, kan du også hurtigt komme til at skjule, hvem der står bag udsagnsordet, så afsenderen bliver diffus. Derfor er den aktive form særlig vigtig i afgørelser, hvor det skal være helt tydeligt for borgeren, hvem der har afgjort hvad. I et brev eller en afgørelse kommer den passive form nemt til at virke, som om ingen vil tage ansvar for det skrevne. Afsenderen og derved Ankestyrelsen kan derfor virke uengageret og rutinepræget i forhold til modtageren. I afgørelser og breve skal du derfor som udgangspunkt altid bruge den aktive form af udsagnsordene. 12 GODT SPROG TIL OG FOR MODTAGEREN

13 Desuden får den passive form nemt sætninger til at vokse sig lange og mere komplicerede. Den passive form passer stemmer heller ikke overens med vores vision om at være en åben og imødekommende myndighed. Ud med ing og -else Hold også et godt øje med verbalsubstantiver. Det er udsagnsord, som er gjort til navneord. De ender typisk på ing og else. Du gør ofte dit sprog mere konkret, levende og forståeligt ved at bruge et udsagnsord i den aktive form end et langt verbalsubstantiv, der ender på ing eller else. Eksempler på tungt sprog med ing og else: - Med henblik på belysning af sagen For at belyse sagen - Der skal ske en underretning af klageren Klageren skal have besked - Telefonisk henvendelse Ringe - Til brug for vurdering af - For at vurdere - Meddelelse af fristforlængelse - Forlænge fristen - Forinden mødebehandling af sagen kan finde sted - Før vi kan behandle din sag på et ankemøde 2.4 Indsæt gode overskrifter Overskrifter skal hjælpe læserne En overskrift eller en rubrik skal kort og præcist fortælle læseren, hvad den efterfølgende tekst handler om. Den skal gøre det let for læseren at finde rundt i teksten. Hvad kommer hvor og hvornår? En overskrift/rubrik skal også gerne give din modtager lyst til og interesse for at læse det, du har brugt tid på at skrive. GODT SPROG TIL OG FOR MODTAGEREN 13

14 En overskrift skal normalt ikke fylde mere end én linje. En god overskrift betyder ofte, at du kan undgå en tung indledning i de næste sætninger. Undgå ord som vedrørende, angående eller ad Du skal undgå at bruge indledende ord som vedrørende, angående eller ad. De er overflødige og er papirord (læs mere i kapitel 2). Hvis du vil bruge et indledende ord, kan du bruge ordet om. Men pas på, at din sætning ikke bliver tung i ordstillingen. Brug tid på dine overskrifter Hvis du skriver en artikel til Nyt fra Ankestyrelsen, en pressemeddelelse, tekst i en undersøgelse, analyse eller årsberetning, skal du ofte bruge ekstra tid på både de store og de små overskrifter. Det er her, du med lidt kreativitet kan indfange mange læsere og skærpe deres lyst til at læse hele din tekst. Desuden giver gode og gennemarbejdede overskrifter et professionelt udtryk og kan derved højne det samlede udtryk. Ofte kan det betale sig at arbejde et par ekstra gange med overskrifterne, når du er ved at være færdig med din tekst. Spørg eventuelt andre om gode idéer. Sæt ikke punktum, kolon eller andre tegn efter en overskrift bortset fra? efter det sidste ord i overskriften. 2.5 Undgå lange sætninger De længste sætninger skal ikke være ret lange Sætningslængder på max 100 tegn (inkl. mellemrum) giver et nutidigt og læsbart sprog. Se antal tegn under Funktioner og ordtælling. 14 GODT SPROG TIL OG FOR MODTAGEREN

15 Varier i stedet mellem korte og længere sætninger, så der ikke kommer en lang række lange sætninger efter hinanden. Ud med lange afsnit Undgå lange afsnit, men indsæt mellemrum mellem sætningerne og brug overskrifter. Korte afsnit gør teksten mere læsevenlig og overskuelig. Et afsnit skal sjældent være længere end 6 linjer, før det virker meget langt og læseren kan tabe lysten til at læse videre. Korte afsnit kan også hjælpe dig som skribent med at overskue, hvad du vil sige, hvornår og i hvilken rækkefølge. Undgå sætningsforlængere Du skal undgå såkaldte sætningsforlængere som: idet, hvilket, hvorfor, hvoraf og ligesom. Sætningsforlængere gør blot sætningerne unødigt lange, påklistrede og uoverskuelige og hægter modtageren af. I stedet skal du opdele lange sætninger og argumentationskæder i korte sætninger. Du kan for eksempel bruge dots og lister. Du kan også hjælpe læseren med at opsamle løbende ved at skrive: Det vil sige / det betyder.. / konsekvensen er../ konklusionen er derfor.. Men pas på, at dine sætninger ikke bliver meget lange! Papirord skal i papirkurven Der er mange ord, som vi aldrig ville drømme om at bruge i vores talesprog eller i en telefonsamtale med en borger, men som vi jævnligt bruger i vores breve. Test dig selv. Bruger du ord skriftligt, som du aldrig bruger mundtligt? GODT SPROG TIL AFSNITTETS OG FOR MODTAGEREN OVERSKRIFT 1715

16 Så er det papirord, som ikke hører med til et nutidigt sprog med vægt på forståelighed hos modtageren. En sætning som Under henvisning til ovennævnte skrivelse, hvori De udbad Dem yderligere oplysninger, fremsendes hoslagt er fyldt med papirord, som ingen ville sige mundtligt i for eksempel en telefon. Sætningen kunne i stedet lyde Vi sender xxx som svar på dit brev, hvor du bad om flere oplysninger. 16 GODT SPROG TIL OG FOR MODTAGEREN

17 Her er en liste med papirord og forslag til mere nutidige ord: Papirord Akter Afholde Anmode Anbringende Anse/anså Dags dato eller d.d Hense til Inden Fremsende Hvorledes Indeværende år Nærværende (afgørelse) Opstart Primo/medio/ultimo Påbegynde Samtlige Sikrede Skrivelse Såfremt Således Undertegnede Yderligere Nutidige ord Bilag, materiale eller dokumenter Holde Bede om Synspunkt, argument Vurdere/vurderede I dag Tage hensyn til/i betragtning af Før Sende Hvordan I år Denne (afgørelse) Start eller begynde I begyndelsen/i midten/i slutningen Begynde Alle han, hun, borgeren, personen, klageren eller klagerens stilling Brev Hvis Så/derfor/derved Vi/os/jeg/mig evt. Ankestyrelsen Flere/desuden GODT SPROG TIL OG FOR MODTAGEREN 17

18 Indimellem er det muligvis på sin plads at bruge et enkelt eller to af papirordene. Men overvej altid, hvorfor du ønsker at bruge papirord. Hvis det kun er af gammel vane, så brug ordene i højre kolonne i stedet for. Din læser kender og forstår dem bedre. 2.6 Brug ord, læseren kender Forstår din læser vores fagudtryk? I den juridiske, medicinske, statistiske og samfundsfaglige verden er der mange særlige ord og udtryk, som dækker et bestemt forhold eller område præcist og entydigt. En hel del af dem har du lært gennem dit arbejde eller under din uddannelse. En almindelig borger og læser vil have meget svært ved at gennemskue den præcise betydning af mange af disse fagudtryk, som for eksempel hjemvise, partshøring, anbringender, repetitivt, diskurs og procentpoint. Mange af fagudtrykkene kan du ofte erstatte eller forklare med mere forståelige ord. Spørg derfor altid dig selv, om du tror, modtageren kender det fagord eller det særlige begreb, du er i færd med at bruge. Er du i tvivl, så find en erstatning, eller forklar ordet. Oversæt altid de latinske diagnosebetegnelser med de danske betegnelser. Skriv ordene ud Vi bruger som udgangspunkt ikke forkortelser i vores tekster, bortset fra dem som i sig selv er blevet til nye ord, for eksempel EU og HK. Vi forkorter også meter, kilo og kroner til m, kg og kr. Det er meget begrænset, hvad du sparer af tid og plads ved at forkorte et ord eller et udtryk. Desuden er mange forkortelser ikke umiddelbart forståelige, som for eksempel d.d., etc., og p.t. 18 GODT SPROG TIL OG FOR MODTAGEREN

19 En tekst med mange forkortelser er svær at læse. Vi angiver datoer med bogstaver, for eksempel 8. januar Uforståeligesammensatteord Et særkende ved det danske sprog er, at vi hurtigt sætter ord sammen og derved danner nye ord. Men lad dig ikke friste til at bruge eller konstruere lange sammensatte ord, som ikke er en anerkendt del af sproget. For almindelige læsere er de vanskelige at overskue, hvis de da overhovedet bliver forstået: Et par eksempler Anbringelsesgrundlaget grundlaget for, at vi anbringer NN / grundlaget for anbringelsen Erhvervsevnetabsafgørelse afgørelse om (dit) tab af erhvervsevne Anvendelsesbestemmelserne de bestemmelser, vi har anvendt Dispensationsmulighed (din) mulighed for at få dispensation Tilbagebetalingsspørgsmålet - spørgsmålet om tilbagebetaling / spørgsmålet om, hvordan NN kan betale tilbage Lettere bliver det ikke, hvis du også bruger fremmedord som for eksempel adækvans, remonstration, habilitet. Væn dig til at bruge gode danske ord, hvor det er muligt, eller opløs ordet til flere kortere ord. Her kan en Lix-test være en god hjælp. 2.7 LIX Lixmåling er en god rettesnor, men ingen spændetrøje LIX er et mål for hvor let eller svær en tekst er at læse: Lix beregnes ud fra antallet af ord per sætning og antallet af lange ord. GODT SPROG TIL OG FOR MODTAGEREN 19

20 Det er en god tommelfingerregel, at teksten skal have et lix under 45. Det vil sige, at teksten ikke er sværere end Politiken. Mål din teksts Lixtal, når du er usikker på, om den er for svær at læse. LIX - Læsbarhed Meget let tekst, fx børne- og ungdomsbøger Let tekst, fx ugeblade og skønlitteratur for voksne Middelsvær tekst, fx Politiken Svær tekst, fx debatlitteratur og populærvidenskabelige artikler Over 54 Meget svær tekst, fx faglitteratur, afhandlinger, lærebøger og lovtekster Test, hvor læsbar din tekst er I word kan du automatisk få testet din teksts Lixtal ved at: - Vælg F7 (Stave og grammatikkontrol) - Vælg indstillinger - Sæt hak i Vis statistik for læsbarhed nederst Når du kontrollerer din tekst for stavning og grammatik, får du til sidst lixtallet og derved en rettesnor for, hvor læsbar din tekst er. Denne sprogpolitik har et lixtal på GODT SPROG TIL OG FOR MODTAGEREN

21 3. Glem ikke grammatikken Vi følger Dansk Sprognævns regler for dansk retskrivning. Se for eksempel Gå op i at stave Søg hjælp ved stavekontrol og kollegaer Mange af vores artikler, afgørelser og publikationer bliver læst grundigt. Vi går op i at stave korrekt, da det i høj grad tegner kvaliteten af vores arbejde udadtil. Brug stavekontrol, og vær ikke bleg for at bede andre læse korrektur, selvom du er god til at stave. Ofte kan du have set dig blind på din tekst, så nye øjne kan fange de slåfejl, du ikke længere selv kan se. 3.2 Elleve tips til rigtige kommaer Vi bruger det traditionelle komma Selvom vi har kendt dette komma længe, kan det være en svær kunst at sætte det korrekt. Brug disse tommelfingerregler eller søg hjælp hos Dansk Sprognævn på www. sproget.dk. Hvis du er i tvivl, så husk, at det ofte er lettere at læse en tekst, hvor der mangler et komma, end en tekst, hvor kommaerne er sat forkert. Hvis det er svært at sætte kommaer i din sætning, eller du har flere end 2-3 kommaer, er din sætning for lang og for svær at læse. Så bryd den op i flere sætninger. 11 kommaregler Her kommer 11 kommaregler. Hvis du lærer at bruge disse 11 regler, så vil langt de fleste af dine kommaer sidde rigtigt! GLEM IKKE GRAMMATIKKEN 21

22 1) Sæt komma mellem helsætninger Når du har to navneord og to udsagnsord i en sætning, har du to helsætninger i en samlet sætning. Derfor skal du sætte komma i mellem henholdsvis det ene navneord og det ene udsagnsord og de andre to tilsvarende. Eksempler: Første helsætning er før kommaet, og anden helsætning er efter kommaet Det første navneord er her, og det andet navneord er her Der er et udsagnsord her, og der er endnu et udsagnsord her Sådan sætter du komma, når der er to helsætninger 2) Sæt aldrig komma foran navnemåde Foran en navnemåde, det vil sige et udsagnsord i at form (at få, at skrive), skal du stort set aldrig sætte et komma så gør det aldrig, medmindre du er kommaekspert. Eksempel: Det kræver ikke ret meget at lære at sætte kommaer nogenlunde rigtigt. 3) Sæt kun komma foran hv-ordet I sætninger, der starter med et hv-ord (hvad, hvem, hvilke, hvor m.fl.), sættes kommaet altid foran hv-ordet aldrig foran et senere der eller som. Eksempler: Ved I, hvor mange af Ankestyrelsens medarbejdere der vil med? Der blev stemt om, hvilke af de mange forskellige forslag fra personaleforeningen som var bedst 4) Sæt komma foran der eller som, når de kan erstatte hinanden Hvis du kan erstatte der eller som med hinanden, skal der komma foran der eller som men ikke, hvis der lige har været et hv-ord, som der skulle komma foran. 5) Komma i lovhenvisninger Ligningslovens 5, stk. 1, fastslår 22 GLEM IKKE GRAMMATIKKEN

23 6) Sæt komma i opremsninger Han fulgte reglerne om sætningslængde, aktive udsagnsord og sætningsforlænger Teksten var dels for lang, dels for uforståelig for ikke-jurister På én måde var det godt, på en anden måde skidt med aflysningen 7) Sæt komma efter bydemåde Husk, at du skal følge reglerne i sprogpolitikken Ring nu, eller jeg kommer hen til dig! 8) Sæt altid komma omkring bisætninger Hvis mødet stadig er i gang, kan vi lige nå det Vi ved, at når tiden er inde, slår ministeren til Selvom vejrudsigten siger, det bliver regnvejr, tager vi til fodbold Ved ankechefen, om det skal på møde i dag? Der er ingen, der ved, hvem vi skal spørge i ministeriet 9) Sæt komma omkring indskudte sætninger Dette IT-problem, som mange kender til, er vanskeligt at løse Afdelingen, der lige er blevet moderniseret, kører effektivt 10) Sæt altid komma (eller et andet tegn) foran men Vi ser ikke Tour de France, men læser sager i sommervarmen Sagen var omfangsrig, men nem at afgøre på mødet Trætte, men lettede kom de tilbage fra retten 11) Sæt komma mellem stillingsbetegnelser og titler Formand for Ligebehandlingsnævnet, dommer Tuk Bagger Ankestyrelsens øverste chef, styrelseschef Thorkil Juul GLEM IKKE GRAMMATIKKEN 23

24 3.3 Store og små bogstaver Ikke altid helt logisk med stort og småt Det er ikke altid nemt at vide, om noget skal skrives med stort eller med småt. Et navn på en institution skal skrives med stort. Hvis der er tale om en af mange institutioner, skal det med lille. Så her er en liste med mange af de ord, vi ofte bruger i Ankestyrelsen: - Indenrigs- og Socialministeriet eller ministeriet - Beskæftigelsesministeren (embedet) eller beskæftigelsesminister (personen) - Ankestyrelsen eller styrelsen - Ligebehandlingsnævnets sekretariat eller sekretariatet - Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalg - Det Sociale Nævn eller De sociale nævn (oplyst af Statsforvaltningen.dk) - Børn og unge-udvalg (oplyst af Kl.dk om korrekt navn til udvalg, der anbringer børn. Bemærk placering af bindestreg) - Københavns Kommune eller kommunen - Folketingets Ombudsmand eller ombudsmanden - Højesteret, men landsret og byretterne - Højesterets dom af eller højesteretsdommen - CPR-nr. Love med småt Bemærk at love altid skrives med lille begyndelsesbogstav: -serviceloven -retssikkerhedsloven De med stort du med småt Tiltaleord som De, Dem, Deres og I skrives altid med stort, mens du, jer, jeres og vores altid er med lille. 24 GLEM IKKE GRAMMATIKKEN

25 4. Skriv afgørelser, borgerne forstår Du skal altid tænke på, at en afgørelse berører en eller flere konkrete mennesker. Derfor er det den berørte person, som i særlig grad skal kunne forstå vores afgørelse. 4.1 Den berørte borger Afgørelsen har betydning Du skal stile afgørelsen til den, som har klaget. Hvis et forsikringsselskab har klaget i en arbejdsskadesag, skal du stile brevet til forsikringsselskabet. Men det er væsentligt, at den berørte borger kan forstå vores afgørelse. Afgørelsen handler om borgeren, og han er den reelle modtager af vores afgørelse, selvom afgørelsen er stilet til forsikringsselskabet. Hvis en kommune klager over et nævns afgørelse, skal brevet stiles til kommunen. Men også her er det væsentligt, at den berørte borger kan forstå vores afgørelse. 4.2 Skriv venligt og nutidigt Vi skriver til ikke-jurister Vores konkrete afgørelser og breve har stor betydning for den enkelte borger. Derfor skal du i særlig grad have for øje, at en stor del af vores modtagere ikke har samme juridiske baggrund, som vi har. Det er vores opgave og pligt at skrive så forståeligt, som det overhovedet er muligt. Dette gælder ikke blot i breve og afgørelser, men også i Principafgørelser. Juraen og den medicinske vurdering i afgørelserne er tit kompliceret. Derfor er det vigtigt, at det sprog, vi bruger i afgørelserne, ikke gør juraen mere kompliceret. Du skal altid gøre dig umage for, at afgørelserne er lette at læse og forstå for den, som personligt er berørt af afgørelsen. Derfor skal vores afgørelser altid indeholde en god forklaring og være præget af en venlig og imødekommende tone. SKRIV AFGØRELSER, BORGERNE FORSTÅR 25

26 Vi er dus i breve og afgørelser Vi skriver du til modtagerne af vores breve og afgørelser. Dette skift fra De til du blev indført den 1. januar Du kan anvende De-formen, hvis du fornemmer, at en borger foretrækker De-form. Dog skriver vi ikke De til advokater med videre, selvom de anvender De-formen i breve til os eller borgeren. Vi går ud fra, at de anvender De-formen på grund af tradition. Vi omtaler os selv som Ankestyrelsen første gang, og derefter vi også i P-afgørelser. Slut af venligt og imødekommende I langt de fleste breve er det venligt og imødekommende at slutte af med: Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte mig. Det er fint i overensstemmelse med styrelsens sprogpolitik og vores værdier om at være forståelige, åbne og imødekommende. En sætning med den modsatte effekt kan for eksempel lyde: Såfremt der er spørgsmål vedrørende ovenstående, kan De rette henvendelse til undertegnede. 26 SKRIV AFGØRELSER, BORGERNE FORSTÅR

27 4.3 Skabeloner er grundlaget Skabeloner er redskaber En stor del af vores skriftlige kommunikation foregår ved breve og afgørelser til dem, som vi behandler sager for. Vi bruger derfor skabeloner til vores afgørelser og breve. Skabelonerne er et væsentligt bidrag til, at vi kan sikre ensartethed og høj kvalitet i den konkrete sagsbehandling. Skabelonerne er desuden et vigtig fagligt og sprogligt værktøj, når du skal skrive afgørelser og breve i Ankestyrelsens navn. Skabelonerne er huskelister, som sikrer, at du ikke overser ting, som skal med i afgørelsen eller brevet. Skabelonerne skal leve op til sprogpolitikken. Hvis du finder skabeloner, hvor det ikke er tilfældet, er du meget velkommen til at kontakte Ankestyrelsens Brevudvalg eller Kommunikations-enheden. Brug skabelonerne med omtanke Alle ansatte i Ankestyrelsen skal som udgangspunkt følge opstillingen og formuleringerne i standarderne i Scan-Jour. Dette er vigtigt for at sikre ensartethed og kvalitet i dit arbejde, dit kontors arbejde og for hele Ankestyrelsen. Der kan ind imellem være behov for at ændre i skabelonernes formuleringer, hvis de ikke rammer den konkrete sag. Det er altid dig som sagsbehandler, som har ansvar for, at udformningen og indholdet af den enkelte afgørelse er korrekt og forståeligt. Det er derfor også dig, som afgør, om du vil afvige fra skabelonen. Hvis du er i tvivl, så kontakt gerne en fra Brevudvalget eller en konsulent i dit kontor. SKRIV AFGØRELSER, BORGERNE FORSTÅR 27

28 Ved Principafgørelser Vi har særlige skabeloner til Ankestyrelsens Principafgørelser. I arbejdsskadesagerne bruger vi den samme skabelon som til ikke-principiel behandling, men med enkelte tilføjelser. Læs mere i afsnittet om principielle afgørelser. 4.4 Afgørelsens side 1 resultatet Ankestyrelsen første gang Første gang, du omtaler styrelsen, skal du skrive Ankestyrelsen. Derefter omtaler vi Ankestyrelsen med vi. Den vigtige afgørelse først Borgeren skal umiddelbart og straks kunne se, hvad resultatet går ud på. Fik borgeren medhold i sin klage - kom der noget ud af at klage til Ankestyrelsen? I det første afsnit skal du identificere sagen, så borgeren kan se, hvilken skade og hvilken afgørelse vi har vurderet. Skriv i indledningen både hvilken afgørelse vi behandler, og hvilken skade det drejer sig om. Umiddelbart derefter skriver du selve resultatet af afgørelsen. Punktopstillingen gør det tydeligere, hvilke afgørelser vi har truffet. Det skal altid helt klart fremgå, hvad borgeren har ret til, og hvilke konsekvenser afgørelsen får for sagens parter. Hvis en afgørelse består af flere led, for eksempel en afgørelse om tab af erhvervsevne og årsløn, skal du skrive afgørelserne og deres konsekvenser i punkter hver for sig. Læseren skal ikke blive forvirret over at få mange afgørelser i et enkelt brev. Opgaver for underinstansen skal også på side 1 Det er vigtigt, at underinstansen med det samme kan se, om de skal foretage sig noget i anledning af vores afgørelse. 28 SKRIV AFGØRELSER, BORGERNE FORSTÅR

29 4.5 Begrundelsen for afgørelsen Begrundelser er altid vigtige Begrundelsen gør det muligt for borgeren at se, om vi har vurderet sagen korrekt. Alle afgørelser, også positive, skal indeholde en grundig begrundelse af hensyn til eventuel anden part og underinstansen. Begrundelsen skal forklare, hvorfor vi er nået til sagens resultat. Vi skal forklare, hvordan sagens faktiske omstændigheder fører til vores fortolkning af den juridiske regel sammenhængen mellem fakta og jus. Konkret tager vi udgangspunkt i forvaltningslovens 24: En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen. Stk. 2. Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen. I vores interne kvalitetsvurdering af sagsbehandlingen lægger vi meget vægt på kvaliteten af begrundelserne og på, at de dækker alle relevante punkter i sagen. Beskriv hovedhensyn og regler Det er vigtigt, at du så tidligt som muligt forklarer hovedbegrundelsen for afgørelsen. Det kan være svært at holde borgerens interesse fanget gennem en lang og indviklet afgørelse. Borgeren er mest interesseret i den konkrete forklaring på hans afgørelse. SKRIV AFGØRELSER, BORGERNE FORSTÅR 29

30 Begynd med hovedbegrundelsen, og uddyb forklaringen i det følgende. Skriv for eksempel: - hvilken ulykkesbetingelse som ikke er opfyldt, - hvilken speciel betingelse en erhvervssygdom ikke opfylder, - hvilket punkt i méntabellen vi har valgt, - om vi ved tab af erhvervsevne har taget udgangspunkt i lønnedgangen. Husk, at tegn, tal og forkortelser hæmmer læsningen. Nævn som udgangspunkt reglen med ord, og vent med at henvise til reglens nummer til afsnittet Regler. Brug oplysningerne om sagens faktiske omstændigheder til at forklare, hvorfor vi har vurderet reglen, som vi har. Skabelonerne indeholder ofte forslag til, hvordan du kan forklare vores vurdering. Men du kan ikke nøjes med en generel forklaring. Du skal altid forklare afgørelsen helt konkret. Hvis du henviser til praksis, skal du præcisere for eksempel, hvilken Principafgørelse der er tale om, og hvorfor du mener, at den er relevant at henvise til. Læg Principafgørelsen ved afgørelsen, eller skriv eventuelt, at borgeren kan læse den ved at søge på Ankestyrelsens hjemmeside. Skab sammenhængen mellem sagens fakta og de juridiske regler Vi skal i begrundelsen gøre rede for de retsregler, vi har brugt. Henvisninger til love og paragraffer gør imidlertid teksten svær at læse. Derfor henviser vi som udgangspunkt ikke til paragraf, stk. og nr. i selve begrundelsen, men først i afsnittet om Regler. I enkelte tilfælde kan det være nødvendigt - især i de antagne principielle sager - at henvise til regler, for eksempel fordi vi har antaget sagen til afklaring af, hvilken lovbestemmelse der skal anvendes. 30 SKRIV AFGØRELSER, BORGERNE FORSTÅR

31 I stedet forklarer vi kort med ord, hvad den konkrete regel går ud på. I mange tilfælde kan du vælge beskrivelsen af reglerne som standardtekst i skabelonerne. Den generelle forklaring af reglerne understøtter din konkrete forklaring på afgørelsen. Men din konkrete forklaring er den mest interessante. Det er også den juridisk bindende begrundelse. Derfor skal den generelle forklaring komme efter den konkrete begrundelse. Flere begrundelser Husk at begrunde hver del af afgørelsen. Hvis afgørelsen består af delafgørelser om for eksempel både mén og tab af erhvervsevne, er det mest overskueligt at begrunde hver delafgørelse for sig. Sæt en overskrift over begrundelsen til hver delafgørelse, så den er let at finde. Hvis der for eksempel er en afgørelse om både mén og erhvervsevnetab, skal du benytte overskrifterne: Begrundelsen for afgørelsen om varigt mén og Begrundelsen for afgørelsen om tab af erhvervsevne. Vi har indføjet overskrifter som standardtekst, men du kan selv benytte samme fremgangsmåde i andre tilfælde, hvor sagen indeholder flere delafgørelser. Skriv ikke referat af sagen Vi referer ikke hele sagen, da vi går ud fra, at sagens parter er godt inde i sagen. Hvis der er modstridende oplysninger, er det dog vigtigt, at vi skriver, hvilken erklæring eller hvilket faktum vi har valgt at lægge til grund for vores afgørelse. Vi skal også altid begrunde, hvorfor vi har valgt det ene frem for det andet. SKRIV AFGØRELSER, BORGERNE FORSTÅR 31

32 Formuleringen er ikke indlagt som standardtekst i skabelonerne, fordi vi ikke skal bruge denne formulering ret ofte. Hvis du vælger at bruge formuleringen, skal du også begrunde, hvorfor du har valgt det ene frem for det andet. Vi skriver kun sagsfremstilling i principielle afgørelser, som flere end sagens parter skal læse. Hvor kommer vores oplysninger fra? Vi skal gøre rede for, hvor vi har de oplysninger fra, som vi har lagt vægt på. Det er en væsentlig del af begrundelsen, at vi forklarer, hvorfra vi har de oplysninger, som har væsentlig betydning for afgørelsen. Det gør vi i tekstafsnittet Oplysningerne om fremgår af.... Henvis kun til de bilag, du reelt har brugt ved begrundelsen. Det skal ikke være en bilagsfortegnelse. En samlet redegørelse for hele grundlaget for sagen giver vi i afsnittet oplysningerne i sagen. 4.6 Bemærkninger til klagen Vigtigt for borgeren Du skal altid besvare alle klagepunkter. Brug altid afsnittet Bemærkninger til klagen, medmindre du har besvaret alle klagepunkter i begrundelsen. Vi skal besvare klagepunkterne serviceorienteret og imødekommende og så forståeligt som overhovedet muligt. Borgeren skal kunne se, vi har læst og behandlet klagen grundigt. Du skal ikke gentage begrundelsen under bemærkninger til klagen. 32 SKRIV AFGØRELSER, BORGERNE FORSTÅR

33 Hvis et klagepunkt ikke har betydning for vores afgørelse, skal borgeren have et fyldestgørende svar på hvorfor. Du kan for eksempel bruge formuleringen: Oplysningerne har ikke haft betydning for afgørelsen, fordi. Hvis klageren har sendt flere breve til os, er det vigtigt, at du får besvaret alle klagerens synspunkter. 4.7 Oplysningerne i sagen Punktet belyser afgørelsesgrundlaget Dette afsnit erstatter den sagsfremstilling, som vi ikke skriver. Grundlaget for afgørelsen er dels underinstansens afgørelse. Angiv dato med bogstaver for eksempel 8. januar 2009, og gengiv kort resultatet af for eksempel Arbejdsskadestyrelsens eller nævnets afgørelse. Underinstansens bilag er også en del af grundlaget. Hvis vi har fået flere oplysninger, skal du føje dem til punktopstillingen. Du skal også skrive, om en lægekonsulent har medvirket i sagsbehandlingen. 4.8 Regler Henvis til de regler og praksis, du har anvendt Da vi ikke henviser til paragraffer og numre i selve begrundelsen, skal vi gøre det her. Henvis til paragraf, stykke, nummer og eventuelt litra. Det skal fremgå, hvad reglen handler om, for eksempel 9, nr. 4, om anerkendelse af erhvervssygdomme. Teksten indgår i vidt omfang som standardtekst i skabelonerne. Husk at vedlægge reglerne til borgeren. SKRIV AFGØRELSER, BORGERNE FORSTÅR 33

34 Vi skal desuden henvise til relevant praksis. Hvis du henviser til en Principafgørelse, skal du oplyse, hvilket punkt Principafgørelsen belyser, for eksempel: Principafgørelse om dispensation fra anmeldelsesfristen. (Husk, vi ikke bruger bogstaver længere i Principafgørelserne). Læg Principafgørelsen ved afgørelsen eller skriv eventuelt, at borgeren kan læse Principafgørelsen ved at søge i databasen på Ankestyrelsens hjemmeside. 4.9 Kopi er sendt til Send afgørelsen direkte til klageren Vi sender afgørelsen direkte til klager. Vi sender kopi til underinstansen og til sagens parter, som ikke er klager, for eksempel forsikringsselskabet eller kommunen Særligt om principielle afgørelser Skriv, så den nemt kan indgå som retskilde i databasen Da afgørelsen i mange tilfælde senere skal udsendes som en af Ankestyrelsens Principafgørelser, er det vigtigt, at du har dette for øje fra begyndelsen. Du skal derfor udforme en principafgørelse, så den klart beskriver det principielle budskab, vi ønsker at udmelde. Du skal også tænke på, at andre nemt skal kunne anvende din tekst som en principafgørelse. Når en principiel afgørelse skal omdannes til en af Ankestyrelsens Principafgørelser, skal du tilpasse sproget til denne mere formelle genre, som ikke har borgere som målgruppe. Du skal derfor omtale Ankestyrelsen som Ankestyrelsen, evt. også som styrelsen, men ikke som vi. Dette skyldes, at en principafgørelse er en retskilde, som ofte bliver direkte kopieret ind konkrete afgørelser, på kommunale intranet og i medierne. 34 SKRIV AFGØRELSER, BORGERNE FORSTÅR

35 Skriv til en faglig og større målgruppe Du skal her tænke på, at din sagsfremstilling bliver læst og brugt af mange, som ikke kender sagen på forhånd. Derfor skal du beskrive sagen kort og præcist, så den nemt kan bruges som retskilde af for eksempel kommunale socialrådgivere. Du skal gengive underinstansernes afgørelser og begrundelser. Du skal kun gengive underinstansens genvurdering, hvis der er skrevet noget nyt i genvurderingen. Det er også i dette afsnit, at vi oplyser, om der har medvirket lægekonsulent i sagen. Læs også sagsbehandlingsinfoen på intranettet om at skrive Principafgørelser og gøre dem klar til at lægge i databasen. Formålet med principiel behandling af sagen I dette afsnit oplyser vi det endelige tema for principiel behandling. Bemærkninger til klagen Hvis klageren har anført synspunkter eller argumentation, der ligger uden for antagelsestemaet, skal du kort kommentere dem under Bemærkninger til klagen. Det kan du for eksempel gøre ved en forklaring om, at vi ikke har taget stilling til det nævnte, fordi det ikke indeholder spørgsmål af principiel eller generel betydning. Regler I afsnittet Regler skal du tilføje, at sagen har været behandlet efter reglerne for principiel behandling. Vedlæg alt relevant retsgrundlag til borgeren, dog ikke den formelle klageregel i retssikkerhedsloven om principiel eller generel behandling. SKRIV AFGØRELSER, BORGERNE FORSTÅR 35

36 Kopi er sendt til Du skal sende afgørelsen direkte til klager. Herudover skal du sende kopi til den anden part, kommune eller borger, herunder eventuel hjælper. Du skal sende en kopi til nævnet og sikre dig, at sagens bilag returneres. Derudover skal du sende afgørelsen til det relevante ressortministerium i anonymiseret form. Bemærk, at for sager på Beskæftigelsesministeriets område skal du sende afgørelsen enten til Arbejdsdirektoratet eller Arbejdsmarkedsstyrelsen. -o- Hvis du har ændringsforslag til sproget i vores skabeloner, er du altid velkommen til at kontakte Brevudvalget. Læs mere om Brevudvalget på aida. Hvis du har spørgsmål til sproget i publikationer, hjemmesiden, pressemeddelelser med videre eller savner sparring til for eksempel en artikel til Nyt fra Ankestyrelsen, er du altid velkommen til at kontakte Kommunikation på kommunikation@ast.dk eller komme forbi. 36 SKRIV AFGØRELSER, BORGERNE FORSTÅR

37 SKRIV AFGØRELSER, BORGERNE FORSTÅR 37

38 Ankestyrelsen