SKRIV FORSTÅELIGT - værktøjer til at skrive gode tekster

Transkript

1 SKRIV FORSTÅELIGT - værktøjer til at skrive gode tekster FORORD Denne folder indeholder vejledninger og værktøjer til at skrive tekster, der er vedkommende og relevante personlige og konkrete læsevenlige - og vigtigst af alt: forståelige Der er ikke tale om regler, der ukritisk skal overholdes. Dit skriftsprog skal være personligt og bedst muligt afstemt til din målgruppe. Brug værktøjerne til at udfordre og forny dine skrivevaner til at blive mere bevidst om dine tekster. RESUME Den grundliggende målsætning med at skrive er at blive forstået! Din tekst skal gå rent ind, ramme plet, gå direkte ind på lystavlen lige i skabet... Det er selvsagt forudsætningen for at læser kan forholde sig til det, du fortæller - og evt. kan reagere på det. Først da får din tekst reel værdi. Og det er ubetinget DIT ansvar. Det er dig, der skal ramme plet og tænde lystavlen. Du skal ikke formulere dig korrekt eller fint, hvis det kan forstyrre forståeligheden! Her styrer reglen som altid om at læser skal forstå. Og lige så vigtigt: Undgå at misforstå! Her får du otte tips og værktøjer, der kan hjælpe dig med at skrive forståeligt: 1. Forstå din læser. Overvej nøje hvem din læser er hvilke forudsætninger og viden hun har 2. Kom til sagen. Indled uden omsvøb og fortæl konklusionen først 3. Skriv kort. Skriv kun det, der er relevant og vigtigt for læser kort og præcist 4. Skriv personligt. Træd frem som afsender og stå ved dit budskab 5. Skriv aktivt og konkret. Gør teksten levende og direkte fortæl hvem der gør noget 6. Skriv nutidigt. Brug mundrette sætninger og ord, som læser kender og forstår 7. Skriv overskueligt. Strukturer indholdet så det er læsevenligt 8. Lyt til din tekst. Læs din tekst op og tjek efter med punkt 1-7

2 FORSTÅ DIN LÆSER Målet med at skrive er at blive forstået. Og det ansvar er dit alene ikke læsers. For at kommunikere forståeligt og meningsfuldt skal du derfor: gøre dig klart hvem din modtager er leve dig ind i din læser og hendes situation fange læsers opmærksomhed skrive det, der er relevant for læser VÆRKTØJ Se din læser! Din tekst bliver mere målrettet, når du ser din læser for dig. Find en repræsentant eller fællesnævner for målgruppen (en person eller type) og se hende for dig: Hvordan er hendes situation? Hvad ved læser om emnet på forhånd? Hvad forventer hun i et brev fra dig? Kan du evt. overraske positivt alene med din måde at skrive på? Måske mere personligt? Spørg dig selv: Se læser for dig og overvej nøje: Hvad er det allervigtigste for læser nu og her? Er min overskrift spændende nok til at fange læsers interesse? Er teksten kort, overskuelig og dermed hurtig at læse? Formulerer jeg mig forståeligt i forhold til læser? Hvad har læser behov for at vide? Og hvad er ikke relevant? KOM TIL SAGEN Du ser din læser for dig. Og du ser, at hun har mange ting at forholde sig. Derfor skærer du ind til benet og skriver det vigtigste først. Det vigtigste for din læser. Et brev bliver ikke bedre eller mere korrekt fordi det er langt. Snarere tværtimod. Sortér det fra som læser allerede ved eller ikke behøver at vide. Og fjern al sproglig tomgang og udenomssnak. Hvad er sket eller hvad skal der ske? Hvem skal gøre noget? Undgå at indlede med at henvise til alt muligt, der ligger til grund - forbehold, detaljer eller lange forklaringer. Gem det til sidst, hvor du kritisk vurderer om det overhovedet skal med. Det gælder på alle niveauer: Teksten som helhed, afsnit og den enkelte sætning. Når du kommer til sagen skaber du værdi for alle dine læsere for de kan hurtigt se om det er relevant eller ej. Om de behøver læse din tekst eller ej.

3 VÆRKTØJ 3 linjer Giv dig selv 3 linjer - hvad vil du sige? Skriv din indledning så den er en selvstændig tekst et resume med hovedbudskabet, som giver mening uden resten af teksten. Jeg vil fortælle AT Sig til dig selv: Jeg vil fortælle AT Jeg vil fortælle DET ikke OM det. Jeg vil fortælle at Du får penge tilbage i Skat i morgen Jeg vil fortælle om Nærværende årsopgørelse af 12. marts 2009 Nyhedstrekanten Nyhedstrekanten er et godt værktøj, når du skal direkte til sagen. Du bygger den op efter princippet om faldende vigtighed. Altså det vigtigste for læser først. Derefter det næst vigtigste osv. Du kan evt. lave en disposition med hovedpunkter inden du skriver: 1. Få hovedbudskab og konklusion frem ved at sige: Jeg vil fortælle at til din overskrift og indledning. 2. Opbyg resten af teksten ud fra de spørgsmål læser vil stille og i samme rækkefølge: Hvad er resultatet? Hvad betyder det for mig? Konsekvenser? Hvad kan/skal jeg gøre nu? Hvor kan jeg få mere info? Gælder også sætninger Gå også direkte til sagen i den enkelte sætning. Når vi skimmer tekster orienterer vi os nemlig efter begyndelsen af en sætning. Frem med hovedbudskabet her også. Hvis du vil fortælle, at du kan få hjælp, hvis det brænder på - så sig det først: Indtræffer der hændelser, der nødvendiggør en uopsættelig håndværkerassistance uden for ejendomsfunktionærens normale arbejdstid, kan der såfremt ejendomsfunktionærens ikke kan træffes på mobil rekvireres hjælp hos en af følgende Du kan få hjælp her, hvis

4 I første eksempel skal læser huske mange informationer før hun får hovedbudskabet. Hun skal skabe sammenhæng baglæns. Og det er nemt at blive irriteret, hvis man efter al besværet finder ud af, at budskabet ikke er relevant. SKRIV KORT Kort er godt. Det gælder på alle niveauer. Fra teksten som helhed over afsnit til sætninger og ord. Sætninger over ord trætter de fleste læsere, ligesom mange lange ord. Men det handler selvfølgelig ikke om kvantitet men om kvalitet. Du skal skrive så kortfattet, enkelt og præcist, at din tekst bliver nem at forstå! Derfor kan det til tider være godt at gentage pointer men gør det kort VÆRKTØJ Overskrift Det øverste på nyhedstrekanten er den vigtige overskrift. Det svære ved overskriften er at gøre den kort, meget præcis og samtidig dækkende for indholdet. Hold den på en linje Giv den lidt ekstra opmærksomhed og særbehandling Kan din kollega forstå hvad du vil sige ALENE ved at læse overskriften? Skab opmærksomhed med overskriften, men vær sikker på at den er entydig og dækkende Drop Vedrørende, Angående, Nærværende mm. i overskrifter. Det er overflødige papirord for selvfølgelig fortæller overskriften hvad brevet vedrører. Det giver ikke læseren mere info, men tilfører snarere en snert af bureaukrati og støv. Sætninger Fortæl én ting ad gangen ikke flere budskaber i én lang sætning Vær skarp og præcis hvem, hvad, hvor? Pas på med sætningsforlængere - småord, der forlænger sætninger: hvilket, hvorfor, hvoraf, idet, ligesom, da, eftersom Sæt i stedet punktum og start på ny højest ca. 20 ord pr. sætning Opløs lange og sammensatte ord, fx Miljøkonsekvensvurdering Hv-ord efter komma kan ofte erstattes med punktum og ny sætning: Du har den 7. Januar søgt om en bolig, hvilket vi desværre må afslå Du har søgt om en bolig d. 7. Januar. Det må vi desværre afslå Afsnit Afsnit gør teksten overskuelig og hjælper læser med at orientere sig i teksten. Afsnit og underoverskrifter gør det nemt for læser at skimme teksten og slå ned på det relevante.

5 Find de vigtige emner, du vil fortælle om Del så teksten op i afsnit med præcise underoverskrifter Underoverskrifter på afsnit kan fx være de spørgsmål læser vil stille. Eller niveauerne i nyhedstrekanten. Fx: Hvad betyder det for mig? Hvis det er svært at sætte overskrift på et afsnit er det sandsynligvis fordi du har for mange budskaber med. Del teksten mere op og se om det hjælper. SKRIV PERSONLIGT En organisation kan ikke kommunikere og skrive. Der skal mennesker til - og det må du gerne vise i din tekst: Vær synlig i teksten som person. Jo mere personligt du skriver desto mindre bliver afstanden til din læser. Samtidig bliver din tekst mere levende og vedkommende. VÆRKTØJ Skriv personligt Vær tilstede i teksten jeg eller vi fortæller. Undgå det anonyme man Tiltal gerne direkte du, I eller jer. Undgå det anonyme man Vær aktiv i teksten undgå abstrakte og passive sætninger (se ndf.) Skriv ligefrem som du vil sige det. Som en person vil sige det Husk afsender/kontaktperson vær åben for dialog Brug de gode vaner fra s. Her er vi ofte mere uformelle, personlige og tilstede Skriv i øjenhøjde med din læser: Gem fremmedord og fagsprog til fagfæller brug mundrette hverdagsord. SKRIV AKTIVT OG KONKRET Skriv aktivt og konkret hænger tæt sammen med Skriv personligt. En aktiv tekst er nemmere at læse end en passiv. Den er mere levende og dynamisk og du viser åbenhed. Det er tydeligt hvem, der gør noget eller skal gøre noget. I et passivt sprog foregår tingene blot. Den aktive tekst er kort sagt mere forståelig for læser. 1 Du skriver aktivt og konkret ved at: undgå s-formen af udsagnsord: Uddybning gives undgå omskrivninger med blive: Uddybning vil blive givet undgå sætningsord bruge konkrete ord, som læser nemt genkender bruge udsagnsord i nutid = handleord 1 Der ikke noget galt med den passive form. Den kan være praktisk i mere neutrale fremstillinger, som fx notater og referater. Men i et brev kan den passive form virke upersonligt og uengageret.

6 VÆRKTØJ Undgå S-formen Udsagnsord har to former: Aktiv og passiv. Udsagnsord, der ender på s, tilrådes ikke. Det er nemlig passivformen. Her kan du ikke se hvem der henvender sig til hvem! Afsender eller aktøren forsvinder og teksten får i stedet usynlige og hemmelige agenter. Det skaber distance mellem dig og din læser. Så hellere bruge et anonymt man, som gør udsagnsordet aktivt. Det er godt Hvis du undgår s-formen Hvis man undgår s-formen Hvis (??) s-formen undgås Undgå omskrivninger og ekstra udsagnsord Du kan omskrive mange udsagnsord med blive, vil, kunne mfl. Det gør også sætninger passive og uden aktør. Samtidig virker de ekstra udsagnsord som indskudte forbehold man virker lidt usikker og gemmer sig i den passive form. Svar vil blive givet Hvem? Vi giver svar Det er blevet oplyst Hvem? Vi har oplyst Det vil kunne hænde Det kan ske Vi har valgt at ville gå videre Vi går videre Undgå sætningsord Sætningsord gør også sproget passivt. Et sætningsord er en lille sætning pakket ind i ét ord. De er dannet af udsagnsord - og omdannet til passive navneord. Sætningsord ender typisk på ing, -else, (men også - ion, - ende). Fx: At godkende En godkendelse. Sætningsord beskriver en handling men uden aktør uden den, der handler. Du kan godt aktivere et sætningsord. Men det kræver et ekstra og aktivt udsagnsord: Jeg træffer en beslutning Jeg beslutter Der foretages en undersøgelse Vi undersøger Der er tilladelse til opsætning af lette hegn Det er tilladt at sætte lette hegn op For mange sætningsord gør teksten komprimeret og svært at forstå. Læser skal nemlig selv folde sætningerne og budskaberne ud. Hun skal selv finde handlingerne, der gemmer sig i navneordene herunder hvem, der handler og hvornår.

7 Brug konkrete ord Tag udgangspunkt i læsers erfaringsverden og brug ord som hun genkender og kan forholde sig til. Du tager vel ikke befordringsmidlet på job selv om du er bosiddende hinsides kommunegrænsen? Jo mere konkret du skriver desto mere vedkommende og forståeligbliver din tekst. Du formulerer dig bl.a. konkret, når du oversætter fagord og fremmedord undgår papirord og bureaukratiske vane-formuleringer opløser lange og sammensatte ord Fagord: Lejemål Lejlighed Fremmedord: Rekvirere Bestille, få Papirord: Fremsende genpart i indeværende år Sende kopi i år Skrivevane: Rette telefonisk henvendelse til Ringe til Sammensatte ord: Renholde trappe og bortkaste sne Holde trappe ren og rydde sne Lange ord: Katteholdsansøgningsblanket Blanket til at søge om kat SKRIV NUTIDIGT Sproget udvikler sig hele tiden. Hvad der lød korrekt og perfekt for 15 år siden eller på skolebænken er måske ikke tidssvarende mere. Problemet er, at vi udvikler skrivevaner og nemt hænger fast i rutiner. Og vi har svært ved at opdage det fordi vi sjældent lytter til vores egen tekst. Eller måske glemmer vi at se læser for os og skrive på hendes præmisser Især den omvendte og knudrede ordstilling gør det svært at skabe sammenhæng - den af mange læsere uforståelige ordstilling. For at benytte tørrerum skal der benyttes den til lejligheden hørende og til formålet indkøbte nummererede hængelås. Læser forventer et svar: Hvad skal jeg benytte?. Men hun får skudt en masse info ind i mellem: den til lejligheden hørende og til formålet indkøbte nummererede. Det er krævende for vores korttidshukommelse og forvirrer læsningen vi læser frem og tilbage for at forstå. VÆRKTØJ Skriv nutidigt Fjern sproglige skranker og skriv ligefrem og mundret. Forestil dig, hvordan du vil give din besked i telefonen - skriv på samme måde. Vær kritisk i forhold til dine skrivevaner. Og skriv nutidigt og i øjenhøjde med læser ved at undgå:

8 Omvendte ordstillinger - den af gud-ved-hvem opfundne ordstilling Papirord og bureaukratiske vendinger vedrørende anmodning om fremsendelse af skrivelse Mange og lange indskud idet, da, eftersom, såfremt Lejligheden, der for indeværende er ikke-disponibel, eftersom den forinden indflytning skal males, kan såfremt maleren bliver færdig i henhold til den af Boligkontoret udarbejdede tidsplan, overtages 1. januar. Du kan overtage lejligheden 1. Januar, hvis SKRIV OVERSKUELIGT Din sideopsætning kan hjælpe med at få dit budskab igennem. Det betyder meget om den er præget af tætskrevet tekst uden linjeskift eller delt logisk og visuelt op i afsnit. Mange læsere skimmer tekster og du kan understøtte dine budskaber ved at lave pejlemærker i teksten så man nemt kan slå ned på relevante emner. Skriv læsevenligt Giv teksten en logisk og overskuelig struktur, så læser nemt kan navigere i den. Opdel teksten i afsnit med aktive og præcise underoverskrifter Brug fx punktopstilling det skaber fokus og luft på siden Omskriv eller del lange ord: Dagligvare-butikker Brug billeder, grafik, faktabokse med måde Fremhæve evt. relevante nøgleord med fed. Igen med måde Placer detaljeret info om regler, love mv. i bilag, fodnoter eller som links LYT TIL DIN TEKST Din tekst er ikke færdig med det sidste punktum. Du kan utvivlsomt gøre teksten endnu bedre ved at kvalitetssikre den ved at læse den igennem inden du sender. En af retorikkens stamfædre sagde: Det, der snubler i ørets forgård, trænger ikke ind og påvirker bevidstheden. Lyt derfor til din egen tekst læs den op. Vil du sige sådan? Når du læser dit brev højt kan du nemt og intuitivt vurdere din tekst i forhold til de syv ovenstående punkter: 1. Er den skrevet med indlevelse i læser - på læsers præmisser? 2. Går du direkte til sagen? Eller væver du først rundt i mindre relevant info? 3. Fatter du dig i korthed tekst, afsnit, sætninger og ord? 4. Gemmer du dig? Eller er du tilstede som aktiv personlig afsender? 5. Er teksten levende? Er det klart hvad der sker/skal ske? Og hvem der gør det? 6. Skriver du som du taler? Er dine sætninger og ord nutidige - konkrete og forståelige for læser? 7. Se på dit brev: Er det overskueligt i sin opbygning afsnit, luft, overskrifter?

9 VÆRKTØJ Brug en ven Få din kollega til at læse din tekst og få svar på om noget snubler i øregangen. Du kan bede din hjælper svare på: Hvad skal helst sikker blive i teksten hvad er det vigtige? Hvad skal fremhæves? Hvad skal der evt. være mere af for at trænge ind i læsers bevidsthed? Hvad skal der være mindre af hvad er ikke relevant? Kan du evt. helt undvære noget? BILAG: PAPIRORD Papirord er en sproglig arv fra kancellistilen, hvor der var høje skranker. De lægger nemt et lag støv over budskabet og afsenderen. De fleste papirord er utidssvarende og skaber distance til læser. Og de skaber et gammeldags og bureaukratisk billede af afsender. Papirord Erstat med Papirord Erstat med Afholde Akter Angående Andrager Anke Anmode om Anvende Attestere Begæring Beliggende Beror Bibeholde Bosiddende Dersom Erlægge Finde sted Forblive Forefindes Fornøden Forefindes Forespørgsel Forinden Forløbne Fornøden Forudsat Fremsende/tilsende Genpart Henhøre under Henstille Holde bilag, dokumenter Om er/bliver Klage Søge/bede om Bruge Underskrive Ansøgning, ønske Ligger Afhænger af, er Beholde som bor Hvis Betale Ske Blive Er Nødvendig Findes/er Spørgsmål Inden/før Sidste Nødvendig Hvis Sende Kopi Høre under Bede om Henstille (fx cykel) Hoslagt Hvorledes Indeværende år Indstille Indtræffe Ligeledes Nærværende (brev) Påbegynde Påklage Rekvirere Samtlige Skrivelse Såfremt Således at Tillige Tilstille Under forudsætning af Undertegnede Vedrørende Yde Stille/sætte Vedlagt med Hvordan I år Anbefale Ske Også Dette (brev) Begynde Klage Bestille, få Alle Brev Hvis Så Og Sende Hvis Jeg, mig, vi Om Give