Lunderskov Boligforening Bestyrelsesmøde - referat Mødetid: Torsdag den 06. september 2018 kl. 17:30 Mødested: Lunderskovhallen, Lunderskov Mødedeltagere: Inga Holm IH Nanny Mikkelsen Leif Lauritsen Ulla Fischer NM LL UF Afbud: Desuden deltog fra administrationen: Leif Nygaard Jensen Per Nielsen Johnny Frederiksen Dorte Radik Bente Slaikjær Nielsen Bethina Lorentzen Niels Klausen LNJ PN JF DOR BSN BJL NKL Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referater fra møderne den 22. marts 2018 2. Inhabilitet/ særinteresser i forbindelse med hverv eller ansættelse i boligforeningen 3. Oversigt over lejeforhøjelser i afdelingerne pr. 1. januar 2019 4. Evaluering af beboermødet 5. Nyt fra administrationen Bovia 6. Nyt fra formandskabet 7. Landsbyggefonden orienterer 8. BL informerer 9. Eventuelt
Dagsorden Godkendelse af referater fra møderne den 22. marts 2018 1. Referaterne fra bestyrelsesmøde den 22. marts 2018 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referaterne godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referaterne blev godkendt og underskrevet. 2. Inhabilitet/særinteresser i forbindelse med hverv eller ansættelse i boligforeningen Bestyrelsen skal have godkendt forretningsgange vedrørende inhabilitet der skal sikre, at alle bestyrelsesmedlemmer er gjort bekendt med de i loven fastsatte regler, samt at bestyrelsen kan dokumentere, at den har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til indberetningspligt m.v. I forbindelse med indtræden i bestyrelsen oplyser hver enkelt bestyrelsesmedlem om man eller nære familiemedlemmer er inhabil eller kan blive inhabil i sager der behandles i bestyrelsen. For at sikre, at der sker en ajourføring af oplysningerne vil punktet om inhabilitet blive behandlet 1 gang om året i forbindelse med konstitueringen i bestyrelsen. Såfremt der er forhold der kan bringe det enkelte bestyrelsesmedlem i en situation hvor man bliver inhabil skal det oplyses. Såfremt der er ændrede forhold til tidligere bedes dette oplyst på mødet. Der er mulighed for at få tilsendt de tidligere godkendte skemaer samt infoskrivelse om inhabilitet hvis det ønskes. Bilag: Inhabilitetsskema vedlagt Eventuel inhabilitet oplyses på bestyrelsesmødet eller i forbindelse med behandling af sager i regi af boligforeningen. Der var ingen ændringer i forhold til tidligere underskrevne inhabilitets skemaer. 3. Oversigt over lejeforhøjelser i afdelingerne pr. 1. januar 2019 Huslejeforhøjelser skal forelægges og godkendes i hovedbestyrelsen og varsles over for beboerne 3. måneder inden 1. januar.
For afdelinger uden afdelingsbestyrelse skal hovedbestyrelsen i henhold til lovgivningen godkende disse lejeforhøjelser. Budget 2019 for afdeling 1 er vedtaget på afdelingsmødet den 23. august og medfører en huslejestigning på 1,6% svarende til 11,05 Kr. pr. m2 pr. år. Evt. bilag: Budget 2019 beboerorientering LB afd. 1 Det indstilles at huslejeforhøjelsen i afdelingen godkendes. Huslejeforhøjelsen i afdelingen blev godkendt. 4. Evaluering af beboermødet Administrationen har endnu ikke foretaget en evaluering af beboermøderne i regi af Bovia, men til brug for dette arbejde vil input fra bestyrelsen være behjælpelig. Bestyrelsens tilbagemeldinger indarbejdes i evalueringen af beboermøderne. Bestyrelsens opfattelse er at der var en god stemning og en konstruktiv debat på beboermødet. Det fungerer godt med mad og drikke. Der var en kort dialog omkring resultatet omkring vinduesudskiftningen, da det er uheldigt at 3 afsnit vælger vinduesudskiftningen fra hvilket betyder, at de ekstra udgifter som nu bør afsættes på drifts- og vedligeholdelse budgettet rammer hele afdeling 1. Drøftelsen tages på et efterfølgende afdelingsbestyrelsesmøde. Det hensigtsmæssige i at afdelingsbestyrelsen tidligere har besluttet at der skal stemmes pr. afsnit, når der er tale om udskiftning af primære bygningsdele blev drøftet. Måske skal der laves en passus om, at når det er tale om primære bygningsdele i hele afdeling 1, så er det afdelingsmødet som skal træffe beslutningen og ikke det enkelte afsnit. Drøftelsen tages på et efterfølgende afdelingsbestyrelsesmøde. Orienteringssager ( 5-9 ) 5. Nyt fra administrationen Bovia 1. Evaluering af Generalforsamlingen den 22. marts 2018 2. Oversigt tomgang pr. august 2018. - vedlagt 3. Mødekalender 2019 - vedlagt 4. Til orientering er nye vedtægter sendt til Kommunen og LBF
5. Forskudt årsafslutning varme pr. selskab og afdeling bilag vedlagt 6. Ændring i fjernvarme fra 2019 bilag vedlagt 7. Status på vinduesprojekt 8. mineside.bovia.dk flyer vedlagt Ad1.: Fint fremmøde og deltagelse på generalforsamlingen den 22. marts 2018. Ad.3: Mødekalender for 2019 blev godkendt. 6. Nyt fra formandskabet Ved nyt fra formanden, orienteres der på mødet Urafstemning om husdyr i afsnit 1 er udsendt den 6. sept. 2018 Orientering om Hellas, vandseparering - afventer møde med Blue Kolding. 7. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via LBF) ellers er det muligt via dette link: https://lbf.dk/om-lbf/lbf-orienterer/: 763 Vejledninger om egenkontrol og styring af den almene boligsektor og ny bekendtgørelse om drift af almene boliger 764 Regnskabsindberetning 2018 765 Asbest 766 Indbetalinger til landsdispositionsfonden/årlig lånindberetning - boligorganisationer, kommuner, regioner og selvejende institutioner 767 Årsberetning 2017 768 Ændringer i Driftsstoette.lbf.dk
8. BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: https://bl.dk/bl-informerer/: 9. Eventuelt 0518 Frit valg af TV-programmer/pakker 0618 Midlertidig adresseændring 0718 Regler om samlingsstedsforbud 0818 Ny ferielov 1018 Ensretning af regnskabsperiode til kalenderårsindberetning for varmevirksomheder 1118 Persondata Opdatering Status 1218 Virksomhedspraktik og ny mailadresse til ESL 1318 Moms på administration 1418 Juridiske henvendelser til BL 1518 Status på opdatering af persondata 1618 Arbejdet med "De hårde ghettoer" 1718 Initiativer der modvirker parallelsamfund 1818 Ændring i den kommunale grundkapital fra 1. januar 2019 1918 Nyt aftalesæt for byggeriet AB/ABR/ABT 18 2018 Forvaltningskonferencen 2018 afholdes den 21. og 22. august på Hotel Nyborg Strand 2118 Temadag om den nye ferielov 2218 Danmarks Statistik - nøgletal for boligområder 2018 2318 Lov om ændring af lov om almene boliger m.v. 2418 Ændring af Bygningsreglement 2018 Orientering om beboersammensætning og trafik på og omkring Hellas.
Referat godkendt den. 08. november 2018 Inga Holm Nanny Mikkelsen Leif Lauritsen Ulla Fischer