Mødedeltagere: Jørgen Bjerg Sørensen Eva Kristensen Tonny Bodilssøn Eigil Kristoffersen

Transkript

1 Billund Boligforening - Bestyrelsesmøde - referat Mødetid: Tirsdag den 12. september 2017 kl. 16:00 Af hensyn til mødedeltagernes planlægning tilstræbes det, at bestyrelsesmødet max. varer 2½ time, hvorefter der serveres lidt mad. Mødested: Mødedeltagere: Tværvej 3, Billund Jørgen Bjerg Sørensen Eva Kristensen Tonny Bodilssøn Eigil Kristoffersen JBS EK TB EIK Afbud: Administrationen: Villy Gasbjerg Niels Klausen Bethina J. Lorentzen Per Nielsen Dorte Radik Bente Slaikjær Nielsen VG NKL BJL PN DOR BSN Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 20. juni Oversigt over lejeforhøjelser i afdelingerne pr. 1. januar Politik for TV overvågning i boligorganisationerne som administreres af Bovia herunder administrationsselskabet Bovia. 4. Politik for socialt bedrageri 5. Forslag til retningslinjer for bibeskæftigelse for ansatte i Bovia og de enkelte boligorganisationer. 6. Princip beslutning omkring råderetsarbejder i forbindelse med nybyggeri. 7. Afgrænsning af P-zone i Billund Bymidte. 8. Status på nybyggerier og renoveringsprojekter ( Lukket punkt ) 9. Ekstraordinær generalforsamling den 18. september Fælles strategiseminar i november Nyt fra administrationen. 12. Nyt fra afdelingerne. 13. Landsbyggefonden orienterer. 14. BL informerer.

2 Dagsorden: Godkendelse af referat fra mødet den 20. juni Referatet fra bestyrelsesmøde den 20. juni 2017 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Oversigt over lejeforhøjelser i afdelingerne pr. 1. januar 2018 Huslejeforhøjelser skal forelægges og godkendes i hovedbestyrelsen og varsles over for beboerne 3 måneder inden 1. januar. For afdelinger uden afdelingsbestyrelse skal hovedbestyrelsen i henhold til lovgivningen godkende disse lejeforhøjelser. Bestyrelsen har tidligere godkendt følgende procedure omkring budgetlægningen Overordnet målsætning - hvad vil vi? Boligforeningen ønsker, at Boligforeningens og afdelingens driftsbudget er realistiske. Det skal tilstræbes, at der er tilstrækkelige midler i boligafdelingerne til kommende års nødvendige og planlagte vedligeholdelsesarbejde. En jævn huslejeudvikling skal tilstræbes. Det er formålet at sikre en struktureret budgetprocedure for både Boligforeningens og afdelingernes budget, hvor afdelingsbestyrelsens og beboernes indflydelse på deres respektive budgetter skal sikres. Det er endvidere formålet at sikre en struktureret regnskabsprocedure med definerede tidsfrister og krav mellem de forskellige parter, som er involveret i regnskabsproceduren. Formålet med forretningsgange på budgetområdet er bl.a.: - At sikre en struktureret budgetprocedure med definerede tidsfrister mellem forskellige dele af organisationen - At sikre afdelingsbestyrelsen den krævede/ønskede indflydelse på udarbejdelsen af budgettet - At give beboerne indblik i og overblik over budgettet og dermed give en reel mulighed for indflydelse.

3 - At sikre at de nødvendige informationer mellem parterne i budgetproceduren bliver udvekslet, så arbejdet omkring budgettet kan udføres med et minimum af spildtid og derigennem frigøre ressourcer til andre opgaver. Evt. bilag: Huslejeregulering budget 2018 Det indstilles at huslejeforhøjelserne i afdelingerne godkendes. Huslejeforhøjelserne i afdelingerne blev godkendt. 3. Politik for TV overvågning i boligorganisationerne som administreres af Bovia herunder administrationsselskabet Bovia. Administrationen har udarbejdet forslag til politik for TV overvågning som har været forelagt Bovias bestyrelse den 2. maj Politikken omfatter alle boligorganisationer som administreres af Bovia, og som på baggrund af konkrete overvejelser med tilhørende formålsbeskrivelser, har indstillet til organisationsbestyrelserne at opsætning af tv-overvågning er eneste løsning for at bekæmpe kriminalitet. Politikken gælder også Bovias administrative personale samt personalet i de enkelte boligorganisationer hvor formålet er at skabe tryghed for personalet eller hvis personalet ufrivilligt udsættes for tv-overvågning. Bovias Bestyrelse har godkendt politikken den 2. maj 2017 med den tilføjelse at godkendt og opsat tv-overvågning som minimum bliver sidder den max periode som myndighedernes godkendelsen gælder for. Det betyder at Afdelingsmødet eller en ny bestyrelse f.eks. ikke året efter kan kræve overvågningen nedtaget. Det er vigtigt at påpege, at beboerne ved opsætning af tv-overvågning blev informeret om at personalet ikke har adgang til optagelserne, men at overvågningen sker via tredjepart. Jfr. loven skal navn og kontaktoplysninger også fremgå af et skilt, hvis det ikke er åbenbart hvem der overvåger. Dette af hensyn til personalets tryghed og sikkerhed hvorfor ønsket fra medarbejderrepræsentanten er at tv-overvågning helst skal være personalet helt uvedkommende.. Herudover skal krav om information om personer som overvåges selvfølgelig overholdes. Bilag: Forslag til politik for tv-overvågning Proces-diagram Vejledning om tv-overvågning i boligorganisationer Administrationen indstiller at politikken godkendes i Billund Boligforening med Bovias og de ansattes tilføjelser.

4 Politikken for tv overvågning blev godkendt og underskrevet. 4. Politik for socialt bedrageri. Bovia har siden marts 2012 haft en politik/retningslinjer for hvordan Bovias administration og boligorganisationernes ansatte skulle forholde sig til Kommunernes kontrolgruppe når Kommunen forsøger at optrævle socialt bedrageri. Den 23. marts 2017 har der været afholdt et møde med Kolding Kommune hvor Bovias bestyrelse og Bovias ansatte fra Kolding, Billund, Grindsted og Vejen fik mulighed for at drøfte Kommunens og egne udfordringer i forhold til Bovias politik for socialt bedrageri. Politikken blev herefter atter forelagt Bovia bestyrelse den 2. maj 2017, med henblik på en drøftelse af en eventuel revidering af politikken. Mødet med kontrolgruppen gav dog ikke anledning til ændring af politikken, men mødet gav en god dialog og nye kontaktflader til Kommunen, hvorfor Bovia vil afholde et tilsvarende møder med års mellemrum. Bilag: Retningslinjer i forbindelse med socialt bedrageri Det indstilles at politikken for socialt bedrageri godkendes, således at politikken også gælder for de ansatte i Billund Boligforening. Politikken for socialt bedrageri blev godkendt og underskrevet. 5. Forslag til retningslinjer for bibeskæftigelse for ansatte i Bovia og de enkelte boligorganisationer. Bovia har ikke tidligere haft nedskrevne regler omkring begrebet bibeskæftigelse ved siden af hovederhvervet, men grundet at Bovia er blevet større og at bibeskæftigelse oftere forekommer i forbindelse med specialiseringsgraden og virksomhedens tiltrækningsevnen forekommer det derfor også oftere at medarbejderen kan have en bibeskæftigelse ved siden af som f.eks. mindre tegneopgaver, beregningsopgaver og mindre rådgivende funktioner. Bibeskæftigelse forekommer ikke kun for de administrative medarbejdere, men også for medarbejderne ansat i de enkelte boligorganisationer, hvorfor politikken også er gældende for medarbejderne i marken. Det er derfor blevet nødvendigt for ledelsen af Bovia, at synliggøre rammerne for medarbejdernes mulighed for at have en bibeskæftigelse ved siden af hovederhvervet, både for at beskytte medarbejderne i forhold til interesse- og habilitets konflikter og virksomheden i forhold til varetagelse af den daglige drift.

5 Grindsted Boligforening, Byggeforeningen af 1949 og A.B Vejen Byggeselskab er orienteret om forslaget til fælles retningslinjer på et fællesmøde den 20. april Det skete inden disse blev forelagt Bovias bestyrelse, for at få input til politikken fra gamle BO SYDS organisationer. Efter en drøftelse og uddybning omkring eventuelle udfordringer og konsekvenser som retningslinjerne måtte kunne medføre tog boligorganisationerne retningslinjerne til efterefterretning. Reglerne for bibeskæftigelse har den 2. maj 2017 været forelagt Bovias bestyrelse, hvor politikken blev endelig godkendt. Administrationen indstiller at Billund Boligforening godkender politikken/retningslinjerne således at disse også gælder for medarbejderne ansat i Billund Boligforening. Forslaget vil herefter blive forelagt de respektive personalegruppers tillidsrepræsentanter og virksomhedsnævn med indstilling om at retningslinjerne tages til efterretning. Politikken/retningslinjer for bibeskæftigelse blev godkendt og underskrevet. 6. Princip beslutning omkring råderetsarbejder i forbindelse med nybyggeri. Hvis en afdelingsmøde ikke har truffet beslutning om arbejder uden for boligen (jfr. 82, stk. 1) kan boligorganisationen (administrationen) indgå aftale med den enkelte lejer om udførelse af arbejder, som vedrører den del af det lejede, der ligger uden for selve boligen (Bekendtgørelse om drift af almene boliger 839). Administrationen tilstræber derfor at der forelægger en områdebeskrivelse for byggeriet (ideen med byggeriet), et råderetskatalog, et vedligeholdelsesreglement og en husorden inden indflytning, da disse ting bør (skal) være en del af lejekontrakten inden beboerne flytter ind. Mange af byggerierne har et rammebeløb, hvorfor økonomien kan holdes nede ved at beboerne efterfølgende selv f.eks. kan opsætte hegn, skure og udestuer. Mulighederne er beskrevet i et råderetskatalog som administrationen kan beslutte indtil der bliver valgt en afdelingsbestyrelse. Bilag: Et eksempel på råderetskatalog for Ankelbo. Administrationen har i forbindelse med nybyggerier benyttet sig af at lave en til to prøvebolig hvor f.eks. det foreslåede hegn eller hæk har været opsat for at vis beboerne valgmulighederne. Afdelingen overtager herefter hegnet, hvorfor opsætningen altid er af en god kvalitet for at beskytte afdelingen i forhold til den fremtidige vedligeholdelse. Til trods for dette går de ny indflyttede beboere i gang med at opsætte et uautoriserede hegn eller de bryder med områdebeskrivelsen.

6 Der ønskes en drøftelse omkring hvor restriktive administrationen skal være i forbindelse med områdebeskrivelserne og ikke godkendte opsætninger af f.eks. hegn mens man venter på en godkendelse af prøveboligen og dermed det endelige råderetskatalog. Administrationen skal generelt give bedst mulige information til beboerne ved indflytning. Dette sker bedst ved at der sammen med kontrakten udleveres en husorden, vedligeholdelsesreglement og råderetskatalog, idet der er det regelsæt som gælder for beboeren i bo perioden. Ved nybyggeri: Sammen med lejekontrakten udleveres en områdebeskrivelse som skal sikre byggeriets idé og arkitektur. Områdebeskrivelsen kan ikke ændres af beboerdemokratiet. Sammenhængen mellem nybyggeri og drift skal være, at der ved afleveringen er muligt at generere et vedligeholdelsesreglement som omhandler overfladerne i byggeriet. Administrationen udarbejder en basis husorden og et basis råderetskatalog som beskriver beboernes muligheder. Hvis der f.eks. ikke er en afgrænsning af beboerens haver, kan administrationen udarbejde et til to prototyper med så begrænset vedligeholdelse som mulig (for at beskytte afdelingens fremtidige vedligeholdelse) som led i byggeprojektet. Prototyperne tjener det formål, at administrationen kan vurdere udseende og beboerne kan vælge ud fra de etablerede muligheder. I eksemplet Ankelbo fastholder bestyrelsen, at når råderetskataloget er endeligt (ultimo sep. 2017) skal beboerne fjerne deres midlertidige hegn, som der ikke er ansøgt og givet tilladelse til. Råderetskatalogets retningslinjer skal herefter følges og håndhæves. Alle nye beboere skal ved kontraktens indgåelse informeres om hvad man kan og ikke kan jfr. retningslinjerne/regelsættet for afdelingen. 7. Afgrænsning af P-zone i Billund Bymidte. Den igangværende og planlagte omdannelse og fortætning af Billund Bymidte medfører ny efterspørgsel og ændrede krav i forhold til parkeringsmulighederne. Administrationen har med baggrund i ovennævnte modtaget reguleringstiltag i forbindelse med parkeringsmulighederne i Billund by. Der arbejdes med en P-zone på 2 timer og 20 % parkeringspladser med korttidsparkering på 30 minutter. Boliger med mulighed for parkering på egen grund skal parkere der, mens der udstedes parkerings licenser (op til 2 beboerlicenser pr. bolig) til beboere, som ikke kan parkere på egen grund, således at de fritages for tidsbegrænsningen. Ordningen forventes opstartet september 2017 og parkeringslicenserne vil for resten af 2017 og 2018 koste 0 kr.

7 P-zone er vist på vedlagte kortbilag. Afgrænsningen af zonen vil blive defineret nærmere i forbindelse med udarbejdelse af en konkret skilteplan, som skal godkendes af politiet. Zonen dækker et større område af midtbyen, således at Billund Centeret og de centrale boligområder syd for Legoland, syd for Grindstedvej og Skovparken er medtaget. Derved er zonen afgrænset af Grandvej, Møllevej, Hybenvej og Åstvej. Formålet med tidsbegrænsningen er at påvirke hvilke bilistgrupper, der anvender pladserne. For eksempel kan omdannelsen fra langtids- til korttidspladser begrænse pendlerne i at parkere et velkendt sted, hvilket frigør pladser til ærinde- og kundeparkering og sikre høj udskiftning. En del af Billund Boligforenings beboere og ejerforeninger (afd. 27 og 25) vil blive ramt af restriktionerne idet områderne ikke er undtaget på kortbilaget. Bilag: Forslag til afgræsning af P-zone. Parkeringsregulering i Billund midtby åben sag. Der ønskes en drøftelse omkring bestyrelsens holdning til Kommunens forslag idet det er administrationens opfattelse at eksisterende vedtægter for ejerforeningerne ikke kan tilsidesættes af Billund Kommunes beslutning, ligesom beboerdemokratiet ikke er blevet involveret i beslutningsfasen. Administrationen foreslå et møde med Billund Kommune og en eller flere repræsentanter fra bestyrelsen for at få en drøftelse omkring ordningens udfordring. Bestyrelsen mener at beboerdemokratiet og ejerforeningerne skal involveres i processen, hvorfor det er beboerdemokratiet som beslutter om de vil indgå i P-zonen. Der er opbakning til at administrationen arbejder videre og evt. får et møde sat op med Billund Kommune. 8. Status på nybyggerier og renoveringsprojekter (Lukket punkt) 9. Ekstraordinær generalforsamling den 18. september Louise har styr på forplejning og lokaler. 2. Evt. forslag til dirigent til mødet Punktet drøftes på mødet.

8 Formanden byder velkommen til mødet og foreslår Eva Kristensen, som dirigent. 10. Fælles strategiseminar i november Bestyrelser i de enkelte boligorganisationer under Bovia, samles til fælles strategiseminar den 8. november 2017 på Hotel Propellen i Billund. Strategiseminaret er første skridt i forbindelse med udarbejdelse af de nye visioner for Da de enkelte boligorganisationer tidligere har arbejdet forskelligt med visioner og målsætninger, vil administrationen introducere hvorledes den foreslår processen omkring vision gennemført. Bilag: Notat til brug for drøftelser om visioner og målsætninger Orientering tages til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Orienteringssager (11-14 ) 11. Nyt fra administrationen 1. Fællesmøde midt januar 2018, vedr. styrringsrapport, forvaltningsrevision mv. 2. Status organisationen Bovia 3. Nye vedtægter 4. Oversigt over tomgang bilag vedlagt 5. Mødekalender for år 2018 vedlagt 6. Byggeudsigten Lego House vedlagt. Ad. 2: Ny regnskabschef ansat i Kolding midt august 2017, han er kommet godt i gang. Fælles opnotering, er blevet godkendt i Vejen Byggeselskab og Byggeforeningen af 1949 i august/september. I Grindsted Boligforening afholdes ekstraordinær repræsentantskabsmøde den 14. september Status for planerne omkring nye lokaler for administrationen i Kolding. Ad. 3: Nye vedtægter, tilrettes pt. og skal herefter med på kommende generalforsamling til godkendelse. Baggrunden er at ministeriet har udarbejdet nye normalvedtægter.

9 12. Nyt fra afdelingerne Ved nyt fra afdelingerne orienteres der på mødet. 13. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via LBF) ellers er det muligt via dette link: BL informerer 741 Nyt værktøj til intern benchmarking af effektivitetstal i de almene boligorganisationer 742 Almenstyringsdialog.dk - ændringer i styringsrapporter mv. 743 Nybyggeri i den almene boligsektor Indbydelse til informationsmøder om renoveringsstøtte, særlig driftsstøtte, digitale ansøgninger, BOSSINF renovering, totaløkonomi mv. 745 Forhøjelse af pligtmæssige bidrag 2018 Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: Aftale om digital kommunikation 2017 Overenskomstforhandlinger Regulering af maksimumhuslejen Ændring af G-dage 2317 Forslag til lægdommere ved boligretterne for perioden 1. juli 2017 til 30. juni genfremsendelse 2417 Nye tiltag angående BL/HK s kompetencefond 2517 Møder om overenskomstforhandlingerne Danmarks Statistik - Nøgletal på boligområder 2017

10 Referat godkendt den 28. november 2017 Jørgen Bjerg Sørensen Eva Kristensen Tonny Gustav Bodilssøn Eigil Kristoffersen