Møde i Udvalg for digitalisering og innovation Åben Dagsorden Dato: Onsdag den 5. september 2018 Tidspunkt: 17:00 Sted: Rådhuset Mødelokale 10 Furesø Kommune
Møde i Udvalg for digitalisering og innovation / 05-09-2018 Sagsoversigt: 1. Orientering: Meddelelser...2 2. Beslutning: Samarbejde om afbureaukratisering...2 3. Beslutning: Afrapportering på byrådets arbejdsprogram - Bedre og billigere drift gennem innovation og digitalisering (punkt 1.2)...5 4. Beslutning: Politisk lederskab af innovation i Furesø - 1. behandling...9 Bilagsoversigt...12 Underskriftsside...13 Furesø Kommune 1
1. Orientering: Meddelelser Sagsnr.: 18/14075 Beslutningstema Formanden orienterer. Årshjulet drøftes i forhold til emner til de kommende møder Sagsfremstilling Opdateret årshjul vedlagt. Økonomiske konsekvenser Ingen bemærkninger. Borgerinddragelse Ingen bemærkninger. Lovgrundlag Ingen bemærkninger. Det videre forløb Ingen bemærkninger. Indstilling Forvaltningen indstiller, at udvalget tager orienteringen til efterretning. Beslutning i Udvalg for digitalisering og innovation den 05-09-2018 Der er afbud fra Ole Holleufer Taget til efterretning. Afbud: Ole F. Holleufer Bilag: 1 Åben UDI - årshjul september 2018 101273/18 2. Beslutning: Samarbejde om afbureaukratisering Sagsnr.: 18/2461 Furesø Kommune 2
Beslutningstema Udvalget for digitalisering og innovation skal godkende planen for borgerinddragelse i forbindelse med arbejdet med afbureaukratisering og anbefale folkeoplysningsudvalget at arbejde videre med planlægningen af et afbureaukratiseringsmøde. Sagsfremstilling Udvalget for digitalisering og innovation har som en del af byrådets samlede arbejdsprogram 2018-2021 fokus på at skabe bedre og billigere drift gennem innovation og digitalisering. Udvalget for digitalisering og innovation behandlede på møde den 6. juni 2018 en plan for borgerinddragelse i forbindelse med arbejdet med afbureaukratisering. Udvalget besluttede, at planen for borgerinddragelse i afbureaukratiseringen skal afprøves i mindre skala, inden den udbredes til flere områder. Det anbefales derfor, at planen for borgerinddragelse bliver afprøvet på folkeoplysningsudvalgets område i starten af 2019. For at nå bredest muligt ud foreslås det, at der i den forbindelse gøres brug af muligheden for digital borgerinddragelse. Der peges på folkeoplysningsområdet, fordi det frivillige foreningsarbejde repræsenterer en væsentlig del af borgerne i kommunen. Endelig mødedato vil blive koordineret med folkeoplysningsudvalget, så det passer med udvalgets øvrige mødeaktivitet. Repræsentanter for foreninger på det folkeoplysende område vil blive inviteret til at deltage i mødet. På mødet vil udvalget og de øvrige repræsentanter for det frivillige foreningsliv få mulighed for at drøfte områder og snitflader til administrationen, der eventuelt kan optimeres. Det væsentlige er dermed at identificere eventuelle områder, hvor foreningerne oplever frustrationer i deres administration og afklare, om der er områder, hvor praksis kan ændres, så foreningernes samspil med forvaltningen lettes. Formålet er således at udnytte ressourcerne bedre, til gavn for det samlede folkeoplysende område. Folkeoplysningsområdet er pålagt meget få centrale regler, men styres alene af nogle overordnede principper, som udmøntes lokalt af folkeoplysningsudvalget. Størrelsen af det kommunale tilskud og principperne for anvendelsen af offentlige faciliteter fastlægges alene lokalt. Det betyder i praksis at tilskudsordninger, anvisning af faciliteter, tilsynsregler, administrativ praksis etc. fastlægges lokalt og derfor er væsentligt forskellige fra kommune til kommune. Dermed fordeles økonomi og faciliteter i realiteten efter 98 forskellige ordninger. Et eventuelt bureaukrati og administrative besværligheder er således også alene en kommunal beslutning, hvorfor det er muligt at ændre uhensigtsmæssige arbejdsgange, der måtte blive identificeret på mødet. Dermed er folkeoplysningsområdet et oplagt område at starte det borgerrettede arbejde med afbureaukratisering. Som det fremgår af juni-sagen, inviteres den relevante udvalgsformand samt udvalget for digitalisering og innovation til at deltage i mødet. Netop med folkeoplysningsudvalget er der flere personsammenfald, og det formodes derfor at både udvalgsformand for kultur, fritid og Furesø Kommune 3
idræt, Tine Hessner, samt medlemmer af udvalget for digitalisering og innovation, Muhammed Bektas og Gustav Juul, allerede deltager i deres egenskab af medlemmer af folkeoplysningsudvalget. De øvrige medlemmer af udvalget for digitalisering og innovation formodes også at deltage i mødet. I forbindelse med detailplanlægningen af mødet aftales udvalget for digitalisering og innovations rolle på mødet med forvaltningen. Økonomiske konsekvenser Ingen bemærkninger. Borgerinddragelse Borgerinddragelsen finder sted gennem inddragelsen af det samlede foreningsområde, idet foreningerne repræsenterer en væsentlig del af borgerne i Furesø Kommune, samt gennem inddragelse via digitale løsninger. Lovgrundlag Ingen bemærkninger. Det videre forløb Det er forventningen, at der vil komme en del input fra det samlede foreningsområde. Forvaltningen er ansvarlig for at samle de forskellige input sammen, og sørger for det videre arbejde med at vurdere de enkelte input med henblik på en eventuel implementering. Udvalget for digitalisering og innovation vil i første halvdel af 2019 få en status på de fremkomne forslags mulighed for implementering. Baseret på erfaringerne fra dette møde vil det efterfølgende blive besluttet, om planen for borgerinddragelse i forbindelse med arbejdet med afbureaukratisering skal udbredes til andre fagområder. Indstilling Det indstilles, at udvalget for digitalisering og innovation: - godkender planen for borgerinddragelse i forbindelse med arbejdet med afbureaukratisering - anbefaler folkeoplysningsudvalget at arbejde videre med planlægningen af et afbureaukratiseringsmøde. Beslutning i Udvalg for digitalisering og innovation den 05-09-2018 Godkendt med den bemærkning, at der også skal være mulighed for at hele byrådet kan deltage i Folkeoplysningsudvalgets drøftelse heraf samt at Citizen Lab anvendes i idéfasen. Afbud: Ole F. Holleufer Furesø Kommune 4
3. Beslutning: Afrapportering på byrådets arbejdsprogram - Bedre og billigere drift gennem innovation og digitalisering (punkt 1.2) Sagsnr.: 18/14385 Beslutningstema Udvalget for digitalisering og innovation orienteres i denne sag om status på indsatser og tiltag i forbindelse med punkt 1.2 Bedre og billigere drift gennem innovation og digitalisering i det politiske arbejdsprogram Fælles Fremgang for Furesø. Samtidig skal udvalget drøfte og godkende en fremadrettet plan samt indstillingerne omkring de politiske prioriteringer for arbejdet med dette område. Sagsfremstilling Et samlet Byråd godkendte i april 2018 det politiske arbejdsprogram Fælles Fremgang for Furesø, som skal danne grundlag for byrådets arbejde og prioriteringer i byrådsperioden 2018-2021. I arbejdsprogrammet ønskes en afsøgning af, hvordan der arbejdes videre med digitalisering og innovation. Udvalget skal i den forbindelse udvikle en model eller metode, der kan understøtte fagudvalg og byråd med udvikling af innovative metoder. Oplægget til innovationsmodel for Furesø behandles i en særskilt sag på udvalgets dagsorden. Byrådet har med arbejdsprogrammet besluttet at følgende områder skal afsøges som de første: Bedre selvbetjeningsløsninger Ny hjemmeside Velfærdsteknologi med respekt for den enkelte borger Robotteknologi og kunstig intelligens Anvendelse af it og andre digitale værktøjer i undervisningen Mere effektive digitale systemer til administaration og kommunikation i alle kommunens forvaltningsgrene og institutioner Initiativer der kan sikre, at borgere, der ikke er så it-stærke, ikke lades tilbage på perronen (uddannelse og tilgængelighed) Supplerende brug af digitale platforme ved høring, samskabelse m.v. med sigte på bredere og mere repræsentativ borgerinddragelse. Udvalget har siden opstarten i januar 2018 drøftet en lang række af ovestående områder med henblik på at opnå mere viden om kommunens tilgang og planer for indenfor de pågældende områder. Udvalgets afdækning har bl.a. resulteret i, at udvalget på mødet i maj besluttede følgende pejlemærke for udvalgets arbejde: Udvalg for digitalisering og innovation samarbejder og udfordrer på tværs af udvalg. Vi er hjælpere og inspiratorer for vores nærmeste politiske kolleger. Udvalget for digitalisering og innovation vil fremme det politiske lederskab i innovationsarbejdet og gå nye veje og fremme en fælles dagsorden og kultur på tværs af fagområder, fagudvalg og politiske mærkesager. Furesø Kommune 5
Principper: Det er et grundlæggende princip for udvalgets arbejde, at initiativer der vedrører digitalisering og innovationer skal være værdiskabende og implementerede. Udvalget for digitalisering og innovation fokuserer på udvalgte områder og skyder ikke med spredehagl. Metoder: Digitalisering, innovation og samskabelse er midler til at lykkedes med den fælles målsætning, om at Furesø skal være en effektiv og omsorgsfuld kommune. Innovation skal bidrage til at udvikle nye løsninger på kendte (ikke-løste) udfordringer. Udvalget for digitalisering og innovation vil stille sig i spidsen for udvikling af en model for innovation. Samskabelse skal bidrage til at engagere, forpligte og forankre løsninger. Udvalget for digitalisering og innovation vil invitere borgere, virksomheder og foreninger med ind i processer og afprøvninger hvor det giver mening. Med afsæt i arbejdsprogrammet har udvalget besluttet at de i 2018-19 vil fokusere på: Digital borgerinddragelse - Udvikling af nye digitale måder at inddrage borgere og interessenter på Udvikling og digitalisering af arbejdsgange Fremme brugen af velfærdsteknologi i samarbejde med de relevante fagudvalg Fremme innovation og digitale kompetencer hos børn og unge fx i forbindelse med indretning af skoler og daginstitutioner Udvikling af metode/model for, hvordan man vil arbejde med innovation og hvilke udfordringer, der skal løses i samarbejde med de øvrige udvalg. I det vedlagte notat præsenteres en samlet plan for det fremadrettet arbejde med de konkrete tiltag og forslag i arbejdsprogrammet vedr. Bedre og billigere drift gennem innovation og digitalisering For alle de enkelte punkter præsenteres ligeledes et oplæg til drøftelse af politiske prioriteringer samt forvaltningens anbefalinger, som er: Bedre selvbetjeningsløsninger: IT-og digitaliseringsafdelingen sammen med borgerservice afdækker hvilke mulige selvbetjeningsløsninger, der med fordel kan implementeres i Furesø Kommune med henblik på at styrke den digitale borgerservice og selvbetjeningsgraden. Udvalget i løbet af 2019 får forelagt et oplæg til strategisk drøftelse af om hvilke løsninger, der er størst potentiale i at udvikle eller hvilke løsninger, der med fordel kan anskaffes for at øge den digitale selvbetjening. Ny hjemmeside: Udvalget i oktober behandler oplæg til design mv. til en ny hjemmeside. Furesø Kommune 6
Velfærdsteknologi Vi orienterer os mod erfaringer og undersøgelser i andre kommuner samt afsøger muligheden for tværkommunale samarbejde om velfærdsteknologiske løsninger. Der igangsættes en tværgående arbejdsgruppe på tværs af fagcentre til etablering af en fælles baseline for arbejdet med velfærdsteknologi. Herunder formulering af en strategi for området. Udvalget for digitalisering og innovation tager initiativ til et årligt temamøde med udvalget for sundhed, sociale forhold og et godt seniorliv, hvor velfærdsteknologi er på dagsordenen. Udvalget for digitalisering og innovation beslutter en plan for, hvordan udvalget for digitalisering og innovation som politisk udvalg vil sikre, at øvrige politiske udvalg systematisk medtænker velfærdsteknologi, som mulig løsning på de udfordringer, der fremadrettet skal findes løsninger på i Furesø. Robotteknologi: der arbejdes videre med budgetforslag UDI 2 (digitalisering af arbejdsgange) mhp. at afsøge mulige potentialer og effektiviseringer ved bl.a. robotteknologi og øget digitalisering af arbejdsgange. Anvendelsen af IT og andre digitale værktøjer i undervisningen Udvalg for Skole og Ungdomsuddannelse, Udvalg for Dagtilbud og Familie og Udvalg for Digitalisering og Innovation indgår i arbejdet med at udvikle en ny digital pædagogisk strategi Den digitale pædagogiske strategi efterfølgende anvendes i forbindelse med etablering og renovering af dagtilbud og skoler med henblik på at sikre, at de fysiske rammer understøtter de intentioner, der er i strategien. Udvalgene løbende drøfter muligheder og prioriteringer på området, herunder udbreder kendskabet til borgere, medier og andre interessenter. Mere effektive digitale systemer til administration og kommunikation i alle dele af forvaltningen De kommende systemudskiftninger fastholdes og at det løbende vurderes om der behov for nye systemer når behovet jf. ovenstående opstår. Udvalget vil løbende få status på arbejdet og implementeringen af KOMBITs systemer de kommende år. Initiativer, der sikrer at borgere, der ikke er så it-stærke ikke efterlades på perronen. Furesø Kommune 7
Der fortsat skal være fokus på at sikre at ingen borgere eller virksomheder efterlades uden mulighed for at anvende kommunens digitale løsninger, enten ved at de tilbydes en manuel løsning eller at de telefonisk kan komme i kontakt med kommunen for support og hjælp. Det i samarbejde med udvalgte interessenter undersøges yderligere behov for en særlig målrettet indsats over for grupper af borgere, der har vanskeligt ved at forstå og anvende de digitale løsninger. Supplerende brug af digitale platforme ved høring, samskabelse mv. med sigte på bredere og mere repræsentativ borgerinddragelse. Udvalget løbende følger anvendelsen af digitale borgerinddragelsesmetoder og vil ultimo året få forelagt en første evaluering af de første erfaringer med CitizenLab. Økonomiske konsekvenser De økonomiske konsekvenser afhænger af de politiske prioriteringer for den enkelte tiltag og forslag. Borgerinddragelse Udover punktet, der specifik omhandler digitale platforme med sigte på bredere og mere repræsentativ borgerinddragelse vil der være borgerinddragelse i forbindelse med afprøvning og implementering af de forskellige tiltag, der er beskrevet i afsøgningen. Lovgrundlag Persondataforordningen og anden relevant lovgivning Det videre forløb I afsøgningen er der lagt op til, at udvalget for digitalisering og innovation koordinerer arbejdet med initiativerne under punkt 1.2 i byrådets arbejdsprogram med de relevante fagudvalg. Formanden for udvalget for digitalisering og innovation foreslås at deltage i de fagudvalgsmøder, hvor resultatet af afsøgningsprocessen samt Furesøs innovationsmodel præsenteres. Indstilling Forvaltningen indstiller, at: - Udvalget for digitalisering og innovation drøfter og godkender de fremadrettede planer samt forvaltningens anbefalinger for de enkelte indsatser. Beslutning i Udvalg for digitalisering og innovation den 05-09-2018 Godkendt med den bemærkning, at afrapporteringen er et dynamisk dokument, der løbende opdateres i takt med udviklingen på de forskellige områder. Furesø Kommune 8
Afbud: Ole F. Holleufer Bilag: 1 Åben Afrapportering på arbejdsprogrammet ift UDI UDKAST 14082018 102080/18 4. Beslutning: Politisk lederskab af innovation i Furesø - 1. behandling Sagsnr.: 18/14259 Beslutningstema Udvalg for digitalisering og innovation 1. behandler oplæg til en model for politisk lederskab af innovation i Furesø. Sagsfremstilling Med afsæt i aftalen om byrådets konstituering, har udvalget for digitalisering og innovation fokus på organisering, effektivisering og nye løsninger, der kan skabe råderum for bedre velfærd. Ifølge punkt 1.2. Bedre og billigere drift gennem innovation og digitalisering i det politiske arbejdsprogram, skal der udvikles en model, som kan understøtte fagudvalg og byrådet med udvikling af innovative metoder. Første oplæg til en model er vedlagt som bilag og er et oplæg til principper for innovation samt en model og en plan for politisk lederskab og styrkelse af innovation i Furesø. Herudover indeholder den en kort beskrivelse af de forskellige faser i en innovationsproces. Modellen underbygger udvalget for digitalisering og innovations målsætning om, at: At samarbejde og udfordre på tværs af udvalg. Hjælpe og inspirere vores nærmeste kolleger. Fremme det politiske lederskab i innovationsarbejdet og gå nye veje og fremme en fælles dagsorden og kultur på tværs af fagområder, fagudvalg og politiske mærkesager. Modellen sætter retning for det politiske lederskab af innovation, som skal forankres i alle udvalg og i byrådet, og rammesætter udvalget for digitalisering og innovations rolle og samspil med borgere, forvaltning, andre politiske udvalg om igangsatte innovationsprocesser. I den forbindelse peges der på tre spor i forhold til den videre proces, hvis vi gerne vil arbejde mere systematisk med innovation i Furesø Kommune. Vi skal: 1. Understøtte en innovativ kultur og tænkning i kommunen 2. Opstille en systematisk proces for definition og udvælgelse af udfordringer i kommunen, som der med fordel kan igangsættes en innovativ proces omkring. 3. Løbende opsamle, udvikle og sprede innovative idéer og/eller projekter på tværs af kommunen Furesø Kommune 9
Modellen skal styrke de tre spor, men det skal ske i samspil med initiativer, modeller og arbejdsgange, som allerede er etableret og fungerer. Det betyder eksempelvis, at Furesømodellen for Borgerinddragelse vil kunne benyttes, når byrådet og de politiske udvalg skal i dialog med borgere og forvaltning omkring udfordringer og nye tilgange til løsninger. At CitzenLab vil kunne anvendes i en idégenereringsfase, og at innovation vil kunne tænkes ind i den kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere, som allerede finder sted. Furesø er blandt pionererne i forhold til at sætte politisk ledelse af innovation i en kommunal kontekst på dagsordenen. Det betyder, at modellen er dynamisk og skal justeres i takt med at erfaringerne høstes og læringen omsættes. Forvaltningen foreslår, at modellen præsenteres i de øvrige udvalg med henblik på deres bemærkninger. Herudover er kommunen udvalgt som case i COI Center for Offentlig Innovations åbne værksted om politikernes rolle i offentlig innovation den 3. oktober 2018. Her vil der blive mulighed for at kvalitetstjekke og risikovurdere modellen i forhold til, om den indfrier den politiske ambition om at fremme innovation og iværksætte nye innovative løsninger på centrale udfordringer i Furesø. Økonomiske konsekvenser Sagen har ingen økonomiske konsekvenser. Udvalget for digitalisering og innovation har som et blandt flere formål at medvirke til at skabe råderum og balance i kommunens økonomi. Borgerinddragelse Iværksættelse af modellen for politisk lederskab af innovation fordrer en tæt dialog med kommunens borgere. Lovgrundlag Byrådets Arbejdsprogram. Det videre forløb Modellen vil med udvalgets godkendelse videreudvikles med henblik på drøftelse med øvrige udvalg og herefter forelægges på ny til en 2. behandling og endelig godkendelse. Forvaltningen foreslår, at formanden deltager på de øvrige udvalgsmøder ved en præsentation af modellen Indstilling Forvaltningen indstiller, at udvalget drøfter og godkender at model for politisk lederskab af innovation i Furesø drøftes med de øvrige udvalg Beslutning i Udvalg for digitalisering og innovation den 05-09-2018 Godkendt med den bemærkning at der i drøftelsen med de øvrige udvalg drøftes konkrete udfordringer, hvor der med fordel kan anvendes en innovativ proces til at finde løsningen. Afbud: Ole F. Holleufer Furesø Kommune 10
Bilag: 1 Åben Innovationsmodel 106962/18 Furesø Kommune 11
Bilagsoversigt 1. Orientering: Meddelelser 1. UDI - årshjul september 2018 (101273/18) 3. Beslutning: Afrapportering på byrådets arbejdsprogram - Bedre og billigere drift gennem innovation og digitalisering (punkt 1.2) 1. Afrapportering på arbejdsprogrammet ift UDI UDKAST 14082018 (102080/18) 4. Beslutning: Politisk lederskab af innovation i Furesø - 1. behandling 1. Innovationsmodel (106962/18) Furesø Kommune 12
Underskriftsside Lars Carstensen (Konservative) Ole F. Holleufer (Liberal Alliance) Gustav Juul (Venstre) Preben Sandberg Pettersson (Socialdemokratiet) Muhammed Bektas (Socialdemokratiet) Furesø Kommune 13