38. Opfølgende redegørelse om huslejenævnet Magistraten tog redegørelsen til efterretning, idet forvaltningen blev anmodet om ved næste forelæggelse at belyse sagsklargøringstiden samt i forbindelse med ny lovgivning at redegøre for konsekvenserne heraf, herunder mulighederne for tværkommunalt samarbejde samt økonomien ved alternativ løsning. Beskrivelse af sagen Magistraten blev efter anmodning på møde den 8. april 2013 orienteret om arbejdet i huslejenævnet. Siden er Magistraten blevet forelagt opfølgninger henholdsvis den 26. august 2013 samt 25. august 2014 om status og ikke mindst sagsbehandlingstider for nævnets arbejde. Af opfølgningerne fremgik, at der har været personalemæssige udfordringer i nævnet, fordi såvel lederen, som en juridisk medarbejder i nævnssekretariatet begge fratrådte deres stillinger i foråret 2013. Inden efteråret 2013 var nævnet igen fuldt bemandet. Ved den opfølgende orientering til Magistraten den 26. august 2013 fastsatte nævnssekretariatet en målsætning om, at 75 % af samtlige indkomne sager skal være afgjort inden for 6 måneder, hvilket svarer til målsætningen i Københavns Kommunes Huslejenævn. Målet søgtes opfyldt inden den 1. juni 2014. Arbejdet med at nedbringe sagsbehandlingstiden startede i efteråret 2013, har involveret alle medarbejdere i nævnssekretariatet og pågår fortsat. Der er sket ændringer i sagsgange, både for så vidt angår besigtigelser, høringsprocedurer og ikke mindst længde, ligesom medarbejderne alle er opsatte på at nedbringe sagsbehandlingstiden. Der henvises til opfølgende redegørelse til Magistraten af 25. august 2014, pkt. 271, vedlagt som bilag. Nedenstående tabel viser sagsbehandlingstiderne fra 2011 og frem til 31. december 2014, idet 2014 ligeledes er opsplittet på de enkelte kvartaler: Antal indkomne Antal afgjorte Tilvækst Gn.snitlig Gn.snitlig sager til sager i af sager i sagsbehl.tid i sagsbehl. tid, huslejenævnet huslejenævnet perioden mdr. 75 % af sagerne i mdr. 2011 343 301 +42 9,0-2012 323 340-17 11,6-2013 310 238 +72 9,7-2014 309 378-69 11,3 6,9 1. kvt. 2014 85 69 +16 9,8 6,5
2. kvt. 2014 72 106-34 14,3 7,3 3. kvt. 2014 73 92-19 12,2 7,6 4. kvt. 2014 79 111-32 9,0 6,4 I perioden 2011 til 2014 er der i alt indkommet 1.285 sager. Af disse sager indkommet i denne periode er der afgjort 1.028 sager (dette tal er mindre end antallet af afgjorte sager i alt for perioden, idet antal afgjorte sager i alt også indeholder sager indkommet til nævnsbehandling forud for 2011). Således verserer der pt. 257 sager, der enten afventer sagens fulde oplysning, herunder besigtigelse, eller at blive gennemgået af en jurist og forelagt nævnet. Af tabellen ses, at antallet af indkomne sager til huslejenævnet siden 2011 har været faldende, om end sagsantallet i såvel 2013 som 2014 ligger på samme niveau. Af kolonnen antal afgjorte sager i nævnet fremgår, at antallet af afgjorte sager varierer væsentligt. En forklaring herpå kan være personalesituationen, idet der er tale om et lille sekretariat, hvis resultat er sårbart i forhold til sygdom, opsigelse o. lign. I 2011 var en fuldtidsansat jurist således på barsel. En anden deltidsansat juridisk medarbejder opnormeredes i barselsperioden til fuldtid, ligesom en studentermedhjælp ansattes ca. 15 timer om ugen. Ligeledes ses der et dyk i antallet af afgjorte sager i 2013, hvor såvel lederen af nævnssekretariatet samt den (eneste) fuldtidsansatte jurist opsagde deres stillinger. Først pr. 1. juli 2013 umiddelbart inden sommerferien ansattes en ny leder af sekretariatet, ligesom en ny fuldtidsansat jurist tiltrådte pr. 15. august 2013. Året efter, 2014, skiller sig ud ved at have det højeste antal afgjorte sager i den visualiserede 4-års periode i tabellen på i alt 378 afgjorte sager. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på 11,3 måneder for samtlige afgjorte sager i 2014, vidner tillige om, at antallet af ældre sager er blevet reduceret, ligesom den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for så vidt angår 75 % af de afgjorte sager udgør 6,9 måneder. Gennemsnittet på 6,9 måneder for 75 % af de afgjorte sager, ligger alene 0,9 fra nævnssekretariatets mål om 6,0 måneders sagsbehandlingstid for 75 % af de behandlede sager. De nederste 4 rækker i tabellen viser de enkelte kvartaler i 2014. Her fremgår det fx, at der i 2. kvt. 2014 blev afgjort 106 sager, og at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for disse 106 afgjorte sager 2
lå på 14,3 måneder, mens 75 % af de afgjorte sager i perioden havde en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 7,3 måneder. Således er der i perioden afgjort en del sager fra den oparbejdede sagsmængde fra de forrige år, hvilket har været medvirkende til stigningen af sagsbehandlingstiden. Den længere sagsbehandlingstid er altså ikke et udtryk for færre afgjorte sager, men derimod at de sager, der er blevet afgjort, fx grundet personalesituationen i nævnet, har afventet afgørelse. Nævnssekretariatet står overfor nye udfordringer i 2015. En medarbejder går på barsel pr. 1. april 2015. Stillingen slås nu op som en vikaransættelse. Det vurderes vanskeligt at finde en specialiseret lejeretsjurist til en tidsbegrænset ansættelse. Under alle omstændigheder vil en barselsperiode for en af nævnets faste medarbejdere have en negativ indflydelse på sagsbehandlingstiden, idet der typisk går nogle måneder, før en ny medarbejder kan præstere på tilnærmelsesvis samme specialiserede høje niveau. Nævnssekretariatet anvender pt. sagsstyringssystemet Geoenviron, der til maj udskiftes, idet nævnssekretariatet ligesom resten af kommunen overgår til at anvende SB-SYS. Med konverteringen i maj 2015 ser nævnssekretariatet frem til at få et it-værktøj, der er væsentligt mere driftsikkert og anvendeligt end det hidtidige. Dog forestår der et større arbejde med at få tilpasset skabeloner, sagsgange og med indkøring. Huslejenævnets vurdering af sagsmængden. I forbindelse med det forgangne års (2014) ganske mange afgjorte sager (378), er det et begyndende ønske fra huslejenævnets side, at der nedsættes endnu et huslejenævn. Det siddende huslejenævns ejerrepræsentant og lejerrepræsentant finder, at antallet af afgjorte sager i 2014 (378) er et antal, som er lige i overkanten af det praktisk mulige, og at en yderligere stigning i sagsantallet formentlig kræver, at der oprettes yderligere et huslejenævn. Formanden tilføjede, at man bør afvente resultatet af de forventede ændringer i lejelovgivningen, fordi det antages, at huslejenævnene i hele landet kan forvente et øget antal klagesager som følge heraf. Lovændringerne træder tidligst i kraft 1. juli 2015, og det vil være naturligt at vurdere situationen hen imod årsskiftet 2015/16. Til sammenligning afgør hvert af huslejenævnene i Københavns Kommune ca. 250-300 sager om året i gennemsnit. Kommende ændring af lejelovgivningen: Folketinget har den 17. december 2014 fremsat forslag om ændring af lejelovgivningen. Lovforslaget indebærer en række ændringer, der også har indflydelse på huslejenævnets og dermed nævnssekretariatets - arbejde. I hovedtræk er ændringerne som følger: Indførelse af obligatorisk ind- og fraflytningssyn (manglende overholdelse har den konsekvens, at en udlejer ikke kan gøre fraflytningskrav gældende) 3
Indførelse af normal istandsættelse ved fraflytning uden at der i lovforslaget er nævnt hvad dette begreb dækker over Ikke længere muligt for en udlejer at kræve nyistandsættelse, selvom lejemålet ved lejers indflytning var nyistandsat huslejenævnet skal fremadrettet tage stilling til et kapitaliseret flyttekrav og ikke alene til omfanget af arbejderne i henhold til flyttekravet aftalefrihed vedr. fordeling af vedligeholdelsespligten i omkostningsbestemte ejendomme indførelse af pligt til for en udlejer af udarbejde vedligeholdelsesplaner i omkostningsbestemte ejendomme ændring af varslingsregler i omkostningsbestemte ejendomme (uden at der i lovforslaget er nævnt hvornår der præcist skal varsles) billigere adgang til forhåndsgodkendelse af huslejen for udlejere af enkelte ejer- og andelsboliger mulighed for nettoprisindeksregulering af lejen (trappeleje afskaffes) adgang for udlejere af ejer- eller andelsbolig til at opsige lejer med 1 års varsel, hvis udlejer selv skal benytte boligen Indførelse af bøde på ca. 2.000 kr. til en udlejer, i det omfang udlejer taber en sag i huslejenævnet uanset sagsgenstandens omfang/størrelse sanktioner (frakendelse af retten til at administrere ejendomme) for udlejer for at overtræde dusørreglen" Konsekvenserne af det nye lovforslag for selve nævnsarbejdet, giver sig særlig udslag i udvidede kompetencer for nævnet, hvor nævnet også fremadrettet skal tage stilling i følgende sager: fastsættelse af istandsættelsesudgifternes størrelse afgørelse i tilfælde af uenighed om køling og el afgørelse af tvister hvor udlejer modsætter sig installation oprindelige mangler påbud/nedsættelse af lejen i uregulerede lejemål uenighed om vedligeholdelsesplaner Da lovforslaget endnu ikke er vedtaget og/eller i kraft, er det naturligvis endnu ikke muligt at sige, nøjagtig hvilke konsekvenser det vil have for huslejenævnets arbejde. Det man imidlertid kan sige er, at med det fremsatte lovforslag, lægges der op til et væsentligt større arbejde for huslejenævnet i især fraflytningssagerne, ligesom nævnets kompetenceområde med ovenstående liste udvides. Ligeledes vil huslejenævnet skulle administrere et opkrævningssystem, der ikke i lovforslaget er nærmere defineret, vedrørende pålæggelse af bøder til udlejer i de tilfælde hvor lejer får 100 % medhold i nævnet. Dette vurderes at være i ca. 30 % af sagerne. Bødens størrelse på 2.080 kr. er fastsat under hensyntagen til og finansiering af den større sagsmængde for huslejenævnene, som følge af lovændringen. Der er endvidere med det fremsatte lovforslag lagt op til, at gebyret for indbringelsen af en sag forhøjes fra 141 kr. (2015) til 300 kr. pr. sag, og at gebyret for forhåndsgodkendelse af leje i ejerboliger formindskes fra 3.620 kr. (2015) til 500 kr. (Denne sidste nedsættelse vurderes ikke økonomisk at få den store betydning, i det der i 2014 alene har været indbragt ca. 5 sager herom.). 4
Endelig vil en så omfattende lovændring altid medføre et større arbejde med at sætte sig ind i det nye lovstof, praksis og ikke mindst implementere lovgivningen i det daglige arbejde. Magistraten vil blive orienteret om ændringerne og deres konsekvenser for nævnssekretariatet, når disse er vedtaget. Økonomi - Borgmesterpåtegning Ingen. Behandling Magistraten 2. februar 2015. Bilag 2013/0016297-2 - Magistrats referat 25. august 2014 5