Referat fra bestyrelsesmøde nr. 142, mandag den 19. november 2012 kl. 16.00 Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Berit Skanderup (BS) Næstformand skanderup@fanonet.dk Hanne Laursen (HL) Best. medlem hk-laursen@esenet.dk Søren Egdal (SE) Best. medlem egdal@esenet.dk Anett Lunde (AL) Best. medlem snowie@esenet.dk Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Henning Radoor (HR) Best. medlem h.r.radoor@mail.tele.dk Administrationen: Erik Lykke (EL) Teknisk chef el@ungdomsbo.dk Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef lbk@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk Indhold: bilag Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 140 af 23. oktober 2012. 2. Godkendelse af referat nr. 141 af 13. november 2012. 3. Revisionsprotokollat side 604. 4. Indkomne punkter Debatpunkter: 5. Organisationsplan for administrationen nu og i fremtiden. 6. Rekrutering af nye medlemmer til hovedbestyrelsen. Orienteringspunkter: 7. Byggesager 8. Udlejningssituationen 9. Økonomi 10. Indkomne punkter 11. Udvalg 12. Afdelinger 13. Personale 14. Bydelsprojekt 3 i 1 15. FF & FU samarbejde 16. Evt. 17. Planlagte mødedatoer side 1
Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 140 af 23. oktober 2012 Referat blev godkendt og underskrevet. Ad 2 Godkendelse af referat nr. 141 af 13. november 2012 Referat blev godkendt og underskrevet. Ad 3 Revisionsprotokollat side 604 Blev fremvist. Ad 4 Indkomne punkter Ingen Debatpunkter: Ad 5 Med udgangspunkt i udleveret organisationsdiagram drøftes hvordan imødekommer et generationsskifte i administrationen. Plan og organisationsplan på kort og langt sigt blev fremvist. Beslutning: Processen gennemføres/ implementeres i.h.t. til de fremviste organisationsplaner. Ad 6 Det drøftes hvordan s hovedbestyrelse rekruterer nye medlemmer. SE, IT og BS meddelte, at de ønsker at genopstille. Emnet drøftes igen på et senere best. møde. side 2
Orienteringspunkter: Ad 7 Byggesager Erik orienterede: Afd. 2: Ønsker et forsøg udført for isolering af brysninge. Afd. 29: Udskiftning af vinduer kører planmæssigt. Afd. 40: Driftsstøttearbejder forløber planmæssigt det bliver rigtig godt. Afd. 44: Kvistvinduer udskiftes. Afd. 66: Park kollegiet udendørs atriumgård er ved at blive anlagt. Afd. 7: Renovering efter brand forventes færdig til april. Tovværksgrunden: Projektering er i gang. Licitation afholdes den 18. februar 2013. Helhedsplaner for Stengårdsvej: Helhedsplaner for afdeling 8, 13, 14, 18, som var indsendt til LBF omfattede tilgængelighed i 6 opgange. LBF har meddelt, at de forventede tilgængelighedsprojekter gennemført i mindst 10 opgange. Projektet ændres derfor, og der arbejdes videre med henblik på, at der gennemføres tilgængelighed i 10 opgange. Uanset 6 eller 10 opgange, bliver det en stor en udfordring med hensyn til beboerdemokratiet. IT efterlyste mere beboerinformation. EL oplyste, at de bliver orienteret på de kommende beboermøder og PS udarbejder artikel til Trappenyt, ligesom afdelingsbestyrelserne på Stengårdsvej inviteres til et informationsmøde. Ad 8 Udlejningssituationen PS orienterede: Lejetab i oktober måned udgjorde kr. 50.418,50, heraf er kr. 22.996 vedr. erhvervslejemål i Kvaglund i afdeling 5 (tidl. udlejet til Bydelsprojekt 3I1). Udlejning generelt: 2 lejemål er indrapporteret som tomgang til LBF i oktober de er dog udlejet p.t. Ad 9 Økonomi Lene orienterede: Årsregnskabet for 2011/12 er under udarbejdelse. Der er i regnskabet indarbejdet tilskud til afdelinger i alt kr. 582.600 dette blev af bestyrelsen taget til efterretning. Status investeringer: Alm. brand 5,9% p.a. Nordea 2,5% p.a. (begge satser er omregnet fra en periodeafkast til et årsafkast). PS oplyste at Danske forsikring har meddelt, at forsikringspræmien for 2012 stiger med 7%. Stigningen har baggrund i en høj skadesprocent. Selvricisi bliver måske også ændret men det er ikke helt klart endnu. Der afholdes ikke licitation p.t. side 3
Ad 10 Indkomne punkter Ingen emner. Ad 11 Udvalg Målsætningsudvalget: CPA oplyste, at der arbejdes langsomt såfremt bestyrelsen ønsker yderligere Information, må de anmode om det. Redaktionsudvalget: Intet. Fritidsudvalget: Næste møde afholdes den 27.11 og årets juletræsfest for beboere afholdes den 9.12.2012. Ad 12 Afdelinger Ad 13 Personale Personalesager. Ingen emner. VN. Ingen emner. Ad 14 Bydelsprojekt 3 i 1 Orientering fra Susanne Rønne udskydes til næste gang. Ad 15 FF og FU samarbejde Ingen emner. side 4
Ad 16 Evt. Formandsmøde afholdes den 15/1 2012 kl. 17.00 på Platanvej. Repræsentantskabsmødet skal på som et punkt ved næste bestyrelsesmøde. Afdelingsmøder forventes afholdt i ugerne 10, 11 og 12. dvs. i perioden fra den 4/3 til 21/3 2013. Ad 17 Planlagte mødedatoer Hovedbestyrelse: Mandag den 17. december. Susanne Rønne kommer kl. 15.45. Mandag d. 14. januar 2013 Mandag d. 11. februar 2013 Repræsentantskabsmøde den 27. februar 2013. Mandag d. 8. april 2013 Mandag d. 13 maj 2013 Mandag d. 3. juni 2013 Mandag d. 1. juli 2013 Referat godkendt den 17. december 2012 side 5