Referat Ordinært bestyrelsesmøde. Torsdag, den 7. april 2016 Kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle

Transkript

1 Referat Ordinært bestyrelsesmøde Torsdag, den 7. april 2016 Kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle

2 Referat: Blad nr.: 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL ORIENTERING FRA FORMANDEN SAGER TIL BESLUTNING... 3 A. BUDGET FOR B. STYRINGSDIALOG C. STATUS NY AFFALDSHÅNDTERING... 4 D. TAB VED TOMGANG OG FRAFLYTNING SAGER TIL DRØFTELSE... 7 A. EVALUERING AF BEBOERRÅDGIVNING... 7 B. HENVENDELSE FRA CSV VEJLE SAGER TIL EFTERRETNING... 8 A. REFERATER FRA AFDELINGSBESTYRELSESMØDER... 8 B. REFERATER FRA ANDRE MØDER... 8 C. RESTANCER... 8 D. TOMGANG... 8 E. BYGGESAGER EVENTUELT MØDEKALENDER

3 Referat: Blad nr.: 3 Deltagere: Hans Helge Andersen, Hans Ole Olesen, Leif Rasmussen, Knud Aage Thiemer, Ove Hansen, Sven-Erik Madsen, Nina Andersen, Steen R. Andersen, Tommy Mølgaard og Kim Lassen. Efter udsendelsen af dagsordenen er nyt punkt 3 d Tab ved tomgang og fraflytning tilføjet dagsordenen. 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL Godkendelse af mødereferatet fra den 3. marts 2016 udsendt den 10. marts Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. ORIENTERING FRA FORMANDEN AAB er sammen med Lejerbo og ØsterBO blevet prækvalificeret til en kommende boligsocial helhedsplan. Der er ansøgt om 19,4 mill.kr. fra LBF, hvor der er foreløbig er udmeldt 16,3 mill.kr. 3. SAGER TIL BESLUTNING a. Budget for Hovedbestyresen varetager interesserne for de afdelinger, der ikke har valgt en afdelingsbestyrelse. I den forbindelse har økonomiafdelingen udarbejdet budgetudkast for for de to afdelinger det drejer sig om, nemlig afdeling 48 og afdeling 53. De udarbejdede budgetudkast viser at der i: afdeling 48, Plejeboliger, mangler kroner årligt, svarende til 33 kr./md./lejlighed og afdeling 53, Hyttebyen, mangler kroner årligt, svarende til 69 kr./md./lejlighed./. Budgetudkast for , afdeling 48 er vedlagt../. Budgetudkast for , afdeling 53 er vedlagt. Formandsskabet indstiller, at bududkastene for for afdeling 48 og afdeling 53, fremlægges for beboerne til de kommende afdelingsmøder. Budgetudkast for er udsendt til afdelingsbestyrelserne forud for budgetmødet. En oversigt over de foreløbige budgetudkast for blev udleveret og gennemgået kort. Oversigten viser, at huslejen pr. 1. oktober 2016 sættes ned for 1 afdeling, at 11 afdelinger får uændret leje mens 10 afdelinger får en lejestigning. Det blev oplyst, at der i afdeling 48 forventes et forslag om etablering af internet.

4 Referat: Blad nr.: 4 b. Styringsdialog 2016 Skemaerne omkring Styringsdialog/Dokumentationspakke 2016, blev udleveret 7. marts 2016 med frist for tilbagemelding senest 1. april Materialet ønskes gennemgået på mødet med henblik på eventuelle supplerende bemærkninger til det, som afdelingsbestyrelserne har anført../. De enkelte afdelingers styringsdialogskema er vedhæftet../. Derudover er der vedhæftet styringsdialogskemaet for boligorganisationen. På baggrund af skemaerne bedes bestyrelsen drøfte skemaet Styringsrapport for almen boligorganisation med egne boligafdelinger. Forslag til emner der ønskes drøftet med Vejle Kommune: Udlejningssituationen specielt i Løget Beboere med sociale hensyn kontanthjælpsreform billige boliger Opmærksomhedskrævende borgere ikke sende problemerne videre Hvad gør kommunen i de udsatte boligområder Kommunal strategi i forhold til udvikling af boligområder Generel og løbende vedligeholdelse af centergade i Nørremarkscentret Efter gennemgangen vil skemaerne være klar til indsendelse til Vejle Kommune. Der er endnu ikke fastsat en dato for afholdelsen af styringsdialogmødet med kommunen. Ledergruppen indstiller at styringsdialogen indsendes til Vejle Kommune Styringsdialogskemaerne blev kort gennemgået mens skemaet for boligorganisationen blev udfyldt. Der skal følges op omkring kommunal grundkapital i Bommuldsspinderierne, hvor der må afgives et politisk svar. Bestyrelsen godkendte emnerne til drøftelse med Vejle Kommune og at styringsdialogen kan indsendes til Vejle Kommune. c. Status ny affaldshåndtering I fortsættelse af bestyrelsesmødet den 4. februar 2016 punkt 4C, hvor bestyrelsen besluttede, at AABs beboere fortsat skal have udleveret sorte affaldsposer efter overgangen til ny affaldshåndtering i Vejle Kommune, og at udgiften hertil dækkes af afdelingerne via renovationsudgiften, har det efterfølgende vist sig, at den foreløbige pris for poserne ikke holder. Et tilbud viser, at udgiften til gode affaldsposer koster ca. det dobbelte end først antaget../. Økonomisk oversigt vedrørende indkøb og distribution af poserne vedlægges. NB!! Pose leverandøren er i færd med at undersøge muligheden for en pose i en lidt tyndere kvalitet. Prisen herfor forventes at foreligge til mødet.

5 Referat: Blad nr.: 5 På den baggrund ønskes en drøftelse og beslutning om, hvorvidt der fortsat skal være udlevering af sorte poser til AABs beboere. Steen R. Andersen gennemgik forskellige eksempler på skraldeposer og udleverede prøver herpå. Kvalitet og pris blev drøftet. Bestyrelsen var enige om, at bedste kvalitet af sorte poser anskaffes med samlet indkøb og at der alene anskaffes én størrelse poser. d. Tab ved tomgang og fraflytning Hans Helge Andersen har på vegne af formandsskabet bedt om, at få punktet påført dagsordenen med udgangspunkt i tekst fra notatet, udarbejdet af formandsskabet. Dette er indsat: Tab ved tomgang og fraflytninger Med baggrund i opstilling over Tab ved tomgang og fraflytning for perioden 1. oktober marts 2016 dagsordens pkt. 5c kan følgende konstateres for regnskabsåret første 6 måneder. tab ved fraflytning, der betales af dispositionsfonden er kr ,49 tab ved tomgang, der betales af dispositionsfonden er kr ,21 hvilket er en stigning på 47.5% på en måned konstateret tab i alt, der betales af dispositionsfonden er kr ,111,70 I budgettet for hele regnskabsåret 2015 / 2016 er afsat 3.0 mio. kr. til dækning af tab. Ved en lineær fremskrivning af tab ved tomgang og fraflytninger vil disse ved regnskabsåret afslutning være ca. 5.2 mio. kr. SITUATIONEN ER UHOLDBAR!! Formandsskabet indstiller, at udlejningsafdelingen senest fredag den 15. april fremsender til hovedbestyrelsen forslag, der, straks, afhjælper tomgangen Tomgangen er pr. 18. marts 2016 på 111 boliger hvilket svarer til 2,6% af total. Gennemsnittet for Region Syd er 0,63%. Tomgangen kan for størstedelen henføres til Løget, der repræsenterer 74% af tomgangen. Tillægges afdeling 17 og 44 til Løget betyder det, at de 4 afdelinger repræsenterer 92% af al tomgang. Ledige boliger op hjemmesider Det kan konstateres, der på AAB s hjemmeside ikke er lagt alle AAB s tomme lejligheder, der er til omgående udlejning / indflytning. I skrivende stund, søndag aften den 3. april, er der to ledige lejligheder, alene fra Løget, på hjemmesiden hvilket betyder, at de ledige lejligheder i Vestbyen og Møllevangen ikke er synliggjorte. AAB's tomme lejligheder er ej heller lagt på Danmarksbolig. dk s hjemmeside hvilket betyder, at borgere, der ønsker, at flytte til vejle og ikke kender de almene boligorganisationer i Vejle IKKE kan finde AAB s ledige boliger.

6 Referat: Blad nr.: 6 Formandskabet indstiller at hjemmesiderne for henholdsvis AAB og Danmarksbolig.dk senest fredag den 15. april er opdateret med min. 50% af ledige lejligheder pr. afdeling at billederne på hjemmesiderne altid er opdateret dvs. nye billeder Hans Helge Andersen uddybede indstillingen yderligere. Tommy Mølgaard gav en orientering omkring udlejningssituationen og den række af tiltag der kører og er iværksat for at skabe synlighed og fremme udlejningen. Af disse tiltag blev nævnt: Markedsføringsplanen besluttet af bestyrelsen følges. Annoncering i VAF / Ugeavisen ugentligt, samt særskilt annoncering i magasiner mv. optimering af søgning på hjemmesider ved Google boliger i Vejle skal AAB komme op på den første side. Udlejning af boliger kan ske fuldt ud elektronisk via hjemmesiden. Der gives sponsorater mod en modydelse om synlighed. Der tages bolgier fra som lægges på den private Boligportalen, herunder udlejning af tidsbegrænsede lejemål i Møllevangen. Hyldevarer i udlejningen, hvor man kan komme ind i fra gaden og få en bolig. Beboerfremvisere har deres egne boliger, som de kan tilbyde. I marts er der lavet en ekstra gennemgang af ledige boliger i Løget for at sikre, de er fult ud klar til udlejning. Opgangsambassadører i flere afdelinger, der tager imod nye beboere. Særlig markedsføring i Løget med tilskud fra ministeriet, hvor der er anvendt forskellige medier såsom, at der er udarbejdet en særlig brochure, kører biospot, Facebook sider, reklamer på busbagende, X-bus, filmklip, kontakt til HR afdelinger i erhvervsvirksomheder mv. Beboerdemokratevents ved Vejle By Night og Post Danmark Rundt, kampagne med fortrydelsesret og praktisk hjælp (ca pct. har taget imod tilbuddet). I forbindelse med beboerfesten den 28. maj og Løget by Day vil der være åbent hus i Løget. Profilbrochure er under udarbejdelse til uddeling til et større boligområde udenfor Løget. Ændringer af opsigelsesfristen for ungdomsboliger fra 6 uger til 3 måneder. Dette har medført, at ventelisten er steget med over 40 pct. antallet af aktive personer på ventelisten er over personer. Da dagsordenen blev udsendt var der 111 tomme boliger. Pr. d.d. er der 87 tomme boliger hvoraf der er lavet aftaler på 21 af disse lejligheder til indflytning senere. Efter 1. januar 2016 er der lejet dobbelt så mange boliger ud i Løget end der er opsagt. Der er i alt lejet 76 boliger ud i Løget siden årsskiftet. Det blev foreslået, at der skrives ud til personer på ventelisten, hvor man gør opmærksom på, at der er tomme indflytningsklare renoverede boliger i Løget. Det blev tilkendegivet, at der bør være nye billeder af vore afdelinger, dels på egen hjemmeside og dels på DanmarkBolig, hvilket der var fuld enighed om. Det ønskes, at flere ledige boliger vises på hjemmesiden og at billederne opdateres. Det blev her anført at antallet af boliger på hjemmeside og portal er en balance mellem, at størstedelen af boligerne er i tilbud og ansøgere derfor ikke kan forstå, at de ikke kan få den bolig vi annon-

7 Referat: Blad nr.: 7 cerer som ledig. Der skal være et rimeligt udbud, der viser variationen og typer af boliger til udlejning. Derudover blev tab ved fraflytning drøftet, herunder hvorledes man kan komme ind i lejemålene for at tjekke standarden, med henblik på vedligeholdelse. Der blev givet flere eksempler på lejemål hvor standarden blev drøftet. Behandling af klager blev ligeledes drøftet. I forhold til tomme boliger anvendt til genhusning i Løget efter byggesagen, orienterede Steen R. Andersen om en kontakt til Landsbyggefonden, der kan acceptere, at dække tomgang afledt heraf fra reguleringskontiene. Det vil også kræve en accept af kommune. Det blev besluttet, at der laves en ajourført opgørelse over forventningerne til tab ved tomgang, hvor der laves en fremskrivning af forventningerne hertil herunder den forventede kompensation fra ministeriet i forbindelse med kombineret udlejning. 4. SAGER TIL DRØFTELSE a. Evaluering af beboerrådgivning Hovedbestyrelsen besluttede 5. marts 2015, at stillingen som beboerrådgiver ikke skulle genbesættes, da vores beboerrådgiver stoppede med udgangen af september Endvidere blev det besluttet, at der i budgettet 2015/2016 blev afsat kr. til at beboerrådgivningen kunne fortsættes under en eller anden form. Efterfølgende har beboerrådgivning været varetaget af fonden VITA, hvor der nu efter 6 måneder foretages en evaluering heraf../. Udarbejdet evaluering af beboerrådgivningen vedlægges. Tommy Mølgaard gav en supplerende redegørelse og det kunne konstateres at forventningen til udgifterne hertil i indeværende regnskabsår skønnes at blive ca kr. I det kommende år er afsat kr. til formålet. Det er oplevelsen, at det behov vore beboere har, fuld ud bliver dækket af fonden VITA. Orientering blev taget til efterretning. b. Henvendelse fra CSV Vejle Der har været en henvendelse fra CSV Vejle om muligheden for at indgå et samarbejde omkring boformer. Henvendelsen startede med, at der var nogle konkrete ønsker til placering af nogle unge mennesker, som der blev taget hånd om hos AAB. CSV kunne i den forbindelse oplyse, at de oplever, at de generelt har grupper af unge mennesker, med særlige udfordringer, som vi i AAB ikke umiddelbart kunne opfylde og som nok ville kræve en anden fysisk etablering og en bistand fra kommunen i form af mentorer eller andet.

8 Referat: Blad nr.: 8 Da der samtidig i Boliv Vejle var kommet flere ønsker om, at få en dialog omkring etablering af mindre og billigere boliger til unge under uddannelse, særlige grupper af borgere i det psykiatriske system, boligplacering af flygtninge blev CSV opfordret til at lave en beskrivelse af dette, som kunne indgå i denne drøftelse, da det ville kræve andre boformer end dem AAB kan levere i dag. Ved en kommende etablering af ungdomsboliger kunne det være en mulighed, at tænke disse grupper af unge ind../. Notatet fra CSV vedlægges og sagen indstilles til drøftelse. 5. SAGER TIL EFTERRETNING a. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder./. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder i afdelingerne 08, 12, 17, 26, 29, 37, 41, 44, 46, 47 og 52 I forhold til afdeling 8, blev fugt i lejligheder drøftet. b. Referater fra andre møder./. Referat fra møde i Redaktionsgruppen 3. februar 2016./. Referat fra møde i Forum for Koordination og Udvikling 23. februar 2016./. Referat fra Formandsmøde 7. marts 2016./. Referat fra MED-udvalgsmøde 10. marts 2016./. Referat fra møde med boligorganisationer og Vejle kommune 16. marts 2016 Tommy Mølgaard kunne oplyse, at der netop er kommet nye tal for boligplacering af flygtninge. AAB har nu taget imod 66 flygtninge siden starten af ordningen. c. Restancer./. Der vedlægges oversigt over huslejerestancer pr. 21. marts 2016./. Der vedlægges oversigt over flytterestancer pr. 31. marts 2016./. Der vedlægges oversigt over lejeledighed, tab og indvundet afskrevne debitorer pr. 31. marts 2016 d. Tomgang./. Der vedlægges oversigt over tomgang pr. 18. marts 2016

9 Referat: Blad nr.: 9 e. Byggesager./. Der vedlægges notat om status på byggesagerne. Steen R. Andersen oplyste, at AAB netop har modtaget supplerende rapport til sagen. Der er licitation i afdeling 17 mandag den 11. april 2014, kl. 14: EVENTUELT Tommy Mølgaard fortalte, at han havde været til første møde i Resilient Lab Denmark og at der forventes deltagelse i et temamøde om boformer i Rosborgbyen. Ove Hansen fortalte, at der var nogen, der havde efterlyst billeder fra Løget før og efter. Hans Ole Olesen kunne fortælle, at der er kommet nye brændeovne i ferieboligerne i Blokhus. Der er behov for 8 nye stole i et af sommerhusene. Kim Lassen fortalte, at han ikke havde opnået valg til repræsentantskabet i Middelfart Sparekasse, men er suppleant til Vejle kredsen.

10 Referat: Blad nr.: MØDEKALENDER Markering af Løget By efter renoveringen Hovedbestyrelsesmøde / strategi Hovedbestyrelsesmøde / boligsociale indsatser Hovedbestyrelsesmøde/driftsmøde Introkursus nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Formandsmøde Hovedbestyrelsesmøde / energiledelse Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Hovedbestyrelsesmøde/driftsmøde Repræsentantskabsfest / studietur Hovedbestyrelsesmøde / kapitalforvaltere Hovedbestyrelsesmøde / strategi Hovedbestyrelsesmøde / markedsføringsplan/driftsmøde Formandsmøde Juleafslutning, kl Mødet slut kl. 21:50 Kim Lassen Referent Referat godkendt på bestyrelsesmøde den / Hans Helge Andersen Ove Hansen Hans Ole Olesen Formand Næstformand Leif Rasmussen Knud Aage Thiemer Sven-Erik Madsen Nina Andersen