Opsætningsguide til e-conomic modul til Magento Version 4.0.6 Magentomoduler ApS Myggenæsgade 3, 4. Lejl. 4 København kontakt@magentomoduler.dk
Opsætning Opsætning af modulet kræver at du har adgang til jeres e-conomic konto, samt adgang til Magento administrationspanelet. Guiden forudsætter desuden at e-conomic modulet er installeret i jeres Magento webshop. Modulets konfigurationsmuligheder findes i Magento s administrationspanel under System->Konfiguration->e-conomic integration. Konfigurationssiden indeholder alle de opsætningsmuligheder som modulet har. Opsætningsmulighederne er delt op i sektioner og de følgende kapitler vil gennemgå hver sektion for sig. Modul indstillinger I sektionen modul indstilliner kan du aflæse hvilken version af modulet der er installeret. Du kan derudover aflæse din licens nøgle. Det er ikke muligt at redigere i hverken versionsnummeret eller licens nøglen. Licensnøglen er unik for hver magento installation og genereret af vores server da du bestilte modulet. Valgmuligheden Modul aktiveret giver dig mulighed for at aktivere og deaktivere hele modulet. Bemærk, hvis modulet sættes til at være deaktiveret vil der ikke blive foretaget nogen form for synkronisering og ingen af modulets funktioner vil være tilgængelige. Hver også opmærksom på at hvis modulet er deaktiveret og der bliver placeret en ordre i webshoppen vil denne ordre ikke automatisk blive synkroniseret hvis modulet på et senere tidspunkt bliver aktiveret. e-conomic bruger oplysninger For at oprette forbindelse mellem e-conomic modulet og e-conomic kræves der en e-conomic bruger. Det er vigtigt at denne bruger er af typen Superbruger og at tillægsmodulet API er slået til i din e-conomic installation. Du kan kontrollere om din bruger er superbruger samt om denne har adgang til API modulet, ved at logge ind i e-conomic og gå til indstillinger->brugere. Her kan du trykke på blyanten ud for den bruger som du ønsker at benytte og kontrollere at der er sat hak i "Adgang via. API". Du kan kontrollere at API modulet er slået til, ved at trykke på tillægsmoduler og kontrollere at der står Ja i adgangskolonnen ud for API. Efter du har kontrolleret at e-conomic brugeren har adgang til e-conomic API modulet er du klar til at sætte modulet op. Gå tilbage til modulets opsætningsmuligheder i Magento administrationspanelet. Opsætningsguide til e-conomic integrationsmodulet fra Magentomoduler.dk 1
Modulet har 2 metoder til at oprette forbindelse mellem modulet og e-conomic. Den ene metode benytter sig af e-conomic token baseret login og den anden metode benytter sig af aftalenummer, brugernavn og adgangskode. Hvis du ikke ønsker at gemme dine e-conomic brugeroplysninger i din Magento installation, kan du bruge token baseret login. Dette gøres ved at sætte Brug token baseret login til ja. Herefter trykkes på knappen Hent token! og en e-conomic login side vil nu åbne op. På denne side skal du indtaste dit aftalenummer, brugerid samt adgangskode og trykke på "Grant Access". Serverne hos e-conomic vil herefter genere en unik nøgle der bruges til at oprette forbindelse mellem modulet og e-conomic. Det er denne nøgle som gemmes i din Magento installation og altså ikke dine brugeroplysninger. Hvis du ønsker at benytte den almindelige login metode, skal du sætte Brug token baseret login til nej. Herefter indtaster du dit aftalenummer, bruger-id og adgangskode i de respektive felter. Efter du har indtastet oplysningerne eller hentet en token har du mulighed for at teste at der er forbindelse mellem e-conomic og Magento. Dette gøres ved at trykke på knappen Test forbindelse!. Inden du fortsætter med resten af opsætningen, er det vigtigt at du gemmer. e-conomic produkt konfiguration Denne sektion indeholder alle opsætningsmuligheder vedr. synkronisering af varer mellem e-conomic og Magento. Første opsætningsmulighed i denne sektion hedder Opdater fra e-conomic. Denne mulighed styrer om varerne i Magento skal opdateres med information fra e-conomic. Hvis opsætningsmuligheden er sat til nej, vil der ikke ske nogen synkronisering af vareoplysninger fra e-conomic til Magento. Hvis den er sat til Ja, er det muligt at bestemme hvilke informationer der skal sendes fra e-conomic til Magento. Kommunikationen fra e-conomic til Magento sker igennem webhooks. For at e-conomic kan sende de korrekte informationer til Magento, skal der oprettes to nye Webhooks i e-conomic. Du kan læse om hvordan man opretter webhooks her. De to webhooks skal bruge en URL som modulet automatisk vil danne og vise i feltet Webhook url. Opsætningsguide til e-conomic integrationsmodulet fra Magentomoduler.dk 2
Efter du har oprettet de to webhooks i e-conomic kan du bestemme hvilke oplysninger der skal synkroniseres fra e-conomic til magento via det vi kalder en feltopsætning. Feltopsætningen giver dig mulighed for at bestemme hvilke e-conomic oplysninger der skal synkroniseres til hvilke Magento felter. F.eks. er det muligt at opsætte modulet til at føre værdien fra e- conomic feltet Antal tilgængelig for salg over i Magento vareegenskaben Antal, samt synkronisere e-conomic feltet Indkøbspris med Cost feltet i Magento. Der kan opsættes vilkårlig mange feltopsætninger sålænge at de interne regler for typen af felterne overholdes. Det giver f.eks. ikke mening at synkronisere e-conomic feltet "Beskrivelse" over i Magento vareegenskaben antal, da egenskaben antal udelukkende kan indeholde tal. Selve synkroniseringen fra e-conomic til Magento sker næsten i real tid. Der kan dog være en forsinkelse på op til ca. 30 sek, som skyldes at e-conomic gerne vil samle alle webhooks i såkaldte batch jobs. De næste valgmuligheder vedrører synkroniseringen af vareoplysninger fra Magento til e-conomic. Valgmuligheden Opret eller opdater produkt i e-conomic når bestemmer hvornår en vare skal synkroniseres til e-conomic. hvis denne sættes til Produktet bliver oprettet/ændret i Magento vil nye produkter blive synkroniseret til e-conomic når de bliver oprettet eller ændret i Magento. Hvis valgmuligheden sættes til Ordren bliver synkroniseret til e-conomic, vil varerne først blive synkroniseret til e-conomic når de er indeholdt i en ordre. Slet produkt fra e-conomic når produktet slettes i Magento giver mulighed for at slette varer fra e-conomic når disse slettes i Magento. Bemærk at en vare der allerede er indeholdt i en ordre eller faktura ikke kan slettes fra e-conomic. Alle oprettede produkter i e-conomic skal tilhøre en produktgruppe. Modulet giver dig mulighed for at oprette alle produkter så de tilhører en standard produktgruppe. Dette gøres ved at sætte Brug standard produkt gruppe til Ja og herefter vælge den pågældende produktgruppe under Standard produkt gruppe. Hvis ikke du ønsker at alle produkter skal oprettes under den samme produkt gruppe skal du sætte Brug standard produkt gruppe til Nej. Herefter kan du under valgmuligheden Magento egenskab der skal bruges som produkt gruppe, vælge den Magento vareegenskab der indeholder navnet på den e-conomic produktgruppe varen skal tilhøre. Det er meget vigtigt at værdien af den valgte vareegenskab faktisk er navnet på en e-conomic varegruppe, ellers vil der ske fejl i synkroniseringen. Opsætningsguide til e-conomic integrationsmodulet fra Magentomoduler.dk 3
Når varen oprettes i e-conomic skal den have et unikt Id. Du kan via. opsætningen bestemme hvordan dette id skal genereres. Ved at sætte Brug standard produkt id til Ja vil alle oprettede produkter i e-conomic komme til at have et id der er identisk med det id det har i Magento. Hvis du hellere vil have at id'et f.eks, skal bestemmes af varens SKU egenskab så skal du sætte Brug standard produkt id til Nej, og vælge SKU under valgmuligheden Egenskab der indeholder produkt id. Du kan også vælge en vilkårligt anden vareegenskab sålænge vareegenskaben er unik og krævet. Bemærk at vare id'et i e-conomic maksimalt må fylde 25 karakterer, og må ikke bestå af specialtegn, kun numre og bogstaver er tilladt. Det er defor vigtigt at du vælger en egenskab du er sikker på ikke har værdier med specialtegn. For at kunne skelne mellem varer der er oprettet af e-conomic modulet og andre varer i e-conomic har modulet en præfix funktion. Præfix funktionen gør det muligt at sætte et præfix på id'et af alle varer der oprettes af e-conomic modulet. Du kan indsætte et præfix ved at indtaste det i feltet der hedder Præfix af produkt id. Bemærk at tegnene der udgør et evt. præfix indgår i vare id'ets totale længde. Modulet bruger det valgte id-felt til at undersøge om en vare allerede er oprettet i e-conomic eller den skal oprettes som ny. Dvs. hvis du allerede har varer i din e-conomic som du ønsker skal benyttes, er det vigtigt at varernes e-conomic id svarer til det id varerne har i Magento. Dvs. hvis du har valgt egenskaben SKU som det felt som indeholder varens id, er det vigtigt at værdien af dette felt stemmer overnes med værdien af varens id i e-conomic. Hvis ikke vil modulet ikke kunne finde varen i e- conomic og derfor oprette den på ny. Når varen synkroniseres fra Magento til e-conomic overføres en række informationer. Det er muligt at bestemme hvilke informationer der overføres fra Magento til e-conomic. Dette gøres ved hjælp af feltopsætningen kaldet Feltopsætning fra Magento til e-conomic. Her er det muligt at bestemme hvilke Magento vare egenskaber der skal overføres til hvilke e- conomic vare felter. F.eks. er det muligt at overføre Magento vareegenskaben Navn til e-conomic feltet Navn samt overføre Magento vare egenskaben SKU til e-conomic feltet Stregkode. Som med den tidligere feltopsætning er der ingen begrænsning i antallet af felter der er koblet sammen. Opsætningsguide til e-conomic integrationsmodulet fra Magentomoduler.dk 4
Alle oprettede varer i e-cononic skal have en produktenhed tilknyttet. Modulet har mulighed for at benytte en standard produktenhed til alle varer der bliver oprettet. Dette gøres ved at sætte Brug standard produkt enhed til Ja og herefter vælge hvilken produktenhed der skal benyttes under Vælg e-conomic produkt enhed. Hvis ikke du ønsker at alle produkter skal have den samme enhed, kan du sætte Brug standard produkt enhed til Nej og herefter vælge hvilken vareegenskab der indeholder navnet på produktenheden under Vælg egenskab der indeholder produkt enheden. For at sikre at der ikke opstår en situation hvor den valgte egenskab indeholder et navn på en produktenhed der ikke eksisterer i e-conomic, er det muligt at oprette nye enheder hvis de ikke eksisterer. Dette gøres ved at sættte Opret enhed i e-conomic hvis denne ikke eksisterer til Ja. I de tilfælde hvor Opret enhed i e-conomic hvis denne ikke eksisterer er sat til Nej og den valgte vareegenskab indeholder navnet på en enhed der ikke eksisterer i e-conomic vil der opstå en fejl i synkroniseringen. Vi anbefaler derfor altid at sætte Opret enhed i e-conomic hvis denne ikke eksisterer til Ja, hvis Brug standard produkt enhed er sat til Nej. e-conomic debitor konfiguration Opsætningsmuligheden Opret nye debitorer i e-conomic bestemmer om der skal oprettes nye debitorer i e-conomic, eller om alle ordrer i Magento skal lægges på den samme debitor i e-conomic. Opsætningsmuligheden har 3 valgmuligheder: Ja, Nej og Altid. Hvis Opret nye debitorer i e-conomic er sat til Ja, vil modulet sørge for at oprette en ny debitor hvis Magento kunden ikke findes som en debitor i forvejen. Hvis Magento kunden findes som en debitor i e-conomic i forvejen, vil den eksisterende debitor blive brugt. Hvis Opret nye debitorer i e-conomic sættes til Altid vil der altid blive oprettet en ny debitor i e-conomic uanset om kunden er blevet synkroniseret til e-conomic på et tidligere tidspunkt. Hvis Opret nye debitorer i e-conomic sættes til Nej er det muligt at vælge en standard debitor der skal benyttes under opsætningsmuligheden Standard debitor. Opsætningsguide til e-conomic integrationsmodulet fra Magentomoduler.dk 5
Feltopsætning mellem kundegrupper og debitorgrupper giver mulighed for at sammenkæde Magentos kundegrupper med e-conomic debitorgrupper. Det er vigtigt at alle benyttede kundegrupper i Magento har en tilhørende e-conomic debitorgruppe (e-conomic debitorgruppen behøver ikke være unik) ellers vil synkroniseringen fejle. Hvis Opret nye debitorer i e-conomic er sat til Ja, er det via feltet Debitor identifikationsfelt muligt at bestemme hvilket felt, modulet skal bruge til at sammenkæde debitorer i e-conomic med kunder i Magento. Debitor identifikationsfelt kan sættes til enten Intern Id eller e-mail adresse. Hvis Debitor identifikationsfelt sættes til Intern id vil modulet automatisk vedligeholde en database i Magento, der gør det muligt at sammenkæde kunder i Magento med debitorer i e-conomic. Dette har den ulempe at eksisterende debitorer i e-conomic ikke kan kædes sammen med nye kunder i Magento da modulet ikke har gemt deres interne id. Ved at sætte Debitor identifikationsfelt til e-mail er det muligt at sammenkæde eksisterende kunder i e-conomic med nye kunder i Magento. Helt konkret vil modulet, når der bliver lagt en ordre i Magento, søge efter debitorer i e-conomic med samme e-mail adresse og debitor gruppe som kunden i Magento. Hvis der eksisterer en sådan debitor vil denne blive benyttet, ellers vil der blive oprettet en ny debitor. Udnyttelsen af denne funktion kræver selvfølgelig at dine kunder benytter den samme e-mail i Magento som den du har registreret i e-conomic. Hvis Opret nye debitorer i e-conomic er sat til Altid er det muligt at give de oprettede debitorer et debitornummer der er identisk med ordrenummeret i e-conomic. Dette gøres ved at sætte Brug Magento ordre nummer som debitor nummer til Ja. e-conomic ordre oprettelse konfiguration Denne sektion vedrører selve ordreoprettelsen. Den første opsætningsmulighed hedder Opret ordre i e-conomic når status i Magento er. Denne opsætningsmulighed giver dig mulighed for at bestemme hvilken status en Magento ordre skal have før den bliver synkroniseret til e-conomic som en ordre. Det er vigtigt at denne sættes så den passer med et evt. betalingsmodul. Dvs. hvis der bruges kreditkort skal ordren først oprettes efter kreditkortmodulet har godkendt kortet. Ellers vil ordrer der faktisk ikke er betalt, blive synkroniseret til e-conomic. Opsætningsguide til e-conomic integrationsmodulet fra Magentomoduler.dk 6
Opret igangværende faktura når status er giver dig mulighed for at specificere hvilken status en Magento ordre skal have før den bliver synkroniseret til e-conomic som en igangværende faktura. Denne valgmulighed hænger sammen med Automatisk bogfør den igangværende faktura? som bestemmer om den igangværende faktura automatisk skal bogføres eller om den blot skal stå i som en Igangværende faktura i e-conomic. Slet ordre fra e-conomic når status i Magento er bestemmer om og hvornår en e-conomic ordre skal slettes. Det er muligt at sætte modulet op til at slette en e-conomic ordre når Magento ordren f.eks. har status annuleret. Dette kræver at e-conomic ordren ikke er bogført. Det er muligt at gemme en række data omkring synkroniseringen i både e-conomic og Magento. F.eks. giver opsætningsmuligheden Felt hvor Magento ordrenummeret skal gemmes i e-conomic dig mulighed for at specificere i hvilket e-conomic felt på ordren Magento ordrenummeret skal gemmes. Tilføj e-conomic ordre/faktura information til Magento ordren giver dig mulighed for at bestemme om der skal skrives en kommentar indeholdende bla. e-conomic ordrenummeret på Magento ordren (denne kommentar vil ikke være synlig for slut kunden). Sidste opsætningsmulighed i denne sektion giver dig mulighed for at sætte modulet til at overføre alle ordrer i webshoppens basisvaluta. e-conomic forsendelses konfiguration Som udgangspunkt håndterer e-conomic ikke fragt på ordrer. Fragt skal pålægges en ordre som enhver anden varelinie. Modulet har derfor brug for en eller flere e-conomic varer som den kan benytte til at overføre fragttekst samt fragtgebyr. Til dette er der oprettet feltopsætningen: Feltopsætning mellem forsendelsestyper hvor det er muligt at sammenkæde en vilkårlig fragtmetode med en vilkårlig e-conomic varer. Feltopsætningen gør det muligt at specificere forskellige varer til f.eks. forsendelse med Post Danmark og forsendelse med GLS. Husk at kontrollere med din revisor/bogholder om e-conomic varen skal trække moms. e-conomic betalingsgebyr vare konfiguration Ligesom e-conomic ikke direkte understøtter fragt, understøtter e-conomic heller betalingsgebyr. Modulet skal derfor have specificeret en e-conomic vare under e-conomic vare der skal bruges til betalingsgebyr der kan bruges til Betalingsgebyr. Bemærk at betalingsgebyr funktionen, pt. kun er understøttet af betalinger foretaget med Klarna. Opsætningsguide til e-conomic integrationsmodulet fra Magentomoduler.dk 7
e-conomic rabat vare konfiguration Til at håndtere ordretotal rabat (rabat på hele indkøbskurven etc.) skal modulet have specificeret en e-conomic vare under opsætningsmuligheden e-conomic vare der skal bruges til ordre total rabat. e-conomic betalingsbetingelser konfiguration Sektionen e-conomic betalingsbetingelser konfiguration indeholder en feltopsætning mellem betalingsmidlet i Magento, og betalingsbetingelserne i e-conomic. Du kan derfor sætte en ordre der er betalt med f.eks. dankort til omgående betaling i e- conomic og derved udligne beløbet på debitoren, mens en ordre der er betalt med faktura sættes til at have betalingsbetingelserne løbende 10 dage. Dette har den fordel at ved betaling med dankort kan du udligne beløbet på din debitor så denne går i 0, samtidig med at du debiterer din betalingskortudbyders konto. Dette bevirker at du kun skal bogføre på én konto når en kunde betaler med f.eks. dankort. Validering af ordre Hvis opsætningsmuligheden Valider at den synkroniserede ordre er korrekt er sat til ja, har modulet mulighed for at validere at de overførte ordrer er korrekte. Modulet gør dette ved at sammenligne ordretotalerne i e-conomic med ordretotalerne i Magento. Hvis ikke de stemmer overens sender modulet en e-mail til den e-mail adresse der er indtastet under E-mail adresse der skal modtage kontrol rapporten. Opsætningsguide til e-conomic integrationsmodulet fra Magentomoduler.dk 8