e-conomic integrations manual version: 2.0 Minuba e-conomic Integrationsmanual Side 1 af 14

Transkript

1 .0 Minuba e-conomic Integrationsmanual Side 1 af 14

2 .0 INTEGRATION OVERSIGT (STANDARD OPSÆTNING) Her er en kort gennemgang af integrationens workflow ved en standard opsætning: Funktion Fra Til Info Eksport af kunder ved fakturering Minuba e-conomic Kundeinformation bliver overført sammen med godkendte fakturaer. Hvis Kundenummeret ikke eksisterer i e-conomic bliver kunden oprettet. Eksistererer kundenummeret så vil den opdatere kundeinformationen i e-conomic. Import af kunder e-conomic Minuba I Minuba kan du importere dit kundekartotek fra e- conomic ved at gå op i Tandhjulet og derefter vælge Kunder. Derefter trykker du på Importer Kunder og vælger Importer Kunder fra e-conomic. Betalingsstatus import e-conomic Minuba Når dine fakturaer er blevet overført og udlignet i e- conomic på fakturanummer, kan du få dem udlignet i Minuba ved at trykke på Fakturering i topmenuen og derefter Import/Eksport-knappen i menuen vælger du: Importer betalinger fra e-conomic. Eksport af salgsfaktura Eksport af købsfaktura Eksport af leverandører Visning af salgsfakturabilag* Visning af købsfakturabilag* Minuba e-conomic Ved godkendelse af en faktura i Minuba bliver den automatisk overført til e-conomic og automatisk bogført på kunden som en åben postering. Minuba e-conomic Når en EDI-faktura bliver behandlet i Minuba kan du få den eksporteret til e-conomic ved at trykke Gem og eksporter. Derefter bliver den overført til den valgte kassekladde i e-conomic. Minuba e-conomic Leverandørinformation bliver overført sammen med afstemte EDI fakturaer. Minuba opretter disse via CVR-nummer som leverandørnummer i e-conomic Hvis CVR-nummeret/leverandørnummer ikke eksisterer i e-conomic bliver leverandører oprettet. Eksisterer CVR-nummeret så vil den opdatere din leverandørinformation i e-conomic. Minuba e-conomic *Kræver skannings-modul i e-conomic Ved godkendelse af salgsfaktura i Minuba sendes der et PDF-bilag af faktura med over på den åbne posteringer i e-conomic. Minuba e-conomic *Kræver skannings-modul i e-conomic Ved godkendelse af salgsfaktura i Minuba sendes der et PDF-bilag af faktura med over på den åbne postering i e-conomic. Side 2 af 14

3 .0 INDHOLDSFORTEGNELSE Opsætning... 4 Opsætning i e-conomic Aktivering af dataudveksling i e-conomic Oprettelse af betalingsbetingelser af typen forfaldsdato i e-conomic Oprettelse af standardvare for fakturalinjer med og uden moms... 5 Opsætning i Minuba Aktivering af e-conomic som økonomisystem e-conomic indstillinger i Minuba Salgsfaktura eksport indstillinger Købsfaktura eksport indstillinger FI-nummer opsætning Import af kunder til Minuba Fra e-conomic... 8 Daglig Drift... 9 Drift i Minuba... 9 Faktura... 9 Import af Kundeindbetaling fra e-conomic til Minuba... 9 Kunder Leverandører faktura (EDI) - Købsfaktura Ikke ordrerelaterede leverandører fakturaer Leverandører Drift i E-conomic Faktura Indlæsning af FI-fil Kunder Leverandører faktura(edi) Leverandører Side 3 af 14

4 Opsætning OPSÆTNING OPSÆTNING I E-CONOMIC 1. Aktivering af dataudveksling i e-conomic For at e-conomic kan modtage data fra Minuba skal du tilføje tillægsmodulet: API Klik på Tandhjulet i højre hjørne og vælg Alle indstillinger. Derefter skal du i sidemenuen klikke på Abonnement. Derefter skal du sætte flueben ud for tillægsmodulet: API 2. Oprettelse af betalingsbetingelser af typen forfaldsdato i e-conomic Klik på Salg-fanen og derefter på Opsætning i sidebaren. Derefter klikker du på Betalingsbetingelser og Nye betalingsbetingelser. I type vælger du Forfaldsdato og giver den et passende navn. Derefter trykker du på Gem Når en faktura efterfølgende bliver sendt fra Minuba til e-conomic, vil den forfaldsdato som er angivet i Minuba blive indsat. Side 4 af 14

5 Opsætning 3. Oprettelse af standardvare for fakturalinjer med og uden moms Når der sendes fakturalinjer til e-conomic, vil den lede efter varen i din vareliste i e-conomic. Hvis den ikke kan finde varenummeret vil den tage den standardvare som er angivet i disse felter i Minuba. Dette gøres primært for at udregne momsen. Derfor skal der oprettes to varegrupper. én med moms og én uden. Samt at der skal være en vare tilknyttet til disse varegrupper. Med moms Klik på Salg-fanen og derefter på Varer i sidebaren Derefter klikker på du på Varegrupper og Ny varegruppe Så angiver du et varenr. og navn til varegruppen, og derefter vælger du den korrekte momskonto under indland Klik på Salg-fanen og derefter på Varer i sidebaren Derefter klikker du på Ny vare Så kan du angive et varenr. og navn til varen og derefter vælge den korrekte varegruppe Uden moms Klik på Salg-fanen og derefter på Varer i sidebaren Derefter klikker på du Varegrupper og Ny varegruppe Så angiver du et varenr. og navn til varegruppen, og derefter vælger du den korrekte momskonto til uden moms under indland Klik på Salg-fanen og derefter på Varer i sidebaren Derefter klikker du på Ny vare Så kan du angive et varenr. og navn til varen og derefter vælge den korrekte varegruppe Side 5 af 14

6 Opsætning OPSÆTNING I MINUBA 1. Aktivering af e-conomic som økonomisystem Klik på Tandhjulet oppe i højre hjørne og derefter vælg: Administration Derefter vælger du Integrationsmodul til økonomisystem under Tilvalgsmoduler På Vælg økonomisystem-menuen vælger du e-conomic og trykker på Gem Derefter kan du opretter en e-conomic konto eller vælge Jeg har allerede en konto Derefter skal du i e-conomic give tilladelse til at Minuba må udveksle data med e-conomic. Så kan du opsætte dine indstillinger i Minuba og e-conomic. Bemærk! Hvis du har lavet fakturaer i Minuba før din e-conomic opsætning, og du ikke tidligere har eksporteret fakturaer, og du ikke har sat en Eksport fra Dato i dine e-conomic indstillinger. Så vil Minuba spørger dig, når du går ind i Fakturering, om disse fakturaer skal eksporteres til e-conomic. Hvis du ikke vil havde dem eksporteret til e-conomic kan du trykke Annuller og derefter gå ind i dine e- conomic indstillinger og sætte en Eksport fra Dato. 1. e-conomic indstillinger i Minuba. Generelle Indstillinger Eksport fra Dato Hvis du angiver en bestemt dato, så eksporteres fakturaer fra Minuba fra og med denne dato. Datoen kan efterlades blank så eksporterer den alt der ikke har været eksporteret tidligere. Eksporter købs- og salgsfakturaer som PDF bilag* Genindlæs lister fra e-conomic *Kræver skannings-modul i e-conomic Hvis der skal sendes et PDF bilag med til e-conomic. Genhenter menu valgmuligheder fra e-conomic. 2. Salgsfaktura eksport indstillinger Her skal du tage stilling til om du vil eksportere som Faktura eller Finansbilag. Faktura Bliver bogført automatisk på kunden som en åben postering (Anbefalet) Finansbilag Bliver lagt ind i den angivne kassekladde klar til bogføring. Side 6 af 14

7 Opsætning Salgsfaktura eksport indstillinger Eksporter faktura som: Faktura Nr. på standardvare for fakturalinjer med moms Hvis varenummeret ikke kan findes i e-conomic bliver det erstattet af dette varenummer på fakturalinje med moms NB. Dette bruges til momsberegning i e-conomic Nr. på standardvare for fakturalinjer uden moms Hvis varenummeret ikke findes i e-conomic bliver det erstattet af dette varenummer på fakturalinje uden moms NB. Dette bruges til momsberegning i e-conomic Eksporter faktura som: Finansbilag Lav altid en separat finansbilagspostering for Laver et separat finansbilag på modkontoen i e- modkontoen i e-conomic conomic. Inkluder beskrivelse i eksport Hvis den beskrivelse som er angivet på fakturaen i Minuba skal føres med over i e-conomic. Benyt kassekladdes tildeling af serienummer i Hvis den skal bruge e-conomics nr. system fra stedet for fakturanummer kassekladder. Kassekladde for salgsfakturaer Den kassekladde som Minuba skal eksporter din salgsfaktura til i e-conomic, klar til bogføring. Momskonto for salgsfakturaer Momskonto forbundet til jeres salgsfakturaer Betalingsbetingelser (nye kunder) Når en ny kunde bliver sendt over fra Minuba til e- conomic, så vil den tage denne betalingsbetingelse medmindre andet er angivet. Debitorgruppe (nye kunder) Når en ny kunde bliver overført fra Minuba til e- conomic så vil den tage denne debitorgruppe. Modkonto for salg af grossistmaterialer Hvilken modkonto dine EDI linjer skal ind på. Modkonto for salg af grossistmaterialer uden Hvilken modkonto dine EDI linjer skal ind på uden moms moms. Modkonto for salg af øvrige materialer Modkonto for øvrige materialer Modkonto for salg af øvrige materialer uden Modkonto for øvrige materialer uden moms moms 3. Købsfaktura eksport indstillinger Hvis der skal overføres Leverandører fakturaer fra Minuba til e-conomic kan du sætte flueben ved denne indstilling. Derefter kan du opsætte dine indstillinger: Købsfaktura eksport indstillinger (EDI) Kassekladde til købsfakturaer Hvilken kassekladde dine EDI er skal overføres til. Kreditorgruppe (nye kreditorer) Når en ny leverandør overføres til e-conomic, hvilken Kreditorgruppe skal denne tilhører? Modkonto for købsfakturaer Her skal angives modkontoen for købsfakturaen. Modkonto for ikke-ordrerelaterede Her skal angives modkontoen for købsfaktura som ikke skal på en købsfakturaer arbejdsseddel. Ved eksport af leverandørfakturaer til e-conomic Leverandører oprettes automatisk i Hvis denne mulighed er valgt så opretter Minuba en ny e-conomic ud fra CVR nummer leverandør over i e-conomic efter det angivne CVR nummer. Jeg vil selv vælge blandt mine Hvis denne mulighed er valgt så spørger Minuba dig hvilken leverandører i e-conomic leverandør disse EDI er skal overføres til. Herefter vil den blive overført til det som du har angivet. Side 7 af 14

8 Opsætning 4. FI-nummer opsætning For at opsætte dine Bankinformationer skal du gøre følgende: Gå op på Tandhjulet og vælg Virksomhedsindstillinger Derefter indtaster du dine oplysninger i Bankinformationer Derefter trykker du på Gem Bemærk! e-conomic kan på nuværende tidspunkt kun bruge kortart +71. Det vil sige at hvis du ikke anvender kortart +71 kan du få problemer med at udlignet dine faktura i e- conomic når du indlæser din indbetalings-fil. 5. Import af kunder til Minuba Fra e-conomic Bruger du allerede e-conomic og vil havde dit kundekartotek importeret til Minuba kan du gøre følgende: Gå op på Tandhjulet og vælg Kunder Derefter trykker du på importer kunder og vælger importer kunder fra e-conomic Derefter trykker du OK Derefter er integration sat op mellem Minuba og e-conomic. Næste sektion vil dækker den dagligt drift i Minuba og e-conomic Side 8 af 14

9 Drift DAGLIG DRIFT DRIFT I MINUBA Faktura Når du godkender en faktura i Minuba bliver den også eksporteret til e-conomic. Derefter vil den stå i Minuba med et skyldigt beløb og afventer at der bliver kørt en import af betalinger fra e-conomic. Skulle det ske at Minuba ikke kan overføre din faktura til e-conomic så vil den påminde dig om, at der mangler at blive overført en faktura når du klikker ind på Fakturering. Import af Kundeindbetaling fra e-conomic til Minuba Når dine fakturaer er udlignet i e-conomic kan du nemt udligne dine fakturaer i Minuba. Klik ind på Fakturering i topmenuen. Klik på import/eksport-knappen og vælg importer betalinger fra e-conomic. Derefter bliver de udlignede fakturaer fra e-conomic markeret som betalt i Minuba. Side 9 af 14

10 Drift Kunder Når der overføres en faktura fra Minuba til e-conomic så vil den også overfører kundens informationer på kundenummer. Hvis kundenummeret ikke eksister i e-conomic så vil kunden blive oprettet med samme information som er angivet i Minuba. Opdaterer du kundens informationer i Minuba sendes disse over som en rettelse til e-conomic første gang du godkender en faktura til kunden. Bemærk! e-conomic kan ikke have kundenummer som overstiger 9 tegn. Hvis kunden forsøges overført til e-conomic vil den melde en fejl. Det kan rettes ved at gå ind på kunden og rette kundenummer Gå op på Tandhjulet og vælg Kunder Derefter søg efter kunden og vælg Vis Derefter ret feltet: Kundenummer Tryk på Gem Leverandører faktura (EDI) - Købsfaktura Når du har modtaget en EDI i Minuba kan du lægge materialelinjerne på din arbejdsseddel som du angiver i [Vælg arbejdsseddel]-feltet, og så vil du normalt kunne vælge Gem og afslut. Med en tilkoblet e-conomic integration vil denne knap ændre sig til Gem og eksporter. Det betyder at når du har godkender din EDI, så eksporterer den samtidig din købsfaktura til e-conomic. Leverandør faktura bliver overført til den kassekladde og modkonto, som er angivet i dine e-conomic indstillinger. Ikke ordrerelaterede leverandører fakturaer. Hvis du har et køb som ikke skal på en ordre f.eks. værktøj eller arbejdstøj. Så kan du i stedet vælge: [Ikke ordrerelateret] Så bliver linjerne ikke overført til en arbejdsseddel og bliver i stedet tilknyttet den Modkonto for ikkeordrerelaterede købsfakturaer som er angivet i dine e-conomic indstillinger. Side 10 af 14

11 Drift Leverandører Via CVR-nummer Når der overføres en leverandørfaktura fra Minuba til e-conomic så vil den også overfører leverandørens informationer på CVR-nummer. Hvis CVR-nummeret ikke eksister i e-conomic, vil leverandøren blive oprettet med samme information som er angivet i Minuba. Opdaterer du leverandørens informationer i Minuba sendes disse over som en rettelse til e-conomic. Jeg vil selv vælge blandt mine leverandører i e-conomic. Hvis du ikke ønsker at integrationen skal overføre via CVR-nummer kan du i dine e-conomic indstillinger vælge denne mulighed. Derefter vil du blive spurgt første gang du overfører en EDI fra en leverandør hvilken leverandør i e-conomic den skal tilknyttes til. Hvis leverandøren ikke eksisterer i e-conomic, skal den oprettes manuelt i e-conomic før du kan vælge den i listen. Så vil Minuba for fremtiden overfører til den angivne leverandør. Næste sektion dækker driften i e-conomic. Side 11 af 14

12 Drift DRIFT I E-CONOMIC Faktura Når din salgsfaktura bliver godkendt i Minuba bliver den automatisk bogført på kunden som en åben postering. Disse kan findes ved at trykke på: Gå op i top-menuen og klik på Salg Derefter i side-menuen skal du vælge Kunder Derefter kan du finde den specifikke kunde og trykke på Åbne posteringer Herefter får du en oversigt over dine åbne posteringer på kunden. PDF-bilag Hvis du har indscannings-modul i e-conomic og du har sat flueben i Eksporter købs- og salgsfakturaer som PDF bilag over i dine e-conomic indstillinger i Minuba. Så vil der blive vedhæftet et PDF-bilag af din faktura. Du kan se den ved at klikke på følgende tegn under bilag: Indlæsning af FI-fil For at få dine fakturaer udlignet i e-conomic kan du indlæse din FI-fil fra din Bank. Dette kan gøres på følgende måde: Gå op i top-menuen og klik på Regnskab Derefter i side-menuen skal du vælge Løn og Adviseringer Dernæst klikker du på FI-adviseringer Så kan du trykke på Gennemse eller importer og vælge den rette fil. Derefter vil e-conomic give dig en status over hvilke fakturaer som er blevet udlignet samt hvis der opstår nogle fejl. Side 12 af 14

13 Drift Husk At køre en importer betalinger fra e-conomic i Minuba for at dine fakturaer også er udlignet i Minuba. Du behøver ikke at gøre dette hver gang du har udlignet en faktura. Det kan f.eks. køres én gang om ugen. Kunder Dine kunder bliver overført til e-conomic når du godkender en faktura. Disse vil blive oprettet med samme kundenummer som i Minuba. Hvis du laver rettelser på kunden i e-conomic kommer disse ikke over i Minuba, medmindre at du laver en ny kunde import i Minuba under Kunder. Disse kan findes på følgende måde: Gå op i top-menuen og klik på Salg Derefter i side-menuen skal du vælge Kunder Så kan du finde den specifikke kunde og klikke på Rediger Leverandører faktura(edi) Leverandør fakturaer bliver overført til e-conomic når de er blevet behandlet i Minuba. Disse kan findes på følgende måde: Gå op i top-menuen og klik på Salg Derefter i side-menuen skal du vælge den kassekladde som du har angivet i dine indstillinger i Minuba. Derefter kan du finde den specifikke leverandør faktura og klik på Rediger Side 13 af 14

14 Drift Leverandører Dine leverandører bliver overført til e-conomic når du sender en leverandør faktura. Disse kan findes på følgende måde: Gå op i top-menuen og klik på Regnskab Derefter i side-menuen skal du vælge Søgning og Lister og derefter Leverandører Så kan du finde den specifikke leverandør og klikke på Rediger Side 14 af 14