MANUAL. Debitorrykkere

Transkript

1 MANUAL Debitorrykkere Version 1.0 Dato

2 Indholdsfortegnelse 1 Forudsætninger Debitorrykker Opret og udskriv rykkere Proforma rykker Opsætning... 6 Side 2 af 6

3 1 Forudsætninger Ved udskrivning af rykker vil systemet vil anvende det layout, der er leveret med som standard. Du har mulighed for at anvende dit eget layout. Ønsker du dette så henvend dig til e-komplet A/S for hjælp til layout af netop jeres rykkere. For at systemet beregner rykkere korrekt er det vigtigt at indbetalinger er bogført og udlignet til dags dato. Derved undgår du at rykke for fakturaer der er betalt. 2 Debitorrykker Ønsker du at sende rykkere på forfaldne fakturaer er det nødvendigt først at finde frem til de forfaldne fakturaer. Dette gør du ved at gå til: Sti: Debitor Udskriv rykkere Herved fremkommer nedenstående skærmbillede: Funktionalitet: Tryk på knappen Vis forslag og systemet vil nu automatisk beregne nye rykkere med udgangspunkt i forfaldsdatoen på fakturaen, og de respitdage du har valgt i ovenstående skærmbillede. Systemet vil automatisk indsætte standard respitdage fra opsætningen, og det er derfor ikke sikkert at du skal ændre disse. Se afsnit 3. Opsætning Bemærk at en faktura og en tidligere rykker vil fortsætte med at blive rykket indtil fakturabeløbet er markeret som udlignet med en indbetaling. Det er altså ikke nok, at Side 3 af 6

4 der er registreret en indbetaling på en debitor. Fakturaen skal også udlignes med indbetalingen. Systemet vil danne en rykker, hvis nedenstående er gældende: Rykkerdato Respitdage Forfaldsdato Dags dato Rykker udløses ikke Dags dato Rykker udløses Dette giver følgende beregninger: Rykkerkode 1 så skal Dags dato < Forfaldsdato + Rykker, respitdage 1 Rykkerkode 2 så skal Dags dato < Sidste rykkerdato + Rykker, respitdage 2 Rykkerkode 3 så skal Dags dato < Sidste rykkerdato + Rykker, respitdage 3 Rykkerkode Sendt til inkasso så skal Dags dato < Sidste rykkerdato + Inkasso, respitdage Herefter vises de beregnede rykkere og nedenstående skærmbillede fremkommer: Figur 1. Beregnede rykkere. Side 4 af 6

5 Funktionalitet: Skærmbilledet viser nu de fakturaer og tidligere rykkere, der med udgangspunkt i de indtastede respitdage skal rykkes igen. 2.1 Opret og udskriv rykkere Udvælge rykkere pil 1 og 2 Før du kan udskrive en rykker er det nødvendigt at vælge, hvilke af de foreslåede rykkere du ønsker opdateret. Du kan vælge alle linjer ved at krydse af i feltet ved pil 1. Det er også muligt at vælge enkelte linjer ved at krydse af i felterne ved pil 2. Opdatere rykkere Når du har udvalgt de linjer, der skal rykkes trykker du på knappen Opret og udskriv. Systemet vil nu give hver rykker et unikt nummer, og danne en rapport til udskrivning. Bemærk at rykkere vil blive dannet per debitor, og rykkeren vil indeholde alle valgte linjer til den valgte debitor med samme rykkerkode. 2.2 Proforma rykker Vise proforma rykker pil 3 Ønsker du inden opdatering af rykker at se denne er det muligt ved at trykke på ikonen ved pil 3. Rykkeren gives ikke noget rykkernummer, men der vil stå Udkast. Skærmbilledet indeholder følgende felter: Felt Debitornr. Debitornavn Bilagsnr. Titel Beløb Forfaldsdato Sidste rykker Sidste rykkerref. Sidste rykkerkode Ny rykkerkode Beskrivelse Debitornummer på debitor rykker sendes til. Navn på debitor rykker sendes til. Fakturanummer. Fakturabeskrivelse. Forfaldne beløb. Forfaldsdatoen på fakturaen. Dato for sidst sendte rykker. Rykkernummer på sidste sendte rykker. Rykkerkode for sidste sendte rykker. Viser den rykkerkode som systemet har beregnet at den pågældende faktura skal have. Beregnes ud fra de indtastede respitdage og forfaldsdatoen. Side 5 af 6

6 3 Opsætning Ønsker du angive et standard rykkerforløb med udgangspunkt i respitdage har du mulighed for at opsætte en standard. Dette gør du ved at gå til: Sti: Administration Økonomi indstillinger Herved fremkommer nedenstående skærmbillede: 11 Figur 2. Oprettelse af standard respitdage Skærmbilledet indeholder følgende felter: Felt Respitdage for rykkerkode 1 Respitdage for rykkerkode 2 Respitdage for rykkerkode 3 Respitdage for sendt til inkasso Beskrivelse Antal dage der lægges til forfaldsdatoen for beregning af rykker 1. Antal dage der lægges til sidste rykkerdato for beregning af rykker 1. Antal dage der lægges til sidste rykkerdato for beregning af rykker 2. Antal dage der lægges til forfaldsdatoen for beregning af sendt til inkasso. Side 6 af 6