LINK TIL FINANS E-CONOMIC. Sagsøkonomi, planlægning og prognose AutoPilot

Transkript

1 LINK TIL FINANS E-CONOMIC Sagsøkonomi, planlægning og prognose AutoPilot

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Opsætning af AutoPilot Opsætning i e-conomic Opret kassekladde til AutoPilot Afkryds importfelter Synkronisering af adressekartoteker i AutoPilot og e-conomic Kunder Salgstransaktioner Leverandører Købstransaktioner Appendiks A Importfelter i e-conomic Appendiks B Problemløsning Appendiks C Linkfildefinitioner Udgivet den 23. juni 2014 Copyright Korsgaard EDB ApS 2 af 16

3 1. Indledning Opstart Virksomheden skal beslutte sig for en dato, fra og med hvilken AutoPilot skal overtage dannelsen af salgsposteringer. I det følgende kaldes denne dato for startdatoen. Skal AutoPilot linke købsposteringer skal denne dato også gælde for disse. Forudsætninger Brug af AutoPilot link til finans baserer sig på følgende forudsætninger: Link af salg. 1. Samtlige fakturaer skrives i AutoPilot. De må ikke samtidig skrives i finanssystemet, dette sørger linket for. 2. Nye kunder oprettes i AutoPilot De må ikke samtidig oprettes i finanssystemet, dette sørger linket for. Link af køb. 1. Nye leverandører oprettes i AutoPilot. De må ikke samtidig oprettes i finanssystemet, dette sørger linket for. 2. Alt køb af fremmed arbejde og udlæg registreres i AutoPilot. Det må ikke samtidig registreres i finanssystemet, dette sørger linket for. Copyright Korsgaard EDB ApS 3 af 16

4 2. Opsætning af AutoPilot Konfiguration > Licens: Indtast licenskode for Link til finans. Indtast startdato for link af salg. Debitorfakturaer, der har en fakturadato før denne dato, skal manuelt indtastes i finanssystemet. Debitorer + fakturaer dateret på startdatoen eller senere, linkes automatisk til finanssystemet. Hvis AutoPilot skal linke køb: Indtast startdato for link af køb. Efter startdatoen skal kreditorfakturaer kun registreres i AutoPilot. Konfiguration > Filplacering: Indtast sti- og filnavn for linkfilerne. Der findes 3 linkfiler en der linker posteringer til finanssystemets kassekladde, en der linker nye kunder ind i finanssystemets debitorkartotek samt en der linker nye leverandører ind i finanssystemets kreditorkartotek. Vi foreslår sti- og filnavnene C:\finans, C:\kreditor og C:\debitor. Filernes efternavn skal være csv eller txt. Konfiguration > Valgmuligheder > finans: Vælg finanssystem: Nr. 8 = e-conomic Sæt flueben i : Slå CP850 konvertering fra? Sæt flueben i: Inkluder sagsnr. i beskrivelsesfelt i linkfil Konfiguration > Diverse: Indtast bogføringsgrupperne for debitorer og kreditorer. Fx D1 og K1 ->Aflæses i e-conomic her: Indstillinger/Alle indstillinger/grupper/kundegrupper: Nr. og Indstillinger//Alle indstillinger/grupper/kreditorgrupper: Nr. Konfiguration > Nummerserier >Indstilling af nummerserier: Indtast FakturaNummer. AutoPilot danner fortløbende fakturanumre, som linkes til finans, hvor bilagsnummer sættes lig med fakturanummeret. Det indtastede nummer skal være et tal, og det bliver det første fakturanummer. Indtast BilagsNummer. AutoPilot danner forløbende bilagsnumre ved registrering af et køb, og numrene linkes til finans. Det indtastede nummer skal være et tal, og det bliver det første bilagsnummer. Obs: Vælg numre som ikke falder sammen med andre nummerserie, f.eks. vedrørende bilag, som ikke tastes i AutoPilot, men direkte i finansen. Copyright Korsgaard EDB ApS 4 af 16

5 Basis > Finans > Finanskontoplan: Opret sagsrelaterede finanskonti, herunder Vedr. salg Konto for honorarindtægter med moms Konto for honorarindtægter uden moms Konto for videresalg af fremmed arbejde med moms Konto for videresalg af fremmed arbejde uden moms Konto for salg af kørsel Konto for salg af reproduktion Debitor samlekonto Øreafrundingskonto Konto for udgående moms Vedr. køb Konto for køb af fremmed arbejde med moms Konto for køb af fremmed arbejde uden moms Konto for køb af udlæg med moms Konto for indgående moms Kreditor samlekonto Konto for køb af udlæg uden moms Basis > Finans > Fixering > Fixering af finanskonti: Fixér finanskonti med særlig betydning Basis > Moms/valuta > Betalingsbetingelser: Opret betalingsbetingelser med koder svarende til e-conomic betalingsbetingelser. ->Aflæses i e-conomic her: Indstillinger/Alle indstillinger/kategorier og enheder/betalingsbetingelser. Basis > Priser udlæg > Finansgrupper: Opret finansgrupper med finanskonti. Udfyld udgiftskonto for de finansgrupper, hvor der ligger et køb bag udlægget. Indtægtskonto skal altid udfyldes. Basis > Priser udlæg > Prislister udlæg: Opret udlæg evt. med forslagspriser og tilknyt korrekt finansgruppe. For udlæg tilknyttet udgiftskonti fjernes flueben fra : Forbrug registreres på timeseddel. AutoPilot er nu sat op til brug af Link til finans. Copyright Korsgaard EDB ApS 5 af 16

6 3. Opsætning i e-conomic 3.1 Opret kassekladde til AutoPilot Vælg Indstillinger/Alle indstillinger/regnskab / Kassekladder: Ny kassekladde. Kassekladden navngives AutoPilot. 3.2 Opret momskoder til AutoPilot Vælg Indstillinger/Alle indstillinger/regnskab / Momskonti: Ny momskonto. De nye momskonti gives samme koder som AutoPilot momskonti og knyttes til relevante e-conomic momskonti. 3.3 Afkryds importfelter Inden du importerer data til e-conomic, skal du udpege de felter der skal bruges ved importen. Finanstransaktioner 1. Vælg Regnskab/Kassekladder/AutoPilot: Tryk [Importér posteringer]. 2. Tryk [Vælg fil] og dernæst [Importer fil]. 3. Under Indlæsning vælges de kolonner der skal importeres fra: Type: Kolonne 1 Dato: Kolonne 2 Konto/kunde/leverandør: Kolonne 3 Bilagsnummer: Kolonne 4 Tekst: Kolonne 5 Beløb (DKK): Kolonne 6 Valuta: Kolonne 7 Beløb: Kolonne 8 Momskode: Kolonne 9 Fakturanummer: Kolonne 12 Forfaldsdato: Kolonne 13 Modkonto, Modkonto -momskode og Afdeling indstilles til Ingen Skabelon: Gem som ny. Navn som ny: Skriv fx AP-fakturaer. Efter første import gemmes indstillingerne. Kunder 1. Vælg Salg/Kunder/Vis importmuligheder: Tryk [Importér kunder]. 2. Tryk [Vælg fil] og dernæst [Importer fil]. 3. Under Indlæsning vælges de kolonner der skal importeres fra: KundeNr.: Kolonne 1 Kundegruppe: Kolonne 10 eller Fast værdi Navn: Kolonne 2 Adr1: Kolonne 4 Tlf/Fax: Kolonne 8 Zone eller Debitorgruppe: Kolonne 10 eller Fast værdi Valuta: Fast værdi Copyright Korsgaard EDB ApS 6 af 16

7 Betalingsbetingelser: Kolonne 11 Adgang: Fast værdi (Ja) Postnr.: Kolonne 15 By: Kolonne 16 Skabelon: Gem som ny. Navn som ny: Skriv fx AP-kunder. Efter første import gemmes indstillingerne. Leverandører 1. Regnskab/Søgning og lister/leverandører/vis importmuligheder: Tryk [Importér leverandører]. 2. Tryk [Vælg fil] og dernæst [Importer fil]. 3. Under Indlæsning vælges de kolonner der skal importeres fra: Leverandørnr..: Kolonne 1 Leverandørgruppe: Kolonne 10 eller Fast værdi Navn: Kolonne 2 Adr1: Kolonne 4 By: Kolonne 6 Valuta: Fast værdi Zone eller Leverandørgruppe: Kolonne 10 eller Fast værdi Layout: Fast værdi Betalingsbetingelser: Kolonne 11 Adgang: Fast værdi (Ja) Skabelon: Gem som ny. Navn som ny: Skriv fx AP-leverandører. Efter første import gemmes indstillingerne. Copyright Korsgaard EDB ApS 7 af 16

8 4. Daglig brug af link til finans Den løbende anvendelse af Link til finans består i 2 simple arbejdsgange, der typisk udføres en gang om måneden: 1. Eksport af data fra AutoPilot dannelse af linkfiler. 2. Import af disse data til finanssystemet indlæsning af linkfiler. Man kan trække 4 linkfiler ud fra AutoPilot. En fil med kundeoplysninger, en fil med leverandøroplysninger samt filer med finanstransaktioner for enten køb eller salg. 4.1 Synkronisering af adressekartoteker i AutoPilot og e-conomic AdresseID på kunder/leverandører i hhv. AutoPilot og e-conomic skal være identiske. Bemærk at rettelser i AutoPilot ikke automatisk overføres til finansprogrammet. Hvis en debitor tildeles et andet ID i AutoPilot skal debitorens ID manuelt rettes til det samme i e- conomic. Hvis en kreditor tildeles et andet ID i AutoPilot skal kreditorens ID manuelt rettes til det samme i e- conomic. Hvis en finanskonto tildeles et andet kontonummer i AutoPilot skal kontoen i e-conomic manuelt rettes til det samme nummer. OBS. Numre for Debitorer, kreditorer og finanskonti kun kan ændres i e-conomic hvis man under Indstillinger/Alle indstillinger/kategorier og enheder/ændring af numre, har markeret Tillad ændring af numre for det ønskede kartotek. 4.2 Kunder Dannelse af linkfil vedr. nye kunder Under Administration > Finans > Link: Klik på [Udlæs nye kunder til linkfil] for at danne en linkfil, som indeholder alle de kunder, der er oprettet i AutoPilot siden sidste gang, denne linkfil blev dannet Filen er nu klar til indlæsning i e-conomic. Indlæsning af kunde-linkfilen 1. Gå til Salg/Kunder/Vis importmuligheder: Tryk [Importér kunder] 2. Tryk [Vælg fil] og udpeg linkfilen 3. Tryk [Indlæs fil] 4. Vælg importskabelon og sæt flueben i Opret nye poster 5. Tryk [Importér data] Efter indlæsning af linkfilen i e-conomic skal den slettes i Windows Stifinder. Hvis ikke det er sket, vil AutoPilot gøre opmærksom på, at filen ikke er slettet, når man forsøger at danne en ny linkfil. Copyright Korsgaard EDB ApS 8 af 16

9 4.3 Salgstransaktioner Dannelse af linkfil vedr. salgstransaktioner Under Administration > Finans > Link til finans ses de finanstransaktioner, som AutoPilot har dannet for henholdsvis salgs- og købstransaktioner. 1. Vælg [Vis salgstransaktioner] - for at få vist en liste over alle salgstransaktioner. 2. Markér en linie. Linkfilen vil indeholde transaktioner til og med bilagsdatoen i den markerede linie. 3. Vælg [Dan transaktionsfil salg], nederst til venstre i billedet. Der er nu dannet en linkfil, som indeholder salgstransaktioner. Samtidig blev de valgte finanstransaktioner slettet i listen og overført som en kørsel i kørselsarkivet. Linkfilen kan til enhver tid genskabes fra kørselsarkivet. Indlæsning af salgs-linkfilen 1. Kassekladden AutoPilot skal være tom 2. Gå til Regnskab/Kassekladder/AutoPilot: Tryk [Importér posteringer]. 3. Tryk [Vælg fil] og udpeg linkfilen 4. Tryk [Indlæs fil] 5. Vælg importskabelon 6. Tryk [Importér data] Når indlæsningen er afsluttet er kassekladden AutoPilot fyldt med data klar til bogføring. Kladden skal bogføres, før man kan indlæse næste kørsel. Efter indlæsning af linkfilen i e-conomic skal den slettes i Windows Stifinder. Hvis ikke det er sket, vil AutoPilot gøre opmærksom på, at filen ikke er slettet, når man forsøger at danne en ny linkfil. 4.4 Leverandører Dannelse af linkfil vedr. nye leverandører Under Administration > Finans > Link: Klik på [Udlæs nye leverandører til linkfil] for at danne en linkfil, som indeholder alle de leverandører, der er oprettet i AutoPilot siden sidste gang, denne linkfil blev dannet Filen er nu klar til indlæsning i e-conomic. Indlæsning af leverandør-linkfilen 1. Gå til Regnskab/Søgning og lister/leverandører/vis importmuligheder: Tryk [Importér leverandører]. 2. Tryk [Vælg fil] og udpeg linkfilen 3. Tryk [Indlæs fil] 4. Vælg importskabelon og sæt flueben i Opret nye poster 5. Tryk [Importér data] Efter indlæsning af linkfilen i e-conomic skal den slettes i Windows Stifinder. Hvis ikke det er sket, vil AutoPilot gøre opmærksom på, at filen ikke er slettet, når man forsøger at danne en ny linkfil. Copyright Korsgaard EDB ApS 9 af 16

10 4.5 Købstransaktioner Dannelse af linkfil vedr. købstransaktioner Under Administration > Finans > Link til finans ses de finanstransaktioner, som AutoPilot har dannet for henholdsvis salgs- og købstransaktioner. 1. Vælg [Vis købstransaktioner] - for at få vist en liste over alle købstransaktioner. 2. Markér en linie. Linkfilen vil indeholde transaktioner til og med bilagsdatoen i den markerede linie. 3. Vælg [Dan transaktionsfil køb], nederst til venstre i billedet. Der er nu dannet en linkfil, som indeholder købstransaktioner. Samtidig blev de valgte finanstransaktioner slettet i listen og overført som en kørsel i kørselsarkivet. Linkfilen kan til enhver tid genskabes fra kørselsarkivet. Indlæsning af købs-linkfilen 1. Kassekladden AutoPilot skal være tom 2. Gå til Regnskab/Kassekladder/AutoPilot: Tryk [Importér posteringer]. 3. Tryk [Vælg fil] og udpeg linkfilen 4. Tryk [Indlæs fil] 5. Vælg importskabelon 6. Tryk [Importér data] Når indlæsningen er afsluttet er kassekladden AutoPilot fyldt med data klar til bogføring. Kladden skal bogføres, før man kan indlæse næste kørsel. Efter indlæsning af linkfilen i e-conomic skal den slettes i Windows Stifinder. Hvis ikke det er sket, vil AutoPilot gøre opmærksom på, at filen ikke er slettet, når man forsøger at danne en ny linkfil. Copyright Korsgaard EDB ApS 10 af 16

11 Appendiks A Importfelter i e-conomic Importfelter til kassekladde: Regnskab/Kassekladder/AutoPilot: Tryk [Importér posteringer] Copyright Korsgaard EDB ApS 11 af 16

12 Importfelter til kundekartotek Salg/Kunder/Vis importmuligheder: Tryk [Importér kunder] Copyright Korsgaard EDB ApS 12 af 16

13 Importfelter til leverandørkartotek Regnskab/Søgning og lister/leverandører/vis importmuligheder: Tryk [Importér leverandører]. Copyright Korsgaard EDB ApS 13 af 16

14 Appendiks B Problemløsning Problem: 0 debitor(er) indlæst. Løsning: Husk at der skal flueben i Opret nye poster. Copyright Korsgaard EDB ApS 14 af 16

15 Appendiks C Linkfildefinitioner Nedenstående tabeller beskriver de filer, der dannes når man har valgt Finanssystem: e-conomic i Konfiguration > Valgmuligheder. Finanstransaktioner Filen udlæses herfra: Administration > Finans > Link til finans -> [Dan transaktionsfil salg] eller [Dan transaktionsfil køb] Filnavn: Valgfrit (Standard: finans.csv). Filtype: Kommasepareret, 1 record pr. linie. Feltnr. Kolonnenavn Format Bemærkninger 1 Type Tekst, kvalifikator: 2 Dato dd-mm-åå Fakturadato 3 Konto Tekst, kvalifikator: Kontonummer 4 Fakturanummer Tal 5 Tekst Tekst, kvalifikator: 6 Beløb DKK Tal 7 Valutakode Tekst, kvalifikator: Fx DKK 8 Beløb-Valuta Tal Posteringstekst. 9 Momskode Tekst, kvalifikator: Fx I25 eller 1 10 Ledig 11 Ledig 12 Fakturanummer Tal 13 Forfaldsdato dd-mm-åå Debitor Filen udlæses herfra: Basis > Organisation > Kunder og leverandører -> [Udlæs nye kunder til linkfil] Eller herfra: Administration > Finans > Link til finans -> [Udlæs nye kunder til linkfil] Filnavn: Valgfrit (Standard: debitor.csv). Filtype: Kommasepareret, 1 record pr. linie. Feltnr. Kolonnenavn Format Bemærkninger 1 ID Tekst, kvalifikator: 2 Firmanavn på fakturaen Tekst, kvalifikator: 3 Ledig 4 Adresse Tekst, kvalifikator: 5 Telefon Tekst, kvalifikator: 6 PostBy Tekst, kvalifikator: 7 Ledig 8 Telefonnummer 9 Ledig 10 Kundegruppe 11 Betalingsbetingelser 12 Ledig 13 Ledig 14 Ledig 15 Postnr Tekst, kvalifikator: 16 By Tekst, kvalifikator: Copyright Korsgaard EDB ApS 15 af 16

16 Kreditor Filen udlæses herfra: Basis > Organisation > Kunder og leverandører -> [Udlæs nye leverandører til linkfil] Eller herfra: Administration > Finans > Link til finans -> [Udlæs nye leverandører til linkfil] Filnavn: Valgfrit (Standard: kreditor.csv). Filtype: Kommasepareret, 1 record pr. linie. Feltnr. Kolonnenavn Format Bemærkninger 1 ID Tekst, kvalifikator: 2 Firmanavn på fakturaen Tekst, kvalifikator: 3 Gade Tekst, kvalifikator: 4 Adressee Tekst, kvalifikator: 5 Telefon Tekst, kvalifikator: 6 PostBy Tekst, kvalifikator: 7 Ledig 8 Telefonnummer 9 Ledig 10 Kundegruppe 11 Betalingsbetingelser Copyright Korsgaard EDB ApS 16 af 16