Marsh A/S Teknikerbyen 1 DK-2830 Virum arne.vatnhamar@marsh.com www.marsh.dk MEMO TIL: Tilbudsgiverne DATO: 21. november 2014 FRA: EMNE: KOPI: Arne Vatnhamar Udbud af ansvarsforsikring for Den danske Folkekirke Kirkeministeriet I forbindelse med igangværende udbud af ansvarsforsikring for den danske folkekirke offentliggøres hermed modtagne spørgsmål, samt vores svar herpå. Bemærk at det er besluttet af forlænge tilbudsfristen med en uge til den 28. november 2014 og tilsvarende forlænges fristen for spørgsmål og svar med en uge, jf. svaret på spørgsmål 11 neden for. Forlængelsen er offentliggjort i EU-tidende den. Der er udarbejdet supplerende svar til spørgsmål 13, spørgsmål 14 og spørgsmål 18. De er indsat nedenfor med betegnelsen Endeligt svar. Spørgsmål 1 (stillet 20. okt. 14): Er der trods det, at det er et offentligt udbud, mulighed for at tilbyde en alternativ, højere selvrisiko? Nej, jf. udbudsbetingelserne pkt. 1, afsnittene Forbehold og mindstekrav samt Alternative tilbud. Spørgsmål 2 (stillet 20. okt. 14): Hvad er årsagen til, at hensættelser i 2014 afviger så væsentligt pr. skade i forhold til de enkelte skader fra 2007 2013? Er der alene tale om selskabets gennemsnitsreserver? Nuværende forsikringsselskab oplyser, at der pr. 1. januar 2014 er indført en praksisændring, hvorved standardreserven er forhøjet fra DKK 80.000 til DKK 200.000. Spørgsmål 3 (stillet 20. okt. 14): Er der trods kravet om 3 års løbetid mulighed for at aftale en regulering i forløbet (efter et eller 2 års udløb) i tilfælde af, at skadesprocenten overstiger f.eks. 60 %? CVR 87377016
Side 2 Nej, bortset fra en almindelig pristalsregulering, vil det ikke være muligt at ændre i den tilbudte præmie. Bemærk i den forbindelse, at aftalen af begge parter kan opsiges med 6 måneders varsel til hovedforfald (1. januar), jf. udbudsbetingelserne pkt. 2, Kravspecifikation. Spørgsmål 4 (stillet 4. nov. 14): --oo0oo-- Der er vedlagt et sæt betingelser til udbuddet. Disse afviger fra vores egne betingelser på visse punkter. Vil vores tilbud komme i betragtning, hvis forsikringen baseres på vore egne vilkår for erhvervs- og produktansvarsforsikring, hvis vi samtidig i policen garanterer, at såfremt vores egne betingelser stiller sikrede dårligere end de vedlagte betingelser, så er det de vedlagte betingelser, der gælder? Ifølge udbudsbetingelserne er der ikke adgang til at give alternative tilbud, jf. afsnittet Alternative tilbud. En løsning som bekrevet i spørgsmålet vil medføre, at såvel tilbudsgiverens egne betingelse som de i udbudsmaterialet anførte, vil være gældende for forsikringen. Løsningen vil derfor være at betragte som et diskvalificerende alternativt tilbud. Spørgsmål 5 (stillet 4. nov. 14): Ift. vilkårenes 2, stk. 3 henvises til en særskilt dækningssum for forurening, men i policeoversigten på side 11 fremgår der ikke nogen særskilt sum for forurening. Skal summen ligeledes være 25 mio. kr. for denne dækning? Forsikringssummen for hele policens dækningsomfang er DKK 25.000.000 pr. skade og år. Spørgsmål 6 (stillet 4. nov. 14):
Side 3 Ift. vilkårenes 2, stk. 4, skal forsikringen også dække ikke-pludselige forureningsskader fra beholdere og tanke. I den forbindelse ønskes følgende besvaret: Hvor mange fritstående olietanke (max. 15 år gamle) råder forsikringstageren ca. over og er der sikkerhedsforanstaltninger (f.eks. sikkerhedsbassin omkring tanken med volumen svarende til tankens indhold, eller tanken er opstillet på befæstet areal med afløb via olieudskiller)? Kirkeministeriet råder ikke over fortegnelser over folkekirkens ejendomme. Udarbejdelse af sådanne vil ikke kunne nås inden tilbudsfristen, hvorfor spørgsmålet ikke kan besvares. Spørgsmål 7 (stillet 4. nov. 14): For fritstående olietanke gælder, at de højest må være 15 år gamle, jf. vilkårenes pkt. 2, stk. 4. litra c. Dette gælder ikke for nedgravede olietanke - er dette korrekt forstået? Bestemmelsen i vilkårenes 2, stk. 4 skal forstås efter ordlyden. Spørgsmål 8 (stillet 4. nov. 14): Hvor mange nedgravede olietanke råder forsikringstageren ca. over og er der sikkerhedsforanstaltninger (f.eks. nedlagt tæt membran i udgravning, da tanken blev etableret, eller der er etableret katodisk beskyttelse, som vedligeholdes i overensstemmelse med leverandørens forskrifter, eller der er tale om dobbeltvæggede tanke)? Se svaret på spørgsmål 6. Spørgsmål 9 (stillet 4. nov. 14): Hvor mange af de nedgravede tanke er over 20 år gamle? Se svaret på spørgsmål 6. Spørgsmål 10 (stillet 4. nov. 14):
Side 4 Hvor mange egentlige landbrugsejendomme, hvor der også drives landbrug, besidder folkekirken? Se svaret på spørgsmål 6. Spørgsmål 11 (stillet 5. nov. 14): --oo0oo-- Er det korrekt forstået, at samtlige skader før 2014 er afsluttede? Kirkeministeriet har forelagt spørgsmålet for nuværende ansvarsforsikringsselskab Gjensidige Forsikring. Som følge af Gjensidige Forsikrings oplysninger skal der om nuværende ansvarsforsikrings skadehistorik oplyses nedenstående: År Antal Skader Betalt Reserver Total 2007 44 291.494 0 291.494 2008 54 344.155 0 344.155 2009 54 333.432 0 333.432 2010 70 596.008 0 596.008 2011 57 999.828 0 999.828 2012 59 722.980 585.000 1.307.980 2013 45 239.190 699.102 938.292 Total 383 3.527.087 1.284.102 4.811.189 For så vidt angår 2014 er der pr. 13. november anmeldt 39 skader, i forhold til hvilke der er udbetalt DKK 30.659, og hensat reserver på DKK 2.113.561. I forhold til skader anmeldt i 2014 er der 25 åbne skader hvoraf 16 er personskader. Stigningen i reservehensættelser skyldes primært en ændret praksis pr. 1. januar 2014, hvorefter standardreserven for personskader øgedes fra DKK 75.000 til DKK 200.000. Videre oplyser Gjensidige Forsikring, at der for perioden 2012 og 2013 er 7 åbne personskader under behandling. Gjensidige Forsikrings besvarelse af spørgsmål 11 afviger på nogle punkter fra den tidligere offentliggjorte statistik. Det indebærer, at det er besluttet at forlænge tilbudsfristen med en uge til den 28. november 2014 og tilsvarende forlænges fristen for spørgsmål og svar med en uge.
Side 5 Spørgsmål 12 (stillet 5. nov. 14): Der har i 2014 været et meget højt antal skader (45 stk) i kategorien Erhvervsansvar, andet med hensættelser for over DKK 2,5M. De øvrige år ses ikke skader i denne kategori eller i denne størrelse. Er det muligt at få uddybet, hvilken type skader der er tale om? Nuværende ansvarsforsikringsselskab, Gjensidige Forsikring oplyser, om årsagen til det relativt høje antal skader registreret som Erhvervsansvar, andet, at der er sket en ændring kategoriseringen af skader efter et skadesystemskifte. I øvrigt henvises til svaret på spørgsmål 11. Spørgsmål 13 (stillet 5. nov. 14): Hvis skadestatistikken i udbudsmaterialet sammenlignes med skadesstatistikken i udbudsmaterialet for 3 år siden, ser der ud til at være meget store afvigelser. I det tidligere udbudsmateriale var der gennemsnitsligt skader for ca. DKK 1,5M om året (perioden 2007-2011). Alene betalingerne (uden reserver) ligger på et signifikant højere niveau end totalen i det nye udbudsmateriale. Fx er der i 2010 udgifter og reserver til grundejeransvar på næsten DKK 2M i det tidligere udbudsmateriale, mens de i det nye står til DKK 40.407. Hvad er årsagen til denne udvikling og de nedsatte skadesudgifter? Såvel skadestatistikken ved 2011-udbuddet, som ved dette udbud bygger på oplysninger afgivet af nuværende ansvarsforsikringsselskab, Gjensidige Forsikring. Kirkeministeriet har forelagt spørgsmålet for Gjensidige Forsikring til besvarelse. Oplysningerne fra Gjensidige Forsikring vil blive offentliggjort på Kirkeministeriets hjemmeside, snarest efter modtagelse. Endeligt svar (offentliggjort den 18. november): Gjensidige Forsikring oplyser, at skadestatistikken udarbejdet til brug for 2011-udbuddet, ikke kan sammenlignes med skadestatistikken udarbejdet til nærværende udbud, idet der er sket en række ændringer i udbetalinger/reserver, hvilket er kendetegnende for ansvarsskader.
Side 6 Den senest udarbejdede skadestatistik er retvisende. Spørgsmål 14 (stillet 5. nov. 14): Er samtlige behandlede skader med i skadesoversigtens skadesantal? Se svaret på spørgsmål 13. Endeligt svar (offentliggjort den 18. november): Gjensidige Forsikring oplyser, at samtlige behandlede skader er med i skadestatistikkens skadesantal. Spørgsmål 15 (stillet 7. nov. 14): --oo0oo-- Vi vil gerne have oplyst antal ansatte fordelt på aktivitet I nedenstående oversigt er oplyst antal personer hvis hovedbeskæftigelse pr. juni 2014 var i folkekirken. Oversigten medtager ikke personer, hvis ansættelsesforhold har en varighed på en måned eller mindre, og som er ansat med under 8 løntimer ugentligt. Kirkeministeriet anslår, at der løbende i tillæg til oversigten nedenfor udbetales løn til ca. 2.000 vikarer. Stillingsbetegnelse Årsværk Kordegn 623,11 Kirketjener 776,53 Organist 871,66 Kirkemusiker 248,64 Sognemedhjælper 267,02 Kirkegårdsleder 267,00 Gartner og gartneriarbejder 1.546,84 Graver og gravermedhjælper 3.002,49 I alt 7.603,29
Side 7 For så vidt angår antal præster og menighedsrådsmedlemmer henvises til udbudsmaterialet bilag 4. Spørgsmål 16 (stillet 7. nov. 14): Hvad er årsagen til den kraftige stigning i antal skader i 2014? Se svaret på spørgsmål 11. Spørgsmål 17 (stillet 7. nov. 14): Er der tegnet motoransvar for indregistrerede biler? Kirkeministeriet råder ikke over fortegnelser over folkekirkens ejendomme, herunder registreringspligtige motorkøretøjer. Det vides derfor ikke med sikkerhed om samtlige sådanne køretøjer er indregistreret og om der i den forbindelse er udtaget lovpligtig ansvarsforsikring. Det skal dog bemærkes, at deltagere i Folkekirkens Forsikringsordning skal registrere registreringspligtige køretøjer, ligesom der skal tegnes lovpligtig ansvarsforsikring for disse, jf. pkt. 4.3.3. i Håndbog for Folkekirkens Forsikrings- og Selvforsikringsordning. Spørgsmål 18 (stillet 7. nov. 14): Er alle differencekrav anmeldt på ansvarsforsikringen? Indtil 31. december 2013 havde Kirkeministeriet udtaget arbejdsskadeforsikring for folkekirkens ansatte i Tryg Forsikring. Herefter overgik folkekirken til selvforsikring af arbejdsskade. Kirkeministeriet har forelagt spørgsmålet for Tryg Forsikring til besvarelse. Oplysningerne fra Tryg Forsikring vil blive offentliggjort på Kirkeministeriets hjemmeside, snarest efter modtagelse. Siden 31. december 2013 har folkekirken væres selvforsikret for så vidt angår arbejdsskader.
Side 8 Arbejdsskader har siden da været behandlet af Forsikringsenheden. Forsikringsenheden oplyser, at arbejdsskader (differencekrav) for 2014 pr. endnu ikke er anmeldt til ansvarsforsikringen. Endeligt svar (Offentliggjort den 21. november): Indtil 31. december 2013 havde Kirkeministeriet udtaget arbejdsskadeforsikring for folkekirkens ansatte i Tryg Forsikring. Herefter overgik folkekirken til selvforsikring af arbejdsskade. Kirkeministeriet har forelagt spørgsmålet for Tryg Forsikring til besvarelse. Kirkeministeriet har endnu ikke fået spørgsmålet besvaret, hvorfor det ikke er muligt for ministeriet at oplyse, om alle krav anmeldt til arbejdsskadeforsikringen indtil 31. december 2013, også er anmeldt til ansvarsforsikringen.. Siden 31. december 2013 har folkekirken væres selvforsikret for så vidt angår arbejdsskader. Arbejdsskader har siden da været behandlet af Forsikringsenheden. Forsikringsenheden oplyser, at arbejdsskader (differencekrav) for 2014 pr. endnu ikke er anmeldt til ansvarsforsikringen. Forsikringsenheden har oplyst, at der pr. 18. november 2014 var anmeldt 82 arbejdsskader. Spørgsmål 19 (stillet 7. nov. 14): Hvilke søfartøjer skal meddækkes på policen og i hvilket omfang anvendes de? Kirkeministeriet råder ikke over fortegnelser over folkekirkens søfartøjer, og kan derfor ikke oplyse i hvilket omfang sådanne måtte blive anvendt. Indhentning af oplysninger herom vil ikke kunne nås inden tilbudsfristen, hvorfor spørgsmålet ikke kan besvares Spørgsmål 20 (stillet 7. nov. 14): Med hensyn til landbrug - hvilke produktionsformer er der tale om og en fordeling af produktionen/omsætningen på aktivitet Se svaret på spørgsmål 6. Spørgsmål 21 (stillet 7. nov. 14):
Side 9 I hvor stort omfang er der landbrugsaktiviteter? Se svaret på spørgsmål 6. Spørgsmål 22 (stillet 7. nov. 14): I Håndbogen for Folkekirken, pkt. 1.2.2. Ansvarsskader første afsnit omhandler erhvervs- og produktansvarsskader. Skal andet afsnit forstås således, at dette omhandler entrepriseansvar, som ikke er omfattet af tilbuddet? Eller hvordan skal det forstås? Indtil 1. januar 2012 var folkekirkens ansvar som bygherre omfattet af ansvarsforsikringen under Folkekirkens Forsikrings- og Selvforsikringsordning. Pr. førnævnte dato overtog selvforsikringen folkekirkens samlede ansvarsrisiko for bygge- og anlægsarbejder, jf. Håndbog for Folkekirkens Forsikrings- og Selvforsikringsordning, pkt. 3.4, jf. udbudsbetingelsernes bilag 5 Nærværende udbud omfatter således ikke det ansvar, som folkekirken måtte ifalde som bygherre. Spørgsmål 23 (stillet 7. nov. 14): Der står i udbudsmateriale at tilbud skal afleveres i 3 papireksemplarer samt elektronisk form. I den forbindelse skal jeg høre om det er ok udover 3 papireksemplarer at jeg blot vedlægger 1 USB stik omfattende vort tilbud mv.? I tillæg til de 3 papireksemplarer vil et USB stik være at foretrække. Spørgsmål 24 (stillet 7. nov. 14): Der står i udbudsmateriale, at Tro og Love-erklæring skal underskrives og vedlægges. Vi har ved prækvalifikationen medsendt Tro og Love-erklæring i underskrevet stand, skal der så igen sendes en ny?
Side 10 Nærværende udbudsforretning gennemføres som et offentligt udbud uden forudgående prækvalifikation af tilbudsgivere. Samtlige tilbudsgivere, som opfylder egnethedskravene, jf. udbudsbekendtgørelsen pkt. III.2), vil derfor kunne byde på opgaven. Oplysninger til vurdering af tilbudsgivernes egnethed, jf. udbudsbekendtgørelsen pkt. III.2), SKAL derfor vedlægges tilbudsgivernes tilbud. Spørgsmål 25 (stillet 7. nov. 14): Kan der oplyses en risikobeskrivelse? Den danske folkekirke er i nogle henseender at anse som en offentlig myndighed og i andre henseender mere er at betragte som en foreningslignede institution. Som offentlig myndighed bedriver folkekirken bl.a. personregistrering og begravelsesvæsen. Folkekirkens øvrige aktiviteter er foruden forkyndelse mere af social karakter. Den 1. januar 2013 var 4.430.643 af de i alt 5.602.628 indbyggere i Danmark medlemmer af den danske folkekirke. Det svarer til 79,1 % af alle indbyggere. For ikke at risikere at gå på kompromis med Folkekirkens rummelighed opgav man allerede i 1999, hvor Folkekirkens Forsikrings- og Selvforsikringsordning blev oprettet, nærmere at definere de folkekirkelige aktiviteter, som skulle være omfattet af ansvarsforsikringen. Dette forhold gør sig stadig gældende i dag. For yderligere om folkekirkens aktiviteter henvises til www.folkekirken.dk. Spørgsmål 26 (stillet 7. nov. 14): Kan der oplyses et beregningsgrundlag? Gerne omsætning og antal omfattet af forsikringsdækningen? Folkekirken havde i 2012 indtægter på ca. 8,0 mia. kr. og udgifter på ca. 7,8 mia. kr. Den folkekirkelige økonomi kan opdeles i tre hovedgrupper: den lokale økonomi, som omfatter kirke-, præstegårds- og kirkegårdskasser i sognene samt provstiudvalgenes kasser. Disse lokale kasser afholder ca. 80 % af alle folkekirkens udgifter. De lokale kassers indtægter er først og fremmest kirkeskat, som betales af medlemmer af folkekirken
Side 11 fællesfonden, som dækker en række fælles folkekirkelige udgifter, først og fremmest folkekirkens egen andel af løn m.v. til præster og provster. Fællesfondens indtægter er først og fremmest landskirkeskatten, der er en del af den kirkeskat, som betales af medlemmer af folkekirken statens tilskud til folkekirken, som bevilges på finansloven, og som først og fremmest bruges til løn og pension til præster og provster i folkekirken. For yderligere om folkekirkens økonomi henvises til www.km.dk/kirke/folkekirken/oekonomi/ For så vidt angår spørgsmålet om antal omfattet af forsikringen henvises til svaret på spørgsmål 15. Spørgsmål 27 (stillet 7. nov. 14): Har kundens risikoprofil ændret sig i løbet af de sidste par år, hvormed menes, om kunden har fået nye aktiviteter? Folkekirkens overordnede risikoprofil har været uændret i lang tid, ligesom der inden for de seneste 2 år ikke er iværksat aktiviteter, som falder uden for risikoprofilen. Spørgsmål 28 (stillet 7. nov. 14): Samtlige ansatte omfattet af forsikringen bedes opdelt i personalegrupper? Se svaret på spørgsmål 15. Spørgsmål 29 (stillet 7. nov. 14): Samtlige forskelle/ændringer mellem de forsikringsbetingelser, som kundens forsikring er underlagt i dag og dem som den nye forsikring skal være underlagt bedes oplyst? Forsikringsbetingelserne, jf. udbudsmaterialet pkt. 3, er en nøjagtig gengivelse af de forsikringsbetingelser, som er gældende for den nuværende forsikring, som har været i kraft siden 1. januar 2012. Spørgsmål 30 (stillet 7. nov. 14):
Side 12 Afspejler udbudsmaterialet herunder dækningsomfang mv. kundens nuværende forsikringsforhold? Evt. afvigelser bedes oplyst? Se svaret på spørgsmål 29. Spørgsmål 30 (stillet 7. nov. 14): Kan evt. afvigelser/præciseringer/klausuler fra udbudsmaterialet accepteres? Ifølge udbudsbetingelserne er der ikke adgang til at give alternative tilbud, jf. afsnittet Alternative tilbud. Ligeledes bemærkes, at en række oplysninger i udbudsmaterialet er mindstekrav. Kravspecifikationen og de vedlagte forsikringsbetingelser er mindstekrav, jf. udbudsbetingelserne, pkt. 3, jf. pkt. 2, afsnit Forsikringsbetingelser, jf. pkt. 1, afsnit Forbehold og mindstekrav. Ændring af forsikringsbetingelserne vil derfor blive betragtet som et diskvalificerende alternativt tilbud / forbehold. Spørgsmål 31 (stillet 7. nov. 14): Hvad er antallet af landbrugsejendomme som skal være omfattet af forsikringen (jf. betingelserne 2, stk. 4)? Se svaret på spørgsmål 6. Spørgsmål 32 (stillet 7. nov. 14): Er det korrekt forstået, at forsikringssummen på 25 mio. kr. skal være gældende for samtlige dækninger i betingelserne? Hvis ikke bedes underdækninger og sum herfor oplyst? Se svaret på spørgsmål 5. Spørgsmål 33 (stillet 7. nov. 14):
Side 13 Der står at præmien er fast og reguleres ikke. Er det et ufravigeligt krav? Kan det accepteres at præmie indeksreguleres eller lønsomhedsreguleres? Se svaret på spørgsmål 3. --oo0o--