Udkast til: Vedtægter for Foreningen Nørre Djurs Egnsarkiv Stk.1 1 Navn, hjemsted og ejerforhold Foreningens navn er: Foreningen Nørre Djurs Egnsarkiv. Stk.2 Foreningens hjemsted er: Stokkebro 85, Gjerrild, 8500 Grenaa. 2 Formål og virkeområde Foreningen skal fremme interessen for, øge kendskabet til og dokumentere områdets historie. Foreningen indsamler, registrerer, formidler og bevarer arkivalier af privat oprindelse uanset medie, som er af væsentlig betydning for dokumentation af virkeområdets historie, jf. stk. 3. Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje og dets forbliven som sådan garanteres. Genstande og arkivalier af offentlig oprindelse modtages ikke af foreningen. Samlingerne opbevares betryggende og registreres forsvarligt i overensstemmelse med gældende regler, herunder efter forskrifterne fra Sammenslutningen af Lokalarkiver. Det indsamlede og registrerede materiale er offentligt tilgængeligt med en fast ugentlig bekendtgjort åbningstid samt efter forudgående aftale. Foreningen bistår interesserede borgere og kommunens øvrige kulturhistoriske institutioner, der har behov for historiske oplysninger eller for at anvende det historiske kildemateriale.
Stk.2 Foreningen kan afholde foredrag og arrangere ekskursioner. Foreningen udgiver et årsskrift, og kan publicere bøger, artikler m.v. om egnens historie. Foreningens virkeområde er sognene i det tidligere Nørre Djurs Kommune Stk. 4 Foreningen er medlem af Sammenslutningen af Lokalarkiver og af samvirket for lokalarkiver i Norddjurs Kommune. Foreningen kan optages i beslægtede sammenslutninger og foreninger, hvis dette er i overensstemmelse med foreningens formål jf. stk. 1. 3 Lokaler, ejerforhold og adresse Foreningen har til huse på adressen Stokkebro 85, Gjerrild, 8500 Grenaa, hvilket også er foreningens adresse. Lokalerne ejes af Norddjurs Kommune. 4 Medlemskab Enhver, der ønsker at støtte foreningens interesser og formål, kan optages som medlem. Foreninger, institutioner og virksomheder kan optages som medlem med rettigheder svarende til det, der gælder for et medlemskab.
Bestyrelsen kan efter forudgående varsel ekskludere medlemmer m.fl., der modvirker foreningens formål og interesser eller tilsidesætter arkivmæssige hensyn. Eksklusionen skal være skriftlig begrundet, og kan ankes til afgørelse inden 30 dage til afgørelse på næstkommende generalforsamling. 5 Generalforsamlingen Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i årets første kvartal med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent. 2. Beretning. 3. Fremlæggelse af revideret regnskab. 4. Fastsættelse af kontingent. 5. Indkomne forslag. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleant. 7. Valg af revisor og revisorsuppleant. 8. Eventuelt. Forslag til behandling på generalforsamlingen skal være formanden i hænde senest 1 uge før generalforsamlingen. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, hvis 10 medlemmer eller 4 bestyrelsesmedlemmer fremsætter skriftlig anmodning herom til formanden med angivelse af motiveret dagsorden. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter at anmodningen er formanden i hænde.
Stk. 4 Indkaldelse til generalforsamling sker ved skriftlig eller elektronisk meddelelse til medlemmerne, og/eller ved annoncering i dagspressen, i begge tilfælde med mindst 14 dages varsel. Stk. 5 En lovlig varslet generalforsamling er beslutningsdygtig uden hensyn til antallet af fremmødte medlemmer. Stk. 6 De på generalforsamlingen behandlede sager afgøres ved simpelt stemmeflertal. Afstemningen skal, hvis anmodning herom fremsættes, foretages skriftligt. Stk. 7 Stemmeret på generalforsamlingen har ethvert medlem, der har betalt kontingent for det sidste år. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. 6 Bestyrelsen valg og sammensætning. Foreningens ledelse varetages af en bestyrelse, der har ansvaret for, at foreningens formål jf. 2 opfyldes. Bestyrelsen er på 7 medlemmer. Desuden udpeges 1 suppleant. Hvis ikke andet er anført, vælges medlemmer og suppleant til bestyrelsen for en 2-årig periode. Et medlem vælges af Norddjurs Kommune for den kommunale valgperiode.
De øvrige 6 medlemmer vælges på generalforsamlingen, således at 3 medlemmer afgår efter tur på hver generalforsamling, dog således, at rækkefølgen første gang fastsættes ved lodtrækning. Genvalg kan finde sted. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Hvis et forslag opnår stemmelighed, bortfalder forslaget. Bestyrelsen kan meddele prokura til formanden og kassereren. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Der føres en protokol over bestyrelsens møder. Bestyrelsen udpeger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift. Bestyrelsen kan inddrage medlemmer og kan nedsætte underudvalg til løsning af særlige opgaver. Stk. 4 Formanden indkalder til bestyrelsesmøde, når han finder det nødvendigt, eller når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer forlanger indkaldelse. 7 Økonomi, regnskab og revision. Foreningens økonomiske grundlag er det årlige driftstilskud fra Norddjurs Kommune. Desuden opkræves et årligt medlemskontingent, hvis størrelse fastsættes på generalforsamlingen. Herudover kan bestyrelsen søge og modtage bidrag til foreningens drift, samt skaffe sig indtægter på anden måde. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
Det reviderede regnskab skal forelægges på den ordinære generalforsamling. Beretning og regnskab fremsendes til Norddjurs Kommune og til samvirket for arkiver i Norddjurs Kommune. Stk. 4 Regnskabet revideres af 2 på generalforsamlingen valgte revisorer. Revisorerne kan ikke være medlem af bestyrelsen. 8 Vedtægtsændringer. Ændringer i vedtægterne kan foretages på ordinær generalforsamling med 2/3 af de afgivne stemmer. Ændringer af vedtægterne skal godkendes af Norddjurs Kommune. Ændringsforslaget skal udsendes til medlemmerne sammen med indkaldelse til generalforsamlingen. 9 Ophør. Beslutning om opløsning af Foreningen Nørre Djurs Egnsarkiv kræver vedtagelse på 2 generalforsamlinger med mindst 7 og højest 21 dages mellemrum. Endvidere skal mindst 2/3 af de fremmødte på hver generalforsamling stemme for opløsning. I tilfælde af foreningens opløsning tilfalder arkivalier og øvrige aktiver Norddjurs Kommune, der herefter sikrer, at materialet overdrages til offentligt arkiv i Norddjurs Kommune. En eventuel likvid formue overføres til andet lokalhistorisk arbejde i Norddjurs Kommune efter bestyrelsens beslutning efter forudgående høring i samvirket for arkiver i kommunen.
Vedtaget på generalforsamling den xx xx xx. Godkendt af Kultur- og udviklingsudvalget i Norddjurs Kommune den xx xx xx. Godkendt af Sammenslutningen af Lokalarkiver den xx xx xx.