DL-møde 29.10 2013 DL-møde 29.10 2013... 1 1. Bordet rundt og status på aktiviteter... 3 2. Status på økonomi... 4 3. Medlemsdatabase status, nye, udmeldte... 4 4. Optimering af opgaver... 5 5. Status på LF... 6 6. Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt... 6 7. Status, input og opdatering af årshjul... 6 8. Status på udvalgsarbejde... 6 8. Nyt fra international... 6 9. Akutte problemer og andre beslutninger... 6
Mandag d. 29. oktober kl. 18.00 Tilstede Natascha Wermuth Iermiin,, Emilie Hellesøe, Claus Warmdahl, Mette Liebst-Olsen, Nanna Beiter, Jesper Lykking (over Skype), Stefan Wachmann (kontor), Line Bloch Kretzschmar (referent).
1. Bordet rundt og status på aktiviteter Bordet rundt Til ÅJBM bliver der valgt en ny NJR, og det er derfor Emilies sidste DL-møde. Emilie fortsætter ikke med at gøre rent på kontoret, men overladen opgaven til Natascha. Stefan skriver det ud i Updaten. Survey om stormødet hvad er status og hvordan kommer vi videre? Der har været en survey-evaluering om Stormødet under udvikling længe, og DL ønsker nu at sætte tempoet op, så det ikke kommer ud alt for lang tid efter Stormødet. Jesper sender snarest spørgsmål til evalueringen til Stefan, der opretter evalueringen online. Eventudvalg hvad er status og hvordan kommer vi videre? (Nanna) Nanna er samlende enhed i opstarten af et eventuelt event-udvalg med opstart inden jul. Nanna formulerer en beskrivelse og Stefan sender det ud i Updaten. Supervision (Nanna) Maria og Nanna har udarbejdet en køreplan for projektet, og skal måle temperaturen før de iværksætter den. De søger om penge i budgettet for 2014. National uddannelse (Nanna) DL opfordres til at være opmærksomme på at anerkende tilbagemeldinger fra de frivillige, da det ikke fungerer optimalt i dag. For at der er mulighed for at benytte forskellige uddannelsestilbud næste år, kræver det at der budgetteret med det på Hovedbestyrelsesmødet i november. Derfor udarbejder Nanna et skriv om Refleks og MS uddannelsestilbud. Nanna udarbejder budget og sender det til Claus før Hovedbestyrelsesmødet. Der var i den forbindelse debat om, hvorvidt det er muligt at have en pulje der ikke er øremærket, men som skal gå til sådanne ting, men DL blev enige om at skrive det ind i budgettet i stedet. Der var en debat om, hvorvidt man skal have en stor pulje, man kan bruge af løbende, eller om man skal afsætte beløb til uddannelses-kurser specifikt. Nanna formulerer et udkast til hvor mange DL ønsker at kunne sende af sted på diverse kurser (der ikke behøver at være specificerede).
2. Status på økonomi Omkostningstoppet, hvor står vi? Claus opfordrer alle til at oplyse ham om hvilke omkostninger man kender til. På den måde bliver budgettet mere nøjagtigt. Da regnskabet for fremtiden ikke skal opgøres til slut på året, vil der hvert kvartal kunne dannes et overblik over hvad der er brugt, og der vil på den måde kunne styre CISV Danmarks økonomi meget mere professionelt. Claus ved ikke om det indeværende år ender i plus eller minus, men er generelt positiv omkring den retning økonomien har. Budgetregneark for Daglig Ledelse DL diskuterede DL-budgettet for 2014 og rettede det til i fht. nye informationer. Det bemærkes, at Risk Management-udvalget skal huske på, at der det næste år kræves træning af 9 Risk Managere, hvilket er en udgift, der skal budgetteres med. Mette skriver til den nationale Risk Manager, Kenneth Schou. Hvad angår IT-aftaler, så skal der udarbejdes en liste over hvilke aftaler CISV Danmark har i fht. software, hosting og drift i dag. Det går kontoret videre med. Stefan mødes med Simon Ellehammer og udarbejder budget for kommunikation 2014. For fremtiden vil pengene i idépuljen blive opgjort per kvartal, hvilket giver flere midler, mere overblik og dermed større sikkerhed. DL er enige om, at der i Idépuljen skal være et grundbeløb til start på 25 000 kr.. Der kom desuden et forslag om, at have en pulje til det årlige content-area, men problemer med hvad pengene skulle målrettes og uklarhed om, hvem der kan søge dem, betød at forslaget blev afvist. Mette oplyser, at den internationale chapter-fee er på 100 pund. Der vil desuden for fremtiden være en Global Conference Cost Sharing Fee, som CISV Danmark skal betale. Den fee der skal betales er 120 pund for sin National Association og yderligere 120 pund pr. lokalforening i landet, altså i alt 12 000 pund. Fordelingen af RTF-pladser diskuteres, og det besluttes, at det tages op på Hovedbestyrelsesmødet d. 24/11. Mette skriver til Seminar Camp-udvalget for at støtte op omkring budget-processen. CISV Danmark har interesse i at donere penge til fødevarebanken, men da DUF har regler på området, spørger Line DUF om det er i orden, at CISV Danmark donerer penge til andre organisationer.
Daglig ledelse har desuden besluttet, at for at minimere risikoen ved at kun have én bogholder, så giver DL nu kasserer og ekstern konsulent adgang til konto (giro, bank og lønsystem). Der skal for fremtiden to underskrifter på alle udbetalinger. 3. Medlemsdatabase status, nye, udmeldte Vi smider 150 medlemmer ud af CISV Danmark, fordi de ikke har betalt. Claus sender listen ud, så DL kan hjælpe til at tage fat i dem, de kender. Det påvirker ikke grænser hos DUF. Alle bedes opfordre folk til at melde på PBS, så betalingerne går ind med det samme. 4. Optimering af opgaver Daglig ledelse Status på DL s liste over arbejdsopgaver Listen over arbejdsopgaver er nu udfyldt af alle fra DL. Man kan forhåbentlig optimere nogle arbejdsgange ved at få lavet nogle konstruktive systemer som eksempelvis med aktivitetsplanerne. Nanna foreslår, at DL udarbejder et konkret skriv med konkrete arbejdsopgaver, der kan udliciteres. Nanna udarbejder de opgaver, der kan udliciteres, samt et dokument med alle DL s opgaver. Punktet skal på ved Hovedbestyrelsesmødet. Medarbejderne på kontoret skal udarbejde en beskrivelse af deres arbejdsopgaver inden budgetprocessen på Hovedbestyrelsesmødet. Line skriver til Margit. DL diskuterer kort, om det fortsat skal være hvert tredje år, der indsamles børneattester. Hvis man forlængede perioden, ville det optimere arbejdsgange, men øger også usikkerhed. Afklaring på, om Margit skal sættes på maillisten; daglig.ledelse@dk.cisv.org samt afklaring af kommunikationskanalerne i Daglig Ledelse Daglig ledelse beslutter, at det ikke er relevant for bogholder at være på DL-mailen. Jesper melder svaret til Margit. Det vægtes, at der på hjemmesiden tydeligt skal fremgå hvem daglig ledelses-maillisten sender ud til. Stefan sørger for at det kommer til at fremgå af hjemmesidens kontakt-side hvilke poster DL-
mailen sendes til, samt sørge for at det fremgår af næste Update. Hvis man har mere private henvendelser henvises man til at sende en mail til enkeltindivider i DL, og som så vil blive taget videre. For fremtiden skal denne information sendes ud et par gange årligt. 5. Status på LF Ingen opdateringer. 6. Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt Stefan er ved at udarbejde et nyhedsbrev, som kommer til at inkludere en survey om Stormødet. Den kommer ud senest d. 15. november. Stefan beretter om, at grundet en fejl kombineret med omkostningsstoppet er der ikke nok printede foldere. Folderne ligger dog elektronisk på hjemmesiden, og alle der mangler trykklare foldere opfordres til at kontakte Stefan. Hvad angår det digitale årsskrift, så skriver Stefan ud til forskellige udvalg mv. i løbet af de næste par uger for at indhente input. Årsskriftet sendes senest ud d. 8. januar 2014. 7. Status, input og opdatering af årshjul Punktet blev udskudt. 8. Status på udvalgsarbejde Der blev rejst spørgsmål om, hvordan det går med de nye formænd, og om der er sagt ordentligt tak til de afgående formænd. Jesper har for tiden en mailkorrespondance med Lene Holdgaard, og kontakter Mette Thomsen og Kit Rasmussen i forhold til handover, og Mette tager kontakt til Kenneth Schou for at høre hvordan det går. 8. Nyt fra international D. 1. november starter de nye komiteer op. Mette har netop modtaget et referat fra Governing Board, men har ikke læst det endnu. IO er desuden ved at komme på plads med nye stillinger. 9. Akutte problemer og andre beslutninger Delegeret møde hos DUF, hvem skal vi sende? DL vægter, at både Andreas Forrest og Anders Wulff sendes afsted. Andreas sendes afsted som delegeret og Anders som observatør. Nanna informerer de to kandidater. DL bakker op om Andreas Forrest opstilling. Er der noget vi skal gøre Nanna skriver. Kan vi støtte Idas opstilling til DUFs styrelse?
DL støtter Idas opstilling til DUFs styrelse. Nanna giver Ida besked. Lager (Line) Line har fundet et bud på et lager, der er 22m2, og undersøger inden Hovedbestyrelsesmødet hvad et lager på ca. 40m2 koster. Det tages op på Hovedbestyrelsesmødet hvor meget plads der er behov for. HB-mødet i november, hvem gør hvad? Jesper spørger Pia om hun vil stå for mad. Line henter nøgle, printer dagsorden og medbringer projektor. Hosting af hjemmeside CISV Danmark har modtaget en mail fra Olof Rutgersson, der tilbyder en ny kontrakt med tremåneders varighed af gangen i relation til hosting af hjemmesiden. Aftalen lyder på 10 000 svenske kroner, hvilket er meget dyrt i forhold til alternativer. Planen er at skifte til en national server snarest, og så flytte hjemmesiden til CISV Internationals servere i begyndelsen af næste år. Stefan og Simon har møde torsdag, og Stefan vender tilbage til Jesper derefter. Status på indsendelse af PDPEF er Alle PDPEF er og Address Lists er nu indsendt.