Møde i Studentersamfundets bestyrelse

Transkript

1 Møde i Studentersamfundets bestyrelse Den 1. april, 2015 klokken 16.30, Ridderlokalet,. Ordinære medlemmer: Lærke Hæstrup, ** Marcus Birk, næstformand Johan Sørensen, kasserer Tsinat Berhane, bestyrelsesmedlem Nete Bjerregaard, bestyrelsesmedlem Rikke Taasti Jensen, bestyrelsesmedlem Chris Frost Hansen, bestyrelsesmedlem Morten Johansen, bestyrelsesmedlem Daniel Viholm, bestyrelsesmedlem Simon Mæng Tjørnehøj, bestyrelsesmedlem Observatører: Stefan Green, Viceordfører Maria, SD Pia, Kommunikationsgruppen Christian Wormslev, Kristoffer Sundmark, OMSORG Jeppe Nielsen, Erhvervsgruppen Dagsorden: 1. Formelt (B) [5 min] 2. Igangværende opgaver (OB) [15 min] 3. Nyt... (ODB) [15 min] fra en fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer siden sidst fra OMSORG fra Studenterpolitiske Direktion fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studenterhuset fra Økonomien fra grupper repræsenteret ved mødet 4. Forretningsorden (ODB) [30 min] 5. Efterarbejde Generalforsamling 2015 (ODB) [15 min] 6. Spisning [30 min] 7. Planlægning af det kommende år (ODB) [90 min] 8. Ansøgning til udviklingspuljen fra AAU united (CPH) (ODB) [20 min] 9. OMSORG (ODB) [10 min] 10. General overlevering (ODB) [45 min] Eventuelt Mødeevaluering O = Orientering, D = Debat, B = Beslutning. [forventet længde], ** = Mødeansvarlig. Side 1 af 5

2 Uddybende Dagsorden 1. Formelt (B) [5 min] Valg af ordstyrer og referent Ordstyrer: Lærke Hæstrup Referent: Nete Bjerregaard Godkendelse af dagsorden: Punkt 9 flyttes under Nyt fra OMSORG. Ellers Godkendt 2. Igangværende opgaver (OB) [15 min] Kasseapparat Status er intet nyt. Visitkort Kommunikationsgruppen er gået i gang. Nyhedsmail Der er tilføjet ny bestyrelse med mere. Hvis man har noget at tilføje skal dette indleveres snarest. Spørgeskema til studerende Der er givet lov til at sende spørgeskemaet ud til de studerende. Johan foreslår der skal sættes tovholder på Morten er tovholder, Simon hjælper. Kommunikationsgruppen bliver kontaktet når dette er færdig udarbejdet. Opslagstavle til bestyrelses kontoret Intet nyt 3. Nyt... (ODB) [15 min] fra en Velkommen til ellers intet nyt. fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer siden sidst Intet nyt. Det anbefales at alle har sørget for at tage kontakt til deres grupper inden endt påske. fra OMSORG Der vil blive udsendt en skrivelse om hvad OMSORG konkret er. Ønsker respons og forventninger fra bestyrelsen til hvad OMSORG skal arbejde med, så der er konsensus mellem hvad afgående bestyrelse har besluttet og den nye bestyrelse mener. Der skal vælges en kontaktperson: Næstformand Marcus. På idekortet er et økonomistyringskursus for formålsbestemte grupper. Forslag til dato 29/4 hvor der evt. er oplæg fra revisoren. Side 2 af 5

3 fra Studenterpolitiske Direktion Kommunikation mellem bestyrelsen og SD. Det ønskes at bestyrelsen tænker og overvejer i hvilket omfang der ønsker samarbejde mellem SD. Simon og Marcus deltager i SD s overleveringsweekend, således at samarbejdsomfanget kan fastsættes hurtigst muligt. (Evt. møde med repræsentanter fra bestyrelsen og SD, hvor samarbejdet diskuteres). fra Administrationen Ikke til stede. fra Erhvervsgruppen Fremtidigt fokus fra Erhvervsgruppen: Jeppe har indtil tredje kvartal til at finde nye muligheder i forhold til indtjening. Ny indgået aftale: Samarbejde med Randers Erhverv, som ønsker at bruge Erhvervsgruppen som reklamesølje, i forhold til deres kundekartotek. Omkostning: 2500 kr. for at være medlem af Randers Erhverv. Dette er godkendt af kassereren. Rushåndbog: Rushåndbogen får nyt layout. Dette gøres for at give et pænere layout og en bedre mulighed for reklamer. Rushåndbog sendes til CPH og Esbjerg Hvilket er en stor omkostning, da rushåndbogen mest henvender sig til studerende i Aalborg, det skaber dårlig forståelse af Studentersamfundet i henholdsvis CPH og Esbjerg. Det besluttes at rushåndbogen ikke sendes til CPH og Esbjerg. Morten (Kommunikation) kigger nærmere på om der kan findes tiltag til CPH og Esbjerg. fra Studenterhuset Ikke til stede. fra Økonomien Carlsberg har skiftet system hvilket har medført at 4 barer har et stort varelager (misforståelse om hvornår Carlsberg kunne levere). Kvartalsregnskabet vil snarest muligt blive præsenteret. fra grupper repræsenteret ved mødet Kort præsentation af Kommunikationsgruppen fra Pia. 4. Forretningsorden (ODB) [30 min] Vi skal have vedtaget vores egen forretningsorden. Johan: Jeg foreslår at vi i kraft af antallet af bestyrelsesmedlemmer tilføjer et forretningsudvalg. Forretningsorden er vedtaget. Side 3 af 5

4 5. Efterarbejde - Generalforsamling 2015 (ODB) [15 min] Referat, regnskab, mm. skal ligge tilgængeligt på hjemmesiden indenfor 2 uger. Johan tager sig af dette punkt, med hjælp fra Kristoffer Sundmark. 6. Spisning [30 min] Så er der mad. Der tages ikke referat til dette punkt. 7. Planlægning af det kommende år (ODB) [90 min] For at skabe overblik i det kommende år, synes jeg at vi skal lave en decideret plan, med alle de elementer, der allerede er kendt. Her kan årshjulet, arbejdsprogrammet og visionspapirerne være med til at skabe overblik. Årshjul 15/16 er udarbejdet. Strategien skal revideres ( Marcus, Morten, Chris & Tjørne ) frem mod medlemsmøde tirsdag den 5. maj, kl. 16: Ansøgning til udviklingspuljen fra AAU united (CPH) (ODB) [20 min] Der er kommet en ansøgning til udviklingspuljen fra AAU united som skal behandles. Ansøgningen bliver afvist, formanden skriver tilbage og informere om at ideen er god, men ansøgningen skal revurderes og uddybes. 9. OMSORG (ODB) [10 min] Generel kontakt med OMSORG. Dette punkt er flyttet til Nyt fra.. OMSORG. 10. General overlevering (ODB) [45 min] Motivation: Johan Sørensen I forlængelse af overleverings weekenden. Introduktion til nogle af de tidligere normale arbejdsgange og strukturer. Johan informerer om den generelle struktur i forhold andre aktiviteter uden for Studentersamfundet, og hvordan man skal håndtere arbejdet med sådanne (enten går man langt uden om eller hjælper til en proaktiv måde). Alle er lige i bestyrelsen forretningsudvalget står til ansvar over for resten af bestyrelsen. Pas på med topstyring, lad være med at trække ting ned over grupperne. Side 4 af 5

5 Eventuelt Morten og kommunikation svarer som udgangspunkt på Facebook beskeder han udviklinger en kommunikationsstrategi. Evt. hvem skriver artiklen til Agenda (Maj): Hvem er den nye bestyrelse? Alle sender: Navn, Alder, Studie, Hvad laver du i bestyrelsen? SENESTE TIRSDAG D. 7. APRIL ( Tsinat ) Mødeevaluering Godkendelse af referat Side 5 af 5