29. november 2011 Referat af bestyrelsesmøde tirsdag den 29. november 2011 kl. 17.15 20.00 Deltagere: Christian Vestergaard, Brian Skræm, Iver Eriksen, Verner Frederiksen, Palle Christensen, Henrik Yde, Kirsten Sørensen, Tina Holm, Per Nielsen og Lotte Bang 1. Velkomst Christian Vestergaard bød velkommen 2. Godkendelse af dagsorden Tilføjelse til dagsordnens punkt 9 a afdeling 1 Bornholmsgade m.fl. og b afdeling 4 Konvalvej 3. Godkendelse af referatet fra mødet den 11. oktober 2011 Referatet blev godkendt 4. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten nyt siden sidst Super indlæg fra Carsten Borup Styringsreform Vi har været til dialogmøde omkring styringsreformen. Brian Skræm, Christian Vestergaard, Iver Eriksen, Frede Skrubbeltrang, Jan Kristensen, Lone Vammen, Gitte Vinther og Lotte Bang deltog. Det var et godt og konstruktivt møde. Aalborg Kommune pointerede omkring Anns brev, at der ikke var noget de ville gribe ind overfor da der ikke var overtrædelser af love og regler. Juletræ Husk at tilmelde jer senest den 5. december 2011, der nu over 100 tilmeldinger. Julefrokost for bestyrelsesmedlemmerne Lørdag den 21. januar 2012 Intranet Der har nu været afholdt 2 info møder omkring vores nye Intranet, med i alt 18 deltagere. Der bliver derfor indbudt til en ekstra info eftermiddag: Torsdag den 12.01.12. kl. 15:00 til ca. 17:00 Bruttolønsordninger Vi har fået efterspørgsler fra medarbejderne til at etablere bruttolønsordning for medarbejderne så de har mulighed for at købe EDB udstyr, mobiltelefoner m.v. Det har ingen økonomiske konsekvenser for os som arbejdsgivere ud over vi har lidt administration med at trække dem i løn. Hvorvidt den nye skattepakke har indgribende konsekvenser for ordningerne ved vi ikke endnu, men den begrænser det formentlig. Bestyrelsen syntes det var en god idé. Forbrugsregnskaber Vi har fået tilbud fra Varmekontrol og Brunata på forbrugsregnskaber samt på udskiftning af fordampningsmålere til radiomålere. 1
Vi har måttet bede om teknisk bistand for at tyde tilbuddet fra Brunata da vi ikke umiddelbart kunne overskue hvad tilbuddet dækkede og om alle udgifter var med. Vi har en ordre vedrørende afdeling 1 at sammenligne med. I et forsigtigt skøn har vi opgjort forskellen til at Varmekontrollen kan foretage udskiftningen for ca. 50 % mindre udgift. Vi har også haft afdeling 5 i licitation hvor Varmekontrol vandt. Vi arbejder på at etablere nye aftaler i takt med at afdelingerne skal udskifte målere og vi ser på om vi kan ændre på ordren i afdeling 1. Køb til afdelingsbestyrelser Vi har p.t. et par problematikker i administrationen omkring køb af afdelingsbestyrelsesmedlemmers køb af varer og træk i husleje m.v. Lotte Bang spørger hvordan holdningen er. Vi skal skelne imellem om det er internt i egen håndværkerafdeling eller eksternt hos leverandører og om det er privat køb eller individuelle forbedringer af lejligheden. Holdningen er at alle beboere og ikke kun afdelingsbestyrelsen kan købe ydelser til lejlighedens brug via håndværkerafdelingen eller via ejendomsfunktionærerne. Det kan eksempelvis være en luksus bruser i stedet for en standard eller lign. Der kan ikke købes til privat brug hverken internt eller eksternt Afdeling 1 ejendomsfunktionærer og beboerrådgiver. Der har været en anmodning fra ejendomsfunktionærerne i afdeling 1 om at få deres eget kontor og det kunne være det gule hus hvor Carsten Borup har til huse p.t. Nyt vil koste 2.000.000 renovering vil koste 100.000. Christian Vestergaard spørger om grunden til adskillelsen. Palle Christensen siger at han har fået oplyst at det er af praktiske grunde, så er de tættere på værkstedet og afdelingen, så de ikke skal løbe så meget. Lotte Bang og Jan Kristensen forhører nærmere begrundelser om der evt ligger andet bag ønsket. Det vil betyde at Carsten Borup Kristensen skal flytte over i butikslokalerne i Morsøgade. Der har ikke tidligere været betalt husleje for Carsten, men det er rimeligt at boligorganisationen betaler en husleje for at Carsten bor til leje i afdeling 1. Carsten ønsker at blive i Øgade kvarteret da der er en stor del af hans arbejdsopgaver i området. Alternativt kunne han leje en lejlighed i afdeling 6. Huslejen i Morsøgade er 636 pr. kvm og lejemålet er på 78 kvm hvor nogle af dem er kælder. Vi får lavet en opmåling. Det blev forhåndsgodkendt at flytte Carsten til Morsøgade. Carsten har et ønske om et hæve sænkebord og et lille møde bord da han har meget ringe møbler. Vivabolig har foræret ham en god kontorstol. Det blev bevilget. 5. Repræsentantskabsmøde den 25. oktober 2011 evaluering af mødet generelt, brev fra Kai Hjort udsendt tidligere. Christian Vestergaard ser ikke der noget der strider mod vedtægter, forretningsorden eller øvrige regler. Det der blev gjort blev planlagt på bestyrelsesmødet forinden 2
repræsentantskabsmødet hvor alle medlemmer blev spurgt om de havde tillid til Ann Bylund Andersen, hvilket der var et flertal der ikke havde. Henrik Yde, mener tillidsafstemningen var et forslag som burde være udsendt til alle repræsentanter forinden mødet. Iver Eriksen mener alene det var en tillids tilkendegivelse om Ann Bylund Andersen burde stilles op til repræsentantskabet. Dirigenten orienterede om at uanset udfaldet af afstemningen ville Ann Bylund Andersen være valgbar. Christian Vestergaard orienterede også om, at det er almindeligt før et møde, at dirigenten bliver informeret om dagsordenspunkterne. Et flertal af bestyrelsen fortalte på formødet, hvad de havde i sinde at foreslå på bestyrelsesflertallets vegne, og dirigenten korrigerede, således at fremlæggelsen ville være i overensstemmelse med forretningsorden og vedtægter. I forhold til om handlingen var lovlig har Lotte Bang sendt referatet til BL og til teknisk forvaltning til vurdering af, om der skulle være forhold, der ikke skulle være i overensstemmelse med gældende lovgivning. BL og teknisk forvaltning har ikke haft anledning til at kommentere referatet. Christian Vestergaard orienterede om, at i forbindelse med styringsdialogen undrede Aalborg Kommune sig over vedtægternes 12. De mener, den strider mod normalvedtægten, og at det er en begrænsning af demokratiet. BL s jurist siger det samme. Palle spørger hvor længe Ann Bylund Andersen skal bortdømmes? Christian Vestergaard pointerer, at hun selvfølgelig har ret til at opstille igen på næste møde. Vi kan ikke forhindre hende i at opstille. Christian laver et oplæg som svar til Kai til kommentering fra OB inden udsendelse. Henrik mener, vi skal have skårene klinket og samlet det til en helhed for et fortsat samarbejde. Det var der bred enighed om. 6. Organisationsbestyrelsens deltagelse i afdelingsmøder klage opfordring fra afdeling 3 notat udsendt til sidste bestyrelsesmøde. Afdeling 3 anerkender Organisationsbestyrelsens medlemmers ret til at deltage i og tale ved afdelingernes beboermøder, men de var af den holdning at emnet omkring indmeldelse i LLO havde antændt OB s repræsentant, så han straks efter afdelingsformandens indledende redegørelse bad om ordet for at give sin private holdning til emnet i et lang og velforberedt indlæg. Afdeling 3s bestyrelse anså indlægget for repræsentantens personlige holdning, da det dem bekendt ikke forlods var afklaret med OB. Deres opfattelse var også, at alle indlæg fra salen, afdelingsbestyrelsen eller LLO s repræsentant blev efterfulgt af omgående besvarelse af OB s repræsentants personlige holdninger. De vurderede endvidere at OB s repræsentant havde brugt mere end halvdelen af den samlede indlægstid og på den måde overtaget hele mødet, for at sikre fremførelsen af egne holdninger. De ønsker en guide evt. i form af en forretningsorden for, hvor meget organisationsbestyrelsen skal blande sig i afdelingsbestyrelsernes afdelingsmøde, og om hvordan man opfører sig. 3
Christian Vestergaard som var eneste repræsentant fra organisationsbestyrelsen på mødet havde en noget anden opfattelse af mødet og mener, det er hans pligt at korrigere de fejlagtige oplysninger afdelingsbestyrelsen og dirigenten fremførte. Han følte ikke, han havde sin egen agenda, men repræsenterede et flertal i organisationsbestyrelsens holdninger. Generelt er han enig i, at man skal opføre sig ordentligt. Christian Vestergaard ønsker, at vi kan bruge det til diskussion af en generelt bredere repræsentation af organisationsbestyrelsesmedlemmerne ved afdelingsmøderne. Han vil gerne, vi skal vise interesse for og lære af hinanden samt være vejledere i afstemninger m.v. Henrik Yde mener stadig, der var en agenda på mødet, hvis man hjemmefra har forberedt et indlæg. Christian Vestergaard pointerede, at han ikke havde forberedt noget hjemmefra, men korrigerede fejlagtige oplysninger omkring lovgivning og økonomi omkring beboerrådgivning og den demokratiske proces. Lotte Bang blev spurgt om hendes opfattelse var at om Christian Vestergaard overtog mødet, hvilket ikke var hendes opfattelse. Palle Christensen spørger til dirigentrollen, hvad nu når Brian Skræm ikke er i organisationsbestyrelsen mere? Vi bør selv uddanne nogle til dirigent. Lotte Bang sender kursustilbud ud til bestyrelsen. Iver og Christian har en del erfaring som dirigenter og kan benyttes, indtil der er et bredere korps. 7. Mødepolitik og forretningsorden forslag er sendt ud til forrige møde. Palle Christensen savner at alle bestyrelsesmedlemmer byder ind på møderne og tilkendegiver egne holdninger. Tina Holm siger, at man ikke nødvendigvis behøver at have noget at skulle sige til alle punkterne. Henrik Yde pointerer at dagsorden og materiale kommer ud en uge før så man har mulighed for at spørge formand eller direktør om uddybende svar inden mødet, hvis der er behov or det. Henrik Yde mener ikke vi skal have så lange dagsordner så holder tiden ikke fra 17-19. Vi skal have de møder vi skal, men der skal også være tid til at tage de diskussioner der er nødvendigt. Mødepolitikken blev godkendt 8. Kontakten skal vi overveje at beholde Kontakten i bladversion og i hvilken omfang. Flere beboere har på beboermøderne tilkendegivet at de gerne vil fastholde Kontakten. Da vi ikke har budgetteret med bladet kunne vi evt. nøjes med 2 blade. Der er stemning for at bibeholde 3 numre med deadline i april, august og november Palle foreslår at det er reklamefinansieret. Bjarne Andersen har tilkendegivet at han ønsker at fortsætte som redaktør. Den tidligere ordning var med fri internet og fri PC til rådighed. Bjarne Andersen bliver inviteret med på det første bestyrelsesmøde efter at han er gået på efterløn. Gentagelser af ejendomsfunktionærer m.v. tages op med Bjarne. Vi beder Bjarne Andersen komme med et oplæg til hvor meget der må være reklamefinansieret. Godkendt at beholde Kontakten i 3 eksemplarer. 4
9. Badeværelsesrenovering afdeling 1 - forsikringssag er afvist fra forsikringsselskabet tilskud fra dispositionsfonden a. Vi forsøger at tage fat i mægleren og vi har besluttet at Palles beboere ikke skal have øgede omkostninger vedrørende udbedring af skader. Vi stiller garanti for at beboerne ikke skal betale mere end de har stemt ja til. Dispositionsfonden dækker eventuel overskridelse. b. Afdeling 4 Konvalvej her er der byggetekniske svigt på linje med afdeling 1. Der er fejl på 180 badeværelser. Arbejderne er aftalebaseret og der er ikke nedføjet noget projekt. Der er afholdt 1 års gennemgang, men Nøddelund mener ikke der er noget at komme efter hos dem. Vi har haft møde med Nord og Hedegaard som siger det er vanskeligt at kommer mere end 5 år efter. Yderligere når Flemming Gregersen der på daværende tidspunkt havde VVS autorisation skal han godkende arbejderne, hvorefter det er vores eget ansvar. Lotte Bang undersøger hos advokaten og mægleren om der er noget vi kan gøre. Det kan være vi skal have vurderet om mægleren er god nok. Vores el-autorisation skal godkende eksterne el firmaers arbejde. Og det mener Iver giver anledning til at revurdere håndværkerafdelingens eksistens og form. 10. Facaderenovering afdeling 3 tilskud fra trækningsretten Afdeling 3 ansøger om et tilskud på trækningsretten på kr. 4.000.000 til næste etape af facaderenoveringen som starter på gadesiden af Sjællandsgade i 2012. Udskudt til næste møde Lotte Bang laver en opgørelse over trækningsretten med angivelse af størrelse og hvornår afdeling 3 har fået tilskud sidst. 11. Voldspolitikken - godkendt 12. Dato og emner til næste møde Næste møde er den 10. januar 2012 Punkter til næste møde: Budget afdeling 7 Tilskud fra trækningsret afdeling 3 Tilskud fra dispositionsfonden afdeling 1 Kontakten - Bjarne Andersen deltager 13. Resumé af beslutninger Knud Hedegaard nævnes ved navn i sidste referat Besluttede at indføre bruttolønsordningen såfremt det har medarbejdernes interesse Lotte Bang arbejder videre på tilbuddene fra Varmekontrol og ser på om vi kan komme ud af aftalerne med Brunata på fornuftig vis. Ikke tilladt at købe privat via firmaaftaler Godkendelse af flytning og møbler til Carsten Borup Kristensen Christian Vestergaard skriver svar til Kai Hjort Organisationsbestyrelsen har ret og pligt til at deltage i afdelingsmøderne, gerne fordelt på lidt flere end tidligere. Vi skal være ordentlige og tale pænt. Mødepolitik og forretningsorden blev godkendt 5
Kontakten bibeholdes i 3 eksemplarer om året og Bjarne Andersen inviteres til næste møde Det blev besluttet at give afdeling 1 garanti fra dispositionsfonden på tilskud såfremt at udgifterne til renovering af badeværelser, vil overstige den husleje der blev godkendt på beboermødet. Lotte Bang undersøger omkring afdeling 4, forsikring og mægler m.v. Ansøgning om trækningsretsmidler fra afdeling 3 skal med på næste møde, med en opgørelse af størrelsen og hvornår de har fået tilskud tidligere. Voldspolitik godkendt 14. Eventuelt Christian Vestergaard overtager Brian Skræms mobiltelefon. Lotte Bang orienterer om at vi har en medarbejder i administrationen der er sygemeldt på ubestemt tid. Det giver noget ekstraarbejde til flere men meget til Lotte Bang da der er deadline på årsregnskaberne for Limfjorden på mandag. Valg af repræsentantskabsmedlemmer Iver Eriksen foreslår at det bringes med på dagsordnen til alle beboermøder. Brian har sidste bestyrelsesmøde i dag, han har været glad for samarbejdet, han kommer til at savne arbejdet og personerne. Christian Vestergaard holder en pæn tale for Brian og takker for samarbejdet i næsten 20 år i boligbevægelsen. Lotte Bang Referent Christian Vestergaard Iver Eriksen Henrik Yde Formand Næstformand Tina Holm Kirsten Sørensen Palle Christensen Brian Skræm Verner Frederiksen Per Nielsen Medarbejder 6