Afdelingsbestyrelsesmøde Tid og sted: Tor. 4. januar 2018 klokken 19:00 på beboerkontoret Kategorier for dagsordenspunkter Debat: Det primære i dette punkt er at skabe en debat. Orientering: Punktet er primært for at fremlægge informationer. Beslutning: På dette punkt er det primære at der træffes en beslutning. Til stede: CRS, KDP, MKP, NBG, SK, PK, ACP, CA, SBS Afbud fra: IMD Fravær uden afbud: Gæster: 3 stk. Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent Dirigent: NBG. Referent: SBS. 2. Godkendelse af dagsorden Punkt 16 og 17 rykkes til næste møde. Godkendt med disse ændringer. 3. Godkendelse af referat fra AB-mødet d. 16. november 2017 og AB-mødet d. 7. december 2017. Godkendt. 4. Opfølgning fra sidste møde Orientering a. Revisor nyt siden sidst? ACP er nu tilbage som regnskabsfører for Den Våde Høne. Han har ikke hørt noget fra kontorudvalget endnu, så pt. venter han på, at kontorudvalget hiver fat i ham. b. Informationstavler Phillip skal vende tilbage med nogle konkrete tilbud Rykkes til næste møde. Phillip er her ikke i dag. c. Kontaktperson for nyttehavegruppen (CA) Hvordan går det? Der skal findes en ny kontaktperson for nyttehavegruppen. Den forhenværende kontaktperson står stadig angivet som kontaktperson i Det Sædvanlige Fis nogen skal sørge for at dette bliver ændret. Opgaven skal overtages af en anden, (SBS), Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 1 af 7
da CA flytter fra Morbærhaven om lidt. Ingen i AB melder sig til opgaven derfor er det indtil videre gruppeudvalgets opgave, at finde en ny kontaktperson. 5. Nyt fra: Orientering a. Inspektøren Ikke til stede. b. AUB StofaNet har tilbudt at overtage TrioNets kontrakt, hvilket skal sørge for, at vi også fremover overholder tv-lovgivningen. Det bliver sådan, at man fremover selv vælger hvilke tv-kanaler man vil have, hvorefter man tager kontakt til StofaNet. Forslaget skal tages op på et repræsentantskabsmøde, før det kan blive endeligt besluttet. Lukket punkt Kommunen er tidligere blevet informeret om, at vi i Morbærhaven kun ønsker at åbne 8 gange, og ikke de oprindeligt foreslåede 9 gange. Kommunen ønsker dog fortsat, at vi åbner alle 9 gange, og de vil gerne have os til at foretage en ny afstemning blandt beboerne. I et referat fra kommunen står det skrevet, at alle 9 gange i Morbærhaven skal åbnes. AB har dog tidligere besluttet, at vi ikke ønsker at foretage en ny afstemning. Forslaget om at åbne alle gangene var oppe til generalforsamlingen, hvor beboerne stemte det ned. AB ønsker at holde fast i det, som blev besluttet på denne GF. AB er på nuværende tidspunkt ikke sikre på, hvorvidt kommunen kan kræve, at der bliver foretaget ny afstemning, men uanset hvad vil AB gøre det klart over for beboerne, at det er kommunens ønske at åbne alle 9 gange, og ikke AB s. Styregruppen vil gøre hvad de kan, for at holde styr på kommunen. Der vil kommune en nærmere orientering, så snart der har været afholdt styregruppemøde. CA flytter fra Morbærhaven, og har derfor trukket sig fra samtlige poster. Det (SBS), Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 2 af 7
betyder, at CRS rykker op som menigt medlem. CRS trækker sig som menigt medlem med det samme. SK melder sig, og er nu indstillet af AB til at være menigt medlem. c. Kassereren/Kontorudvalget Vi har haft et lille overskud i 2017. Grupperne har været meget aktive her lige før og efter julen, og vi har derfor haft mange udbetalinger at tage os af. Kontorudvalget afholder møde hver 1. og 3. onsdag i måneden kl. 19.00. Efter at CA har trukket sig, er der nu en ledig plads i kontorudvalget. SK melder sig til kontorudvalget og er valgt ind. d. Renoveringen Intet nyt. e. Udvalg Haveudvalget: Vi er i gang med at få sat hegn op nu. Dem der bor langs parkeringspladsen får sat deres hegn op først. Det tager lidt længere tid end forventet. Til infoudvalget: MKP har hørt, at der på et af de afholdte infomøder er blevet talt dårligt om Den Våde Høne. Til infomødet er det bl.a. blevet fortalt, at Hønen er et sted, hvor der sker klikedannelse. Det kan ikke være rigtigt, at der bliver talt dårligt om andre grupper i Morbærhaven på infomøderne. Infoudvalget er et udvalg under AB, og det kan slet ikke retfærdiggøres at nogle enkelte grupper bliver favoriseret frem for andre. Camilla og Kira fra Den Våde Høne melder sig derfor ind i infoudvalget, og de vil fremover assistere KDP med afholdelsen af infomøderne. Infoudvalget tager kritikken til efterretning. Infoudvalget holder deres næste interne møde onsdag d. 10. januar kl. 19.00 her på beboerkontoret. 6. Post og meddelelser Orientering CA har meldt sig ud af AB og alle tillidsposter fra d. 15. januar, da han flytter fra Morbærhaven. (SBS), Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 3 af 7
Besvarelse af modtagne henvendelser: Lukket punkt Henvendelse fra Dan vedr. ønske om udvidelse af lokalet til billard/bordtennisgruppen. På nuværende tidspunkt har festkontrollanten sine rengøringsartikler og redskaber opbevaret inde i rummet. AB kan godt se det fornuftige i, at Billard/bordtennisgruppen får mulighed for at udvide til denne del af lokalet også, da de er blevet en større gruppe, og har brug for mere plads. Det foreslås, at kontorudvalget indkalder festkontrollanten til et møde, hvor der bliver informeret om muligheden for udvidelsen af lokalet, og spurgt ind til festkontrollantens holdning i forhold til dette, herunder særligt, hvor han alternativt kunne tænke sig, at have sine redskaber opbevaret. Afstemning: om at lade kontorudvalget tage sig af det i overensstemmelse med det ovenfor anførte. Enstemmigt vedtaget. 7. Næstkommende fællesmøde Orientering Næste fællesmøde er d. 15. februar 2018. Er der nogle punkter, vi skal have på og sendt inden deadline? Der skal vælges en ny netværksadministrator. Derudover er der fire ledige pladser til AB. KDP sørger for at skrive noget til Det Sædvanlige Fis om, at vi gerne vil opfordre beboerne til at stille op til bestyrelsen. 8. Færre fællesmøder fremover? Debat/Beslutning På sidste møde blev det foreslået, at der fremover kan afholdes færre fællesmøder. Til fællesmødet i december var der kun tre AB-medlemmer til stede samt vores sekretær, herudover var der ikke mødt andre beboere op. Hvad er bestyrelsens holdning til dette? Fordelen ved færre fællesmøder kan være, at det kan fungere som en slags opfordring (SBS), Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 4 af 7
til grupperne om, at de skal tænke mere over, hvor mange penge de rent faktisk skal bruge, og melde det ud i bedre tid. Ulempen er, at der er længere tid mellem mulighederne for at søge om penge. Det kan også være et problem i situationer, hvor vi fx hurtigt skal have fundet en ny netværksadministrator. Derudover er fællesmøderne beboernes måde at snakke med AB på, og det er bl.a. på disse møder, at beboerne bliver informeret om de aktuelle ting herude. Færre fællesmøder vil desuden kræve, at vi får omskrevet vores vedtægter, og det vil medføre, at AB får mere magt, hvilket kan være problematisk for demokratiet. Fællesmøderne fungerer desuden som en slags servicemulighed for beboerne. Afstemning: om at fastholde mængden af fællesmøder, som den er nu Enstemmigt vedtaget. Der er enighed i AB om, at der til gengæld skal gøres noget ved det dårlige fremmøde til fællesmøderne. Derfor skal det til næste møde debatteres, hvordan vi kan gøre møderne bedre og mere relevante for beboerne. 9. Årshjul + bedre planlægning inden næste års GF Orientering/Beslutning IMD har sendt et udkast til et årshjul ud på mail. Til sidste AB-møde blev det aftalt, at lave årshjulet på dette møde, og herunder sørge for, at der er mere styr på planlægningen til næste års GF. Punktet slettes, da IMD ikke er mødt op. IMD må tage punktet op igen, såfremt hun ønsker det. 10. Retningslinjer ved henvendelser uden for AB-mailen mm. (NBG) Debat/Beslutning Oplæg til punktet: Vi skal have retningslinjer for, hvad vi gør, hvis folk henvender sig til os uden om det system vi var sat op med at folk skriver til ab og Sara svarer midlertidigt og det endelige svar er officielt afsendt fra ab. Altså hvis folk henvender sig via facebook, Linda, personligt på gaden etc. Umiddelbart bør man bare sige at folk skal skrive til ab, men det er måske ikke alles første tanke eller vedkommende er insisterende og fatter det ikke eller lignende - så måske meget godt med noget mere flueknepperi til håndbogen Til mødet: Problemet er, at folk henvender sig på alle mulige måder, fx ved personlige (SBS), Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 5 af 7
henvendelser til de enkelte medlemmer i AB. Hvornår er det OK at svare dem? Der udtrykkes en generel enighed i AB om, at man godt må besvare henvendelser fra beboerne selv, såfremt det er nødvendigt rent tidsmæssigt, fx hvis det virkelig er en hastesag. I forhold til personlige henvendelser er udgangspunktet, at man henviser vedkommende til at skrive til ab@aub.dk eller til at møde op og deltage til et bestyrelsesmøde. Afhængigt af henvendelsens karakter er det dog også OK, hvis man selv besvarer henvendelsen, såfremt man har overskud hertil. Det vil være en god service til beboerne, såfremt man hurtigt selv kan besvare den mundtlige henvendelse. I forhold til længerevarende og løbende sager er der enighed i AB om, at der fremover sættes en ansvarlig på den enkelte sag. Herefter er det den ansvarlige, der sørger for at besvare henvendelserne vedrørende denne sag. Reglen om 24-timers orientering af resten af AB, inden endelige svar sendes ud, fastholdes. Afstemning: om at finde en ansvarlig i AB for de sager, der kører løbende. For: 7. Blank: 1. I mod: 0. Vedtaget. 11. KNAB vedr. dispensationssag (CRS) Debat/Beslutning Oplæg til mødet: Efter meget arbejde, er KNAB kommet frem til den konklusion, at det ikke er muligt at give en permanent dispensation i forbindelse med forlængelse af beboerne der er på nye kontrakters lejemål. Det er dog muligt at give dispensation i op til et år efter endt uddannelse, jeg foreslår at AB overdrager denne opgave til KNIU, samt at KNIU udarbejder kriterier for eventuelle dispensationer, da de allerede har kompetencer på dispensationsområdet. Til mødet: Det foreslås at punktet gøres åbent, og at KNAB ikke længere er et hemmeligt udvalg. Beboerne skal informeres om, at KNAB (et udvalg bestående af to AB-medlemmer og to KNIU-medlemmer) har arbejdet for at undersøge muligheden for at give længerevarende dispensationer til forlængelse af lejeperioden efter endt uddannelse. Nu hvor arbejdet er færdigt, er der ikke længere nogen grund til, at info om punktet eller udvalget skal være lukket. Afstemning: om at dispensationsansøgninger fremover skal sendes til KNIU, at KNAB nedlægges og at punktet gøres åbent. (SBS), Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 6 af 7
Enstemmigt vedtaget. 12. Nedlæggelse af KNAB-udvalg (CRS) Debat/Beslutning Vedtaget. Se afstemningen under punkt 11. 13. Lukket punkt Debat/Beslutning 14. Lukket punkt Debat/Beslutning 15. Lukket punkt Beslutning 16. Lukket punkt Orientering/Beslutning 17. Ikke-beboere i grupperne (IMD) Debat/Beslutning På sidste AB-møde bad IMD folk om at tænke over, hvad deres holdning er til ikkebeboere i vores grupper herude. Hvad skal vi gøre i forhold til dette? Punktet rykkes til næste møde og flyttes højere op på dagsordenen. 18. Nyt fra afdelingsbestyrelsen i Det Sædvanlige Fis Orientering KDP sørger for at skrive det og sende det ind til Fiset. Indholdet skal være: Farvel til CA. Sekretærstillingen skal slås op. Info om KNAB (hvad det er, og hvad der er blevet undersøgt) 19. Næste møde Næste møde er den 18. januar 2018 klokken 19:00. Deadline for punkter til mødet er den 11. januar 2018. 20. Eventuelt Mange tak til CA for en kæmpe stor indsats i både AB, AUB og netværksgruppen. CA siger tak til AB for næsten 4 år. 21. Evaluering Godt møde. (SBS), Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 7 af 7