Beboerforeningen Morbærhaven Referat AB møde

Transkript

1 Afdelingsbestyrelsesmøde Tid og sted: Tor. 15. marts 2018 klokken 19:00 på beboerkontoret Kategorier for dagsordenspunkter Debat: Det primære i dette punkt er at skabe en debat. Orientering: Punktet er primært for at fremlægge informationer. Beslutning: På dette punkt er det primære at der træffes en beslutning. Til stede: KDP, IMD, MPI, ACP, CRS, Phillip Afbud: NBG Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent Dirigent: IMD Referent: MP 2. Godkendelse af dagsorden Punkt 11 og 14 rykkes frem i dagsordenen. Punkt 13 flyttes til næste møde. Andreas indkaldes igen. 3. Godkendelse af referat fra AB-mødet den 1. Marts 2018 Godkendt 4. Opfølgning fra sidste møde Orientering a. Revisor nyt siden sidst? Vi har måske fået et tilbud fra Munter vi kan arbejde videre med. b. Ny kontaktperson for nyttehavegruppen. CRS opfølgning. Der blev skrevet ud til nyttehavegruppen under sidste møde. Se punkt 11 for yderligere information. c. Gang 4. Nyt siden sidst? c.1: Diskussion af det nye udkast til allongen Tages på KKIK møde d. Info-udvalget: Erstatning til KDP. Sidste chance for tilmelding inden KDP Side 1 af 7

2 fratræder. Der er ingen, der melder sig. Hvis vi ikke finder en erstatning for Kate kan vi eventuelt give dem der sidder der i forvejen en nøgle så de kan lukke folk ind i grupperne. Vi forsøger at køre uden AB-medlem indtil videre, til vi ved om det fungerer eller har fundet en ny? e. Lukket punkt 5. Nyt fra: Orientering a. Inspektøren a.1: Der er kommet tilbud på hjertestarter. Det foreslås at den sættes op ved administrationen, da alle beboere allerede ved hvor administrationen er. Det vil være en dum idé at sætte den ved Hønen pga. fulde mennesker. a.2: Opladning af el-biler: Torben foreslår 200 kr. i depositum og at beboeren betaler 20 kr. om måneden. Løsningsforslag: Kan man knytte det til deres el-regning? Vi sætter den månedlige betaling lidt højere end 20 kr. til at starte med, så måler vi hvor meget han tanker over 3 måneder, og afregner efter de tal. Kan vi køre den over Ista og lave en reservation på beboerens vegne på 6/12 måneder. Kan vi finde eller lave en app til målingerne? Kan man lave en lås der kører på beboerkortet, så det altid registreres, hvilken beboer der tanker, og hvor længe/meget der tankes? Vi skal snakke med Torben, om hvordan standerne fungerer helt specifikt, før vi kan tage en reel beslutning. KDP går videre med sagen. Torben går videre med sin plan, indtil vi sammen har fundet en permanent løsning. b. AUB Der er ved at blive sat nye varmemålere/røgalarmer op i lejlighederne. Disse alarmer sender ikke signaler videre til Ista eller brandvæsen eller lignende, som nogen ellers har skrevet på Facebook. Det eneste, der sker, er at Side 2 af 7

3 alarmen går i gang og hyler, og man skal herefter selv ringe 112 for at melde en eventuel brand. Kun hvis alarmen hives ned eller dækkes til, sender den alarm til Ista, om at den ikke fungerer. Der er utilfredshed, omkring hvordan der er meldt ud om alarmerne. Beboerne har ikke fået nogen ordentlig information, om hvad disse målere faktisk gør, og hvordan de fungerer, og det virker ikke som om, der er noget bestemt sted, de skal sidde. Beboere er heller ikke blevet informeret ordentligt (fx med en tegning), om hvor arbejderne helt konkret skal have arbejdsplads og hvor meget arbejdsplads der er brug for. KDP går videre med sagen. c. Kassereren/Kontorudvalget c.1: Kontorudvalget er nede på 2 medlemmer igen, da Patrick har trukket sig. IMD melder sig. c.2: Kontorudvalget kan godt hæve penge med de nuværende forhold, men der skal laves en konkret aftale med banken om at lave en dispensationsordning. c.3: Dan siger, at de selv kan ordne det, der skal ordnes nede i billard rummet. Morten foreslog, at vi lavede et lille rum under trappen, så tingene, i det rum billard vil overtage, kan flyttes derud. Dan vil gerne lave det praktiske arbejde. ACP informerer Dan om forholdene. AB giver lov til de foreslåede ændringer. d. Renoveringen Næsten færdig. Badeværelsesskabene er stadig en forsikringssag. Vi er ikke kommet tættere på en løsning endnu. e. Udvalg Nøgleudvalget har lavet ny regel: Fra nu af får folk en mail om at skulle hente nøgler inden for en måned, fordi der på nuværende tidspunkt er for mange uafhentede nøgler. 6. Post og meddelelser Orientering Side 3 af 7

4 ACP snakked med musikgruppen. Der er hul i en af væggene. Det skulle have været lappet, da der er kabler inde bagved og musikgruppen derfor ikke tør ikke bruge lokalet. Elinstallationerne er færdige. Tømreren kan sagtens komme til og lukke hullet nu. Phillip informerer Torben, så hullet kan blive lappet hurtigst muligt. Musikgruppens gamle udstyr er kigget igennem. De har reddet/repareret alt det udstyr de kunne redde, før de går ud og køber nyt udstyr. Det gamle udstyr skal smides ud eller sælges gennem beboerkontoret, hvis det stadig er brugbart. Det må ikke gives væk eller tages til privatpersoner. ACP går videre med det til musikgruppen. KNIU har fået deres computer igen. 7. Næstkommende fællesmøde eller generalforsamling Orientering Næste fællesmøde er 19. April 2018 klokken 19. Deadline for punkter til dagsorden er senest den 24. Marts Opgaverne skal fordeles. Skal beboere fra infomødet hentes derhjemme, i så fald, hvem gør det? Opgaver og beboere der skal hentes, kan vente til næste AB-møde. Vi skal have punkt på dagsordnen angående de to grupper (café og fit), der eventuelt skal erklæres inaktive. Regnskaber skal indhentes, så de kan godkendes. Nyttehavegruppen har stillet med en midlertidig kontaktperson, og gruppen får indtil næste fællesmøde til at få styr på gruppen og til at lave nye vedtægter. Gang 4s allonge/tillæg 8. Nyt fra afdelingsbestyrelsen i Det Sædvanlige Fis Orientering Fra nu af skal det sædvanlige fis på som det sidste punkt til møderne 9. Opfølgning på møde med KKIK Orientering/Beslutning Kate fortæller om mødet med KKIK, og de forskellige muligheder omkring dispensationsansøgninger skal diskuteres. Se mail for yderligere information. 9.1: KDP var inde og snakke med Anette og Sandra ang. allongen. Fraflyttende beboer hæfter på nuværende tidspunkt for leje i 6 uger efter fraflytning. Forslaget til ny allonger er som følger: Hvis gangen ikke selv får fundet nogen inden for Side 4 af 7

5 de første 2 uger, overgår ansvaret til Linda de sidste 4 uger. De skal vælge en studerende til indflytning. De nye beboere skal bo der minimum et halvt år, før de kan flytte internt. Kan vi slette deres allonge fuldstændig? Afstemning: 5 stemmer for at det skal op på næstkommende fællesmøde, at allongen skal slettes. Forslag vedtaget 9.2: Dispensationsansøgninger: Står vi og beboerne skadesfri i tilfælde af at retten ikke accepterer vores definition af særlige omstændigheder? CRS kontakter en jurist. Klager kommunen, kan vi eventuelt lave et særligt dispensationsudvalg, hvor kommunen kan have en repræsentant, der kan have indflydelse på sagerne. På nuværende tidspunkt starter vi med at CRS kontakter en jurist. Afstemning: Vi fortsætter som vi gjorde før og CRS kontakter en ekstra jurist for at være sikre på at vi overholder loven på nuværende tidspunkt: 5 stemmer for. Forslag vedtaget. 10. Lukket punkt Orientering/Beslutning 11. Skal nyttehavegruppen erklæres inaktiv? Beslutning I tilfælde af udeblivelse fra dette møde erklæres nyttehavegruppen for inaktiv på næstkommende fællesmøde (19. April 2018) og risikerer lukning med fratagelse af eventuelle budgetter og gruppelokaler. Der er kommet midlertidig kontaktperson. CRS har ikke modtaget tingene fra Dudie endnu. CRS følger op på det. Lige så snart den nye kontaktperson er stemt officielt ind, sendes en mail til Fiset og sekretæren med ny info. 12. Hvem afholder Sankt Hans? Skal Hønen gøre det igen? Beslutning Afstemning: 5 stemmer for. Forslag vedtaget. ACP går videre med forslaget og laver aftale med Hønen, hvis de vil tage det ansvar. 13. Skal vi tage imod nyt alarmtilbud eller beholde/ændre det nuværende? Debat Philip fremlagde nyt alarmtilbud på sidste møde. Skal vi tage imod dette? ACP fremlægger den reelle pris for vores nuværende abonnement til sammenligning. ACP: Vi er med G4S forsikret til at have rigtig mange værdier. Høj sikringsklacifisering. Side 5 af 7

6 Det koster lige nu 19486,13 ca. for de nuværende alarmer. Vi har 50 registrerede brugere. Dette er ikke nok ifølge AB. Kan vi udvide antallet af brugere til flere individuelle koder så vi kan have og registrere flere personlige tilgange. Punktet tages op igen til næste møde. Andreas indkaldes af sekretæren. Diskussionspunkt. 14. Afstemning om samlet tilbud på infoskærme Beslutning Philip fremlægger samlet pris for skærm, enclosure og montering. Der er intet tilbud. Samarbejdspartneren, som skulle give et bud på opsætning, har ikke meldt tilbage. Derfor kan vi ikke give et samlet bud endnu. Timeløn for opsætning er omkring 700 kr. pr mand. Det vil tage ca. 1 time til 1.5 = Ca pr skærm for opsætning. Vi arbejder på at finde en anden løsning, da der er ved at blive fundet nye samarbejdspartnere. ACP: LED skærme kan sagtens stå tændt 24 timer i døgnet. Philip finder samlet tilbud på hele prisen og beder firmaet give en bedre specificering, af hvorfor vi skal vælge deres skærme i stedet for at købe en standard LED skærm selv. Sekretæren indkalder Phillip til næste møde. Afstemningen kan ikke gennemføres i dag, da der ikke er noget tilbud endnu. 15. Forslag til individuelle skraldesorteringsløsninger Orientering/Debat Forslag til skraldesortering såvel indenfor som udenfor i de individuelle lejligheder. Skraldeposen (lille men sammenfoldelig og vaskbar) Større fraktionssorteringer der hvor glas og papir er nu. Vi skubber det til næste møde, når Torben er her. Tages op på fællesmøde, når Torben har været her og fortalt, hvad der kan lade sig gøre, og vi har konkrete tilbud på løsninger. Under punkt 5.a på efterkommende møder, indtil der er løsning på det. 16. Hvilke punkter skal på de nye fællesmødeplakater? Debat/Beslutning Hvilke punkter skal vi have på plakaterne, og hvordan kan vi gøre overskrifterne og plakaterne så interessante, at beboerne rent faktisk kommer til møderne? Generalforsamling og fællesmøde udgifter betaler for plakaterne. Plakatudvalg skal oprettes. ACP er i første omgang del af plakatudvalget. ACP står for plakat til det kommende fællesmøde. Punkt ang. de to grupper (café og fit) der eventuelt skal erklæres inaktive Godkendelse af regnskaber Side 6 af 7

7 Nyttehavegruppen har stillet med en midlertidig kontaktperson, og gruppen får indtil næste fællesmøde (den 14. juni) til at få styr på gruppen og til at lave nye vedtægter. Ellers indstilles den til lukning ligesom café og fit Fjernelse af gang 4s allonge/tillæg 17. Næste møde Næste møde er 5. april klokken 19:00. Deadline for punkter til mødet er 29. marts 18. Eventuelt KDP kan ikke komme til næste netværksmøde. IMD tager alene afsted, da ingen melder sig som erstatning for KDP. 19. Evaluering Møde hævet. Side 7 af 7