Beboerforeningen Morbærhaven Referat AB møde Gæst: Torben = Inspektøren, Linda = Administrationen, Beboere på gang 4

Transkript

1 Afdelingsbestyrelsesmøde Tid og sted: Tor. 03. maj 2018 klokken 19:00 på beboerkontoret Kategorier for dagsordenspunkter Debat: Det primære i dette punkt er at skabe en debat. Orientering: Punktet er primært for at fremlægge informationer. Beslutning: På dette punkt er det primære at der træffes en beslutning. Til stede: CRS, EJ, SM, PMJ, NBG, IMD, KDP, AP, SH, MKP, SK, MP Gæst: Torben = Inspektøren, Linda = Administrationen, Beboere på gang 4 Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent Dirigent: NBG Referent: MP 2. Godkendelse af dagsorden Forslag om at punkt 8 rykkes op som det første punkt 3. Godkendelse af referat fra AB-mødet d. 15. marts 2018 Referat godkendt 4. Opfølgning fra sidste møde Orientering a. Revisor nyt siden sidst? Intet nyt. Aslak har snakket om tilbud fra Munter. Vi ved ikke hvor det tilbud er henne. b. Dispensationsansøgninger Er vi sikre på at vi overholder loven? CRS endeligt svar fra jurist? CRS har snakket med BL. Vi bestemmer, hvad særlige vilkår er. Særlige vilkår er normalt kun sygdom eller graviditet. Det er også det Sandra har sagt. CRS har taget det med til KNIU, som har taget det til efterretning, og der er forfattet en Side 1 af 9

2 ny tekst til håndtering af fremtidige sager. c. Lukket punkt 5. Nyt fra: Orientering a. Inspektøren Vi har fået installeret overvågning på bl.a. Hønen. Spørger om vi kan holde lukket på kontoret den 11. maj (dagen efter Kristi Himmelfartsdag). Godkendt af AB. Vi har fået en prototype på et plasticskab, men det skab vil vi ikke have. Vi venter på prototyper af bl.a. metal og noget andet plastic materiale end den seneste prototype. Vi arbejder hårdt på at finde en løsning. b. AUB Godt fremmøde på repræsentantskabsmøde. SK er nu blevet konstitueret menigt medlem. c. Kassereren/Kontorudvalget Vi har opdateret udbetalingslisten på beboerkontoret på vegne af grupper. Vi har bedt om en ny prisliste på fraflytningspriser. Vi mangler 2 medlemmer. AB medlemmer skal overveje, om de vil være medlem. Nyt punkt skal på dagsordenen på kommende fællesmøde om ansættelse af ny kasserer (besættelse af poster). d. Renoveringen Snart helt færdige. De har ikke været gode til at rydde op efter sig på gangene. Torben sørger for at videreformidle informationen, så der kan blive ryddet op. Danacon har været ude og kigge på tagene, der vibrer i hemslejlighederne. De tage, der vibrerer, skal skrues fast. Sagen er i gang. Vi bør lave et skriv i Fiset, så Side 2 af 9

3 beboerne er klar over det. De, der oplever, at tagene brummer i deres lejlighed, bør kontakte administrationen. e. Udvalg Stofa er i gang med at gennemgå vores adgang til tv. Vi burde skifte 1. juli. Vi får forhåbentlig snart udstyr til infokanalen. Hvis folk ikke har fået skiftet til nyt beboerkort, så bør man få det gjort hurtigst muligt. Det er skrevet i Fiset. Sig det til dem i kender. Der kom ikke skriv ud sammen med ista regningerne angående skift af beboerkort, som det var blevet lovet. Der skulle yderligere have været skrift ud om at al information i form af breve og skrifter som fx overgangen til de nye beboerkort nu skal foregå over e- mail, så administrationen ikke længere skal printe og omdele sedler til alle beboere. Der har ikke været nogen klager i KNIU i en måned. Der mangler et medlem i KNIU. Er også sat i Fiset. 6. Post og meddelelser Orientering Vi vil gerne ændre det nuværende system, så al mail fremover skal køres over Office 365. Det vil være lettere at uddelegere adgange til forskellige folk med denne ordning. Hvis der sker noget, vælter vi ikke serverne. Vi har ikke på nuværende tidspunkt den fornødne backup, som Office 365 har. Det vil dog koste noget at overgå dertil (ca. 37 kr. pr. mailkonto pr måned). Kan vi få lavet et overslag, på hvor mange mailkonti der er snak om, så vi kan stemme på næste møde, om det er noget vi vil? PMJ undersøger sagen. Beslutningspunkt på til næste møde. 7. Næstkommende fællesmøde eller generalforsamling Orientering Næste fællesmøde er 21. juni 2018 klokken 19. Deadline for punkter til dagsorden er senest den 26. Maj Gang 4s allonge (tillæg) Debat/Beslutning Gang 4 var meget utilfredse med beslutningen på fællesmødet den 19. april, om at deres kontrakttillæg skal fjernes, og indsendte i denne sammenhæng en klage til AB. Gang 4 er Side 3 af 9

4 inviteret til diskussion i forlængelse af denne beslutning, og et alternativt tillæg skal fremlægges (Se bilag) Gang 4 er positive over det nye tillæg. Når en lejlighed bliver opsagt, bliver der sat en udlejningsproces i gang til den dag beboeren er flyttet ud. I teorien går udlejningsprocessen først i gang, når de 6 ugers opsigelse starter. Hvis beboeren selv melder ud til de andre beboere på gangen, at han/hun flytter om fx 4 måneder, så kan de andre beboere begynde søgningen efter nye beboere med det samme, og beboernes egen søge-periode efter en ny beboer kan dermed udvides. Linda undersøger på nuværende tidspunkt, om vi oprette en bestemt type ansøgning, så folk på nettet kan søge specifikt til gang 4. Linda vil gerne have hjælp fra gang 4 til at udforme en tekst, til hvad der skal stå i beskrivelsen, der skal lægges på nettet. Så bliver det nemmere at finde en ny beboer, både for Gang 4 og administrationen. Det bør specificeres bedre i tillægget, hvornår gangens 14 dage til at finde ny beboer starter. Det finder gang 4 og administrationen selv ud af at omformulere i tillægget. Det nye udkast er hermed godkendt af beboere og AB og tages videre. 9. Morbærhavens kommende skraldesortering Debat/Beslutning Ida har i samarbejde med Torben aftalt et møde med agendacentret, hvor de skal snakke om mulige løsninger på skraldesorteringen. Vi bør i afdelingsbestyrelsen diskutere dette først, så vi har noget at gå videre med til mødet. Det skal yderligere besluttes, hvem fra AB der skal med til mødet. SK og IMD skal med til næste møde, fordi de på nuværende tidspunkt er dem der kommer til at bo længst fra skraldeøerne. SK kom med idé til mulig skraldesortering: Et skab ved siden af hver hoveddør udenfor med lås på, der virker med hoveddørsnøglen, hvor de fleste fraktioner er i. Så kan man nøjes med at sortere madaffald og restaffald inde i lejligheden. Så ville man selv kunne gå ud med tingene fra skabet ved siden af døren til de større skraldeøer, så man ikke skal gå lige så tit. Det kan ikke lade sig gøre at have alle fraktionerne indenfor. MKP: Hvorfor kan vi ikke renovere de nuværende skraldeøer, så der kommer flere sorteringer i dem? Det bliver ikke rimeligt at beboere skal gå så langt, som vi skal med det nye system. Side 4 af 9

5 Hvis nogen gerne vil have sendt noget materiale/idéer med til agendacentermødet, så må de sende det på mail til AB. SK, IMD og SM tager med til mødet i agandecentret. 10. Skift af kontaktperson for Genbrugsgruppen Orientering Jeg, Stephanie Kristensen, 19-16, ønsker at overtage posten som kontaktperson for Genbrugsgruppen. Jeg har bedt Ingrid aflevere sin fysiske nøgle hos Torben og Linda, hvorefter jeg vil lave en nøgleseddel, så jeg kan få adgang til rummet og få gruppen op og køre igen. Hvis nogen ved noget om hvordan jeg får adgang til kontoen (såfremt genbrugsgruppen har sådan en) må de meget gerne oplyse mig om dette. Ellers opretter jeg en, da jeg ikke vil have min private mail bliver spammet til. Største ønske er stadig at få en aub mail der hedder sk@aub.dk SK henter nøglen i morgen hos Torben og Linda og gør noget for at få sat gang i gruppen igen. 11. Kurser til AB medlemmer Orientering/Beslutning Vi skal drøfte mulighed for kurser. Hvad kan være relevant og lignende? Dette er opsamling på mange tidligere snakke om dette, men genoptages da det på repræsentantskabsmødet blev understreget fra også eksterne medlemmer og partneres side, at vi har al mulig ret til at dygtiggøre os i vores frivillige arbejde, men også netop bør gøre det, så vi altid har mulighed for at være bedst muligt rustede til at hjælpe vores beboere, forstå loven og deslige. Der har før været uenighed, om vi burde bruge penge på denne slags møder. IMD: Kunne vi lave en liste over forslag, til hvad vi kan tage kurser i? Alt fra opholdskurser til kurser hvor der kommer nogen til Morbærhaven og underviser os. En idé kunne være at udvalgene fandt på idéer til kurser, de kunne finde relevante. Vi skal have diskuteret muligheden for, om der er stemning for, at AB kan tage kurser. CRS: God idé med kurser. Ingen der taler imod kurser. NBG: Hvem vil sidde med og finde på idéer til kurser AB kan tage? EJ og SH vil gerne være med til at finde på kursusforslag til næste møde. Punkt på til næste møde. 12. Formulering af FM dagsorden punkter Debat Side 5 af 9

6 Det hænder at AB-punkter nogle gange er forvirrende/ringe formuleret og/eller mangler bilag på Fællesmøderne. Hvordan formulerer vi punkter bedst muligt i fremtiden? Når der er sværere punkter sendt ud til Fiset som fx Gang 4s allonge til sidste FM, burde vi have en udveksling i AB, om hvordan det skal formuleres, så vi stiller med de bedst mulige formuleringer til beboerne. Kan AB få dagsordenen før tid (48 timer før) Fiset skal have den, så den kan godkendes af AB, inden den printes? For fremtiden skal alle dagsordenspunkter både sendes til AB og sekretærmailen. Når man sender et dagsordenspunkt, skal man gøre det klart, om punktet skal på til et AB møde eller et FM. Husk altid at tilføje hvilken type punkt det er (beslutning, debat, orientering). For at undgå misforståelser bør man selv komme med en kort uddybning af, hvad punktet handler om. Hvis man har spørgsmål eller rettelser til punktet, bør man henvende sig til personen, der stillede punktet. 13. Beboerhenvendelse ang. udflytning efter endt studie Orientering/Beslutning Vi har fået en henvendelse fra en beboer, der vil vide, om det er bestyrelsen eller kommunen, der har vedtaget, at beboere skal flytte ud af Morbærhaven efter endt studie og vil vide, om vi vil kunne gå tilbage til de gamle regler. Hvem kontakter beboeren med svar? CRS svarer. Det er kommunen der har pålagt os at følge almenlejeloven. Generelt må der ikke laves særaftaler, som den der har været lavet tidligere, med at man kan blive boende, så længe man vil efter endt studie. 14. Skal vi tage imod nyt alarmtilbud eller beholde/ændre det nuværende? Debat Philip fremlagde nyt alarmtilbud på AB mødet den 1. marts. Skal vi tage imod dette tilbud? ACP fremlagde den reelle pris for vores nuværende abonnement til sammenligning på mødet den , som er følgende: Vi er med G4S forsikret til at have rigtig mange værdier = Høj sikringsklacifisering. Det koster lige nu 19486,13 ca. for de nuværende alarmer. Vi har 72 registrerede brugere. Dette er ikke nok ifølge AB, og vi ønsker det undersøgt, om vi kan udvide antallet af brugere til at have flere individuelle koder, så vi kan have og registrere flere personlige tilgange. Meningen med dette tilbud er ikke, at vi vil melde Hønen ud af det, som Hønen eller har Side 6 af 9

7 frygtet. Hønen styrer vores alarmer i Hønen, Festsalen som det er nu. Det går ikke hurtigt nok, med de brugere vi har på nuværende tidspunkt. Vi har fået tilbud om nyt system ind for omkring et år siden. Med det nye tilbud vil Beboerkontoret blive delt op i 2 kontoer. Opdeling så Hønen drives separat og beboerkontoret drives separat. Vi har på nuværende tidspunkt mange flere end 72 der skal have deres egne koder og adgange. Dette gør, at vi må give flere mennesker den samme kode, hvilket ikke er optimalt sikkerhedsmæssigt, når folk fx melder sig ud af grupper/udvalg eller flytter. Det tilbud, vi har fået, er opsætningen af alarmsystemet. Vi skal selv tjekke, hvis alarmen går. Vi kan tilkøbe os en vægter, og så kommer vi op på nogenlunde samme beløb, som vi betaler Hønen lige nu. Vi kan vælge, hvad vi vil have vægtere på, fx tilvælge vægter på beboerkontoret, men ikke på andre lokaler, hvor man ikke finder det relevant. Der er allerede sat penge af til det nye alarmsystem, og det er faktisk allerede godkendt, at det skal gennemføres, på et ekstraordinært Fællesmøde i september Forskellen er, at vi får 300 brugere, ikke 72, vi styrer det selv i stedet for G4S, og AB kommer selv til at styre det i stedet for Hønen, så vi får mindre oprettelsestid på nye brugere, og det bliver nemmere for AB selv at styre, om nogen skal have lukket eller oprettet en bruger/kode. Det nye kan godt sammenkøres med vores nye beboerkort. Jo mere sammenkøring vi kan lave, jo nemmere vil vi gøre det for os selv fremover. Hvor meget arbejdsbyrde sidder vi selv med ift. Administrering? Der er 2 timers kurser med i tilbuddet, så vi kan lære at styre det nye system. Vi kan købe os til mere ekstern administrering, men så vil prisen selvfølgelig stige. Der vil være samme mængde administrativt arbejde, som det de laver i nøgleudvalget nu. Det er nøgleudvalget der kommer til at stå for det, og der skal være løbende oplæring af nye medlemmer. Vi ville gerne have haft, at Aslak og Martin havde været her. KP var her og valgte at gå. Der har manglet generel information om denne alarmændring. Der skulle have været en længere forklarende mail om alt dette her på et tidligere tidspunkt. Det her punkt har været på flere gange sidste år. Det er aftalt i AB, det er også besluttet på Fællesmødet, og det er besluttet på et repræsentantskabsmøde. Den information er givet for meget lang tid siden, så det er svært at huske nu. Problemet har været, at AP Side 7 af 9

8 har stået for det og derefter er trådt ud af AB. Et andet problem har også været, at rigtig meget af den information vi får på AB mail, læser folk ikke. Folk er ikke forberedt nok på AB møderne. Det er meget tydeligt at folk ikke har gennemlæst mødematerialerne. Fremover vil vi gerne have bedre information om store beslutningspunkter som det her (meget tydelige og uddybende, pædagogiske forklaringer) på AB mail. Det har været misforstået, at dette punkt er blevet taget op igen. Andreas ville kun have haft godkendt at bruge pengene, ikke diskuteres om det overhovedet skulle gennemføres, da han ikke sad i AB længere, da betalingen skulle gennemføres. Vi vil forsøge at få sat det nye system op samtidig med indførelsen af de nye beboerkort-systemer. Vi skal finde ud af, hvor lang en opsigelsesperiode vi har hos G4S gennem Hønen, inden vi indfører det nye system. PMJ følger op på de nye systemer sammen med AP og IMD. 15. Afstemning om samlet tilbud på infoskærme Beslutning Philip fremlægger samlet pris for skærm, enclosure og montering. Phillip har undersøgt, hvordan vi kan lave vores egne infoskærme i stedet for at købe. Hvor ofte skal der opdateres systemer, og hvor tit skal elektronikken udskiftes? Fjernsynet har en levetid på ca. 4-5 år, det samme med Raspberry pi. Afstemning: For: 10 Enstemmigt vedtaget. 16. Nyt fra afdelingsbestyrelsen i Det Sædvanlige Fis Orientering Artiklen skal komme ud på mail minimum 48 timer før Fiset, så den kan godkendes inden den printes. Forretningsorden skal sendes ud til alle i AB. 17. Næste AB-møde Næste AB-møde er 17. maj klokken 19:00. Deadline for punkter til mødet er 10. maj 18. Eventuelt Der kan stilles forslag til regnskaber og udgifter på næste AB møde. 19. Evaluering Side 8 af 9

9 Man skal huske at makulere dagsordenerne efter hvert møde, og vi hjælper alle med at rydde op. Side 9 af 9