Boligselskabet Domea Vojens Naffet 2 6100 Haderslev Haderslev Kommune Sekretariat, Udvikling og Personale Gåskærgade 26 6100 Haderslev www.haderslev.dk Dir. tlf. 21332050 soli@haderslev.dk 08-05-2018 Sagsident: 17/31529 Sagsbehandler: Sophie Liunge Referat fra styringsdialog med Domea Vojens Deltagere: Domea Vojens: Erling Nørgård, næstformand. Ronny Hjordt-Nielsen, kundechef Lars Bo Stensbeck, senior projektleder Domea Haderslev Kommune: Sophie Liunge, tilsynet (referent) Charlotte Enevoldsen, afdelingsleder Sekretariat, Udvikling og Personale Jens Gellert Møller, afdelingsleder Økonomi Dagsorden: 1. Velkomst og præsentation 2. Økonomi, drift og administration 3. Vedligehold 4. Renoveringsprojekt 5. Aftaler 6. Eventuelt 1. Velkomst og præsentation Der var en kort præsentation af deltagere og boligforening. Sophie orienterede om kommunens politiske arbejde kommunens almene boliger. 2. Økonomi, drift og administration Sophie informerede om årets tilsynstema, de røde afdelinger, og forklarede kort om arbejdet og formålet med effektivitetstal. Styringsrapporten viser, at afdeling 3 har et effektiviseringspotentiale på 42 %. Ronny udleverede benchmark på driftsøkonomi for selskabet udarbejdet af Domea. Oversigten viser et
mindre fald i udgifter fra 2014/2015 frem til 2016/2017. Samtidig ligger udgifterne 1,4 % under gennemsnittet for Haderslev Kommune og 2,7 % ift. regionen. Gennemgang af selskabets økonomi: Dispositionsfonden er på 10.305/ lejemål (Landsbyggefondens tal) der indbetales derfor ikke til dispositionsfonden. Af oversigt over udvikling i dispositionsfonden ses, at niveauet i dispositionsfonden i år 25/26 vil være på 25.032/ lejemål. Der er årligt budgetteret med 425.000 i udgift til lejetab og tab ved fraflytninger. Arbejdskapitalen er på 389/lejemål og der indbetales derfor stadig. I tråd med Domeas generelle mål om reduktion i administrationsbidrag ses et fald fra 4.325/ lejemål sidste år til 3.628/ lejemål. Landsbyggefondens benchmark er 4.073/lejemål. Lejeledigheden angives i Domeas styringsrapport til 1,07% for familieboliger og 1,37% ældreboliger. Domea Vojens oplyser der på skæringstidspunktet var 2 ledige familieboliger og 1 ledig ældrebolig. Der angives i styringsrapporten kritiske nøgletal for; afd. 1 fraflytning og afd. 4 - ledighed og fraflytning. Gennemgang af afdelingernes økonomi: Afdeling 1: Afdelingen består af 126 familieboliger og i Domeas styringsrapport angives at 60-70% af beboerne står uden for arbejdsmarkedet. Der er i regnskabsåret et driftsoverskud på 391.633 som svarer til 6% ift. samlede udgifter. Det fører til et opsamlet resultat på 939.000. Årsagen til overskuddet er ifølge Domea, at budgettets afsatte beløb til nettokapitaludgifter, administration, almindelig vedligeholdelse og diverse udgifter ikke er anvendt fuldt ud. Der er overført 246.000 til driften. Der mangler umiddelbart at blive afviklet 97.616 kr. på overskud fra 2013. Domea Vojens oplyser der er afviklet for lidt, men at afviklingen i 17/18 vil være korrekt. Tilgodehavender hos fraflyttere udgør for regnskabsåret 164.000, hvoraf 137.000, af revisor, vurderes risikobehæftede. Den maksimale udgift for afdeling er 42.000 resten dækkes af dispositionsfonden. Henlæggelserne svarer til 7 år. Udgiften er ifølge Domea udtryk for en stor gennemstrømning i afdelingen samt, at visse fraflyttere ikke har haft fokus på at betale i forbindelse med deres fraflytning. Domea oplyser, at der er indgået samarbejdet med et advokatfirma for at inddrive tilgodehavender hos fraflyttere. Fraflytningsfrekvensen angives til at være 21 % mod 15 % sidste år og ventetider til alle typer boliger angives til at være mellem 0-6 måneder. Renoveringsprojektet i afdelingen har været undervejs i 10 år og skal netop medvirke til at dæmme op for den høje gennemstrømning. Side 2 af 6
Afdelingens effektivitetstal er ifølge styringsrapporten 76%. Det regionale gennemsnit er på 78,1% og organisationen har et gennemsnitligt effektivitetstal på 70,7%. Afdeling 3: Afdelingen består af 54 familieboliger i Domeas styringsrapport angives at 60-70 % af beboerne er uden for arbejdsmarkedet. Årets overskud er på 280.000, hvilket angives at være 9% ift. samlede udgifter. Det opsamlede resultat er på 448.000. Der er overført 66.000 til driften. Årsagen til overskuddet er ifølge Domea, at de i budgetterede beløb til forsikringer, administration, almindelig vedligeholdelse og diverse udgifter ikke er anvendt fuldt ud. Herudover har afdelingen modtaget flere renteindtægter. Tilgodehavende hos fraflyttere udgør 96.000, revisor vurderer hele tilgodehavendet er risikobehæftet. Afdelingen skal dække 18.000 resten dækkes af dispositionsfonden. De opsparede henlæggelser svarer til 7 år. Fraflytningsfrekvens angives til 6 % mod 20 % sidste år. Der angives en ventetid på 1 rumsboliger er 0-6 mdr. Det oplyses at der er 6 boliger af denne type, og ventetiden indikerer en høj gennemstrømning. Der er et lejetab på 29.679, hvilket indikerer at udlejningen ikke er problematisk. Afdelingens effektivitetstal er ifølge styringsrapporten fra Landsbyggefonden på 58 %. Det regionale gennemsnit er på 78,1% og organisationen har et gennemsnitligt effektivitetstal på 70,7%. Ronny oplyser at man har reduceret udgiften til ejendomsfunktionærer med 1 årsværk, hvilket først slår igennem til næste regnskab. Der er bl.a. mulighed central styring af ejendomsfunktionærens tid fra Domeas servicecenter i Haderslev, men det er vigtig for beboerne at kunne hive fat i ejendomsfunktionæren når han er i afdelingen, hvorfor dette ikke anvendes. Afdeling 4: Afdelingen består af 78 boliger, hvoraf 72 er ældreboliger og 6 familieboliger. I Domeas styringsrapport angives 80-90 % af beboerne at være uden for arbejdsmarkedet. Da hovedparten af boligerne anvendes med kommunal anvisning må der forventes en forhøjet andel af førtidspensionister, der vil give udslag i beboersammensætningen. De er genereret et overskud på 152.000 og et opsamlet overskud 479.000. Der er overført 112.000 til driften. I styrringsrapporten angiver Domea, at forventning til budgettet er, at budgetoverskridelser på renovation må forventes. Derudover angives behov for stram styring af udgifterne til almindelig vedligeholdelse hvis udgifter skal holdes på budgetniveau. Tilgodehavende hos fraflyttere udgør 31.000, heraf vurder revisor 10.000 til at være risikobehæftet. Afdelingens maksimale udgift udgør 26.000 resten dækkes af dispositionsfonden. Der er henlæggelser til at dække 8 år. Side 3 af 6
Afdelingens effektivitetstal er ifølge 79 %. Det regionale gennemsnit er på 78,1% og organisationen har et gennemsnitligt effektivitetstal på 70,7%. Lejetab: Der er 6 familieboliger i afdelingen, men der angives ingen lejeindtægt fra familieboliger i regnskabet. Kun en samlet lejeindtægt på almene ældreboliger. Domea oplyser at der tidligere systemmæssigt ikke blev skelnet mellem indtægter fra familieboliger o gfra ældreboliger. Der er netop ændret procedurer så fra 2019 regnskabet burde det være korrekt konteret. Der er i regnskabet et lejetab på 171.756, som svarer til årligt 28.626/ familiebolig (forrige år var lejetabet 255.461). Lejeledigheden angives for familieboliger til 33 % pr 31.3.17. Der spørges ind til hvad Domea har gjort for at få boligerne lejet ud. Domea oplyser, at de annoncerer boligerne og giver mulighed for at få sat nyt køkken i ved indflytning. Standen på boligerne er i orden, men det er svært at tiltrække folk til Nustrup da der ikke er indkøbsmuligheder mv. Sophie spøger til om et frasalg af boligerne er blevet overvejet. Ronny svarer umiddelbart ikke, men er ikke afvisende. Lars Bo påpeger at boligerne også kan tænkes ind som genhusning i forbindelse med renovering af afdeling 1. Der er også massiv lejeledighed i afdelingens ældreboliger. Domea har i sommeren 2017 rettet henvendelse til Landsbyggefonden med henblik på at opnå støtte til et frasalg. Der har været forlydender om kommunen kunne finde anden anvendelse til boliger ultimo 2017/primo 2018, hvorfor kontakt til ejendomsmægler mv. har afventet en afklaring. 28.2.2018 har kommunen på et møde tilkendegivet at kommunen ikke kan finde anden anvendelse af boligerne og ønsker et frasalg fremmes. Den kommunale tomgangs udgift udgjorde i 2017: Farverdam (6-8 boliger) = 338.244,00 kr. Glentevej (1 bolig) = 15.564,00 kr. Hovedgaden Øst (3-4 boliger) O. Jerstal = 229.968,00 kr. Samlet 633.776 (+ 171.756 = 805.532 = 16% af indtægt) Konkret blev det aftalt at Ronny giver tilbagemelding senest 7.6.2018 om salgspris fra ejendomsmægler. Derudover udarbejder Domea en økonomisk oversigt over restgæld i afdelingen og konsekvens af salg til angivne pris. I den økonomiske oversigt tages familieboligerne på Violvej med. 3. Vedligeholdelse Afdelingerne ligger ift. Landsbyggefondens (LBF) benchmark lidt under benchmark for opsparede midler til vedligehold og under årlige henlæggelser til vedligehold. Afdeling 4 ligger markant under benchmark.(landsbyggefondens benchmark). Side 4 af 6
Da der er forskel i hvorledes boligforeninger og Landsbyggefonden (LBF) opgør lejemålsenheder angives de forskellige tal nedenunder. De årlige henlæggelser er følgende: Afdeling Årets henlæggelse pr m 2 Benchmark årlig henlæggelse pr m 2 1 Domea: 118, LBF: 98 Domea: 112,LBF: 120 3 Domea: 99, LBF: 99 Domea: 112, LBF: 120 4 Domea: 158, LBF:160 Domea: 112, LBF:120 De opsparede henlæggelser er følgende: Afdeling Opsparede henlæggelser/ Lejemål Benchmark/ Lejemål 1 Domea: 27.913 LBF: 26.865 Domea: 29.475 LBF: 31.370 3 Domea: 26.865, LBF:26.865 Domea: 29.475, LBF: 31.370 4 Domea:12.122 LBF:12.222 Domea: 29.475 LBF: 31.370 Domeas mål for opsparede henlæggelser er 35.000/ lejemål og det forventes at stige til 40.000/lejemål. Samlet set vurderer revisor, at henlæggelserne er tilstrækkelige til at dække de fremtidige 10 års budgetterede forbrug i vedligeholdelsesplanerne. Om afdelingernes vedligeholdelsestilstand angives følgende: Afdeling 1: Vedligeholdelsestilstanden er mindre tilfredsstillende, der arbejdes på renoveringsstøtte hos Landsbyggefonden. Afdeling 3: I styringsrapporten fra Domea angives, at der mangler gulvvarme på badeværelse og generelt er køkkenerne nogle steder nedslidte. Vedligeholdelsestilstand angives til tilfredsstillende. Domea oplyser, at der efter regnskabsafslutningen er der opstået akutte problemer med taget og det oplyses at der snarligt kommer en tagudskiftning med anslået udgift på 2 mio. Dette forventes finansieret ved låneoptag. Den budgetteret henlæggelse er 383.000/ år der er forbrugt 875.000, hvorfor det ses at saldoen falder, hvilket netop er formålet med at spare op til større vedligeholdelsesarbejder. Afdeling 4: Det angives i styringsrapport, at afdelingens boliger ikke er tidssvarende og vedligeholdelsestanden er mindre tilfredsstillende. I beretningen anføres, at økonomien bør styrkes gennem huslejeforhøjelser til dækning af øgede henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Det er dog tilsynets opfattelse, at det giver mening at afvente sagen om frasalg af boliger. Der henlægges årligt 749.000 og der er forbrugt 918.000, hvorfor saldoen falder en smule, hvilket netop er formålet med at spare op til større vedligeholdelsesarbejder. 4. Renoveringsprojekt i afdeling 1. Lars Bo præsenterede projektet og det nuværende skitseforslag. Projektet har været længe undervejs og det er håbet at projektet kan fremmes, muligvis så skema A kan godkendes i 2018-2019. Side 5 af 6
Projektet indeholder et opgør med de mange 1 rums boliger på 34m 2 således, at der fremadrettet vil være 7 1 rumsboliger på 46m 2 (som tilgængelighedsbolig) og flere 3- rums boliger som efterspørges. Domea er i dialog med Landsbyggefonden omkring bygningstekniske ting der skal afklares og afventer en finansieringsskifte forinden den samlede omkostning kan anslås. Det blev aftalt, at kommunen foreligger det nuværende forslag for renovering til politisk behandling i juni med henblik på at opnå kommunen anbefaling af projektet i dets nuværende form. 5. Aftaler I selskabets styringsrapport er det angivet at boligselskabet ønsker at drøfte boligerne i Nustrup og O. Jerstal (afd. 4) med kommunen. Der er indgået aftale om det videre forløb for frasalg i afdeling 4, hvilket er refereret under punkt 2. 6. Eventuelt Der var intet under eventuelt. Venlig hilsen Sophie Liunge Jurist - støttet boligbyggeri Side 6 af 6