Side 1/5 Mødedato: 6. maj 2019 kl. 13.30-15.00 Mødested: Bygn. 1431, lok. 021 (videolink) Mødeemne: Møde i Hovedarbejdsmiljøudvalget Deltagere: Brian Bech Nielsen, Arnold Boon, Jørgen B. Jespersen (ST), Morten Brockhoff (AR), Per Højgaard Christensen (HE), Søren Nicholson (ADM) Referent: (AU HR) Fraværende: Christian Lindholst (HE), Susanna Holm Nielsen (ST), Claus Holm (AR), Anja Zimmerdahl (Aarhus BSS), Anette Storgaard (Aarhus BSS) 1. Godkendelse af dagsorden og referat v. Brian Bech Nielsen Rektor bød velkommen til mødet. Med reference til referatets pkt. 4 Status på evakuering og beredskab oplyste Søren Nicholson, at FAMU-BSS havde drøftet anvendelsen af evakueringsapp en AU-evacuate på Fuglesangs Allé. I forbindelse med en øvelse var app en blevet anvendt, og der var god respons. Enkelte ansatte havde dog først reageret på evakueringen, da de modtog besked via app en. Rektor understregede, at app en er et godt redskab i evakuerings- og alarmeringsindsatsen, men at man som ansat skal efterleve alle former for alarmering. App en udvikles løbende. 2. Opfølgning på HAMU-møde 1. november 2018 - orientering Opfølgning på instruktiv pixiudgave om beredskab () Der er udarbejdet en kort film (link) om alarmering og beredskab. I filmen er der særlig opmærksomhed på underviseres rolle i forbindelse med alarmering og evakuering. Morten Brockhoff oplyste, at plancher over evakueringskasserne er blevet forenklet, og designet er i samme stil som filmen. Rektor tilkendegav, at budskabet i filmen er af største vigtighed, og at det skal udbredes til hele AU. De lokale arbejdsmiljøgrupper skal være med til at udbrede budskabet. Det er vigtigt, at undervisere kender deres rolle i en evakuering. Filmen skal rundsendes til institutledere, centerledere og vicedirektører, med opfordring til, at den kommer ud i alle dele af enhederne. Opfølgning på notat om arbejdsmiljøorganisationens inddragelse ved byggeprojekter og flytning Udvalget drøftede notatet AMO's inddragelse ved ny- og ombygninger. Rektor gjorde opmærksom på, at det oftest er FEAS, som er bygherre for ny- og ombygninger. AU er opmærksom på vigtigheden af et tæt samarbejde med FEAS, så man sammen kan organisere ombygninger og nybyggerier på AU uden væsentlige gener for de ansatte. Jørgen Jespersen oplevede stor forskel på planlægningen af byggeprojekter i forhold til at begrænse generne for medarbejdere på AU. Han hilste notatet velkomment i forhold til at udbrede kendskabet til regelsættet. Udvikling & Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 53 8200 Aarhus N Tlf.: +45 8715 0000 Fax: +45 8715 0612 E-mail: hr@au.dk Web: www.au.dk
Side 2/5 Herefter var der en kort drøftelse af arbejdsmiljøorganisationens inddragelse i planlægning af Campus 2.0. Jørgen Jespersen gjorde opmærksom på, at man skulle sikre, at det er de relevante medlemmer af AMO, der inddrages i forhold til Campus 2.0. Det bør være medlemmer af de LAMU er, der skal være en del af Campus 2.0, som inddrages. Rektor fremhævede notatets passage om, at inddragelsen af arbejdsmiljøorganisationen (AMO) kan ske ved, at AMO har plads i byggeudvalg eller deltager i møder, hvor der tages beslutninger, som har betydning for arbejdsmiljøet i det kommende byggeri. Rektor rundede drøftelsen af med at sige, at han forventer, at alle i forbindelse med ny- og ombygninger arbejder inden for lovgivningens rammer. Arnold Boon sender notatet til AU Økonomi og Bygninger med besked om at gøre de tekniske chefer opmærksomme på indholdet, herunder især at arbejdsmiljøorganisationen skal være inddraget i ny- og ombygninger. Han beder samtidig om opfølgning på modtagelsen af notatet i gruppen af tekniske chefer med henblik på at sikre, at fakulteterne kender og anvender reglerne, der er beskrevet i notatet. Arnold Boon sørger for, at HAMU får en tilbagemelding på, hvordan AMO er inddraget i aktuelle byggeprojekter. Her er det aktuelt ombygningen af 1870 i Universitetsbyen. HAMU tog orienteringen til efterretning. 3. Resultat af APV 2019 og drøftelse af tendenser v. Brian Bech Nielsen Drøftelse af resultaterne fra den fysiske del af APV samt drøftelse af tendenser på tværs af AU. Rektor indledte med at sige, at han vurderer, at AU har godt styr på det fysiske arbejdsmiljø, om end der også her er forhold, der kan forbedres. Det generelt gode fysiske arbejdsmiljø er udtryk for en grundig og systematisk indsats i arbejdsmiljøorganisationen. Per Højgaard Christensen tilsluttede sig Rektors vurdering af arbejdsmiljøet. Han fandt, at de systematiske arbejdsmiljørunderinger var en af de væsentligste årsager til det generelt gode fysiske arbejdsmiljø. Morten Brockhoff tilkendegav, at problemer med det fysiske arbejdsmiljø kan have en afsmittende effekt på det psykiske arbejdsmiljø. Han nævnte eksempler med, at støj og vibrationer kan nedsætte koncentrationsevnen hos medarbejderne, så de oplever at blive presset på tid i forhold til arbejdsopgaverne. Søren Nicholson nævnte, at kritikken af indeklimaet skal ses i lyset af det omliggende klima, og man skal tage højde for, at nedkøling af bygningerne kan blive problematisk i meget varme perioder. Desuden betyder statens regler om nedkøling, at aircondition kun kan anvendes, når det har betydning for produktionen/udstyr. Rektor anerkendte udfordringen med at være underlagt statslige krav vedr. energianvendelse til nedkøling, men at dette er et vilkår, som AU deler med alle andre statslige arbejdspladser.
Side 3/5 Rektor imødeser de lokale drøftelser og handlingsplaner og tilkendegav, at HAMU vil følge arbejdet med den fysiske APV for at holde øje med, om der er forhold, som kræver handling på AU-niveau. HAMU s medlemmer oplyste, at man følger den fysiske APV tæt i FAMU erne. Morten Brockhoff sagde, at man på Arts imødeså anvendelsen af Rambøll s handlingsplansmodul for på den måde at kunne følge opfølgningen på den fysiske APV. HAMU s medlemmer fremhævede desuden, at ergonomiske forhold, herunder arbejdsstillinger, fylder i APV-rapporterne. Søren Nicholson efterlyste uddannelse/vejledning i bedre ergonomisk arbejdsmiljø. oplyste, at AU HR udbyder kurser i "God kontorergonomi".(link) Rektor afsluttede drøftelsen af den fysiske APV med at sige, at han vurderer, at løsningen af udfordringerne med det fysiske arbejdsmiljø er overskuelige, og at AMO har en systematisk og effektfuld tilgang til opgaven. HAMU drøftede herefter den psykiske APV. Rektor hæftede sig ved, at der i medierne har været en tendens til at stemple AU s APV som dårlig. Der er forhold, som kalder på en forbedring, og her vil der blive iværksat de nødvendige tiltag. Men samtidig bør man anerkende de mange positive udtryk, der er i den psykiske APV. Rektor tilføjede, at det psykiske arbejdsmiljø har de mest komplicerede problemstillinger og dermed mere komplekse processer frem imod en løsning. AU har de samme problemstillinger, som man ser på de øvrige universiteter. Der vil være forhold inden for det psykiske arbejdsmiljø, som kræver en konstant indsats. Stress er et eksempel på en problemstilling, som fordrer en konstant indsats. Her skal vi være bedre til at opdage tilløb til - og symptomer på stress tidligere og komme med tidlig indsats. Her forventer Rektor en bedre opmærksomhed fra ledere og medarbejdere. HAMU drøftede herefter forskellige aspekter af løsningen af stressudfordringen. Per Højgaard Christensen sagde, at på trods af et godt klima for at drøfte forhold, der kan give stress, kan det være svært at opdage kollegaers stress, fordi man i AMO ikke er gode nok til at arbejde med stressindikatorer. Samtidig er stress, der har relation til private/personlige forhold, svært at arbejde med for AMO. Morten Brockhoff gjorde opmærksom på, at stressårsager er flertydige, samt at det som stresstruet /stressramt kan være svært at dele usikkerheder omkring sin situation. Derfor skal indsatsen over for stress være en fælles indsats, ligesom der skal være klarhed over, hvad arbejdspladsen kan og vil gøre for en stresstruet/stressramt kollega. Rektor sagde, at den åbne dialog er en af de vigtigste veje frem, og at man på AU skal arbejde mere med kulturen og fællesskabet om forebyggelsen af stress. Søren Nicholson glædede sig over, at der generelt er kommet en større åbenhed og anerkendelse af psykisk svære forhold. Generelt er det en positiv APV, og vi er kommet i mål med mange ting. Han
Side 4/5 gjorde opmærksom på behovet for en indsats for VIP-ansatte, som han vurderede specielt oplevede udfordringer med fremtidsudsigterne og perspektiverne i ansættelsen. Rektor er opmærksom på, at der er stor forskel på hvordan den kompetitive kultur udfoldes. Her er det de stærke kulturbærere i enhederne, man skal være opmærksom på. Rektor henledte opmærksomheden på, at der fortsat er udfordringer med omgangstone og mobning. Rektor har den største opmærksomhed på krænkende adfærd i APV-rapporterne og på, at nogle medarbejdere tilkendegiver, at have fortalt om problemer med krænkende adfærd, men at de ikke har oplevet en efterfølgende handling. Universitetsledelsen er opmærksom på, at der er en særlig ledelsesopgave i at medvirke til at forebygge og evt. gribe ind overfor krænkende handlinger. Man er i den forbindelse opmærksom på de særlige dilemmaer, der kan opstå for ledere, der kun er udpeget som ledere i en begrænset årrække, og som siden skal tilbage til en forskerkarriere (typiske ledere på niveau 4). Her skal man som leder kunne trække på støtte og ledelseskompetence hos niveau 3 ledere. Rektor rundede drøftelsen af med at takke for den foreløbige indsat med APV en og ser frem til at arbejde med evalueringen af APV-processen samt arbejdet med de tværgående temaer, som måtte udkrystallisere sig i november 2019. 4. Digital anmeldelse af arbejdsskader via EASY v. - orientering HAMU blev orienteret om, at anmeldelse af arbejdsulykker pr. 1. april 2019 udelukkende sker digitalt på Aarhus Universitet. Den digitale anmeldelse styrker skadelidtes sikkerhed for en korrekt sagsbehandling samtidig med, at arbejdsmiljøgrupperne får bedre mulighed for at arbejde forebyggende med årsager til arbejdsulykker. Søren Nicholson bød den digitale anmeldelsesform velkommen, og orienterede om, at man på DTU anvender en app, som giver mulighed for nemt og sikkert at registrere nærvedulykker og arbejdsulykker, som videresendes direkte til en central HR-enhed. App en vil blive drøftet i Enhedsadministrationens arbejdsmiljøudvalg (AAMU). Søren Nicholson oplyste, at antallet af anmeldepligtige arbejdsulykker på DTU var faldet efter indførelsen af app en, da man fangede potentielle ulykker, før de blev til reelle ulykker. Det er Sørens Nicholsons vurdering, at app en med få tilpasninger nemt kan overføres til AU. HAMU tog orienteringen til efterretning og ser frem til yderligere orientering om AAMU s drøftelse af app en. 5. Skriftlig orientering HAMU havde modtaget orientering om Arbejdstilsynets besøg i 2018. Der har været 6 tilsynsbesøg og der er udstedt én gul smiley. Rektor spurgte, om der var bemærkninger til det udsendte materiale. Jørgen Jespersen oplyste, at de få forhold, som Arbejdstilsynet havde påpeget, i vid udstrækning allerede er blevet løst.
Side 5/5 6. Kommunikation fra HAMU Evakueringsfilmen udsendes direkte til Institutledere til orientering. OBS på undervisere. Notat om Arbejdsmiljøorganisationens inddragelse ved byggeprojekter tilgår AU Økonomi og Bygninger. Arbejdsmiljøorganisationen informeres om digital anmeldelse af arbejdsulykker. 7. Eventuelt Der var ingen bemærkninger til eventuelt. 8. Næste møde Næste HAMU/HSU-møde er den 7. november 2019, kl. 13.00-15.00. Næste HAMU-møde er den 21. november 2019, kl. 13.00-15.00