Årsberetning for intern overvågning I Aalborg Forsyning, Kloak A/S 2013 1
Indhold Side 3 Side 4 Side 5 Side 6 Side 10 Generelt om programmet for intern overvågning Dokumentation for den interne kontrol af overvågningsprogrammet Koncernoversigt Overvågningsprogram Oversigt over udestående mellemværender med Aalborg Kommune 2
Generelt om programmet for intern overvågning Aalborg Forsyning, Kloak A/S er et vandselskab, der er omfattet af vandsektorlovens 2 stk. 1. Der er udarbejdet et program for Intern overvågning, der dokumenterer, at der kun indgås aftaler på markedsvilkår, herunder at disse er indgået skriftligt. Programmet beskriver endvidere de forpligtigelser, som gælder for selskabets ansatte og rådgivere og øvrige personer, som udfører opgaver for selskabet. Programmet for intern overvågning er udarbejdet til brug i Aalborg Forsyning, Kloak A/S, jf. vandsektorlovens 2, stk. 1. Program for intern overvågning Aalborg Forsyning, Kloak A/S er underlagt reglerne om etablering af program for intern overvågning, som har til formål, at sikre at alle aftaler/kontrakter er indgået på markedsvilkår og at de er indgået skriftligt. Beretningen er således udarbejdet for perioden 1. januar 31. december 2013. Programmet for intern overvågning er et dokumentationsprogram, som skal kunne dokumentere, at der kun indgås aftaler på markedsvilkår, herunder at disse er indgået skriftligt. Programmet beskriver blandt andet de aktuelle tiltag, der indføres for at synliggøre og efterleve beskrivelser, procedurer og forretningsgange. Generelt om selskabets program for intern overvågning Det interne overvågningsprogram er nu indarbejdet i Aalborg Forsyning, Kloak A/S ledelsessystem, hvor det fremover vil være den procedure der følges i ledermøder, afdelingsmøder, MUS-samtaler samt med passende mellemrum møder i større fora. Status pr. 31.12.2013 Antal Godkendte aftaler/kontrakter 29+21 Ikke godkendte aftaler/kontrakter 0 Tegningsbettigede personer 13 3
Ændring af tegningsberettigede personer 0 Aalborg Forsyning, Kloak A/S IO-ansvarlige medarbejder er Erik Søe Christiansen, Projektkoordinator. Det interne overvågningsprogram er i perioden efter implementeringen blevet fulgt, med henblik på at indsamle erfaringer og evaluere det igangsatte program, således, at det løbende kan blive justeret i takt med de erfaringer, som Aalborg Forsyning, Kloak A/S opnår. Der er udført følgende ændringer i Programmet for Intern Overvågning: Halvårligt (tilstræbes maj og november) Udtages 2 aftaler til opfølgende kontrol Halvårligt udarbejdes information/dokumentation til ledelsen med status for IO Dokumentation for den interne kontrol af overvågningsprogrammet Hver enkelt tegningsberettiget medarbejder har fået udleveret en kopi af det interne overvågningsprogram med henvisning til, at der på Aalborg Forsyning, Kloak A/S fællesdrev vil befinde sig en til enhver tid opdateret version af programmet, suppleret med diverse oversigter. Programmet vil blive omtalt med passende mellemrum i de forskellige afdelingsfora, herunder også for medarbejdere som ikke direkte er involveret. Kloak A/S har rådgivningsaftaler med 8 firmaer, der er baseret på EU-udbud 2008/S 133-177827, der er afviklet i overensstemmelse med EU s udbudsregler som begrænset udbud efter Forsyningsdirektivet 2004/17/EF af 31.03.2004. Tildelingskriteriet har været de økonomiske mest fordelagtige bud. Opgaver iværksættes ved igangsætningsmeddelelser (IGM ère), der er indeholdt som paradigmabilag til rammeaftalen. IGM èr opbevares i Kloak A/S. Der er i 2013 indgået følgende IGM ére og udbetalt i året: Falkonsult 3 stk. Grontmij 6 stk. COWI 16 stk. EnviDan 90 stk. Niras 23 stk. 4
Krüger 3 stk. Nellemann og Bjørnkjær 4 stk. Landinspektør Anders Dalum 1 stk. Der foreligger flere driftskontrakter og serviceaftaler med leverandører og entreprenører. Disse aftaler kan have varierende løbetid. Der er 118 af den type aftaler registreret i database programmet Kloakintra. De originale aftaler og kontrakter opbevares i Kloak A/S. Der er indgået 21 kontrakter for anlægsarbejder Ved udførelse af anlægsopgaver, vil det ofte forekomme, at der skal udføres ekstra- eller tillægsopgaver. Disse er som oftest dækket ind under såkaldte stipulerede ydelser, der er prissat ved tilbudsgivningen. Men der skal altid foretages en vurdering af om den tilbudte pris er markedsprisen. Der er i 2013 gennemført 21 anlægsarbejder hvor der er indgået anlægskontrakter. Ved flere af disse arbejder har der været tillægsydelser på aftalesedler. I perioden 1. januar til 31. december 2013 er der stikprøvevis undersøgt udbetalinger, der omfatter såvel enkeltbeløb over som under 100.000 kr. Der er ikke fundet udbetalinger der ikke kan godkendes, som ikke værende på markedsvilkår. Der er udtaget to udbetalinger til nærmere undersøgelse. Den en af de udtagne var et EU-udbud for spuling og TV-inspektion af kloaksystemet i Aalborg. Den anden var et tilbud på levering og opsætning af ventilskabe til styring af pumper. Ekstern bistand sikring af at procedurer overholdes Aalborg Forsyning, Kloak A/S vil anvende ekstern bistand (kontrol) for sikring af, at procedurerne følges i overvågningsprogrammet. Denne eksterne bistand vil blive udført af Aalborg Forsyning, Kloak A/S til enhver tid værende revisionsfirma, pt. firmaet PwC. Koncernoversigt Aalborg Forsyning, Kloak A/S ejes 100 % af Aalborg Forsyning, Holding A/S, der er 100 % ejet af Aalborg Kommune. Herudover ejer Aalborg Forsyning, Holding 100 % af datterselskabet Aalborg Forsyning, Kloak A/S og 37,9 % af det associerede selskab Aalborg Forsyning, Service A/S. 5
Overvågningsprogram 1 Indledning Det overordnede formål er i bemærkningerne til vandsektorloven angivet som følgende: Bestemmelserne er udtryk for det grundlæggende princip, at alle aftaler skal være indgået alene til varetagelse af vandselskabets interesser og således, at hverken kunder eller leverandører diskrimineres. Et vandselskab må således navnlig ikke ved at købe for dyrt ind eller sælge for billigt overføre midler til interesseforbundne virksomheder, men skal i øvrigt drives omkostningseffektivt, herunder ved at foretage indkøb billigst muligt. Dermed sikres det, at den pris, son vandselskabets kunder betaler, ikke belastes af selskabets uvedkommende eller unødvendige omkostninger Programmet for intern overvågning er udarbejdet til brug i Aalborg Forsyning, Kloak A/S, jf. vandsektorlovens 2, stk. 1 2. Overordnet politik for indgåelse af aftaler Efter vandsektorloven skal Aalborg Forsyning, Kloak A/S aftaler om køb og salg indgås skriftligt på markedsvilkår. 6
Dog følger det samtidig af vandsektorloven, at i kommunalt ejede koncerner må aftaler om salg af ydelser fra serviceselskaber (Aalborg Forsyning, Service A/S) til vandselskaber ikke overstige kostprisen. Endvidere skal de aftaler, der er omfattet af reglerne i bekendtgørelse 1468 af 16. december 2009 om kommunale administration for visse vandselskaber, være prissat til kostpris indtil slutningen af 2012. Formålet med, at aftaler skal indgås på markedsvilkår, og at dette skal overvåges internt, er at sikre det grundlæggende princip, at vandselskabets aftaler alene skal varetage selskabets egne interesser og ikke indebærer diskriminering af kunder eller leverandører. Virksomheden skal drives omkostningseffektivt, og reglerne om intern overvågning skal forhindre, at der overføres midler til interesseforbundne virksomheder gennem accept af for høje priser ved indkøb eller for lav prissætning af vandselskabets egne produkter. Interesseforbundne virksomheder er selskaber, der er økonomisk forbundet, eller virksomheder, der har en gensidig økonomisk interesse knyttet til deres aktiver, f. eks. ejendomme. Aalborg Kommune er som ejer at betragte som en interesseforbunden part. Virksomheder med ledelsesmæssigt personsammenfald eller andre personalemæssige bindinger er ikke nødvendigvis direkte økonomisk interesseforbundne. Men ved indgåelse af aftaler kan det være relevant at tage højde for sådanne forhold for at sikre sig imod varetagelse af uvedkomne hensyn 2.1 Hvilke aftaler er omfattet Aftaler om køb og salg af varer, tjenester, finansielle ydelser som f. eks. lån, udlån og garantistillelse samt bygge- og anlægsanlægsarbejder, er omfattet af den interne overvågning. Der sondres ikke mellem, om en aftale indgås med en intern eller koncernintern part. Det har ingen betydning om salgsaftaler vedrører selskabets kerneydelse eller eventuelle tilknyttede aktiviteter. 7
2.2 Markedsvilkår En aftale er indgået på markedsvilkår, hvis vandselskabet forud for kontraktindgåelse har undersøgt markedet for at opnå den bedste kombination af pris og kvalitet ved køb og salg af varer og tjenester. Aftaler, der har overholdt forskrifterne for udbud i tilbudsloven eller EU s udbudsdirektiver anses for at være indgået på markedsvilkår. Aftaler, som ikke er udbudspligtige skal kunne sandsynliggøres at være indgået på markedsvilkår. Der skal ved indgåelse af ikke-udbudspligtige aftaler ske en afsøgning af markedet, så aftalernes priser og vilkår kan afstemmes med de almindeligt forekommende betingelser i markedet og ikke bliver ugunstige for selskabet. Særlig dokumentationspligt over 100.000 kr. Der hviler en særlig dokumentationspligt på aftaler med en økonomisk værdi på mere end 100.000 kr. Ved økonomisk værdi forstås den samlede mulige økonomiske værdi af en aftale. Det vil sige den umiddelbare kontraktsum og de mulige økonomiske konsekvenser af aftalen, eksempelvis ved misligholdelse. Ovenstående skal ske således, at Aalborg Forsyning, Kloak A/S overfor Forsyningssekretariatet kan dokumentere, hvordan indgåelsen af hver enkelt købs- og salgsaftale er begrundet. Aalborg Forsyning, Kloak A/S har ikke indgået længerevarende aftaler, som ikke har været udbudt i licitation eller været indgået af Indkøbsaftalefunktionen, hvorfor der ikke har været foretaget kontrol af disse. Dette forhold er vurderet i henhold til overvågningsprogrammets punkt 9. Fremadrettet vil vi revidere/tilrette overvågningsprogrammet således, at det mere tydeligt fremgår, hvilke aftaler der skal omfatte en sådan bevågenhed. For ikke-tilbudspligtige aftaler, hvis værdi ikke overstiger 100.000 kr., skal der foreligge en kort skriftlig begrundelse fra den aftaleansvarlige, som sandsynliggør, at aftalen er indgået på markedsvilkår. Opdeles en sammenhængende aftale i mindre aftaler, som hver især ikke overstiger 100.000 kr., skal disse betragtes som sammenhængende aftaler, og underlagt samme dokumentationskrav som overstiger 100.000 kr. 8
Den overvågningsansvarlige kan foretage kontrol af ikke-udbudspligtige aftaler, som ikke overstiger 100.000 kr. Er der tvivl om ovenstående, forelægges dette den overvågningsansvarlige 2.3 Dokumentation Ved indgåelse af aftaler gælder følgende. Ingen aftaler kan indgås før udkast og dokumentation er godkendt af den overvågningsansvarlige. Den som indgår aftalen har ansvaret herfor. Til brug for den overvågningsansvarliges godkendelse af en aftale skal følgende foreligge: Kort beskrivelse og specifikation af aftalens indhold art, omfang, særlige specifikationer. Pris og vilkår dokumentation for markedsvilkår Hvis aftalen er udbudspligtig, anses udbud for tilstrækkelig dokumentation. Hvis ikke udbudspligtig, skal den aftaleansvarlige kunne dokumentere, at indgåelsen af enkelte aftaler er begrundet. Hvis ikke udbudspligt, og værdien af aftalen ikke overstiger 100.000 kr., så skal den aftaleansvarlige overfor den overvågningsansvarlige sandsynliggøre, at indkøbet sker på markedsvilkår. Skriftlig aftale Den overvågningsansvarlige kan ikke godkende en aftale, før der foreligger et udkast til en skriftlig aftale. Ændres udkastet, efter at den overvågningsansvarlige har godkendt dette, skal det forelægges igen. Såfremt der sker ændringer i konkrete forhold m.v. under et kontraktforløb, skal den aftaleansvarlige straks underrette overvågningsansvarlige herom. Underretningen skal ske skriftligt. 2.4 Opbevaring af dokumentation Den overvågningsansvarlige skal opbevare en kopi af modtagen dokumentation og have en kopi af, samt opbevare de underskrevne aftaler. 9
Oversigt over udestående mellemværender med Aalborg Kommune Vandselskaber skal i medfør af bekendtgørelse nr. 319 af 25. marts 2010 årligt indberette en status over selskabets udeståender med kommuner. Nedenstående opgørelse er pr. 31. marts 2014. Ved mellemværender forstås alle tilgodehavender mellem henholdsvis kommune og selskab, som ikke skyldes forsyningsleverancer. Aalborg Forsyning, Kloak A/S køb af ydelser fra Aalborg Kommune udgør 0 kr. inkl. moms pr. 31.03.2014, jf. bekendtgørelse nr. 319 af 25. marts 2010. 10