Vejledning prækvalifikation Prækvalifikationsvejledning For udbud af rammeaftale hårde hvidevarer til husholdningsbrug Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse Side 1 af 6
1 Prækvalifikationsvejledning Nærværende dokument er tænkt som en vejledning til ansøgere, der ønsker at ansøge om prækvalifikation til Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelses udbud af rammeaftale vedrørende Udbud af hårde hvidevarer til husholdningsbrug 1.1 Generelt om udbudssystemet ETHICS ETHICS er en udbudsplatm, der understøtter afholdelse af elektroniske udbud. Hvert udbud får tildelt sin egen specifikke udbudshjemmeside. I dette tilfælde vil der være en særlig udbudshjemmeside prækvalifikationsfasen og en anden tilbudsfasen. Den specifikke udbudshjemmeside prækvalifikationsfasen er: https://www.ethics.dk/asp5/qualify/fes_0901_20150922.nsf Ansøgning kan kun afgives elektronisk via den særlige udbudshjemmeside. På udbudshjemmesiden finder man de skemaer og skabeloner, som man skal udfylde at afgive en prækvalifikationsansøgning, der lever op til mkravene. Alle prækvalifikationsdokumenter der skal udfyldes, efindes i pdf-filer og udsætningen at kunne anvende systemet og udfylde skemaerne, er, at man som ansøger enten har Adobe Reader 9.0 eller nyere installeret, eller at man har Adobe Acrobat 6.0 eller nyere installeret. For at kunne afgive prækvalifikationsansøgning, skal man underskrive følgebrev med en digital signatur. Hvis ansøger allerede har en gyldig digital signatur, kan denne anvendes. Hvis ikke det er tilfældet, tildeles en digital signatur ved tilmelding på udbudshjemmesiden prækvalifikationsfasen. Den tildelte digitale signatur kan anvendes gennem hele udbudsfasen dvs. også i tildelingsfasen, hvis man prækvalificeres til at afgive tilbud. 1.2 Generelt om prækvalifikationsmaterialet Ansøger bør indledningsvis læse det samlede prækvalifikationsmateriale (herunder særligt udbudsbekendtgørelsen) samt vejledningen igennem og nøje følge anvisningerne ved udarbejdelsen af ansøgningen. Prækvalifikationsmaterialet udgøres uden udbudsbekendtgørelsen af følgende dokumenter: Nærværende vejledning Skema til Spørgsmål vedrørende egnethed enkeltstående virksomhed Skema til Spørgsmål vedrørende egnethed sammenslutning af virksomheder Spørgeskema vedrørende Tro- og loveerklæringer til deltagere i en sammenslutning af virksomheder (indeholder skabelon til Tro- og loveerklæring vedrørende gæld til det offentlige, konkurs samt strafbare hold, som skal udfyldes af samtlige deltagere i sammenslutningen) Side 2 af 6
Skabelon til Tro- og loveerklæring vedrørende gæld til det offentlige, konkurs samt strafbare hold (vises først når man afslutter sin ansøgning og genererer følgebrevet). Skabelon til Støtteerklæring Følgebrev (genereres sammen med tro- og loveerklæringen, når man afslutter sin ansøgning) 1.3 Udbudsprocedure Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud. Det vil sige, at udbudsfasen er opdelt i en prækvalifikationsfase og en tilbudsfase. I prækvalifikationsfasen ansøges der om adgang til at deltage i tilbudsfasen, og dermed om at få adgang til at afgive tilbud. Det tilstræbes, at prækvalificere fem ansøgere. 1.3.1 Egnethedsvurdering. I prækvalifikationsfasen gennemføres først en egnethedsvurdering af ansøgerne, hvor det vurderes, om ansøgerne lever op til mindstekravene egnethed. Mindstekravene er, jf. udbudsbekendtgørelsens del IV.1.2, følgende: 1. Ansøger skal have en soliditetsgrad på 25 % i gennemsnit over de seneste 3 regnskabsår. 2. Ansøger skal have en årlig omsætning på minimum 40 mio. kr. de seneste 3 regnskabsår. 1.3.2 Udvælgelse. Overstiger antallet af egnede ansøgere det anførte, gennemføres der en udvælgelse i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsens del IV.1.2 anførte. Udvælgelsen har til mål at finde de fem ansøgere, der skal have adgang til at afgive tilbud. Udvælgelsen baseres på: 1. De afgivne referencers relevans i hold til de indholdsmæssige krav (se pkt. C1-C5 i spørgeskema b., eller c. vedr. egnethed). 2. Den afgivne virksomhedsbeskrivelse i hold til de oplistede indholdsmæssige krav (se pkt. C6 i spørgeskema b., eller c. vedr. egnethed). 1.4 De økonomiske aktørers m De økonomiske aktører kan ansøge om prækvalifikation som: 1. Enkeltstående virksomhed, hvor en enkelt virksomhed selvstændigt hæfter og er ansvarlig kontrakten. 2. Sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), hvor to eller flere deltagere hæfter solidarisk og er ansvarlige kontrakten. Side 3 af 6
Sammenslutninger af virksomheder skal på hånd udpege en fælles befuldmægtiget over den ordregivende myndighed, der på sammenslutningens vegne kan træffe bindende aftale med ordregiver ( fællessekretariat ). 1.5 Ansøgningens indhold Idet rammeaftalen ikke er opdelt i delaftaler, er det alene muligt at ansøge om at blive prækvalificeret til at afgive tilbud på rammeaftalen som helhed. Udvælgelsen af de fem ansøgere, der skal prækvalificeres, vil ske på baggrund af de angivne referencer og virksomhedsbeskrivelsen. Der vil således ikke blive skelet til ansøgernes økonomiske måen så længe de opfylder mindstekravene. Det er der meget væsentligt at sikre, at man som ansøger udvælger de mest relevante referencer og sørger at inddrage alle de krævede punkter i beskrivelsen af de enkelte referencer. Ligeledes er det væsentligt at sikre, at man får lavet en fyldestgørende om end kortfattet beskrivelse af de punkter, der er efterspurgt i virksomhedsbeskrivelsen. Såfremt ansøger baserer sig på anden virksomheds måen enten i økonomisk eller teknisk/faglig henseende skal det fremgå tydeligt, hvad det præcist er, den støttende virksomhed støtter med. Hvis der er tale om økonomisk støtte er det således afgørende, at det beskrives klart og utvetydigt, hvor stor en økonomisk værdi, der støttes med. Hvis der støttes med teknisk eller faglig kompetence skal det beskrives klart, hvad det er kompetencer eller tekniske anstaltninger der støttes med. NB! Samtlige dokumenter, som sammenslutningen skal udfylde og indsende, indsendes af den deltager, som udgør sammenslutningens fællessekretariat, således at alle dokumenter fra alle deltagere udgør én samlet ansøgning. Det bemærkes, at såfremt ansøgeren ikke overholder de mmæssige krav i bindelse med ansøgningen, kan ordregiver være pligtet til at afvise ansøgningen som ikke konditionsmæssig. For at undgå denne situation, skal alle ansøgere anvende de af Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse udarbejdede skabeloner og skemaer. 1.5.1 Ansøgningens indhold, enkeltstående virksomhed: Udfyldt og underskrevet Tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige, konkurs samt om strafbare hold. Ansøger skal benytte den erklæring, der fremkommer når ansøger afslutter sin anmodning og genererer følgebrevet. Denne erklæring dækker alle de nævnte hold. Angivelse af ansøgers nøgletal omsætning og soliditetsgrad (dvs. aktiver og egenkapital), jævnfør udbudsbekendtgørelsens del III.2.2. Regnskaber skal vedlægges til dokumentation. Side 4 af 6
Beskrivelse af ansøgers betydeligste og sammenlignelige referencer, jævnfør udbudsbekendtgørelsens del III.2.3. Ansøger skal benytte den til prækvalifikationsmaterialet vedlagte skabelon. Virksomhedsbeskrivelse, jævnfør udbudsbekendtgørelsens del III.2.3. Ansøger skal benytte den til prækvalifikationsmaterialet vedlagte skabelon. Hvis aktuelt, godtgørelse at ansøger kan basere sig på en anden enheds måen (støtteerklæring). Den til prækvalifikationsmaterialet vedlagte støtteerklæring skal benyttes. 1.5.2 Ansøgningens indhold, sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium): Samtlige dokumenter indsendes af den virksomhed, som udgør sammenslutningens fællessekretariat. Den befuldmægtigede virksomhed, dvs. ansøger (som ansøger på vegne af sammenslutningen) skal udfylde og underskrive Tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige, konkurs samt om strafbare hold. Ansøger skal benytte den erklæring, der fremkommer når ansøger afslutter sin anmodning og genererer følgebrevet. Denne erklæring dækker alle de nævnte hold. Alle øvrige deltagere i sammenslutningen udfylder og underskriver en Troog loveerklæring (Benyt spørgeskema d: Spørgeskema vedrørende Troog loveerklæringer til deltagere i en sammenslutning af virksomheder ). Skemaerne indsendes af fællessekretariatet sammen med ansøgningen. Ansøgerne skal benytte den til prækvalifikationsmaterialet vedlagte erklæring. Angivelse af ansøgers nøgletal omsætning og soliditetsgrad (dvs. aktiver og egenkapital), jævnfør udbudsbekendtgørelsens del III.2.2. Dvs. oplysningerne er de samlede tal sammenslutningen. Fællessekretariatet indsender dokumentation (dvs. regnskaber) hver enkelt deltager i sammenslutningen. Beskrivelse af ansøgers betydeligste og sammenlignelige referencer, jævnfør udbudsbekendtgørelsens del III.2.3. Ansøgerne skal benytte de til prækvalifikationsmaterialet vedlagte skabeloner. Virksomhedsbeskrivelse, jævnfør udbudsbekendtgørelsens del III.2.3. Ansøger skal benytte den til prækvalifikationsmaterialet vedlagte skabelon. Hvis aktuelt, godtgørelse at ansøger kan basere sig på en anden enheds måen (støtteerklæring). Den til prækvalifikationsmaterialet vedlagte støtteerklæring skal benyttes. Side 5 af 6
1.6 Prækvalifikationsfrist m.m. Ansøgning om prækvalifikation skal være Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse i hænde senest den 16. november 2015 kl. 12.00, jævnfør udbudsbekendtgørelsens del IV.3.4. Ansøgninger, der ikke er Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse i hænde inden fristen vil blive afvist. Det anbefales, at ansøger i så god tid som muligt inden fristens udløb påbegynder beredelse af ansøgningen, således at ansøgningen indsendes rettidigt. Ansøgninger skal sendes via ETHICS udbudsportal: https://www.ethics.dk/asp5/qualify/fes_0901_20150922.nsf Det er ikke muligt at sende ansøgninger via alternative fremsendelsesmetoder, f.eks. i papirm, på USB-nøgle, CD-ROM eller lignende. 1.7 Eventuelle spørgsmål Ansøgers spørgsmål og ordregivers svar på disse, skal ske igennem ETHICS udbudsportal. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret m blive offentliggjort på ETHICS udbudsportal. Ansøgerne skal der løbende holde sig opdateret via ETHICS udbudsportal. Det bemærkes at spørgsmål til prækvalifikationen og til prækvalifikationsmaterialet senest skal sendes til ETHICS udbudsportal 10 dage før ansøgningsfristen, dvs. inden den 6. november 2015, kl. 12.00. Svar vil senest blive offentliggjort 6 dage før ansøgningsfristen prækvalifikationen. 1.8 Afslutning af prækvalifikationsfasen Prækvalifikationsfasen afsluttes med, at ordregiver vurderer alle indkomne prækvalifikationsanmodninger i overensstemmelse med det i punkt 3 (jf. udbudsbekendtgørelsens del IV.1.2). Herefter får alle ansøgere skriftlig besked om prækvalifikationsfasens udfald. Når besked er givet, får de prækvalificerede virksomheder adgang til udbudsmaterialet, men henblik på egentlig tilbudsafgivelse. Side 6 af 6