SOCIAL MEDIA STRATEGI SÅDAN GØR DU Marts 2013 UDKAST
Sådan gør du sociale medier. I forbindelse med, at du vil inddrage sociale medier i formidlingen af din kampagne, dit projekt eller bare generelt i din kommunikation, vil det være klogt at besvare følgende spørgsmål du kan anvende skemaet i bilag 1. Kommunikationsplan: Hvad er formålet med kommunikationen? (information, dialog, med-skabelse, vidensdeling etc.) Hvad er dit budskab / hvad har du at tilbyde? Og hvad er din rolle? Blander du dig eksempelvis i en diskussion, der er opstået på din kanal og hvis ja, hvordan? Hvem er din målgruppe? Hvilken interesse har de i dit budskab? Hvordan kommunikerer du bedst til din målgruppe? Hvilke succeskriterier opstiller du? Herunder evt. også en aktivitetsplan. Hvem er kommunikationsmæssigt ansvarlig? Hvem vedligeholder kanalen og hvor tit, hvem besvarer borgerhenvendelser og hvordan? Næste trin er at vælge hvilket konkret medie, du vil benytte. Her beskrives kort de tre pt. mest brugte sociale medier: Facebook, Twitter og YouTube. Facebook Facebook er et website, der fungerer som et socialt netværk. På Facebook har du mulighed for at oprette en privat profil (Timeline), en side og/eller en gruppe. Meget forenklet kan man sige at den private profil kan sammenlignes med en side i en blå bog. Her kan du bl.a. dele oplysninger om dig selv, dine interesser, billeder, videoer og links og også netværke med gamle og nye bekendtskaber. En Facebook-side er næsten det samme som en privat profil/timeline men blot for virksomheder, institutioner, projekter, kampagner m.m. Slutteligt er der Facebookgruppen, som fungerer som et mere eller mindre lukket rum, hvor grupper af mennesker kan kommunikere om en fælles interesse, uden at andre brugere nødvendigvis kan følge med.
I Danmark er der omkring 3 mio. brugere af Facebook og på verdensplan omkring 1 mia 1. En stor styrke ved Facebook er muligheden for at komme i dialog med dine venner/kunder/interessenter et sted, hvor de alligevel gebærder sig, samt muligheden for at skabe engagement blandt samme. Roskilde Kommune har sin egen side på Facebook (http://facebook.com/roskildekommune), som anvendes til alt fra servicemeddelelser til demokratisk borgerinddragelse. Siden har pt. omkring 1.150 likes. Roskilde Kommune har herudover oprettet flere kampagnesider og grupper på Facebook. Et eksempel er siden Debat om Røde Port (http://www.facebook.com/roedeport). Her var en livlig debat hvor der blev diskuteret alt lige fra bygningshøjder til trafik i bymidten. Siden om Røde Port er et godt eksempel på, hvordan Roskilde Kommune benytter sig af borgerinddragelse for at høre borgernes mening. Alle kommentarer blev bragt videre til politikerne inden det forestående borgermøde. Twitter Twitter er ligesom Facebook et socialt netværk hvor brugerne benytter sig af mikro-blogging. Mikro-blogging er små korte tekstbaserede statusopdateringer (op til 140 tegn). På Twitter får du ikke venner, men i stedet følger du de personer m.m., som du finder interessante. Du skal derfor heller ikke godkendes for at følge med i andres tweets/opdateringer. Det skønnes, at der er omkring 500 millioner aktive brugere af Twitter på verdensplan 2. En styrke ved Twitter er muligheden for at få præsenteret viden om et bestemt emne og tilsvarende at poste viden om et emne på en nem og overskuelig måde. Du følger simpelthen bare de personer, der tweeter om emnet, og får således deres opdateringer. Roskilde Kommune har en Twitter-profil (https://twitter.com/roskildekommune), som automatisk poster de samme opdateringer, som på Facebook-siden. Youtube 1 http://www.socialbakers.com/facebook-statistics/ 2 http://en.wikipedia.org/wiki/twitter#cite_note-cnn_users-5
Youtube er en webportal, hvor alle kan dele videoklip. På YouTube kan du oprette dig som bruger og derved få din egen kanal. Således kan du uploade videoer, se andres videoer og kommentere på disse. Hvis du fravælger at oprette dig som bruger, har du stadig muligheden for at se de fleste videoer, der er lagt på YouTube, men kan ikke kommentere eller lægge egne videoer op. Roskilde Kommune har produceret en del videoer om diverse emner og disse videoer bliver bl.a. distribueret via kommunens YouTube-kanal. Foruden den indlysende styrke, der ligger i at formidle via levende billeder, er det også en stor styrke ved YouTube, at videoerne kan kommenteres, og også meget let kan deles på andre sociale medier. Sådan gør du - Retningslinjer for kommunikationen: Inden vi om lidt gennemgår, hvordan du opretter en Facebook-side og -gruppe, en Twitter-profil og en YouTube-kanal, kommer her først nogle gode råd og retningslinjer i forhold til kommunikationen på sociale medier. Retningslinjer for kommunikationen: Kommunikation på de sociale medier er at sammenligne med al anden kommunikation i det offentlige rum, med alt hvad det indebærer i forhold til ytringsfrihed, tavshedspligt og almindelig god opførsel. Det vil sige at du også på nettet skal tænke over hvad du siger/skriver. Lad eksempelvis være med at skrive om forhold, hvor du bruger injurierende eller diskriminerende udsagn. Og dette gælder naturligvis uanset om det er i privat eller arbejdsmæssig sammenhæng. Dette er særligt vigtigt, idet de fleste sociale medier ejes og drives af private virksomheder, som lever af informationshåndtering. Facebook har eksempelvis som udgangspunkt ret til at bruge informationer og indhold, som du poster 3. Vær også opmærksom på, at indhold, som postes som offentligt, kan tilgås og knyttes til dig af folk uden for det sociale medie. Hav derfor den samme respekt overfor borgerne og kommunen, dine kollegaer og din leder på nettet som i virkeligheden. De kan jf. ovenstående ofte kigge med, også selv om du ikke er direkte 3 https://www.facebook.com/legal/terms
forbundet med dem på de sociale medier. De er måske forbundet med andre, der kender dig. Vær opmærksom på, at du som ansat er underlagt tavshedspligt både under og efter ansættelsen, så du må naturligvis ikke videregive oplysninger af fortrolig karakter via de sociale medier. Overvej desuden, hvad du lægger ud af billeder der er ingen fortrydelsesret på nettet. Billeder forbliver i cyberspace, også selvom du senere sletter dem på din profil. Læg derfor ikke billeder og oplysninger ud om andre spørg om lov inden du offentliggør information om andre, og vær opmærksom på copyright-rettigheder særligt ift. billeder. Og endelig: Husk, at når du poster en nyhed/skriver et tweet eller deler en video på en af kommunens profiler på sociale medier, så log på som administrator af den pågældende profil. Du skal med andre ord ikke bruge din eventuelle private profil til dette. Er der tale om en eksisterende profil, så kontakt administratoren af profilen for at få tildelt rettigheden. Er der derimod tale om en profil, du selv har oprettet på vegne af kommunen, så er du sandsynligvis selv administrator, og kan således også give andre samme rettigheder (mere herom senere). Specielt ved Facebook: Opretter du en side på Facebook, er det yderligere tilrådeligt at: Du fortæller brugerne af din side, hvordan du forventer at de bruger siden. Du fortæller brugerne af din side, hvad de kan forvente af dig/siden. Dette kan du med fordel gøre under punktet Om. På Roskilde Kommunes officielle Facebook side har vi eksempelvis skrevet følgende:
Retningslinjerne (Husorden) for brugen af siden har vi skrevet i en note og fastgjort øverst på sidens Timeline (der linkes også til noten i punktet om ):
At oprette en side på Facebook. Sådan gør du: I browserens adressefelt skriver du: http://www.facebook.com/pages/create.php Herefter vælger du en passende kategori. Vi valgte eksempelvis Regeringsorganisation under Virksomhed, organisation eller institution til Roskilde Kommunes side. Indtast sidens profilnavn i feltet Firmanavn. Læs og accepter Betingelser for Facebooks sider. Tryk på knappen Kom i gang. Sørg for at markeringen er i Jeg har ingen Facebook konto. Indtast herefter en kontakt-email og angiv en adgangskode. Indtast en fødselsdato (blot for at angive, at du er gammel nok til lovligt at oprette en konto) og skriv ordkoden. Læs og accepter Anvendelsesvilkår og Politik for beskyttelse af personlige oplysninger. Tryk Tilmeld dig nu. Du vil herefter modtage en bekræftelsesmail på den mail-adresse, du angav tidligere. I mailen er der et link, som du skal følge for at fuldføre din Facebook-registrering. Følg guiden: Trin 1: Indstil dit profilbillede til siden (max 200 x max 600 px). Husk at profilbilledet sammen med coverbilledet giver brugeren det første indtryk af din side, så vælg det med omtanke. Trin 2: Få fans/del din side. Her kan du vælge at importere din kontaktliste (fra eksempelvis Hotmail, Skype, Yahoo eller andre) og sende personerne på denne liste en besked. Trin 3: Grundlæggende oplysninger. Her skal du skrive en kort (max 255 tegn) beskrivelse af din side, og du kan angive et tilknyttet website. (Dette punkt kan/skal du uddybe senere).
Herefter er siden oprettet, og du kan i princippet allerede nu lave din første statusopdatering. Det kan imidlertid godt betale sig, at gøre siden lidt lækker inden den rigtig går i luften. Dette kan du eksempelvis gøre ved at ændre brugernavnet (hvilket giver en pænere url-adresse) men vær opmæksom på, at dette kun kan gøres én gang, så vælg dit navn med omhu. Sådan ændrer du brugernavnet, og får en pænere url: Tryk på dropdown knappen Administrer og herefter Rediger side. (Den er placeret øverst på siden). Dernæst vælger du Grundlæggende oplysninger i den venstrestillede menu. I feltet Brugernavn kan du nu angive dit ønskede brugernavn, eksempelvis: Roskildekommune. Du vil nu kunne henvise til adressen: www.facebook.com/roskildekommune. En anden god ide er at lægge et godt coverbillede på siden. Vælg et billede, der understøtter dit budskab eller på anden vis sender det rigtige signal. Sådan lægger du et coverbillede op: Tryk på knappen Tilføj coverbillede Herefter kan du vælge mellem andre billeder, som du evt. allerede har lagt op, eller du kan overføre billeder. Vær opmærksom på, at der er klare regler for coverbilleder: Du skal bruge et unikt billede, som repræsenterer din side. Vær kreativ, og eksperimenter med billeder, som din målgruppe reagerer godt på. Coverbilleder skal have en bredde på mindst 399 pixel og må ikke indeholde følgende: Pris- eller købsoplysninger, f.eks. "40 % rabat" eller "Hent den på vores website". Kontaktoplysninger, f.eks. webadresse, e-mail-adresse, postadresse eller andre oplysninger, som hører hjemme i sidens Om-afsnit. Referencer til brugergrænsefladeelementer, f.eks. Synes godt om, Del eller andre funktioner på Facebooks website. Opfordringer til handling, f.eks. "Hent den nu" eller "Fortæl dine venner om det".
Du kan desuden angive milepæle på sidens Timeline. Milepæle bruges til at markere store begivenheder, eksempelvis når din side når et bestemt antal likes. Den første milepæl du skal angive er din sides begyndelse. Sådan gør du: Lige over feltet, hvori du indtaster din statusopdatering, bliver du præsenteret for forskellige muligheder. Én af disse er Milepæle. Tryk herpå. Det første du skal gøre er at angive, hvornår din side/dit projekt startede. Herefter har du mulighed for at angive flere milepæle. Tryk på Milepæle igen (samme sted) og udfyld nu felterne o Begivenhed o Sted (valgfri) o Tidspunkt/hvornår o Historie (valgfri) Afkryds om milepælen skal fremgå på din nyhedsoversigt. Tilføj et billede, et milepæl-billede er større end de andre billeder (843 x 403 px). Tryk Gem og milepælen er tilføjet din sides Timeline. Det er også en god ide at lægge et par billeder og/eller videoer op, så der er noget indhold på siden, når de første besøgende kommer forbi. Sådan lægger du billeder og videoer op på siden: Lige ved siden af feltet Om findes en slags underside en tab ved navn Billeder. Tryk på denne. Øverst på den side, som nu kommer frem kan du trykke på knapperne Tilføj billeder og Tilføj videoer. Tryk på knappen Tilføj billeder og herefter Vælg billeder, du vil overføre og overfør billedet. Tryk på knappen Tilføj videoer og herefter Gennemse for at finde den videofil, du vil overføre Den gode statusopdatering: Det er her dit forarbejde (kommunikationsplanlægningen) kommer dig til gode. For hvad er formålet med din side? Hvad er det, du har at tilbyde? Hvad får brugeren ud af at like ( synes godt om ) din side? Brugerens udbytte udgøres blandt andet af dine opdateringer så sørg for at holde ham/hende interesseret og underholdt. Brug spørgsmål,
billeder, video, links, konkurrencer og meget andet. Kig i Idekataloget bagerst i dette dokument, hvis du mangler inspiration. Sådan gør du: Du kan naturligvis vælge blot at dele en statusopdatering, men det virker meget bedre (og bliver også delt med flere) hvis du også tilføjer et billede, et link eller en video. Særligt billeder virker godt på Roskilde Kommunes side. Tryk på Billede lige over feltet, hvori du indtaster din statusopdatering. Nu kan du vælge, om du vil dele et billede/en video, om du vil bruge et webcam og optage direkte, eller om du vil oprette et fotoalbum. Hvis du blot vil tilføje et billede eller en video til din statusopdatering, trykker du på Overfør billede/video. Tryk på Gennemse og angiv hvor billedet skal hentes fra. Herefter trykker du Slå op og billedet er lagt op. Du kan også vælge at stille et spørgsmål til dine brugere og oprette en afstemning. Sådan gør du: Lige over feltet, hvori du indtaster din statusopdatering, trykker du denne gang på Spørgsmål. Skriv herefter dit spørgsmål i tekstfeltet Tryk på Tilføj afstemningsmuligheder og udfyld disse Vælg nu om alle skal kunne tilføje nye afstemningsmuligheder eller om du kun vil lade dine egne være mulige. Tryk Slå op og spørgsmålet/afstemningen er lagt op på siden. Endelig kan det være relevant at vide, at du har mulighed for at fremhæve, redigere eller skjule/slette de enkelte opdateringer på din Timeline. Før musen henover i øverste højre hjørne af nyheden. Tryk på én af knapperne der kommer frem afhængigt af om du ønsker at fremhæve, redigere eller skjule/slette. Hvis du i forvejen har en hjemmeside, kan du til sidst overveje, om det vil være en god ide at indsætte en Facebook Likebox på denne. Det vil gøre de brugere, der i forvejen benytter sig af din hjemmeside, opmærksom på din Facebook side.
At oprette en gruppe på Facebook. En Facebook gruppe er som et lukket rum, hvor små grupper af mennesker kan kommunikere om fælles interesser. Når du opretter en gruppe, kan du vælge, hvem der kan se gruppen og det indhold, der bliver slået op i gruppen. Du kan vælge mellem følgende tre indstillinger for synlighed: Åben: Alle på Facebook kan se og tilmelde sig en åben gruppe. Det betyder, at gruppen vises i søgeresultater, og alt det indhold, som medlemmerne slår op, f.eks. billeder, videoer og diskussioner, er synligt for enhver, der får vist gruppen. Lukket: Alle på Facebook kan se navnet på en lukket gruppe og medlemmerne af gruppen, men det er kun gruppens medlemmer, som kan se opslag i gruppen. Medmindre du bliver føjet til gruppen af et andet medlem, skal du anmode om at deltage. Du bliver medlem, når din anmodning er godkendt. Hemmelig: Disse grupper kan ikke findes via søgninger, og ikke-medlemmer kan ikke se oplysninger om gruppen, herunder gruppens navn og medlemsliste. Navnet på gruppen vises ikke på medlemmernes profiler. Hvis du vil deltage i en hemmelig gruppe, skal du tilføjes af et medlem af gruppen. Sådan gør du: Når du vil oprette en gruppe på vegne af Roskilde Kommune, er du nødt til at starte med at oprette en privat profil, der skal være dækkende for projektet. Dette kunne eksempelvis være en profil, der hedder Kommunikationsansvarlig rygestop Roskilde. Dette skyldes at det kun er private profiler (og ikke sider), der kan være medlem af grupper. Du opretter en profil på www.facebook.com. Når du har oprettet profilen skal du trykke på Startside (øverst til højre). Klik herefter på Opret gruppe i kolonnen til venstre. Angiv et gruppenavn, tilføj medlemmer og vælg gruppens privatindstillinger i pop-up-vinduet. Klik på knappen Opret gruppe, når du er færdig. Når gruppen er oprettet, kommer du videre til gruppens side. Start med at klikke på øverst til højre på siden, og vælg Rediger gruppe. Du kan herefter tilføje en gruppebeskrivelse, angive en
e-mail-adresse for gruppen, tilføje et gruppebillede og administrere medlemmer. Sådan tilføjer du nye medlemmer til en gruppe: Du (eller et andet gruppemedlem) kan kun tilføje personer, du er venner med. Andre personer kan anmode om at blive medlem af en åben eller lukket gruppe, men de skal først bekræftes af en administrator. Gå til gruppen. Tilføj dine venners navne i feltet under overskriften Hvem burde ellers være i denne gruppe? i kolonnen til højre. Sådan sletter du medlemmer af en gruppe, du har oprettet eller administrerer: Gå til gruppen Klik på Medlemmer (står under navnet på gruppen) Medlemmerne står nu listet og efter hvert navn er et X. Tryk på dette X og bekræft at du vil slette personen fra gruppens medlemsliste. Sådan forlader du en gruppe: Når du forlader en gruppe, fjernes du fra gruppens medlemsliste, og gruppen fjernes fra din gruppeliste. Du vil ikke længere modtage gruppenotifikationer eller få vist gruppehistorier i dine nyheder. Gå til gruppen. Klik på i øverste højre hjørne. Vælg Forlad gruppe i rullemenuen. Sådan sletter du en gruppe: Facebook sletter automatisk grupper, som ikke har nogen medlemmer. Hvis du har oprettet en gruppe, kan du også selv slette gruppen ved at fjerne alle medlemmer og til sidst dig selv. Gå til gruppen. Klik på Medlemmer (står under navnet på gruppen) Klik på X et ved siden af hvert enkelt medlems navn. Vær opmærksom på, at hvis du ikke er første administrator og den, der oprettede gruppen, vil du ikke kunne slette den, medmindre den, der oprettede gruppen har forladt den frivilligt.
At oprette en profil på Twitter Gå til www.twitter.com Udfyld rubrikken Ny på Twitter? Tilmeld dig o Fulde navn o E-mail o Adgangskode o Tryk Tilmeld dig Twitter Ret brugernavnet, hvis ikke du er tilfreds med det der er blevet foreslået. Læs Vilkår for anvendelse og Privatlivspolitik Tryk på Opret min konto Der bliver sendt en bekræftelsesmail til den email adresse du har angivet. Når du har bekræftet oprettelsen, vil du modtage en velkomstmail med direkte links til blandt andet at færdiggøre din profil. Fortsæt herefter på Twitter med at følge guiden (Twitter-læreren) Tryk på Næste Gennemse kategorier - vælg emner du er interesseret i. Find personer du kender, tilføj dine kontakter (via Gmail, Yahoo, Hotmail og Messenger eller AOL) - eller tryk på Spring dette trin over. Design din profil. (Upload et billede (max 700K) og beskriv dig selv). Du kan selvfølgelig også vælge at redigere i dine profiloplysninger senere. Sådan tweeter du: Tweets er korte beskeder på op til 140 tegn, der kan indeholde links, billeder og videoer. Når du er logget ind på Twitter, trykker du på den blå knap øverst i højre hjørne. Herefter kan du skrive dit tweet. Du kan tilføje et billede og en lokalitet ved at trykke på knapperne nederst i venstre hjørne i pop-up vinduet. Når du har skrevet dit tweet trykker du på knappen Tweet.
Vil du dele en video på Twitter, skal du bruge et site som YouTube og herfra dele videoen gennem din Twitterkonto. Se hvordan i afsnittet om YouTube. Sådan svarer du på et tweet Finder du et tweet, som du ønsker at svare på, skal du holde musen hen over det pågældende tweet. Klik herefter på Reply. Skriv dit svar i den boks der popper op. Tryk på Tweet for at sende svaret. Sådan retweeter du: Finder du et tweet, som du gerne vil dele med dine egne followers, skal du holde musen hen over det pågældende tweet. Klik herefter på Retweet linket. Tweetet er nu delt med dine followers. Sådan sender du en direkte besked: Du kan sende en direkte privat besked til de personer, der følger dig. Dette gør du ved at trykke på det lille profil ikon øverst i højre hjørne. Vælg herefter Direkte beskeder (så kommer du til din indbakke). Tryk herefter på Ny besked. Angiv modtageren, skriv beskeden og tryk Send besked.
At oprette en profil på YouTube Gå til www.youtube.com Tryk på Opret konto. (Du opretter nu en Google konto) Udfyld felterne Læs og accepter servicevilkår og privatlivspolitik Tryk Næste trin Tilføj evt. et profilbillede Tryk Næste trin Så er din Google profil oprettet og du kan trykke på knappen Tilbage til YouTube. Sådan lægger du videoer op: Tryk på Upload (Øverst lidt til højre) o Er det første gang du skal uploade en video, skal du først vælge et brugernavn o Tryk Næste o Tryk Færdig. Du er nu oprettet som bruger af YouTube. o Tryk på Upload igen Tryk Vælg filer fra din computer Vælg filen, tryk Åben Videoen uploades Udfyld de grundlæggende oplysninger o Titel o Beskrivelse o Tags o Vælg kategori o Definer privatliv, hvem må kunne se filmen (offentlig, skjult eller privat) o Angiv Licens Der genereres med det samme et direkte link til videoen. Du kan også dele videoen via eksempelvis Twitter eller Facebook ved at trykke på ikonet for hhv. Twitter og Facebook, som er placeret lige efter linket. Sådan deler du en video via en Twitter profil: Søg videoen frem og afspil den Tryk på knappen Del Tryk på Twitter ikonet. Du bliver herefter bedt om at logge på din Twitter konto. Log på Twitter
Tryk Tweet i pop-up vinduet med linket og du har nu delt videoen i et tweet. Sådan deler du en video via en Facebook profil: Afspil den pågældende video Tryk på knappen Del Tryk på Facebook ikonet. Du bliver herefter bedt om at logge på din Facebook konto. Log på Facebook Tryk Del link i pop-up vinduet med linket og du har nu delt videoen på din Timeline. Du kan også vælge at dele videoen i en privat besked, på en vens Timeline eller på din side. En anden mulighed er at kopiere det link, der vises under videoen, efter at du har trykket Del. Du sætter herefter på normal vis linket ind i en statusopdatering på din Facebook Timeline. Sådan sletter du videoer: Tryk på ikon knappen øverst til højre Vælg Videoadministrator Hak den video af som du ønsker at slette Tryk på knappen Handlinger Vælg Slet Bekræft at du ønsker at slette videoen permanent.
Bilag 1: Kommunikationsplan 1. Hvad er formålet med kommunikationen? (Eksempelvis formidling, dialog, medskabelse, vidensdeling) 2. Hvad er dit budskab/produkt/hvad har du at tilbyde? 3. Hvad er din rolle? (Blander du dig eksempelvis i en diskussion, der er opstået på din kanal - hvis ja, hvordan?) 4. Hvem er din målgruppe? (Vær så konkret som muligt) 5. Hvilken interesse har målgruppen i dit budskab? 6. Hvordan kommunikerer du bedst til din målgruppe? 7. Hvilke succeskriterier opstiller du? (Inkluder evt. en aktivitetsplan) 8. Hvem er kommunikationsmæssigt ansvarlig? 9. Hvem vedligeholder og opdaterer kanalen og hvor tit? 10.Hvem besvarer borgerhenvendelser og hvordan?
11.Hvilke(t) socialt medie vil du benytte?
Bilag 2: Idekatalog Debat om Røde Port
Roskilde Kommunes officielle Facebook side, coverbillede og Timeline Roskilde Kultur og Idræt
Eksempel på et fremhævet opslag på Roskilde Kommunes Timeline: