Guide til indhentning af dokumenter/skriftlig dokumentation ved godkendelse af eksisterende sociale tilbud I forbindelse med godkendelse af eksisterende sociale tilbud indhentes en stor del af den relevante skriftlige dokumentation via ansøgningen. Ansøgningen foregår delvist via Tilbudsportalen, hvor ansøger anmodes om at indberette relevante oplysninger, som senere bliver synlige på portalen. Den resterende del af ansøgningen foregår via ansøgningsskemaets del 2, som indsendes direkte til socialtilsynet. Fordi der er tale om et eksisterende tilbud, er det også muligt at indhente relevante oplysninger om ansøger via bl.a. Tilbudsportalen og i det materiale, der overdrages fra den kommune, der hidtil har ført tilsyn med tilbuddet. I det efterfølgende godkendelsesforløb indgår den skriftlige dokumentation i en samlet vurdering, der også er baseret på interviews og observation/besigtigelse af de fysiske rammer. I oversigten nedenfor er oplistet, hvilken skriftlig dokumentation der i første omgang anses som relevant i godkendelsesforløbet, og hvordan den indhentes. Der kan være behov for indhentning af flere/andre former for skriftlig dokumentation. Denne oversigt er derfor ikke udtømmende eller dækkende for alle tænkelige forhold. Behovet for at indhente nte oplysninger i forbindelse med godkendelsen beror på socialtilsynets konkrete og individuelle vurdering. Relevante dokumenter/dokumentation Ansøgning: 1. Oplysninger til Tilbudsportalen (se mere detaljeret oversigt over oplysningerne i ansøgningsskemaet) Hvilke oplysninger findes her? Indeholder bl.a. oplysninger om: - tilbudstype - stamdata om tilbuddet - plads og normering - ledige pladser - økonomi og årsberetning - faglig tilgang og metode - indsatspakker Hvorfra/hvordan indhentes oplysninger? Ansøger indberetter oplysninger til Tilbudsportalen. Oplysningerne vil herefter blive hentet ind i Tilsyn.dk. 1
Ansøgning: 2. Supplerende oplysninger - medarbejdere ( 101-tilbud) Indeholder følgende dokumentation: - godkendelsesrapport eller tilsvarende fra ansøgers godkendelse efter hidtidige regler Ansøger indsender den udfyldte ansøgning med relevant dokumentation vedhæftet til socialtilsynet via e-mail eller brevpost. - eksempler på, hvordan tilbuddet arbejder med resultatdokumentation, herunder: - tilbuddets samlede resultater ift. at nå de opstillede mål for borgernes ophold på tilbuddet - hvordan resultatdokumentation indsamles, udarbejdes og anvendes ift. de opstillede mål - hvordan resultatdokumentation anvendes og medvirker til udvikling af tilbuddet. - oversigt over bestyrelsesmedlemmer med medlemmernes navn, kontaktoplysninger, kompetencer og status i bestyrelsen (gælder kun for tilbud med bestyrelse) - oplysninger om den leder, der ønskes godkendt som tilbuddets øverste ansvarlige - leders CV, eksamensbevis og dokumentation for øvrige relevante kompetencer 2
- kopi af straffeattest og børneattest på leder - opgørelse af fratrådte og nyansatte medarbejdere inden for det sidste år opgjort i antal og faggrupper inkl. årsager til fratrædelse - opgørelse af vikarforbrug med angivelse af navne, timer pr. måned, jobfunktioner og evt. vikarbureau - resultat af APV vedr. fysisk og psykisk arbejdsmiljø og beskrivelse af evt. iværksatte tiltag (1 år bagud) - opgørelse af episoder med vold eller trusler mod medarbejdere eller mellem borgere (1 år bagud) - beskrivelse af tiltag ift. trivsel, personalegennemstrømning og sygefravær - dokumentation for iværksat og gennemført efteruddannelse for ledelse/medarbejdere (dvs. uddannelser, hvor der ikke opnås ECTSpoint) - opgørelse over ledere/medarbejdere, som har eller deltager i videreuddannelse/ 3
specialuddannelse (dvs. uddannelser, hvor der opnås ECTS-point) - dokumentation for tilsyn fra andre myndigheder (f.eks. vedrørende brand, fødevarer, arbejdstilsyn, teknik og miljø) - oversigt over aktuelt indskrevne borgere med angivelse af: fornavn, cpr-nummer, problemstilling, oplysninger om evt. værgemål, indflytningsdato, handlekommune (visiterende myndighed) samt navn og kontaktoplysninger på myndighedssagsbehandler - oversigt over fraflyttede borgere med angivelse af årsag til fraflytning/ophør (1 år bagud) - dokumentation i forhold til enkelte borgere (stikprøve), herunder: - myndighedshandleplan (SEL 140 og 141) - nyeste statusrapport eller tilsvarende - relevante VUM-dokumenter som f.eks. Bestilling, Statusnotat til opfølgning og Opfølgning (botilbud til voksne) - relevante ICS-dokumenter som f.eks. Statusudtalelse (døgntilbud til børn) - udviklingsplan (også kaldet pædagogisk plan eller opholdsplan) 4
Præsentationen af tilbuddet på Tilbudsportalen Anonyme henvendelser Seneste tilsynsrapport Opgørelse af magtanvendelser Øvrige dokumenter fra den afgivende kommunes kontakt med tilbuddet. Tilbuddets hjemmeside - oversigt over eventuelle klager med beskrivelse af, hvordan de er håndteret Oplysninger, der tidligere er indberettet om tilbuddet. Henvendelser modtaget via socialtilsynets telefonnummer eller e-postadresse. Her findes oplysninger og konklusioner fra forrige tilsyn. Her findes oplysninger om antallet af magtanvendelser på det pågældende tilbud. F.eks. ansøgninger om ændringer af godkendelsen, redegørelser fra tilbuddet mv. Her findes bl.a.: - tilbuddets præsentation af sig selv - evt. evalueringer af tilbuddet Oplysningerne vil være synlige på Tilbudsportalen, indtil afgørelse om godkendelse efter nye regler er truffet. Socialtilsynet ilsynet er selv i besiddelse af disse oplysninger. I overdragelsesdokumenterne fra afgivende tilsynskommune Tilbuddets hjemmesideadresse er blandt de oplysninger, der er indberettet til Tilbudsportalen. 5