Retningslinier for udbud af rådgivningsopgaver samt bygge- og anlægsopgaver Godkendt i kommunalbestyrelsen den 17. maj 2011
Formål Formålet med disse retningslinier for udbud af rådgivningsopgaver samt bygge- og anlægsarbejder er at sikre, at der skabes et ensartet og gennemskueligt grundlag for gennemførelse af udbud i Norddjurs Kommune. Retningslinierne skal sikre en politisk forankring af udbudsprocessen. Ved rådgivningsopgaver forstås såvel bygherrerådgivning i forbindelse med gennemførelse af bygge- og anlægsopgaver, men også øvrig rådgivnings- og konsulentassistance i den kommunale administration og i driftsenhederne. Norddjurs Kommune ønsker, at indbyde de lokale leverandører til at byde på opgaverne forudsat at de nødvendige kompetencer vurderes at være til stede og hvis disse er konkurrencedygtige i forhold til pris, kvalitet, service og leveringssikkerhed. Baggrund Udbud af tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver reguleres af forskellige regelsæt: Tilbudsloven, Udbudsdirektivet og Forsyningsvirksomhedsdirektivet. Lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) regulerer indhentning af tilbud på udførelse eller projektering af bygge- og anlægsarbejder, og den regulerer, hvorledes tildeling af ordren skal ske. Den omfatter indhentning af tilbud fra statslige, regionale og lokale myndigheder. Udbudsdirektivet har for bygge- og anlægsopgaver en relativt høj tærskelværdi, hvorfor det i de fleste tilfælde vil være Tilbudsloven der er relevant. I relation til udbud og tildeling af kontrakter regulerer Tilbudsloven indgåelse af kontrakter om: 1. Bygge- og anlægsopgaver i henhold til afsnit I 2. Vare- og tjenesteydelseskontrakter i henhold til afsnit II Tildeling af kontrakter kan da ske efter gennemførelse af følgende fire forskellige udbudsformer: 1. Offentlig licitation 1 2 a. Med forudgående prækvalifikation b. Uden forudgående prækvalifikation (indbudt licitation) 3. Underhåndsbud 3 4. Rammeaftaler 4 1 Offentlig licitation: Her kan alle interesserede rekvirere udbudsmaterialet og afgive tilbud. Tilbuddene afgives på baggrund af annoncering i landsdækkende og lokale aviser samt fagblade. EU-udbud skal endvidere annonceres i EF- Tidende. Ordren tildeles ud fra de offentliggjorte tildelingskriterier. Der må ikke forhandles med tilbudsgiverne. Kilde: udbudsportalen.dk 2 Begrænset licitation: Her foregår valget af leverandør i to trin: En prækvalifikation og en egentlig tilbudsgivning. Udbudsforretningen offentliggøres ved, at der annonceres efter interesserede tilbudsgivere. Ud fra nogle offentliggjorte udvælgelseskriterier opfordres et antal leverandører til at byde på opgaven (prækvalifikation). Ved begrænset udbud kan tilbud således kun afgives af dem, som kommunen indbyder eller opfordrer til at byde. Ordren tildeles som ved offentligt udbud ud fra nogle på forhånd fastlagte tildelingskriterier. Der må ikke forhandles med tilbudsgiverne. Kilde: udbudsportalen.dk 3 Ved underhåndsbud forstås tilbud, der indhentes, uden at der gennemføres et udbud. Kilde: udbudsportalen.dk 4 Ved en rammeaftale holdes et eller flere konktraktvilkår åbne, fx. mængden. Det eller de åbne kontraktvilkår aftales nærmere, når der trækkes på rammeaftalen i løbetiden. Kilde: udbudsportalen.dk
Det er Tilbudslovens udgangspunkt, at udbyder er forpligtet til at anvende enten offentlig licitation eller begrænset licitation som grundlag for indgåelse af en kontrakt. Er kontraktens samlede anslåede værdi eksklusiv moms mindre end 3 mio. kr., kan kontrakt i henhold til Tilbudsloven indgås på grundlag af indhentning af underhåndsbud. Såfremt kontraktens værdi overstiger kr. 300.000 eksklusiv moms skal der indhentes tilbud fra minimum to mulige leverandører. Det påhviler udbyderen ved tilrettelæggelsen og gennemførelsen af udbuddet og tildeling af ordren at sørge for, at udvælgelsen af tilbudsgivere sker på grundlag af objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier. Der må ikke finde forskelsbehandling sted blandt tilbudsgiverne. Tilbudsgivere og udbudsformer Tilbudsloven tilsiger, at der skal indhentes tilbud fra tilstrækkeligt mange leverandører til at sikre rimelig konkurrence. Konkurrencestyrelsen har anbefalet indhentning af tilbud fra 3 leverandører for at sikre rimelig konkurrence. Tilbudsloven tilsiger, at medmindre kun bestemte leverandører har praktisk mulighed for at udføre arbejdet, skal mindst én af de indbudte leverandører være fra områder uden for lokalområdet, og udbyderen er forpligtet til at variere kredsen af de indbudte virksomheder, således at der ikke ved hvert udbud indbydes den samme kreds af virksomheder. I Tilbudsloven gives mulighed for ordregiver til at forhandle med tilbudsgiverne inden kontrakt indgås. Anvendes tildelingskriteriet»laveste pris«, må der alene forhandles med lavestbydende. Anvendes tildelingskriteriet»det økonomisk mest fordelagtige tilbud«, må der forhandles med de tre bydende, der - ud fra en foreløbig vurdering - har afgivet de»økonomisk mest fordelagtige tilbud Er kontraktens værdi på mere end kr. 300.000 eksklusiv moms er man forpligtet til at indhente tilbud fra mindst to mulige leverandører, og kredsen af mulige leverandører skal tillige varieres fra udbud til udbud. Kontrakttildeling efter indhentelse af underhåndsbud er som udgangspunkt alene tilladt for kontrakter med en samlet værdi på under 3 mio. kr. Offentlig licitation Ingen begrænsninger af antallet af tilbudsgivere. Begrænset licitation med prækvalifikation. Licitationen indledes med at indbyde alle potentielle tilbudsgivere til at tilkendegive deres interesse. Ved prækvalifikationen udvælges mindst tre af de kvalificerede tilbudsgivere, hvoraf mindst én skal være fra et andet lokalområde. Disse indbydes til at byde på opgaven. Indbudt eller begrænset licitation uden prækvalifikation. Der udvælges mindst tre tilbudsgivere, hvoraf mindst én skal være fra et andet lokalområde. Dog ved anlægsprojekter over 0,3 mio. kr. 5 tilbud. Underhåndsbud. Udgangspunktet er, at der højst indhentes tre underhåndsbud på en given opgave. Hvis udbyderen vil forbeholde sig retten til at indhente et fjerde bud, skal dette oplyses på forhånd. Hvis udbyderen ønsker at indhente det fjerde underhåndsbud, skal dette komme fra en tilbudsgiver, der ikke kommer fra lokalområdet.
Kontrakttyper / omfang Bygge- og anlægsopgaver kan udbydes i totalentreprise, i hovedentreprise eller i fagentrepriser. Det vil ofte være administrativt lettest at anvende ét samlet udbud, men det kan give en bedre konkurrenceudsætning, hvis opgaven udbydes i en række mindre enkeltopgaver. Valg af totalentreprise, hovedentreprise eller fagentreprise skal ske ud fra en saglig begrundelse. Det anbefales, at udbuddene tilrettelægges således, at mindre virksomheder ikke på forhånd er udelukket for at byde på opgaverne. Det bør ligeledes sikres, at udbuds- og prækvalifikationskrav gøres så enkle som muligt, og at der ikke stilles unødige krav til leverandørerne. Hvis det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt at opdele udbud, så mindre virksomheder kan byde alene, bør udbuddet tilrettelægges således, at virksomheder i fællesskab får mulighed for at byde på opgaven. Det skal ved udbuddet i givet fald tilkendegives, at konsortier er velkomne til at byde på opgaven. Tildeling af kontrakter Valg af leverandør skal ske sagligt i henhold til det fastlagte tildelingskriterium: Når tildelingen af kontrakt sker til den leverandør som har afgivet laveste tilbud, er der ikke mulighed for politisk indflydelse på valg af leverandør. Den leverandør som har afgivet laveste konditionsmæssige bud skal som udgangspunkt vælges. Når tildelingen sker i forhold til det økonomisk mest fordelagtige bud skal valg af leverandør ske sagligt i henhold til det fastlagte tildelingskriterium og eventuelle underkriterier. Der er således kun et ganske begrænset rum for indflydelse i beslutningen om tildeling af kontrakt i forbindelse med evaluering af tilbud. Muligheden er kun tilstede såfremt der i underkriterierne måtte være et vist skøn overladt til ordregiver. Dette skal behandles med stor forsigtighed, idet de tungtvejende principper om gennemsigtighed og ligebehandling ikke overlader megen skønsmæssig behandling af tilbudsgiverne i denne fase. Ved udbud af opgaver med større skøn indbygget kan det være hensigtsmæssigt at gennemføre udbudsprocessen som en projektkonkurrence eksempelvis ved valg af arkitekt til bygge- og anlægsopgaver. Politisk indflydelse på valg af leverandør sikres således bedst i forbindelse med fastlæggelse af tildelingskriterierne og underkriterierne.
Rådgivning Rådgivning op til 500.000 kr. Tilbudsindhentningen reguleres af tilbudsloven. Ingen politisk behandling af tilbudsindhentningen, så længe det er inden for bevillingen. Afhængigt af arbejdets karakter og omfang benyttes regning, begrænset licitation eller underhåndsbud. Ved begrænset licitation og underhåndstilbud indhentes mindst 1 tilbud fra lokalområdet - forudsat at de nødvendige kompetencer vurderes at være til stede - og et tilbud uden for lokal området. I alt skal der indhentes 3 tilbud. Rådgivning mellem 500.000 kr. og EU s tærskelværdi Tilbudsindhentningen reguleres af tilbudsloven de danske udbudsregler. Det aktuelle fagudvalg beslutter udbudsform, herunder tildelingskriterier. Fagudvalget beslutter tildeling af opgaven. Afhængigt af arbejdets karakter og omfang benyttes offentlig licitation, begrænset licitation eller rammeaftaler. Ved begrænset licitation indhentes mindst 1 tilbud fra lokalområdet - forudsat at de nødvendige kompetencer vurderes at være til stede. Rådgivning over EU s tærskelværdi Tilbudsindhentningen reguleres af EU s udbudsdirektiv.
Det aktuelle fagudvalg beslutter udbudsform, herunder tildelingskriterier. Fagudvalget beslutter tildeling af opgaven. Der afholdes EU-udbud i henhold til direktivet og kommunens indkøbspolitik Bygge- og anlægsopgaver Bygge- og anlægsarbejder under 300.000 kr. Tilbudsindhentningen reguleres af tilbudsloven. Ingen politisk behandling af tilbudsindhentningen. Afhængigt af arbejdets karakter og omfang benyttes regning, begrænset licitation, rammeaftaler eller underhåndsbud. Ved underhåndstilbud indhentes mindst et tilbud fra lokale firmaer forudsat at de nødvendige kompetencer vurderes at være tilstede - og mindst et tilbud udenfor lokalområdet (udenfor kommunen). I alt 3 tilbud indhentes. Ved begrænset licitation indhentes mindst et tilbud fra lokale firmaer forudsat at de nødvendige kommunen). I alt 3 tilbud indhentes. Bygge- og anlægsarbejder mellem 300.000 kr. og 3 mio. kr. Tilbudsindhentningen reguleres af tilbudsloven. Fagudvalget beslutter udbudsform og tildelingskriterier samt tildeling af opgaven. Afhængigt af arbejdets karakter og omfang benyttes offentlig licitation, begrænset licitation, rammeaftaler eller underhåndsbud.
Ved underhåndstilbud indhentes mindst et tilbud fra lokale firmaer forudsat at de nødvendige kommunen). I alt 3 tilbud indhentes. Ved begrænset licitation indhentes mindst et tilbud fra lokale firmaer forudsat at de nødvendige kommunen). I alt 5 tilbud indhentes. Bygge- og anlægsarbejder mellem 3 mio. kr. og EU s tærskelværd Tilbudsindhentningen reguleres af tilbudsloven. Kommunalbestyrelsen beslutter udbudsform, herunder tildelingskriterier. Fagudvalget fremsendes udvalgets indstilling udbudsform og tildelingskriterier samt tildeling af opgaven til Kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen beslutter tildeling af opgaven. Afhængigt af arbejdets karakter og omfang benyttes offentlig licitation, begrænset licitation eller rammeaftaler. Ved begrænset licitation indhentes mindst et tilbud fra lokale firmaer forudsat at de nødvendige kommunen). I alt 3 tilbud indhentes. Ved begrænset licitation indhentes mindst et tilbud fra lokale firmaer forudsat at de nødvendige kommunen). I alt 5 tilbud indhentes. Bygge- og anlægsarbejder over EU s tærskelværdi Tilbudsindhentningen reguleres af EU s udbudsdirektiv. Kommunalbestyrelsen beslutter udbudsform, herunder tildelingskriterier. Fagudvalget fremsender indstilling til udbudsform, tildelingskriterier og tildeling af opgaven til Kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen beslutter tildeling af opgaven. Der afholdes EU-udbud i henhold til direktivet og kommunens indkøbspolitik
Oversigt over udbudsregler Rådgivning følger tjenesteydelsesdirektivet Omfang Op til 0,5 mio. kr. 0,5 mio. kr. EU-tærskelværdien Over EU-tærskelværdien Lovgrundlag Tilbudsloven Tilbudsloven EU s udbudsdirektiv Tilbudsform Regning, underhåndstilbud eller begrænset licitation Antal leverandører Beslutning af tilbudsform og tildelingskriterier Tildeling af arbejde Ved underhåndtilbud og begrænset licitation tilbud fra i alt 3 leverandører minimum én lokal leverandør og én ikke-lokal leverandør. Udbud efter de danske regler: 1. Offentligt licitation 3. Underhåndsbud 4. Rammeaftaler Ved begrænset licitation tilbud fra i alt 3 leverandører minimum én lokal leverandør og én ikke-lokal leverandør. Administration Fagudvalg Fagudvalg Administration Fagudvalg Fagudvalg EU-tærskelværdien er pt. ca. 1,4 mio. kr. for tjenesteydelser EU-udbud 1. Offentligt licitation 3. Konkurrencepræget dialog 4. Udbud efter forhandling 5. Dynamiske indkøbssystemer 6. Projektkonkurrencer 7. Særlig fremgangsmåde i forbindelse med opførelse af socialt boligbyggeri, jf. direktivets art. 34.
Omfang Op til 0,3 mio.kr. 0,3 mio. kr. 3 mio. kr. 3 mio. kr. - EU-tærskelværdien Over EU-tærskelværdien Lovgrundlag Tilbudsloven Tilbudsloven EU s udbudsdirektiv for delprojekter over 7 mio. kr. ellers Tilbudsloven Tilbudsform Antal leverandører Beslutning af tilbudsform og tildelingskriterier Tildeling af arbejde Afhængigt af arbejdets karakter og omfang benyttes regning, begrænset licitation eller underhåndstilbud Der indhentes 3 tilbud ved underhåndstilbud minimum et fra lokale hvis kompetencerne er tilstede og et uden for lokalområdet. Ved begrænset licitation i alt 3 tilbud. Licitation: 1. Offentlig licitation 3. Underhåndsbud 4. Rammeaftaler Ved underhånds-tilbud mindst én lokal leverandør - hvis kompetencerne er tilstede og et uden for lokalområdet. I alt 3 tilbud. Ved begrænset licitation i alt 5 tilbud. Licitation: 1. Offentlig licitation 3. Rammeaftaler Ved underhånds-tilbud mindst én lokal leverandør - hvis kompetencerne er tilstede og et uden for lokalområdet. I alt 3 tilbud. Ved begrænset licitation i alt 5 tilbud. EU s udbudsdirektiv EU-udbud 1. Offentligt licitation 3. Konkurrencepræget dialog 4. Udbud efter forhandling 5. Dynamiske indkøbssystemer 6. Projektkonkurrencer 7. Særlig fremgangsmåde i forbindelse med opførelse af socialt boligbyggeri, jf. direktivets art. 34. Administration Fagudvalg Kommunalbestyrelsen Kommunalbestyrelsen Administration Fagudvalg Kommunalbestyrelsen Kommunalbestyrelsen EU-tærskelværdien er pt. ca. 39 mio. kr. for bygge- og anlægsopgaver og for delprojekter ca. 7 mio. kr.