SAMORDNINGSAFTALE for Fælleskommunalt beredskab m.v. mellem Norddjurs og Syddjurs Kommuner

SAMORDNINGSAFTALE for Fælleskommunalt beredskab m.v. mellem Norddjurs og Syddjurs Kommuner

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Kapitel: Side: 1. Aftalens område 3 2. Sammensætning af - og virksomhed i den fælles beredskabskommission 3 3. Opgaver for beredskabskommissionen 4 4. Andre opgaver under fællesskabet 5 5. Udgiftsfordelingen 5 6. Budgetkompetencen, godkendelsesprocedurer, låntagning m.v. 6 7. Regnskab og revisionsregler 7 8. Administration, opgaveløsning m.v. 7 9. Procedure ved ændringer i eller opsigelse af samordningsaftalen 9 10. Ikrafttrædelse 10 Bilag til samordningsaftalen 10 Tiltrædelser og godkendelser 10

3 KAPITEL 1 Aftalens område 1. Til opfyldelse af kommunernes forpligtelser efter beredskabsloven, lov nr. 1054 af 23. december 1992, kapitel 3 og 4, etableres ved denne samordningsaftale et fælles beredskab for Norddjurs og Syddjurs Kommuner. Stk. 2. Beredskabet i de to kommuner varetages af en fælles beredskabskommission. 2. Ved aftalen får beredskabschefen samtidig ansvaret for udførelsen af de i nærværende aftales kapitel 4 nævnte andre opgaver, der fortsat hører under de enkelte kommunalbestyrelser. KAPITEL 2 Sammensætning af og virksomhed i den fælles beredskabskommission 3. Den fælles beredskabskommission består af følgende 7 medlemmer samt 2 observatør: Borgmesteren i Norddjurs Kommune Borgmesteren i Syddjurs Kommune Politidirektøren i Østjyllands Politi. 2 medlemmer udpeget af Norddjurs Kommunalbestyrelse 2 medlemmer udpeget af Syddjurs Kommunalbestyrelse Person udpeget af de frivillige (observatør) Repræsentant valgt af og blandt medarbejderne (observatør) Stk. 2. Udpegning af medlemmer til kommissionen følger den kommunale valgperiode. Stk. 3. Formandsposten beklædes på skift af borgmesteren fra Norddjurs og Syddjurs Kommune, således de hver sidder en valgperiode. Den borgmester som ikke er formand fungere som næstformand. I perioden 2010 2013 er Norddjurs Kommunes borgmester formand. Stk. 4. Der ydes kommissionens medlemmer diæter, erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste og befordringsgodtgørelse m.v. efter regler i 16 a i lov om kommunernes styrelse. Diæter m.v. til medlemmerne udbetales og afholdes af de enkelte kommuner. Kommunalbestyrelsesmedlemmer og kommunalt- eller statsansatte kan ikke modtage diæter, når varetagelsen af hvervet er et led i de pågældendes embedsgerning. 4.

4 Formanden forbereder, indkalder og leder den fælles beredskabskommissions møder. Stk. 2. Kommissionen udøver sin virksomhed i møder. Den er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Alle beslutninger træffes ved stemmeflerhed blandt de tilstedeværende medlemmer. Stk.3. Kommissionen fastsætter selv sin forretningsorden. Stk.4. Kommissionens beslutninger indføres i en beslutningsprotokol. Protokollen underskrives efter hvert møde af de medlemmer, der har deltaget i mødet. Ethvert af disse medlemmer kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der af beredskabskommissionen skal fremsendes til en anden myndighed, kræve at denne samtidig gøres bekendt med indholdet i protokollen. Det pågældende medlem kan ved sagens fremsendelse ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt. KAPITEL 3 Opgaver for beredskabskommissionen 5. Til opfyldelse af kravene i beredskabsloven udarbejder beredskabskommissionen en plan for kommunernes beredskab. Beredskabet består af: Redningsberedskabet ( 12, stk. 1), der omfatter: 1. Rednings- og slukningsopgaver, 2. Indkvartering og forplejning 3. Miljøopgaver. Det kommunale redningsberedskab har ansvaret for indsatsen ved akutte uheld med farlige stoffer på landjorden, i søer, i vandløb samt i havne 4. Havmiljøloven ( 35). Ansvaret for forureningsbekæmpelsen på de kystnære områder, kyster samt strande er henlagt til kommunalbestyrelsen der samordner indsatsen mellem miljømyndighederne og redningsberedskabet. Beredskabsplanlægning for den civile sektor. Stk. 2. Beredskabskommissionen varetager den umiddelbare forvaltning af redningsberedskabet, medens planen for det civile sektor beredskab skal forelægges de to kommunalbestyrelser til godkendelse. Stk. 3. Kommissionen varetager drift og vedligeholdelse af offentlige beskyttelsesrum, lokale kommandocentraler og lokale øvelsesanlæg.

5 Stk. 4. Kommissionen varetager anlægsopgaver, der tjener beredskabsmæssige formål, herunder: Anlægsplaner. Den beredskabsmæssige indretning af beskyttelsesrum. Anskaffelse af inventar, materiel og lignende. Stk. 5. Ved bygge- og anlægsarbejder varetages styringen af den kommune, hvor anlægget skal udføres med inddragelse af beredskabschefen i projektorganisationen. 6. Kommissionen drager omsorg for, at personellet i det kommunale beredskab uddannes i overensstemmelse med de gældende uddannelsesbestemmelser. KAPITEL 4 Andre opgaver under fællesskabet 7. Beredskabschefen har ansvaret for sagsbehandling og administration af følgende opgaver, der hører under de enkelte kommunalbestyrelser. Afgørelser i konkrete sager i henhold til: - Beredskabslovens kapitel 7. Forebyggende foranstaltninger m.v., herunder brandsyn og brandteknisk byggesagsbehandling, - Beredskabslovens 37, bedriftværnspligt, og - Beskyttelsesrumsloven, pålæg om sikringsrumspligt. Drift og tilsyn med vandforsyning til brandslukning. Ved etablering af nye vandforsyninger i udstykningsområder skal Beredskabschefen høres, men Beredskabet skal ikke deltage i etableringsudgiften. Andre opgaver efter aftale med kommunerne: jfr. Beredskabslovens 34 37. Stk. 2. Udgifter i forbindelse med de i stk. 1 nævnte opgaver indgår i udgiftsfordelingen, jfr. kapitel 5. KAPITEL 5 Udgiftsfordelingen 8. Alle udgifter til opgaven der løses i det fælles beredskab fordeles mellem de deltagende kommuner efter indbyggertallet opgjort pr. 1. januar i budget-/regnskabsåret.

6 Stk. 2. Større nyanskaffelser af f.eks. bygninger og køretøjer til det samordnede redningsberedskab foretages af en af de deltagende kommuner og forbliver den pågældende kommunes ejendom. Stk. 3. Mindre anskaffelser af materiel, inventar og lignende foretages af den fælles beredskabskommission eller beredskabsforvaltning og indgår som fælles ejendom blandt de deltagende kommuner. Drifts- og anlægsudgifter i forbindelse hermed indgår i udgiftsfordelingen. Stk. 4. Af større anskaffelser beregnes forrentning og afskrivning, som indgår i udgiftsfordelingen. Forrentning sker efter Nationalbankens gennemsnitlige diskonto for regnskabsåret. Afskrivning sker efter gældende regnskabsmæssige regler herfor. Når en større anskaffelse leases beregnes der ikke forrentning og afskrivning i leasingperioden. Stk. 5. Udgifter til personale ansat til det samordnede redningsberedskab indgår i udgiftsfordelingen. KAPITEL 6 Budgetkompetencen, godkendelsesprocedurer, låntagning m.v.. 9. Kommissionen udarbejder hvert år inden 1. juli forslag til budget og flerårige budgetoverslag for det fælles beredskab. Stk. 2. De deltagende kommuner skal efter anmodning fra den fælles beredskabskommission fremkomme med oplysninger til årsbudget og flerårige budgetter for det fælles beredskab. Stk. 3. Kommissionen sender senest den 1. juli budgettet og de flerårige budgetoverslag for det fælles beredskab til de enkelte kommunalbestyrelser med henblik på endelig vedtagelse senest ved kommunernes budgetvedtagelse. Stk. 4. Kommissionen udarbejder eventuelle forslag til yderligere bevillinger, der er nødvendige for, at det fælles beredskab kan opfylde sine forpligtelser. Forslaget tilstilles de enkelte kommunalbestyrelser med henblik på endelig vedtagelse. Stk. 5. Optagelse af lån, leasing og garantistillelse skal godkendes af de enkelte kommunalbestyrelser, og skal i øvrigt ske i overensstemmelse med regler, som Velfærdsministeriet har fastsat herom. KAPITEL 7 Regnskabs- og revisionsregler. 10. Den fælles beredskabskommission opkræver halvårligt i marts og september måned acontobetaling fra de deltagende kommuner til dækning af løbende udgifter. Betalingen fastsættes på grundlag af

7 det gældende budget inkl. eventuelle tillægsbevillinger og reguleres det efterfølgende år i september måned på grundlag af årsregnskabet. Stk. 2. Den fælles beredskabskommission udarbejder hvert år årsregnskab for det samordnede redningsberedskab og afgiver indstilling herom til de deltagende kommunalbestyrelser. Stk. 3. Regnskabet revideres af et af de 2 kommuners antagne revisionsfirma i overensstemmelse med gældende revisionsregulativ. Stk. 4. Revisionens bemærkninger til regnskabet for det fælles beredskab forelægges kommissionen til udtalelse. Herefter sendes regnskabet og revisionsbemærkningerne samt kommissionens indstilling til de enkelte kommunalbestyrelser til godkendelse. KAPITEL 8 Administration, opgaveløsning m.v. 11. Den fælles beredskabskommission ansætter efter indstilling fra et nedsat ansættelsesudvalg med repræsentation fra den fælles beredskabskommission, ledelse og medarbejdere fra de to kommuner beredskabschefen for det fælles beredskab. Lederansættelser til det samordnede redningsberedskab varetages af den fælles beredskabskommission efter indstilling fra beredskabschefen. Øvrige ansættelser foretages af beredskabschefen. Stk. 2. Beredskabschefen er sekretær for beredskabskommissionen og har ansvaret for den almindelige sagsbehandling indenfor beredskabskommissionens arbejdsområde. Stk. 3. Beredskabschefen har ansvaret for den daglige ledelse af det samlede beredskab, herunder den tekniske ledelse af indsatsen på et skadested, jfr. beredskabslovens 16. Beredskabschefen fører tilsyn med overholdelse af samordningsaftalen i de to kommuner og andre aftaler indgået i medfør af beredskabslovens 13, stk. 1 om udførelsen af opgaver inden for redningsberedskabet. Beredskabschefen skal søge at udvikle fællesskabet, således at der etableres aktiviteter som er økonomisk positive for fællesskabets kommuner. Beredskabschefen skal være inspirator for et socialt sammenhold i fællesskabet. Stk. 4. Beredskabschefen har ansvaret for udarbejdelse af de fælles beredskabsplaner, herunder for det civile sektor beredskab til forelæggelse for de enkelte kommunalbestyrelser. Stk. 5. Beredskabschefen har ansvaret for fornøden undervisning og gennemførelse af øvelser med redningsberedskabets personel, herunder også det tilknyttede frivillige personel i redningsberedskabet. Stk. 6. Beredskabschefen har ansvaret for udarbejdelse af vandforsyningsplaner og kontrol med eksisterende vandforsyningssteder. Ved ny etablering af vandforsyning til brandslukning i nye udstykningsområder skal Beredskabschefen høres.

8 Stk. 7. Beredskabschefen har ansvaret for fornøden ajourføring af planer for alarmering af det samordnede redningsberedskab, herunder mødeplaner for udrykning til virksomheder, bygninger m.v., der kan indebære særlig risiko i tilfælde af brand. Stk. 8. Beredskabschefen udarbejder forslag til kommissionens indstillinger om anskaffelse af større materiel til redningsberedskabet. Beredskabschefen har ansvaret for vedligeholdelse af redningsberedskabets materiel og vedligeholdelse af bygninger m.v. Stk. 9. Beredskabschefen har ansvaret for brandteknisk byggesagsbehandling og brandsyn i de to kommuner. Udover dette foretager beredskabschefen indstilling til kommunerne vedrørende offentlige beskyttelsesrum, sikringsrumspligt og pligt til oprettelse af bedriftværn. KAPITEL 9 Procedure ved ændringer i eller opsigelse af samordningsaftalen. 12. Forslag til ændringer i aftalen skal godkendes af de enkelte kommunalbestyrelser. De vedtagne ændringer skal forelægges Tilsynet med Kommunerne til godkendelse. 13. Ved samordningsaftalens ophør udtager hver af de deltagende kommuner de effekter, som ved aftalens indgåelse eller senere er registreret som værende deres ejendom, således at den enkelte kommune kan opretholde et lovpligtigt beredskab. Ved uenighed om værdien af det materiel den enkelte skal overtage foretages en vurdering af uvildige personer (Distriktsbrandinspektøren og 3 uvildige personer udpeget af Beredskabsstyrelsen). 14. Aftalen kan fra parternes side opsiges med 1 års varsel til en 1. januar, eller når Tilsynet med Kommunerne efter anmodning fra en af de deltagende kommuner tillader det i henhold til 60 i lov om kommunernes styrelse.

9 15. Hvis der ikke i forbindelse med en kommunes udtræden eller ved aftalens ophævelse kan opnås enighed om opgørelsen af det økonomiske mellemværende, foretages denne i overensstemmelse med reglerne i 60 i den kommunale styrelseslov. 16. Fra aftalens ophør overgår beredskabsopgaverne til de udtrædende kommuner i overensstemmelse med de for kommunale beredskaber almindeligt gældende regler. 17. Med hensyn til tvistigheder kommunerne imellem angående kommunalretlige forhold, forelægges sådanne Tilsynet med Kommuner til afgørelse. KAPITEL 10. Ikrafttrædelse. 18. Denne samordningsaftale træder i kraft den 1. januar 2009. Bilag til samordningsaftalen: Bilag A: Beredskabsorganisation 1/1 2009. B. 1. Udgiftsfordelingen, herunder forrentning, afskrivning m.v. 2. Oversigt over bygninger, køretøjer, materiel m.v. pr. 1/1 2009. Tiltrådt af Norddjurs Kommunalbestyrelse, den 2. september 2008 og

10 Tiltrådt af Syddjurs Kommunalbestyrelse, den 28. august 2008 Godkendt af Tilsynet med Kommuner, den 18. december 2008 Mc 090408 210508 280508 120608 280310