Referat fra afdelingsmøde og generalforsamling i Nordre Byggeforening 26/9 2019 Afholdt i Huset på Kejlstrupvej 51 Fremmødt 31 beboere fra 24 husstande Fra BL: Bjarne Zetterström Fra AAB Silkeborg: Organisationsbestyrelsesformand Joan Nielsen, Direktør Flemming Jensen samt Administrationschef Torben Bennekov Dagsorden: 1/ Valg af dirigent og referent 2/ Beretning og regnskab 3/ Indkomne forslag 2a Beretning/drøftelse af det seneste års arbejde i afdelingen og i boligorganisationen, samt bud på ønsker for fremtiden. 2b Regnskab for 2016, 2017 og 2018 2c Budget for 2020 hvor vi godkender huslejen for det kommende år. Bestyrelsen for Nordre Byggeforening fremsætter følgende forslag: a. Sammenlægning med AAB Silkeborg Bestyrelsen foreslår, at Nordre Byggeforening og AAB Silkeborg pr. 1. januar 2020 sammenlægges til én boligorganisation med AAB Silkeborg som den fortsættende. Formelt opløses Nordre Byggeforening som selvstændig almen boligorganisation, men boligafdelingen fortsætter som en selvstændig afdeling under AAB Silkeborg med egen økonomi, afdelingsbestyrelse og afdelingsmøde som hidtil. På informationsmødet den 26. juni 2019 blev der redegjort for disse planer, og der vil også på mødet den 26. september blive oplyst om fordelene for beboerne, lige som der vil være mulighed for at stille spørgsmål til bestyrelsen for Nordre Byggeforening, ledelsen for AAB Silkeborg og en repræsentant for BL Danmarks Almene Boliger. 4/ Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen skal i samarbejde med administrationen på Borgergade og driftskontoret bl.a. sikre at beslutninger på beboermøderne bliver gennemført. Alle beboere over 18 år kan vælges. Valg af: a) 1 formand for afdelingsbestyrelsen for 2 år b) 3 afdelingsbestyrelsesmedlemmer 2 for 1 år og 2 for 2 år c) 2 Suppleanter til afdelingsbestyrelsen d) Repræsentanter til AABs repræsentantskab 5/ Orientering omkring den kommende energirenovering (facader og vinduer) 6/ Eventuelt
Referat: Formand Per Holm bød velkommen til mødet, herunder en velkomst til repræsentanterne fra AAB og Boligselskabernes Landsforening (BL). 1/ Valg af dirigent og referent Per foreslog Joan Nielsen fra AAB som dirigent. Joan konstaterede at afdelingsmødet / generalforsamlingen var lovligt varslet og indkaldt. Som referent blev valgt Torben Bennekov fra AAB. 2/ Beretning og regnskab Formanden aflagde beretning om et svært samt hårdt år. Problemerne omkring den tidligere administrators evne og vilje til at få udarbejdet og revideret de tidligere års regnskaber har fyldt rigtig meget. Der har løbende været dialog med Tilsynet i Silkeborg Kommune som til sidst bad Boligselskabernes Landsforening om hjælp med at finde en ny administrator som havde forstand på og som ville kunne udarbejde regnskaberne. Valget faldt på AAB Silkeborg, som vi har fået en rigtigt god og professionel hjælp fra. Bestyrelsen har indset, at Nordre Byggeforening ikke fremadrettet vil kunne eksistere som en selvstændig boligforening, hvorfor vi, som en enig bestyrelse, senere på dagsordenen stiller forslag om en fusion med AAB pr. 1/1 2020. Udover ovenstående udfordringer har afdelingen haft de sædvanlige mindre reparationer og vedligeholdelsesarbejder og AAB har løbende overtaget opgaven med ar rekvirere håndværkere. Beretningen blev taget til efterretning. 2b/ Regnskab for 2016, 2017 og 2018 Med baggrund i det udsendte regnskabsmateriale gennemgik Torben Bennekov forløbet omkring regnskabsudarbejdelsen siden seneste aflagte regnskaber pr. 31/12 2015, herunder revisors blanke påtegning af årsregnskaberne for 2016-2018, dog med revisors fremhævelse af manglende budgettal, manglende 10-års planer (langtidsplaner), manglende forvaltningsrevision, samt overtrædelse af anden lovgivning som følge af manglende indberetninger til Landsbyggefonden. For 2017 og 2018 desuden overtrædelse af kildeskatteloven, idet der fra tidligere administrators side ikke er foretaget rettidig indberetning af A-skat og AM-bidrag. Regnskabsgennemgangen indeholdt en opsamling af afdelingens opsparede overskud samt udviklingen i afdelingens henlæggelser. For boligorganisationen var det udviklingen i organisationens negative arbejdskapital samt udviklingen i egen trækningsret samt den disponible dispositionsfond. Årsregnskaberne for 2016, 2018 og 2019 blev enstemmigt godkendt for både afdelingen samt boligorganisationen.
2b/ Budget for 2020 Torben Bennekov gennemgik indledningsvis budgetprocedurerne for en almen boligafdeling, herunder begrebet balanceleje. Det udarbejdede budget er lavet under forudsætning af, at fusionen jf. punkt 3 bliver godkendt og at afdelingen dermed er en selvstændig boligafdeling under AAB pr. 1/1 2020. Budgettet for 2020 er med en månedlig huslejestigning på 145 kr. pr. måned, som varsles pr. brev til den enkelte lejer før 30/9 2019. Torben gennemgik budgettet og forklarede de større afvigelser i budgettet, herunder også forskellene i forbindelse med afdelingens overgang til AAB. Der var spørgsmål omkring den tillægsleje, som bliver opkrævet hos den enkelte lejer i forbindelse med renovering af køkken og/eller bad. Forhøjelserne, der er individuelle, udløber typisk efter 20 år, hvilket vil sige i perioden fra 1/1 2025 og frem. Torben gennemgik herefter principperne for udarbejdelse af langtidsplanen, herunder de tilbagevendende poster. Den kommende energi renovering som er indarbejdet i 2020 med 12.750.000 blev også berørt. Det er AABs forventning, at projektet bliver igangsat i foråret 2020 og bliver afsluttet senest i 2021. I forbindelse med renoveringen bliver der, separat, varslet en huslejestigning i niveauet omkring 630 kr./md. Der var spørgsmål omkring afsætningerne til vedligeholdelse af carporte, nedrivning af skure samt punktet træer og haver. Budgettet for 2020 samt langtidsplanen blev herefter enstemmigt godkendt. 3/ Indkomne forslag: Sammenlægning med AAB pr. 1/1 2020 Bjarne Zetterström fra BL redegjorde for BLs involvering i de manglende regnskaber og den tidligere mangelfulde administration af boligforeningen samt afdelingen. Anmodningen til BL kom fra Silkeborg Kommune. BL har holdt møder med bestyrelsen samt haft kontakt med AAB omkring en mulig overtagelse af administrationen af boligforeningen og afdelingen. AAB har i løbet af sommeren fået styr på de administrative og regnskabsmæssige forhold og har netop fået godkendt regnskaberne og budgettet, således forholdene er bragt i orden. For at sikre fremtiden for afdelingen er det nødvendigt med en professionel administrator inden for det almene område. Ovenpå ½ års prøveperiode har en enig bestyrelse i Nordre indset, at man ikke længere kan være en lille selvstændig boligorganisation med en afdeling med 48 boliger. En sammenlægning med AAB vil fortsat betyde en selvstændig boligafdeling med en selvstændig økonomi og egen afdelingsbestyrelse. Bestyrelserne i Nordre og AAB har lavet og underskrevet en betinget fusionsaftale som bl.a. indeholder, at alle passiver og aktiver lægges sammen. Afdelingen vil fortsat have skødet på ejendommene og dermed også deres egen økonomi med vandtætte skodder i forhold til AABs øvrige afdelinger. Efter en fusion er en skilsmisse ikke længere mulig. Man bliver en del af den juridiske enhed AAB Silkeborg. De økonomiske forskelle, som er mellem de 2 organisationer, udlignes over de kommende 5 år ved, at beboerne i Nordre Byggeforening fortsat indbetaler til arbejdskapitalen. Beløbet andrager i 2020 161 kr. pr. bolig.
I forhold til ventelistereglerne flettes de 2 ventelister sammen. Ca. 2/3 dele af Nordres ca. 120 medlemmer er i dag også medlem af Boligsilkeborg. Ved sammenfletningen medtager man den bedste anciennitetsdato, ligesom det fortsat vil være muligt at skrive sig på den interne oprykningsventeliste. Fra 1/1 2020 vil der kun blive opkrævet medlemskab fra BoligSilkeborg. En fusion vil betyde en bedre beboerservice, der vil være tilknyttet driftspersonale samt bestyrelsens arbejde vil fremover blive enklere. Fremtidige henvendelser omkring driftsopgaver skal ske til AAB. AAB vil efter fusionen være den fortsættende boligorganisation, mens afdelingens navn fortsat vil være Nordre Byggeforening. For at fusionen kan vedtages på generalforsamlingen som i dag også er afdelingsmødet, kræver det jf. Nordres vedtægter, at der er et fremmøde på min 50% af boligerne. Herudover skal der ved afstemningen være minimum 2/3 flertal for beslutningen. Da der er fremmødt repræsentanter fra 24 husstande (i alt 31 beboere), er generalforsamlingen beslutningsdygtig i forhold til fusionen. Efter enkelte spørgsmål blev forslaget sendt til skriftlig afstemning. Forslaget blev enstemmigt vedtaget med 48 stemmer for. 4a/ Valg af formand Forud for valget var der drøftelser omkring bestyrelsens mulighed for fremadrettet selv at konstituere sig. Der var kampvalg omkring formandsposten. Michael Sand Andersen blev valgt med 34 stemmer foran Verner Sand, der fik 11 stemmer. Der var 3 blanke stemmesedler. Per takkede af som formand gennem mere end 16 år. Der var en stor tak til afdelingens forstående og dejlige beboere. 4b/ Valg af bestyrelsesmedlemmer Der var opstillet 4 emner til de 3 poster. Da der skal vælges til henholdsvis 2 og 1 år er de 2 med flest stemmer valgt for 2 år, mens nr. 3 er valgt for 1 år. Helle Jensen fik 47 stemmer, mens Michael Mikkelsen fik 44 stemmer. De er begge valgt for 2 år. John Sørensen fik 28 stemmer og blev valgt for 1 år. Poul Bak Sørensen fik 25 stemmer og blev ikke valgt til bestyrelsen 4c/ Valg af 2 suppleanter Poul Bak Sørensen blev valgt til 1. suppleant mens Susanne Lissi Kæmsgård blev valgt som 2. suppleant 4d/ Valg af repræsentanter til AABs repræsentantskab Det blev besluttet, at bestyrelsen selv fordeler medlemsposterne samt suppleanterne til AABs repræsentantskab. De indtræder først som repræsentanter pr. 1/1 2020, idet fusionen sker pr. denne dato.
5/ Orientering omkring den kommende energirenovering (facader og vinduer) Flemming Jensen orienterede omkring den kommende energirenovering, herunder omkring den forventede huslejestigning på ca. 630 kr./md. i forhold til den i 2018 oprindelig besluttede stigning på 697 kr. Huslejestigningen forventes mindre til trods for en udgiftsstigning i projektet, idet vi har anvendt støttemidlerne fra egen trækningsret optimalt for de kommende 6 år. Stigningerne i projektet er primært som følge af prisstigninger på facadeelementerne og på håndværkerpriserne. AABs medgåede timer til projektet vil ligeledes indgå i udgifterne, idet det ligger ud over den almindelige administration. Der vil i god tid forud for opstarten blive indkaldt til et orienteringsmøde, hvor der også vil blive varslet en forventet tidsplan. 6/ Eventuelt Den nye bestyrelse udarbejder et regelsæt for afdelingens trailer, herunder hvor den fremadrettet skal holde. Fra forsamlingen var der en stor tak til bestyrelsen for et kæmpe arbejde. Michael Sand Andersen fik afslutningsvis ordet som ny formand. Han glæder sig til det fremtidige samarbejde i bestyrelsen samt ikke mindst med AAB. Mødet afsluttet kl. 20.40 med smørrebrød. Formand Dirigent