Syddjurs Kommunes politik for indkøb og udbud

Syddjurs Kommunes politik for indkøb og udbud Indholdsfortegnelse 1. Indledning.... 1 2. Politikkens omfang og afgrænsning.... 2 3. Lovgivning.... 2 4. Indkøb.... 3 4.1 Indkøbsaftaler... 3 4.2 Inddragelse.... 4 4.3 Miljøhensyn.... 4 4.4 Etisk og socialt ansvar.... 5 4.5 Besparelse og rabatter.... 5 4.6 Pædagogiske indkøb, engangsindkøb og undtagelser.... 5 4.7 Elektronisk handel.... 5 4.8 Information.... 5 5. Udbud af kommunale opgaver/udliciteringer.... 6 5.1 Afgrænsning af udbud.... 6 5.2 Kravspecifikation.... 6 5.3 Medarbejderinddragelse.... 7 5.5 Omkostningskalkulation ved kontrolbud.... 7 5.6 Sociale klausuler.... 7 1. Indledning. Syddjurs Kommunes indkøbs- og udbudspolitik beskriver rammene for, hvordan kommunen køber varer, service- og tjenesteydelser på de mest fordelagtige betingelser. Indkøbspolitikken skal også medvirke til, at Syddjurs Kommune overholder dansk lovgivning samt EU s udbudsdirektiver på kommunale indkøb af varer og tjenesteydelser. Indkøbs- og udbudspolitikken beskriver også, hvordan Syddjurs Kommune håndterer udbud af kommunale driftsopgaver. Det er opgaver som kommunen selv forestår driften af eller har udliciteret, men som kan hjemtages til egen drift, såfremt byrådet beslutter dette. Syddjurs Kommune skal anses som én samlet kunde. Det er dels for at opnå maksimal effekt af kommunens indkøbsressourcer og stordriftsfordele, dels fordi lovgivningen omkring udbud kræver dette. Kommunen placerer gerne sine indkøb lokalt, såfremt lokale leverandører er konkurrencedygtige på samme vilkår og forhold som alle andre potentielle leverandører. Syddjurs 1

Kommune ønsker desuden at udvise ressource-, miljøbevidsthed og socialt ansvar, hvor det findes relevant i forbindelse med kommunens indkøb af varer, service- og tjenesteydelser. Indkøbs- og udbudspolitikken forventes godkendt på byrådets møde den 27. juni 2013 med ikrafttræden den 1. juli 2013. Politikken for indkøb og udbud bør som minimum revideres én gang i hver byrådsperiode. Det koordinerende arbejde med indkøbspolitik, indkøbsaftaler og udbud er organisatorisk placeret i Team Udbud og Indkøb i Budgetafdelingen. 2. Politikkens omfang og afgrænsning. Samtlige indkøb af varer, service- og tjenesteydelser samt leje- og leasingaftaler foranlediget af Syddjurs Kommune er omfattet af indkøbs- og udbudspolitikken. Køb af ydelser indenfor byggeri- og anlæg udføres i henhold til kommunens delpolitik for bygge- og anlægsopgaver. Alle kommunens afdelinger og institutioner er forpligtet til at efterleve indkøbs- og udbudspolitikkens indhold. Kommunens indkøbs- og udbudspolitik omfatter som udgangspunkt også selvejende institutioner med hvem Syddjurs Kommune har driftsoverenskomst. Disponeringen af kommunens indkøb sker som hovedregel decentralt. Det gælder også for indkøb på baggrund af centralt indgåede indkøbsaftaler. Det er således den enkelte afdelings- og institutionsledelse der er ansvarlige for, at indkøb sker i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik. Syddjurs Kommune kan indgå i eksterne indkøbssamarbejder med andre kommuner og/eller andre offentlige myndigheder, hvor det skønnes fordelagtigt for Syddjurs Kommune. Syddjurs Kommune er medlem af Jysk Fællesindkøb (JYFI), som er et indkøbsfællesskab bestående af for øjeblikket 8 jyske kommuner der laver fælles udbud. Derudover er Syddjurs Kommune medlem af SKI (Statens og kommunernes indkøbsservice) og kan således tilslutte sig de fælleskommunale udbud og aftaler. 3. Lovgivning. Som offentlig myndighed er Syddjurs Kommune underlagt de gældende EU udbudsdirektiver. Syddjurs Kommune skal overholde udbudsregler og annonceringspligt såvel som de bagvedliggende principper i EU traktaten EU s udbudsdirektiver indeholder procedurer for tildeling af offentlige kontrakter. Ved ethvert udbud gælder blandt andet, at ligebehandlingsprincippet, gennemsigtighedsprincippet og ikke-diskriminationsprincippet skal følges. Annonceringspligten træder i kraft, når udbuddet overstiger gældende tærskelværdier (se nedenfor). Annonceringen kan ske ved offentliggørelse på kommunens hjemmeside og/eller på www.udbud.dk. Tærskelværdien gælder ved den samlede kontraktværdi af et givet udbud (ekskl. moms) over 12 måneder. Ved flerårige aftaler skal kontraktværdien skønnes over i alt 48 måneder. Hvis kontraktværdien er lavere end tærskelværdien, men højere end 500.000 kr., skal kommunen alligevel respektere de grundlæggende principper som ligebehandlings-, gen- 2

nemsigtigheds-, og ikke-diskriminations princippet i EU-traktaten som ligeledes findes i de nationale retningslinjer i Tilbudsloven. Tærskelværdierne ændres løbende typisk hvert andet år. Pr. 1. januar 2012 til og med den 31. december 2013 gælder følgende tærskelværdier for vareindkøb og tjenesteydelser: Regionale og kommunale myndigheder samt offentligretlige organer Annonceringspligt 500.000 kr. Vareindkøb 1.489.820 kr. Tjenesteydelser Bilag A 1.489.820 kr. Tjenesteydelser Bilag B 1.489.820 kr. Delydelser 595.928 kr. Mere information om udbudsregler og gældende tærskelværdier kan findes på Konkurrencestyrelsens hjemmeside www.ks.dk/udbud og på www.udbudsportalen.dk som er udviklet af Kommunernes Landsforening (KL) og Erhvervs- og byggestyrelsen (EBST). Byrådet skal i henhold til lov om kommunernes styrelse vurdere hvorledes kvalitet og effektivitet i den kommunale opgavevaretagelse kan udvikles, og om kommunen skal gøre brug af udbud af kommunale opgaver/udliciteringer, og i givet fald på hvilken måde det skal ske. Kommunens politik for udbud af kommunale opgaver/udliciteringer skal beskrive kommunens principper for: valg af leverandør, kravspecifikationer og betingelser ved udbud, omkostningskalkulation ved kontrolbud, kvalitetsopfølgning, efter hvilken procedure der træffes beslutning om udbud, hvordan personalet inddrages, og anvendelse af sociale klausuler. Der udarbejdes halvårlige udbudsplaner som forelægges økonomiudvalget til orientering. 4. Indkøb. Syddjurs Kommune ønsker at indgå indkøbsaftaler ud fra forretningsmæssige kriterier. Tildeling af indkøbsaftaler sker på baggrund af en helhedsbetragtning af forskellige juridiske og kommercielle forhold som f.eks. pris, miljø, kvalitet, service mm., således at der opnås det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Indkøb i Syddjurs Kommune skal signalere professionalisme og korrekthed. Kommunens indkøbere skal udvise en saglig og hæderlig holdning til kommunens leverandører. Der skal samarbejdes om indkøbsmæssige spørgsmål og samarbejdet skal bære præg af en gensidig og åben udveksling af information og erfaringer. 4.1 Indkøbsaftaler. Indkøbsaftaler indgås primært på områder, hvor omsætningen størrelse betyder, at der skal foretages udbud i henhold til lovgrundlaget. Men kan også ske på baggrund af forventning om besparelser, fælleskommunale udbud eller på baggrund af henvendelse fra afdelinger eller institutioner. 3

Målsætningen er, at en væsentlig del kommunens indkøb af varer, service- og tjenesteydelser er omfattet af indkøbsaftaler. Hvert halve år udarbejdes der en plan for, hvilke udbud Team Udbud og Indkøb har til hensigt at gennemføre eller deltage i. Planen godkendes i Direktionen. Aftaleperioder på aftalerne afhænger af udbudsform, produkttype, antal leverandører, økonomiske og servicemæssige faktorer. Der indgås oftest aftaler med kontraktløbetid på mellem 2 og 4 år. Kommunens indkøbsaftaler er fælles og obligatoriske for kommunens afdelinger og institutioner. Indkøbspolitikken vil kun få den ønskede effekt, hvis de indgåede indkøbsaftaler bliver brugt til alle kommunale indkøb på det pågældende aftaleområde. Der kan opstå juridiske problemer såfremt der købes ind fra andre leverandører end dem der er lavet aftale med. Fordelen ved brugen af indkøbsaftaler er, at de enkelte institutioner ikke skal bruge tid og ressourcer på at afsøge markedet for de ydelser, der er omfattet af kommunens indkøbsaftaler og kan derved give administrative besparelser. Samtidig opnås de økonomisk mest fordelagtige priser, og der sikres centralt, at standarder overholdes. På den baggrund er brug af andre leverandører end de, der er indgået aftaler med, normalt uforeneligt med kommunens indkøbspolitik. Alle decentrale indkøbere forestår selv deres respektive indkøb på de fælles obligatoriske aftaler. Dette være sig bestilling, varemodtagelse, priskontrol, betaling, bogføring, reklamation mm. 4.2 Inddragelse. Indkøbspolitikken og de indgåede indkøbsaftaler skal altid respekteres. Dette mål opnås bedst, når den enkelte enhed altid ser en fordel i at anvende de indgåede aftaler. Når der laves indkøbsaftaler i Syddjurs Kommune tilstræber Team Udbud og Indkøb, at inddrage brugere fra relevante institutioner og fagområder i udarbejdningen af udbud. Brugernes hovedopgave er at bistå udarbejdningen af kravspecifikationerne for det udbudte produktområde. Brugergrupperne søges sammensat således, at der opnås størst mulig faglig ekspertise i forbindelse med indgåelsen af aftaler og udarbejdning af udbud. Brugergrupperne kan hvor det skønnes relevant suppleres med eksempelvis repræsentanter fra miljø- og sikkerhedsområdet eller andre relevante samarbejdspartere, hvor dette skønnes relevant og muligt. 4.3 Miljøhensyn. Syddjurs Komme skal forsat og løbende nedbringe ressourceforbruget og minimere miljøpåvirkningerne i forbindelse med indkøb. Kommunen skal aktivt medvirke til at nedsætte brugen af miljøbelastende produkter og ydelser samtidigt med at opnå besparelse i totaløkonomien. Syddjurs Kommune kan prioritere leverandører som aktivt arbejder med at minimere energiforbrug og miljøbelastninger. Konkret kan prioriteringen ske ved at leverandøren har erhvervet miljøcertifikater i form af ISO 14001 og/eller EMAS-forordningen. Produkter der har opnået et anerkendt miljømærke og/eller energimærkninger kan ligeledes prioriteres og anvendes som krav der honoreres i forbindelse med kommunens valg af leverandører. 4

Syddjurs Kommune ønsker endvidere at medvirke til at skabe et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø såvel i kommunens egne institutioner som hos kommunens leverandører og underleverandører af varer og tjenesteydelser. 4.4 Etisk og socialt ansvar. Syddjurs Kommune ønsker at ethvert samarbejdsforhold sker på et forsvarligt etisk og socialt niveau. Kommunen kan udarbejde etiske standarder som ved indkøb af varer og tjenesteydelser kan vægtes ligeværdigt med mere kommercielle kriterier som pris, kvalitet, service og leveringsbetingelser. Leverandører som kan bevise overholdelse af etiske standarder samt demonstrere en aktiv indsats for forbedring af etiske områder, for eksempel i form af etiske regnskaber, kan prioriteres af Syddjurs Kommune. Syddjurs Kommunes retningslinjer for sociale klausuler er nærmere beskrevet i kommunens delpolitik for etisk og socialt ansvar i forbindelse med udbud og indkøb. 4.5 Besparelse og rabatter. Alle former for besparelse, aftalerabatter, bonus mv. opnået ved indkøbsaftaler og andre former for udbud tilfalder de indkøbende decentrale enheder. 4.6 Pædagogiske indkøb, engangsindkøb og undtagelser. Indkøb af pædagogisk karakter er tilladt uden om de fælles obligatoriske aftaler. Pædagogiske indkøb kan eksempelvis være i indkøb af dagligvarer i forbindelse med undervisning i madlavning mm. Der vil ligeledes være mulighed for at foretage suppleringskøb og/eller opfyldelse af enkelte institutioners helt specielle behov. Disse undtagelser må kun forekomme i helt specielle tilfælde og må ikke have nævneværdige totaløkonomiske konsekvenser for Syddjurs Kommune eller aftalerne som helhed. 4.7 Elektronisk handel. I henhold til Lov nr. 1203 om offentlige betalinger m.v. stiller Syddjurs Kommune krav til alle kommunens leverandører om at de skal efterkomme lovens krav. Lovens fulde tekst kan ses på www.retsinformation.dk. Syddjurs Kommune bruger for øjeblikket ikke et e-handelssystem, men forbeholder sig ret til på et tidspunkt at prioritere de leverandører som kan tilbyde e-handelsløsninger, såfremt det vælges at indføre et sådan system. Syddjurs indgår generelt ikke indkøbsaftaler med leverandører som pålægger kommunen gebyr i forbindelse med fremsendelse af faktura. 4.8 Information. På kommunens hjemmeside bliver relevant information til leverandører og eksterne samarbejdspartnere kommunikeret ud. På portalen annoncere ligeledes udbud der er omfattet af kommunens annonceringspligt. På kommunens interne net kan afdelinger og institutioner se indgåede indkøbsaftaler, politikker på området samt nyt på området. Denne portal på kommunens intranet vil løbende blive udviklet og ajourført af Team Udbud og Indkøb. Syddjurs Kommunes indkøbsaftaler må ikke videregives til uvedkommende. Eventuelle begæringer om aktindsigt skal videreformidles til Team Udbud og Indkøb eller til kommunens juridiske afdeling. 5

5. Udbud af kommunale opgaver/udliciteringer. Målsætningen med politikken er at sikre, at kommunen opnår de økonomisk mest fordelagtige tilbud med samtidig vægtning på at konkurrenceudsættelsen tjener til formål som: bedre kvalitet, økonomiske besparelser, øget effektivisering og større medarbejdertilfredshed. Politikken udstikker de overordnede rammer for Byrådets holdning til hvorledes udbud tilrettelægges internt i kommunen. Dette gøres ved at afklare principielle spørgsmål om, hvordan udbud og udlicitering kan inddrages i kommunens opgavevaretagelse. 5.1 Afgrænsning af udbud. En beslutning om at udbyde en opgave, bør altid ske med udgangspunkt i at få opgaven løst bedst og billigst og med samtidig vurdering af følgende minimumsfaktorer: Hvorvidt der er tale om myndighedsopgaver som ikke kan udliciteres. Det økonomiske omfang af opgaven. Om opgaven kan beskrives på en måde så der kan udarbejdes en operationel kravspecifikation. Om der er tilstrækkeligt med private udbydere af opgaven, således at der opnås reel konkurrenceudsætning. Om der er mulighed for hjemtagelse af opgaven if. med eksempelvis leverandørkonkurs eller lovændringer. Om der er risiko for monopoldannelse på opgaven således at prisudviklingen over tid ikke er økonomisk fordelagtig. Om skiftende leverandører/entreprenører medfører særlige gener for borgerne. Om opgaven har særlige behov for regelmæssigt at blive justeret med henblik på kommunens serviceniveau. 5.2 Kravspecifikation. Udbudsmaterialet skal indeholde en klar og tydelig angivelse af udbudsbetingelserne, dvs. tilbudsgivers vilkår for afgivelse af tilbud, herunder kommunens forventninger til et samarbejde. Ydermere skal materialet indeholde en kravspecifikation indeholdende forhold som f.eks.: Mængde, effekt og kvalitet af den tilbudte opgaveudførelse. Leverings- og forsyningssikkerhed, herunder tilbudsgivers erfaring på området. Tilbudsgivers eventuelle certificeringer, økonomisk og finansiel robusthed samt kapitalforhold. Forventninger til tilbudsgivers etiske og sociale ansvar, herunder medarbejderforhold hos tilbudsgiver mht. uddannelse og værdigrundlag. Tilbudsgivers egen- og kvalitetskontrol. Kravspecifikationen skal i videst muligt omfang indeholde oplysninger om omfanget og afgrænsningen af den udbudte opgave. Er opgaven underlagt politiske fastsatte serviceniveauer, skal disse kunne angives. Kravspecifikationen skal endvidere indeholde oplysninger om kommunens energi-, miljøog arbejdsretslige krav såfremt dette skønnes relevant. 6

5.3 Medarbejderinddragelse. Konsekvenserne ved at udskille opgaven skal ligeledes belyses organisatorisk, kompetencemæssigt og personalemæssigt. Medarbejderinddragelsen skal følge retningslinjerne i kommunens MED-aftale. Således skal kommunens MED-udvalg inddrages i god tid forinden Byrådet træffer afgørelse om at sende opgaver i udbud for blandt andet for at drøfte følgende: Medarbejdernes retsstilling ved en eventuel virksomhedsoverdragelse. Løn, arbejds- og ansættelsesforhold i forbindelse med en eventuel overgang til anden/privat arbejdsgiver. Betydning af eventuelle jobgarantiordninger. Betydning af eventuelle aftaler om omplacering, omskoling, efteruddannelse og lignende. Forhold der ligger til grund for vurderingen af at opgaven er udbudsegnet. Om der er behov for at overveje kommunalt tilbud på udbuddet. Tidsplan for forløbet. Konsekvenser af en evt. omstilling, herunder afledte virkninger for medarbejdere der ikke er berørt direkte. 5.4 Kvalitetsopfølgning. Kommunens samarbejde med private leverandører skal være baseret på et fleksibelt og dialogpræget niveau som sikrer kommunen og leverandøren en professionel og udviklende kvalitetsopfølgning. Kommunen stiller derfor krav om i hvilke frekvenser der skal afholdes opfølgnings- og statusmøder. Som minimum skal der foretages ét årligt opfølgningsmøde. Såfremt der er behov for en løbende opfølgning grundet opgavens karakter og/eller borgeres subjektive vurdering af opgavens kvalitet kan der aftales ændrede mødefrekvenser parterne imellem. 5.5 Omkostningskalkulation ved kontrolbud. Byrådet kan beslutte, at der skal udarbejdes eget bud (kontrolbud) på opgaver der udbydes. Ved afgivelse af kontrolbud skal kommunen konkurrere på lige vilkår med andre tilbudsgivere om den udbudte opgave. I sådanne situationer skal kommune sikre at udarbejdelsen af eget bud sker med den fornødne habilitet. Således må medarbejdere der medvirker til udarbejdelsen af det kommunale bud (kontrolbud) ikke medvirke i vurderingen af indkomne tilbud fra eksterne leverandører. Ligeledes skal kommunen i god tid forinden et udbud, beslutte om der skal afgives kontrolbud på opgaven. I forbindelse med kommunens afgivelse af kontrolbud følger Syddjurs Kommune Økonomiog Indenrigsministeriets vejledning om omkostningskalkulationer, således at der sikres sammenlignelighed og ligebehandling i vurderingen af alle indkomne bud. 5.6 Sociale klausuler. Byrådet kan, hvor det findes hensigtsmæssigt, udvise hensyn til socialpolitiske forhold i form af anvendelsen af sociale klausuler. Sociale klausuler er en nærmere angivet social forpligtelse for den, der vinder opgaven/udbuddet og skal samtidig signalere et klart signal til virksomheden om at udvise socialt ansvar. Syddjurs Kommunes retningslinjer for sociale klausuler er nærmere beskrevet i kommunens delpolitik for etisk og socialt ansvar i forbindelse med udbud og indkøb. 7