AUTOPLAN - OPSÆTNING FOR AUTOPLAN

AUTOPLAN - OPSÆTNING FOR AUTOPLAN Autoplan... 2 Opsætning for Autoplan... 2 Overenskomster... 3 Varslingsregler... 4 Fravær at typen Til Rådighed... 5 Brug af Autoplan... 7 Eksempler på kørsel af Autoplan... 10 TimePlan Software A/S Side 1 af 12

MANUAL VERSION 7.18 AUTOPLAN Autoplan vil forsøge at lave den mest optimal planlægning ud fra de opsatte behov. For at kunne bruge Autoplan kræves det, der ligger behov på kalenderdagene. Autoplan indsættes ud fra behov med udgangspunkt i basisplanen, og kan tage hensyn til medarbejdernes ønsker om ikke at kunne arbejde, ønsker om at holde fri på bestemte dage eller arbejde på bestemte dage. Ligeledes vil den tage hensyn til at der kan ligge allerede planlagte tider i planlægningen som ikke må ændres. Eksisterende arbejdstider vises efter kørsel som gule. Indsættelse af autoplan vil altid tjekke op mod medarbejdernes overenskomster og vil forsøge at udløses grønne tælleværker. Autoplan vil også tage hensyn til at der er i behovet kan være huller i bemandingen, som er mindre end kravet for minimumstids-arbejdslængde. Er behovet større end der er mandskab til, eller til det antal medarbejdere der er blevet valgt, vil der blive oprettet ledige vagter. For at kunne bruge Autoplan, skal man have tillægsmodulet Lønbudget. Autoplan vil ved indsættelse, hvis alle medarbejdere er valgt prioritere medarbejdere i rækkefølgen: Månedslønnede fuldtid. Månedslønnede deltid. Månedslønnede i sekundær afdeling Timelønnede med normtimer. Timelønnede uden normtimer. Og hvis, der indsættes for flere afdelinger, først efter primær afdeling og dernæst efter sekundær afdeling. Brugere der skal kunne anvende Autoplan skal enten være administrator eller have en rettighedsprofil fra Administration > Rettighedsprofiler der giver ret til Må redigere automatisk planlægning fra Administration og/eller Må køre automatisk planlægning fra planlægning. OPSÆTNING FOR AUTOPLAN For at komme i gang med at anvende Autoplan skal man vælge Administration > Autoplan. Side 2 af 12 TimePlan Software A/S

AUTOPLAN - OPSÆTNING FOR AUTOPLAN Herfra opsættes, hvor lang eller kort en arbejdstid må være på overenskomsterne. Autoplan generer så planen ud fra disse kriterier og prøver på bedste vis at ramme en medarbejders norm på perioden. Dette betyder at har man en lang minimumstid på arbejdstiderne vil det blive vanskeligt at ramme normen præcist. OVERENSKOMSTER Minimum arbejdstidslængde: Herfra opsættes, hvor kort en arbejdstid må være på Generelle arbejdstider eller ledige vagter. Kan også differentieres på de enkelte overenskomster. Er der ikke valgt noget på overenskomsterne, vil den generelle opsætning gælde. Længden kan tilsidesættes, hvis der er huller i behovet som ikke opfylder minimumslængden, dvs. der accepteres altså overbemanding i tidsrummet imellem blokkene selvom der ikke er et egentligt behov. Maksimum arbejdstids længde: Herfra opsættes den længde en arbejdstid maksimalt må være ved indlæggelse fra Autoplan. Dette kan også opsættes for Ledige vagter, og individuelt for de enkelte overenskomster. Foretrukken arbejdstidslængde: Her angives den foretrukne arbejdstidslængde. Overholdes hvis det er muligt da denne afhænger af behov, basisplan, antal medarbejdere, ønskede arbejdstider m.v.. Dette kan også opsættes for Ledige vagter, og individuelt for de oprettede overenskomster. Minimum arbejdstidsinterval: Her angives hvor findelt Autoplan skal lægge tider ind. Kan f.eks. opsættes til kun at justere arbejdstiderne til nærmeste 30 min. Dette kan også opsættes for Ledige vagter, og individuelt for de oprettede overenskomster. Minimum funktionslængde: Betyder at der kan angives den mindste arbejdstid der kan være på de enkelte funktioner, medarbejderen kan varetage. Dette kan også opsættes for Ledige vagter, og individuelt for de oprettede overenskomster. Prioriter få benyttede medarbejdere: Her kan der vælges Ja eller Nej. o Ja: Betyder at de højest prioriterede medarbejdere forsøges gives flest timer for at opnå grønne tælleværker. o Nej: Betyder at timerne skal fordeles ud på så mange medarbejdere som muligt på de enkelte dage og derved minimere ledig tid. TimePlan Software A/S Side 3 af 12

MANUAL VERSION 7.18 VARSLINGSREGLER Herfra kan man vælge de varslingsregler der vil være relevante at overholde for indlæggelse af arbejdstider via Autoplan. P.t. kan man kun bruge følgende regler Hviletidsregler. Arbejdstid i perioden. Frihedsfrekvens. Arbejdstidsinterval. Arbejdstid pr. uge. Maksimalt antal arbejdsdage pr. uge efter bestemt klokkeslæt. Maksimalt antal arbejdsdage på en bestemt ugedag (indenfor overenskomstperioden) Sammenhængende fridage i periode. Skulle varslingsreglerne være sat til ikke at advare ved brud, vil Autoplan tillade disse brud i forbindelse med planlægning. Selve opsætningen af Autoplan er nu klar. Side 4 af 12 TimePlan Software A/S

AUTOPLAN - OPSÆTNING FOR AUTOPLAN FRAVÆR AT TYPEN TIL RÅDIGHED Ved brug af Autoplan kan man opsætte nogle fraværstyper til at blive genkendt af arbejdsplanen, så der bliver taget hensyn til disse. Dette kunne være: Kan ikke arbejde, eller Ønsker arbejde. Vælg Administration > Fraværstyper og opret de typer der ønskes, gå under Opsætning på fraværet og vælg Til rådighed. Hvis dette eks er Ønsker arbejde skal fraværet desuden markeres som Fysisk tilstede. Disse fravær kan nu lægges ind i planlægningen og/eller basisplanen, fra højre kliks menuen Opret til Rådighed. (her valgt ved a højreklikke på dagen i kalender linjen). TimePlan Software A/S Side 5 af 12

MANUAL VERSION 7.18 Ved kørsel af Autoplanen vil dage for medarbejdere med Ønsker arbejde blive prioriteret først og planlagt før andre. Har medarbejdere med sekundære afdelinger lagt til rådighed ind i sekundær afdeling og intet i primær afdeling, vil rådighedsfraværet altid blive prioriteret højere ved indlæggelse af Autoplan, end oprettelse af arbejdstider i den primære afdeling. Side 6 af 12 TimePlan Software A/S

AUTOPLAN - BRUG AF AUTOPLAN BRUG AF AUTOPLAN For at kunne bruge Autoplanen skal der være opsat behov på alle dage i den periode hvor planen skal indlægges. Vælg Start autoplan, og et nyt skærmbillede Kørselsopsætning for autoplanlægning åbnes. Fra opstartsbilledet vælges det antal uger og de medarbejdere planen skal udfyldes for. Antal uger planen udfyldes: Her vælges hvor mange uger Autoplanen skal indsættes. Er der valgt eks. basisplan uge 1 og 2, vil disse blive indsat som f.eks. 1, 2, 1, 2, 1 hvis der er valgt 5 i antal uger der skal udfyldes. Fra den: Her angives fra hvilken dato Autoplanen skal rulles ud. Vis Fiktive medarbejdere: Betyder at de fiktive medarbejdere vil blive vist, og at der kan planlægges på disse. Er indstillingen valgt vil den blive gemt på brugerniveau til næste gang man starter Autoplan. Fiktive medarbejdere vises i listen med gul baggrund. Medarbejdere: Her vælges der hvilke medarbejdere Autoplanen skal rulles ud for. Medarbejdere er sorteret efter: o Månedsløn Fuldtid. o Månedsløn Deltid. o Timelønnede med normtimer. o Timelønnede uden normtimer. Klik på knappen Opsætning for at vælge afdelinger, funktioner, basisuger, fravær og hvilke kriterier der Autoplan skal tage hensyn. TimePlan Software A/S Side 7 af 12

MANUAL VERSION 7.18 Afdelingsvalg: Her vælges der hvilke(n) afdeling(er) der skal opsættes autoplan i. Der kan ligeledes søges på afdelinger. Udfør Autoplan på følgende dag(e): Her kan vælges hvilke dage Autoplanen skal rulles ud på. Indsæt følgende funktioner: Viser de funktioner autoplan kan udfyldes med, hvorfra man kan vælge en eller flere af funktionerne. Funktionerne der vises, er bestemt ud fra de behovsfunktioner der er lagt timer på, og først når der er valgt Planlæg med flere funktioner per arbejdstid. Indsæt basis uger: Her kan vælges hvilke basisuger om nogle, Autoplanen skal bruge til at beregne den automatiske planlægning. Der kan vælges både basisuger med arbejdstider og basisuger kun belagt med fravær. Indsæt fravær fra basisplan: Er der i basisplan lagt fravær ind, kan man her vælge hvilken type(r) man vil have med ind i planlægningen. Bemand Åbning og luk: Betyder at der altid skal bemandes ved åbning og lukning i afdelingen, ud fra det indlagte behov. Overskrid normtid for deltidsansatte: Betyder at der må planlægges med ugeovertid og periode mertid. Personlig ugenorm vil altid kunne brydes op til overenskomstens ugenorm. Overskrid normtid for timelønnede: Betyder at de timelønnede gerne må overskride deres normtimer på ugen/perioden. Personlig ugenorm vil altid kunne brydes op til overenskomstens ugenorm. o Inkluder medarbejdere med 0 i normtimer: Betyder at der også kan autoplanlægges på medarbejdere har 0 i nomtimer, hvis der er behov for det. Kan kun aktiveres når Overskrid uge- og periodenorm for timelønnede er aktiveret. Indsæt basisplan på heldags fravær (ikke fysisk tilstede og ikke belagt norm): Betyder at autoplanen vil indlægge basisplanens arbejdstider fra de valgte basisuger, der overlapper med heldags fravær, som er ikke fysisk tilstede eller ikke er belagt med normtimer, i planlægningen inden den begynder at beregne arbejdstider. Er fraværet af typen ferie eller feriefri som anvender afviklingsmåden Ferieforbrug afregnes efter indlagte feriedage, og plan belægges med medarbejderens normtimer, overstyrer feriereglens indstillinger, fraværstypens belast med normtimer. Side 8 af 12 TimePlan Software A/S

AUTOPLAN - BRUG AF AUTOPLAN Køres autoplanen 2 gange oven i hinanden vil den indlægge disse basisarbejdstider på fraværet på ny ved hver kørsel. Planlæg med flere funktioner per arbejdstid: Betyder at der på de enkelte dage lagt behov ind fordelt på funktioner, og har man medarbejdere der kan arbejder på flere funktioner, kan arbejdstiden blive splittet op på disse. Vil også tage hensyn til at arbejdstider kan være funktionsopdelte i basisplanen. Prioriter primær funktion: Betyder at Autoplan først forsøger at få planlagt efter medarbejdernes primære funktion. Planlæg overbemanding af timelønnede op til deres periode norm: Betyder at det er muligt at overbemande med timelønnede op til deres periodenorm selvom behovet ikke er der. Planlæg overbemanding af månedslønnede op til deres periode norm: Betyder at det er muligt at overbemande med månedslønnede op til deres periodenorm selvom behovet ikke er der. Overbemanding af dage kan kun ske når der er indlagt et behov. For at kunne overbemande dagene skal der dog være indlagt et behov. Overbemandingen vil dog kun forsøges indlagt så længe det er muligt indenfor åben/start og luk/slut af eksisterende behov og hvor alle varslingsregler og overenskomst regler (som dags/uge og periode maks.) er overholdt. Overbemandingen sker ud fra følgende steps. o Step1: Alle dage med allerede indlagt arbejdstid fra autoplanen forsøges udvides op til den foretrukne længde, så længe periode norm ikke er nået eller alle arbejdstider er forlænget. o Step2: Der indlægges arbejdstider af foretrukne længde så længe det kan lade sig gøre ved at bruge af den manglende periode norm. Dagene de indlægges vælges ud fra: Den totale mængde behov for en funktion medarbejderen har på dagen. Subprioritering på Primær afdeling > Sekundær afdeling. Subprioritering på Primær funktion > Sekundær funktion. o Step3: Alle dage med allerede indlagt tid forlænges til maks. tilladte længde, så længe periode norm ikke er nået eller alle arbejdstider er forlænget o Step4: Som step2 dog kun til minimums længde i stedet for foretrukket længde. Klik OK for at vende tilbage til Kørsels opsætnings billedet. Klik på OK for at rulle Autoplanen ud for den valgte periode. Ved udrulning af Autoplanen vises et Progress vindue i planlægningen. Når Autoplanen er rullet ud, kan man i den grafiske visning se, hvor præcist, Autoplanen har ramt ens behov. Autoplanen vil på dage, hvor der er svært at få det til at passe, indsætte ledige tider. Når en autoplan indsættes, vil den automatisk være kladdelåst, så man kan tjekke med medarbejderne om det er OK, uden at andre brugere kan forstyrre planlægningen, indtil den er godkendt/annulleret. Når Autoplanen er indsat, kommer der en ny værktøjslinje frem, hvorfra man kan vælge Godkend autoplan, Annuller autoplan eller Lås autoplan. Godkend autoplan: Godkender den autoplan man har indsat ud fra de valgte kriterier. TimePlan Software A/S Side 9 af 12

MANUAL VERSION 7.18 Annuller auto: Annullerer den autoplan man har indsat ud fra de valgte kriterier. Lås autoplan: Accepterer den indsatte autoplan, uden at godkende planlægningsperioden, men ved at kladdelåse planen. EKSEMPLER PÅ KØRSEL AF AUTOPLAN Her er Autoplan indsat i en tom plan uden hensyn til Basisplan, fravær og indsat på alle medarbejdere. Basisplanens uge 1 og 2. Rødt fravær er her, kan ikke arbejde. Ligger der en arbejdstid i det røde fravær, betyder det at man kan arbejde lige netop i det tidsrum. For at få grønne tælleværker kræver det man har indlagt behov og indlægger autoplan for hele overenskomstperioden. Side 10 af 12 TimePlan Software A/S

AUTOPLAN - BRUG AF AUTOPLAN Her er indsat i en tom plan, basisuge 1 og 2 og hvor der er valgt både måneds- og timelønnede samt fiktive. Først bruges de månedslønnede optimalt, derefter indsættes de timelønnede, indtil behovet er opfyldt. Nu vælges der at der kun skal sættes ind for de fuldtids månedslønnede og kun Basisuge 1, desuden skal fraværet kan ikke arbejde medtages fra basisplanen TimePlan Software A/S Side 11 af 12

MANUAL VERSION 7.18 Side 12 af 12 TimePlan Software A/S