Indledning...3. OnTime Kalenderen...3. Daglig brug af OnTime...4. Oversigter / Views...5. Funktioner...7. Brug af ikoner...12

Transkript

1

2 Indholdsfortegnelse: Indledning...3 OnTime Kalenderen...3 Daglig brug af OnTime...4 Oversigter / Views...5 Funktioner...7 Brug af ikoner...12 Grafisk visning af tid...13 Side 2

3 Indledning I større organisationer kan det ofte være en irritation at møder og aftaler er gemt væk i personlige kalendre, hvilket gør det sværere at holde styr på personer og ressourser. Et sådant overblik kræver en effektiv løsning, hvilket leveres af OnTime. OnTime har udgangspunkt i den nuværende eksisterende Lotus Notes standard kalender, og giver dig en dynamisk gruppekalender. Opdateringer i OnTime foretages når brugeren foretager ændringer i sin personlige kalender. Når brugeren indtaster nye data i sin kalender, opdateres de fælleskalendre brugeren er medlem af inden for sekunder, hvilket giver korrekte og opdaterede oplysninger til alle brugere. OnTime tillader dig at oprette så mange gruppekalendere du har brug for i din organisation. Individuelle gruppekalendere kan repræsentere medlemmer af en arbejdsgruppe i din organisation eller du kan oprette en kursuskalender indeholdende kursusdatoer. OnTime foretager kun opdateringer når brugeren foretager ændringer i sin personlige kalender. Brugeren har mulighed for at få adgang til sin gruppekalender gennem en standard Notes klient, via en web browser eller ved at gøre brug af WAP tjenester. OnTime tilbyder en centraliseret styring af helligdags kalendere. Du kan her styre Firma helligedage og offentlige fridage. Når du først har foretaget en ændring i helligdags kalenderen, opdateres disse til brugerens kalendere. Det er nemt at få et overblik over din organisations ressourcer. Dette inkluderer ressourcer som mødelokaler, AV udstyr og inventar m.m. Brugervejledningen giver svar på mange spørgsmål omkring brug af kalenderen, men skulle du mod forventning have spørgsmål som ikke er besvaret her, anmodes du at kontakte Administrator ansvarlige i din virksomhed. OnTime Kalenderen Har du fået installeret OnTime Kalenderen, skal du som bruger ikke foretage yderligere opsætning af systemet. Denne del er pålagt Administratoren. Du bør sikre dig, at du har oversigt over de medarbejdere og kollegaer som du ønsker daglig kontakt med. Denne manual forudsætter at brugeren har et forudgående kendskab til hvorledes en standard kalender anvendes i Lotus Notes. Der er i grund ikke tale om et ny kalender, men brug af en eksisterende, som har tilføjet en række funktionaliteter og åbnet mulighed for opsætning på tværs af organisationen. Vi vil komme nærmere ind på kalenderens daglige funktionalitet på de kommende sider. Kan du ikke få adgang til OnTime, skal du høre din Administrator om du er tilknyttet kalenderen i Access Control Listen og om du i øvrigt er sat op til at bruge OnTime kalenderen. Side 3

4 Daglig brug af OnTime Nedenstående figur viser en grafisk fremstilling af OnTime Kalenderen, sådan som den vil se ud for en bruger i din virksomhed. Gruppe kalenderen er nem og intuitiv for brugeren at gå til. Herefter beskrives hvad man som bruger kan få et overblik over og hvilke funktioner, der er indbygget. Til venstre på billedet ser vi mulige oversigter i OnTime. OnTime viser de forskellige oplysninger og kalendere ud fra en række kriterier, som I Dag, I Morgen m.m. Det der er umiddelbart vigtigt at lægge mærke til er, at man kategoriserer oversigten ud fra Personer, Ferie og Ressourcer. Personer: Omhandler den tid der ligger til rådighed for personer set fra flere kriterier, herunder pr. dag, pr. uge og ofte i forbindelse med en periode angivet på forhånd. Oversigten giver således en person med planlægger rolle i en virksomhed, mulighed for hurtigt at vurdere, hvor man bør lægge opgaven og samtidig se hvem som kunne tænkes at have tid. Ved at bruge OnTime kan du på meget kort tid finde frem til de vigtige oplysninger du ønsker om en given begivenhed eller aftale. Brug de forskellige oversigter du har til rådighed. Ferie: Viser ferieoplysninger over virksomhedens medarbejdere. Du har her mulighed for at få overblik over medarbejdernes ferieplaner i afdelingerne vist per kvartal for både indeværende og næste år. Viser ferieoplysninger over medarbejderne i det indeværende år og kvartaler, samt for næste år. Dermed kan man hurtigt skabe sig et overblik over resourcer af medarbejdere i en given periode. Ressourcer: Dette område omhandler fysiske ressourcer inden for en given lokation. Her kan der være tale om lokaler, borde, overheads, tavler eller andet materiel. Side 4

5 Oversigter / Views De oversigter, der bliver brugt i den daglige brug af OnTime Kalenderen er for både Personer og Resourcer følgende: Personer / Resourcer - I Dag - I Morgen - Denne Uge - Næste Uge Oversigt efter - Navn - Dato - Uge Nr. - Gruppe - Kalenderlook (fungerer som din personlige kalender) Disse oversigter giver den enkelte bruger en let adgang til at se de personer, kalendere og ressourcer i brug. Det er muligt at bruge hurtig søgning for at navigere ned i det enkelte view. Tast fx hele eller dele af et personnavn i de views, hvor navnet står i 1. kolonne og du ser straks personens aftaler den pågældende dag/uge. Side 5

6 Ferie oversigt Ferie oversigten giver overblik over medarbejdernes ferieplaner. Disse vises per kvartal for både indeværende og næste år. Hver uge består af 5 blokmarkeringer. Henholdsvis man, tirs, ons osv. Hvis der er registreret ferie for en af disse dag, vil den pågældende dag være markeret med blåt. Ved at dobbeltklikke på et ferie dokument for en person vil man få den samlede oversigt over datoer denne person har registreret ferie i løbet af indeværende og næste år. For at oprette en ferieaftale vælges Ny Aftale, i fanebladet Indstillinger/Options Ferie/Vacation som aftaletype. Side 6

7 Funktioner Når Åben Kalender menuen aktiveres bliver du representeret for 2 underliggende muligheder. Egen: Når knappen aktiveres åbnes din egen kalender. Du har mulighed for i ferieperioder og på fridage at lade andre foretage registreringer af aftaler i din kalender. Dette skal dog konfigureres i din personlige opsætning af kalenderen. Anden : Åbnes den pågældende kalender som er markeret i oversigten og giver mulighed for at se en anden persons aftaler og ledige tider. Dette er dog afhængig af i hvilken grad du er blevet givet rettigheder til denne persons kalender. Du har her mulighed for at se hvad andre har lavet af aftaler, time for time. Hvis vedkommende dog har nogle private og personlige aftaler og det er besluttet disse ikke skal med i hovedoversigten af aftaler fra virksomhedens side, vil disse dog ikke blive vist i kalender oversigten. Denne menu vedrører oprettelser af nye aftaler og møder, samt rettelser af eksisterende aftaler. Herunder ligger ligger følgende funktioner. Ny Aftale: Opretter en ny aftale på et gældende tidspunkt. Ret Aftale: Åbner eksisterende aftale på den markerede person angivet i oversigten, med mulighed for at foretage rettelse af aftaler med denne person. Dette kræver dog at personen har givet dig rettighed til dette. Nyt Møde: Opretter et nyt møde, med invitation til de personer man har makeret i oversigten. Markeringen sætter de pågældende personers navn ind i formen, hvor disse inviteres til mødet. Selve møde registreringen sker i din personlige kalender. Side 7

8 For at markere flere personer trykkes Mellemrum tasten ned. Der vil nu fremkomme en lille margin, hvor der er angivet et V ud for personens navn. Du kan nu Venstre klikke i marginen for at markere flere personer. Side 8

9 Opretter beskeder til medarbejdere der er optaget. Telefonbesked: Opretter en ny telefonbesked til den markerede person i oversigten. Beskeden udfyldes med personen du ønsker at sende beskeden til. Side 9

10 Denne funktion kan kun benyttes, hvis virksomhedens har erhvervet en OnTime SMS version. Denne funktion giver mulighed for at lave beskeder til brugerens mobiltelefon. Denne funktion vil kun ses hvis man er medlem af rollen Receptionist. Tanken bagved er at receptionisten skal have mulighed for at lægge forespørgsel ind på aftaler modtaget når man er ude af huset eller er utilgængelig. Herunder sygdom hvor medarbejderen foretager et opkald til virksomheden og hvor medarbejderen ikke har kontakt til systemet hjemmefra. Skal der afholdes en dagsaktivitet kan receptionisten således også informere om dette. I tilfælde af sygdom vil dette blive vist i kalender oversigten for den gældende periode. Side 10

11 Print funktionen anvendes til at få et ugentligt overblik på papir, som kan bruges ved fx koordineringsmøder m.v. Print funktionen laver først et skærmprint ud fra de valgte kriterier som fremkommer ved klik på knappen. Derefter kan udprintning til papir vælges. Navn: Når du trykker på Navn knappen bliver du præsenteret for skærmbilledet Personer. Her kan du angive en enkelt person eller markere flere personer du ønsker skal medgå i printet. Tryk OK for at acceptere dit valg. Side 11

12 Tegnene som er angivet til højre for den pågældende persons navn, angiver personens rådighedsstatus.! (Udråbstegn) angiver at den pågældende enhed/person er deaktiveret. Dette sparer dig for at markere en person som ikke er aktiv i systemet. Grupper: Ved valg af knappen Grupper kommer nedenstående billede frem. Her kan du angive den pågældende gruppe der ønskes et print af. Tryk OK for at acceptere dit valg. Din mulighed for at vælge en gruppe, er afhængig af Administratorens opsætning i Calendar Configuration. Når du har accepteret dit valg, vil du på nedenstående skærmbillede se at personnavnene på personer som er medlem af denne gruppe vil være angivet. Dato: Du vælger her en dato der befinder sig i den uge du ønsker printet fra. OnTime vil foretage et print af de angivne personer, grupper på den valgte uge, som er valgt. Ved at klikke på pilene kan du gå frem og tilbage på månederne. Side 12

13 Når du har valgt din dato, Trykker du OK og computeren finder så de data frem, der er anmodet og genererer et skærmprint af disse oplysninger. Skærmprintet viser en 5 dages oversigt over de personer eller gruppemedlemmer som er angivet i dialogboksen, herunder de aftaler og møder som er planlagt for denne periode. I Menu barren har du så mulighed for at vælge Print, hvor du så vil få udskrevet skærmprintet på papir. Kalender oversigten kan du så tage med dig til et møde eller andet steds hvor du kan arbejde med materialet. Brug af ikoner I oversigten er det muligt at anvende beskrivende figurer også omtalt som ikoner. Dette gøres ofte for grafisk at vise en given handling. Definitionen af disse ikoner og deres betydning er op til den enkelte virksomheds ansvar at fastlægge. Men det er praktisk at alle i virksomheden har den samme forståelse af de grafiske tegn. For at gøre brug af disse i oversigten skal de angives som 1. karakter i Subject feltet på en given aftale eller møde. For at give dig en ide om anvendelsen af ikoner, har vi her taget nogle få eksempler på hvad de enkelte ikoner kunne betyde. Valgfrie ikon typer Standard ikon typer Beskrivelse Tegn Ikon Beskrivelse Ikon Ude af huset < Heldags begivenhed I huset, men optaget + Aftale Personale Udviklings Samtale # Møde Invitation, der ikke er svaret på endnu Ferie / Fri Sygdom Pencil in Side 13

14 Grafisk visning af tid Den grafiske visning af dine møder og aftaler, fremkaldes ved at klikke på tidlinjen placeret øverst i kalenderen. Du kan nu se i oversigten at der fremkommer en grafisk linje, der viser en tidsperiode markeret af en blå linje. Denne linje angiver den givne aftale og den tid en given aftale eller møde strækker sig over. For at komme tilbage til normal oversigt, klikker du på tidslinjen igen. Brugen af en grafisk præsentation kontra tekst kan ofte fremme opfattelsen af tid. I bunden af venstre hjørne vises IntraVisions logo. Ved tryk på logoet vil du blive viderestillet IntraVisions hjemmeside. Side 14