Referat af bestyrelsesmøde d. 26. oktober 2013 Ansøgninger behandlet på skypemøde d. 21. oktober 2013 1. Formalia Ordstyrer: Katrine Tanggaard Referent: Tobias Abell Tilstedeværende: Katrine Tanggaard (KT), Tobias Abell (TA), Patricia Fruelund (PF), Mira Kjeldsen (MK), Søren Knudsen (SK), Sarah Chehri (SC), Benjamin Skov Kaas-Hansen (BS), Christian Møller (CM) Godkendelse af dagsorden: Godkendt Tidsperspektiv for mødet: 5 timer Godkendelse af referat fra sidste tilsvarende møde: Godkendt. 2. Puljeansøgninger FFF søger DKK 505,- til at dække transport af træner til national weekend afholdt d. 27.-29. sep. Der søges det fulde beløb. Beløbet bevilliges og bestyrelsen undskylder for misforståelser ang. dækning af transport til trænerne. Nina Madsen og Line Thorsen (Uland) søger hhv. DKK 816,- og 764,- til dækning af deltagelse samt transport til weekendseminar ved CISU, Aarhus d. 5-6/10. Oprindelige ansøgning sendt d. 23/9, dog kun for Nina Madsen. Beløbene bevilges, da det vurderes vigtigt for IMCC Ulands fremtidige arbejde og udvikling. Nina Madsen (Uland) søger DKK 270,- til dække af transport til Sundhedsmekka d. 26/9. Oprindelige ansøgning sendt d. 25/9. Beløbet bevilliges og det drøftes nærmere med Uland hvordan de i fremtiden kan forvente at få dækket udgifter over IMCCs puljer. Benjamin Ebeling søger på vegne af Chadi Abdel-Halim DKK 374,- til dække af transport til planlægningsmøde i KBH afholdt d. 19/10. Beløbet bevilliges, da det vurderes vigtigt for Chadis arbejde i UAEM og opstarten af en lokalafdeling i Aarhus. Nynne Nørgaard-Christensen ansøger om 2493 kr til dækning af transport i forbindelse med UAEM International Student Conference i Cleveland, Ohio. Beløbet bevilliges, da konferencens indhold vurderes vigtigt for Nynnes Nørgaard- Christensen arbejde i UAEM. 2a. Andre ansøgninger Marie Hauerslev ansøger om støtte til afholdelse af delegationsmøde for FINOdelegationen. Ansøgningen godkendes, da det vurderes værdifuldt, at delegationen kan mødes og forberedes inden FINO-mødet.
3. Opdatering på strategisk handleplan: Sammenhængskraft Vurderes som vigtigt punkt, men er pt. i bero. Det indstilles som særligt relevant fokusområde for den kommende bestyrelse. Medlemsudvikling Der arbejdes på en videreuddannelsesweekend til trænerne. Basispakkerne er også i fuld gang, de første to kurser afholdes d. 2. november i Kbh og 16. november i Aalborg. Planlægningsarbejdet med Forårsseminaret er i fuld gang. Sæt allerede nu kryds i kalenderen fra d. 12.-16. april 2014 :-) Rammer for frivillighed Arbejdet med retningslinjer for hhv. nationale og lokale aktivitetsledere og økonomiansvarlige er ved at være afsluttet. Disse dokumenter skal sendes til Simon, så han kan lave layout. Arbejdet med projektretningslinjer er sat i bero i 2013 pga. travlhed og udskiftning på sekretariatet. Det overleveres til den kommende bestyrelse, at projektretningslinjerne skal prioriteres. Økonomi Afholdelse af økonomistyringskurser for flere af de større aktivitetsgrupper er udført af John fra sekretariatet. Udarbejdelse af ny refusions seddel. Klar kommunikation Den nye hjemmesiden færdiggjort. Det er ved at blive afsluttet med grafiker/ programmør Jonas. Prisen for et mobilsite undersøges og overleveres til den kommende bestyrelse/sekretariat. Det foreslås, at der rettes fokus på lokalafdeling i stedet for lokalbestyrelse. Der er lavet plan med Simon ang. arbejdet de kommende måneder. Simon arbejder desuden videre med hvordan kan der deles dokumenter mellem grupper og sekretariatet via google-docs. TA sender notat ang. reglerne for foreninger ved udsending af nyhedsbrev.
4. Økonomisk update Der henvises til præsentation på Generalforsamlingen 2013. Der laves et selvstændig økonomipunkt til overleveringsweekenden for den kommende bestyrelse. 5. Sekretariatet Lokalsekretærfunktionen nedlægges. Baggrunden herfor er et ønske om en prioritering af foreningens ressourcer for at skabe relevant og bredspektret støtte til aktiviteter og lokalt arbejde. Denne beslutning og en uddybning af begrundelsen kommunikeres direkte ud til lokalbestyrelserne samt sendes ud på aktivlisten. 6. Hvidbog Opgaverne til hvidbog uddybes nærmere med input fra bestyrelse (og delvist sekretariat). De enkelte områder udliciteres til de relevante bestyrelsesmedlemmer. Der laves en opsamlende strategirapport. Udkast til denne udarbejdes af BS og TA. Deadline for denne er 3. november. 7. Overlevering og overleveringsweekend Programmet udarbejdes, så det tager hensyn til de enkelte bestyrelsesmedlemmer, som kun kan deltage noget af tiden. BS og MK har ansvar for programmet. 8. DUF-samarbejde og delegeretmøde Rammerne for samarbejdet med de andre organisationer i Den Humanitære Liga (Red Barnet Ungdom, Ungdommens Rødekors og Dansk Flygtningehjælps Ungenetværk) er blevet diskuteret, og en endelig fastsættelse af disse rammer tages op igen efter delegeretmøde. Der er delegeretmøde d. 7. december, hvor PF deltager som delegeret og Jesper Mølgaard og Jakob Vestergaard deltager som observatører. PF stiller op til DUF-styrelsen støttet af Red Barnet Ungdom og Dansk Flygtningehjælps Ungenetværk. Til suppleant indstilles SC. 9. Uland - Bolivia-projektet Der fremlægges en hensigtserklæring om udsendelse af to nye kooperanter 1. januar støttes, mod en tidligere hjemsendelse af to af de allerede udsendte kooperanter. Der skal være en plan for det videre samarbejde mellem sekretariatet, bestyrelsen og Ulandsgruppen. Tomas fra sekretariatet er kernemedarbejder i denne proces. Der afholdes møde med de to nye kooperanter inden de sendes af sted, for at sikre den rette forberedelse af disse -herunder klarlæggelse af ansvar og samarbejde. 10. Opstart af internationalt udvalg i 2013 MK udarbejder skrivelse med bestyrelsens holdning til arbejdet. Bestyrelsen afsætter ikke midler nu. Der indstilles, at den nye bestyrelse arbejder med en klar beskrivelse af målsætningen med IU. Der bør være opmærksomhed på muligheden for at søge midler fra Initiativpuljen.
11. Hvornår skal tilmeldinger til aktiviteternes arrangementer foregå over Winkas? Interne arrangementer som henvender sig til medlemmer i IMCC - såsom uddannelsesweekender, nationale aktivitetsmøder etc. - skal foregå over Winkas. Eventuelle tekniske problemer bør rettes direkte til sekretariatets medarbejder, som står for det pågældende arbejde. 12. Dækning af flybillet til Katja Thøgersen i forbindelse med overleveringsweekend Udgiften bliver ca. 2200,- tur/retur. Flybilletterne dækkes, da der skal være opmærksomhed på det store tidsmæssige pres ift. eksempelvis at sætte sig ind i budgettet. Derfor prioriteres den forudgående overlevering højt. Budgetlægningsmødet kan potentielt placeres på et andet tidspunkt. Det praktiske i planlægning tages direkte med den kommende bestyrelse. 13. Evaluering af GF Den valgte dirigent var meget dygtig, og kunne potentielt genindkaldes til næste års møde. Lokalafdelingens fremlæggelse fungerede godt. Video ift. strategievalueringen fungerede også godt. Fredagens fællesoplæg havde mangler ift. den oprindelige tanke, men fungerede til trods for dette godt. Oprydningen var ikke optimal. Der er behov for bedring styring af denne. Det anbefales, at dette nytænkes. Aarhus anbefaler, at ansvaret for oprydning placeres lokalt. Budgetgennemgang fungerede godt sammen med regnskabsgennemgangen fredag. Modellen med den samlede deltagermappe fungerer godt. Jeg vil gerne have ordet -sedler var et meget velfungernede redskab til at styre debatten og undgå unødig uorden. 14. Betaling af parkeringsbøder Dette diskuteres på baggrund af en henvendelse fra et medlem med forespørgsel om, hvorvidt det er noget IMCC dækker, og hvad retningslinier er herfor. Det forholder sig således, at hver aktivitetsgruppe har et årligt rådighedsbeløb, som aktiviteterne selv kontrollerer. Når det kommer til at dække en personlig udgift - om det så er lokal aktivitetsleder eller en anden aktiv - så må vi forholde os til at udgiften dækkes pga. at de i aktivitetsgruppen er nået til enighed om, at de vil benytte deres rådighedsbeløb på dette. Det betyder dog ikke at rådighedsbeløbet må benyttes på ulovligheder - da det både går imod IMCCs vedtægter og, selvfølgelig, dansk lovgivning. Men da der oftest er tale om en P-afgift, når vi siger P-bøder, så er det gældende regler for et privat parkeringsvirksomhed man ikke overholder, og dermed ikke decideret stridende mod dansk lovgivning. Det vil altså sige, at hvis vi har at gøre med en parkeringsbøde, udstedt af Politiet, er der ikke mulighed for at få det dækket i organisationen. Hvis andet er tilfældet, er det op til aktivitetsgruppen selv, om de mener, at rådighedsbeløbet vil kunne gøre gavn her. Det er op til aktivitetsgrupperne at vurdere om eventuelle problematiske bilag refunderes, så længe refusionen er foretaget korrekt og der ikke er tale om en ulovlig handling. 15. Evaluering af samarbejde og intern kommunikation i bestyrelsen Behandlet før mødet.
16. Nyt fra sekretariatet TA er så småt ved at blive introduceret til arbejdet og starter efter aftale med ansættelsesudvalget den 11. november efter overdragelse og nedlukning på tidligere arbejde. TA kan fra dags dato inddrages i relevant kommunikation (cc s eller lignende) indenfor de områder, hvor bestyrelsen mener, at der er relevant. Mail: tobias.imcc@gmail.com, mobil: 22 62 32 28, men har endnu kun et meget begrænset antal timer. 17. Nyt fra lokalafdelingerne Aarhus Lokal generalforsamling afholdt. Stine er blevet valgt som lokalformand. Der er overvejende tale om nye kræfter i lokalbestyrelsendvides. Vedtægtsændring stem igennem om at øge størrelsen på lokalbestyrelsen fra fra 8 til 10 medlemmer. Der afholdes julefrokost i lokalafdelingen lørdag. Odense Lokal generalforsamling den 20. november. Der arbejdes på afholdelse af et økonomi/fundraisingskursus. I december er der planlagt arrangement i det ny studenterhus med oplæg fra Læger uden grænser. Aalborg Der afholdes lokal generalforsamling d. 2. november. Lokalafdelingen har haft et godt afsluttende forløb. Sundmessen har fungeret godt og gav ca. 20 nye medlemmer. København Der afholdes lokal generalforsamling d. 21. november. Der afholdes SCRUM-kursus om projektstyring d. 14. november. 18. Succeser siden sidst Afskedsreception for afgående sekretariatsleder Sille Wiberg. IMCC er tæt på 1500 medlemmer. Afholdelse af generalforsamlingen. Eventuelt Referat til generalforsamling: Referent Helle har sendt nyt udkast til GF og bedt om kommentarer ang. de punkter, som bestyrelsen sidder med, hvis man endnu ikke har meldt tilbage på disse.