nyhedsbrev Nr. 9 29. august 2014:Nyhedsbrev fra Stabens ledelse Hovedpostkassen og sagsbehandlerrollen i HEV Læs mere på næste side Hovedpostkassen og 25 års jubilæum Koncernuddannelsen Gør livet surt for tyven! sagsbehandlerrollen Medarbejdernyt nu med link i HEV Nyt fra arbejdsmiljøgruppereteknik Glatførekursus og kø- IT-markedsplads Bestilling af IT-udstyr OBS hvis du bruger din PC Booking af el-bil til videomøder Side 2 og 3 Side 4 og 5 Side 6 Side 7 Hospitalsenheden Vest Staben Herning og Holstebro HR, Kvalitet og Udvikling, Strategi og Plan og Økonomi
Historie fra forsiden fortsættes på side 2. I Ledergruppen oplever vi at få rigtig god respons fra vore nære samarbejdspartnere - både fra hospitalsledelsen, afdelingsledere og funktionsledere - i forhold deres oplevelse med Stabens samlede sagsbehandlerkompetencer. Men - selv om vi får en god respons, så kan vi sikkert gøre det endnu bedre, og i den forbindelse vil vi i Stabens ledergruppe rette fokus på ansvar for en sag, posthåndtering og dokumentering af sagsforløb via ESDH. Vi vil gerne erindre om et par vigtige præmisser for arbejdet med posthåndtering og som sagsbehandler samt hvilke forventninger, der er til disse emner. Der er stigende mailkorrespondance til hovedpostkassen fra eksempelvis regionens funktioner, og dette betyder også, at vi har rettet fokus på denne funktion. Konkret har vi flyttet det daglige ansvar for fordeling af posten i hovedpostkassen til sekretær Jette Mose fra Sekretariatet i Holstebro, og med Lis Kongsgaard Thomsen fra Sekretariatet i Herning som ansvarlig, når Jette er fraværende. I og med at håndteringen og distribueringen af hovedpostskassen til tider kan være et komplekst område, kan det ikke undgås, at Hovedpostkassen (Jette og Lis) kan komme til at sende en sag til en "forkert" sagsbehandler. I disse tilfælde er det vigtigt, at sagen returneres til hovedpostkassen, så den "rigtige" sagsbehandler kan bliver adresseret kombineret med, at Jette og Lis opsamler den korrekte viden om rette sagsbehandler. Videresend derfor ikke på eget initiativ til anden sagsbehandler men returner den i stedet snarest til hovedpostkassen. Gerne med angivelse af hvem der i stedet påtænkes at være sagsbehandler. Vi kan alle som sagsbehandlere opleve at modtage en mail som Cc fra eksempelvis et af regionens kontorer, og samtidig er samme mail også sendt til HEV's hovedpostkasse. I disse situationer er det også vigtigt, at vi afstår fra at påbegynde at sagsbehandle henvendelsen indtil sagen overdrages fra Hovedpostkassen, så vi bl.a. undgår dobbelt sagsbehandling/dobbelt ressourceforbrug. Der vil som udgangspunkt kun være én modtager (altså sagsbehandleren) på videresendte mails fra Hovedpostkassen, men i særlige situationer kan der godt være andre sagsbehandlere, der modtager mailen. Hospitalsledelsen, nærmeste leder og en fra Stabsledelsen vil som hovedregel være på som Cc. De personer som er på mailrn som Cc, skal som udgangspunkt også være på Cc, når der sendes svar retur til afsenderen (regionen, ministeriet etc.) Side 2
Som grundregel må vi have den aftale, at når en sag er overdraget til en sagsbehandler, så er ansvaret for den videre sagsbehandling også overdraget til sagsbehandleren ( stafet-metode ). Det betyder i praksis, at sagsbehandleren overtager ansvaret for at sagsbehandle sagen - herunder den nødvendige sparring fra andre kolleger, interessenter og ledere i forhold til en sagsafklaring. Det er klart, at sagsbehandlerens leder har det endelige ledelsesansvar for forløbet i sagen, men initiativpligten til at løse sagen er sagsbehandlerens. Hen over efteråret vil opgaven med ensartet forventning og praksis i forbindelse med journalisering i ESDH samt forventninger til rollen som sagsbehandler blive drøftet i de forskellige funktioner i Staben. Vi er sikre på, at ved fælles hjælp og forståelse, får vi den bedste opgaveløsning i Staben. IT-markedsplads Overskydende IT-udstyr, som f.eks. tastatur, PC, mobiltelefon osv., vil det fremover blive opbevaret ved Pernille Thomsen i sekretariatet i Holstebro. Har du overskydende liggende på dit kontor, i skabet eller andre steder, skal du aflevere det i sekretariatet i Holstebro eller Herning. Bestilling IT udstyr Proceduren for bestilling af ITudstyr i Staben er fremover ændret. Det betyder, at såfremt du mangler f.eks. ipad, iphone, PC, tastatur mv., skal du rette henvendelse til Pernille Thomsen via mail. Den nye procedure skal følges for at undgå fremtidige fejlbestillinger m.m. Side 3
25 års jubilæum Den 1. oktober 2014, har Bente Lønstrup 25 års jubilæum. Det fejres med formiddagskaffe i kaffestuen i Holstebro onsdag den 1. oktober 2014 kl. 9.00. Tilmelding foregår via kalenderinvitation, som udsendes umiddelbart efter nyhedsbrevet. Medarbejdernyt MTIC/Hospitalsenheden Vest Sara Rose Newell fratræder sin stilling ved MTIC med udgangen af august 2014. Dette betyder derfor også, at hun fratræder funktionen som rådgiver i forhold til blandt andet innovation og lignende i HEV med virkning fra samme dato. Elever Tak til Sara for en engageret arbejdsindsats, i hvilken hun har været med til at åbne døre til en verden af virksomheder som har opgavemæssig fællesskab og interesse for sundhedsvæsenet. Maria Stampe Jensen har fået ansættelse som lønkonsulent ved Hospitalsenheden Midt med virkning fra 15. august 2014. Det betyder, at Maria har forladt os lidt før tiden, idet hun havde sidste arbejdsdag i Staben torsdag den 14. august 2014 hun kommer dog på besøg den 28. august 2014, hvor vi holder elevafslutning i kaffestuen i Holstebro. Thomas Fjendbo Madsen bliver udlært og har sidste dag hos os den 28. august 2014. Thomas skal herefter læse erhvervsøkonomi på Universitetet i Aalborg. Vi ønsker begge elever held og lykke i årene fremover! Side 4
Kvalitet og Udvikling Stillingen efter Henriette Fyhn er blevet besat af Charlotte Mouritsen, der har været ansat i et vikariat i Kvalitet og Udvikling siden 1. april 2012, er ansat i. Vi er meget glade for, at Charlotte nu er en fast del af afdelingen. Kirsten Hall fratræder sin stilling som Klinisk IT konsulent med virkning fra 29. august 2014. Kirsten tiltræder i en 2-årig projektstilling som Sunheds-IT konsulent i Hospitalsenheden Midt fra den 1. september 2014, hvor hun skal indgå i arbejdet med implementering af klinisk logistik. Tillykke til Kirsten og tak for det gode humør samt engagerede arbejdsindsats i Staben i HEV. Søren Munch Pedersen tiltræder i en projektstilling til implementering af printstrategi fra 18. august 2014. Søren får til opgave at afdække afdelingens behov for print og herefter koordinere udskriftning af printere i henhold til HEV s overordnede principper for fremtidige printerinfrastruktur. Stillingen udløber 31. december 2014. Birgitte Krøyer Jensen har indvilget i en forlængelse af hendes ansættelse og fortsætter derfor i en projektstilling som Klinisk-IT konsulent. Birgitte tiltrådte 1. marts 2014, og forbliver i den nye stilling indtil 31. december 2015. Forlængelsen af Birgittes ansættelse betyder, at stillingen som Klinisk-IT konsulent, som bliver ledig efter Kirsten Halls opsigelse, ikke genopslås. DNV Vores IT konsulent Jørn Rasmussen stopper i Projektsekretariatet DNV pr. 31. august 2014, da han har fået nyt job i Århus. Vi ønsker Jørn al mulig held og lykke fremover og siger tak for et godt samarbejde. Som afløser for Jørn, har vi ansat Kurt Sand Laursen, som starter i projektsekretariatet DNV mandag d. 25. august 2014. Kurt har arbejdet med IT indenfor Forsvaret og har derfor en bred viden om IT. Vi byder Kurt velkommen og ser frem til samarbejdet. Side 5
Koncernuddannelsen nu med link De kommende moduler inden for Koncernuddannelse ligger nu på Plan2Learn. Der er bevilget 400.000 kr. af de centrale kompetencemidler til uddannelsen. Dette betyder, at de første kursusforløb derfor vil være uden deltagerbetaling. Når puljen er brugt vil modulerne fortsætte med deltagerbetaling. Find Koncernuddannelsen og moduler her> Nyt fra arbejdsmiljøgruppen Arbejdsmiljøgruppen har oprettet en ny side på Stabens hjemmeside om kontorarbejdsmiljø. På siden kan man blive klogere på en del arbejdsrelaterede emner, hvor de i øjeblikket sætter fokus på mobilt arbejde. Find siderne her> OBS hvis du bruger din PC til videomøder! Programmet Tandberg Movi, som vi har brugt til videomøder fra PC, er nu fjernet og erstattet af programmet Jabber. Det betyder, at alle der har mulighed for videomøde via egen pc har fået installeret Jabber. I den forbindelse er det vigtigt, at du tjekker om Jabber virker - og sørg for at dette gøres inden du sidder og skal have videomødet!! Det er ikke nok at konstatere, at du har Jabber på din pc det skal efterprøves, at det virker via login (samme login som til Tandberg). Enkelte brugere vil opleve, at det er nødvendigt, at pc en skal rulles for at Jabber installeres rigtigt, og man dermed kan have videomøde. Virker Jabber ikke, skal der oprettes en sag i ServiceDesken. Side 6
Gør livet surt for tyven Gennem flere måneder har flere afdelinger i Hospitalsenheden Vest desværre oplevet en stigende tendens i tyverier. Teknisk Afdeling modtager således jævnligt underretninger om, at vaser, lamper og andre genstande fra mødelokaler, kontorer og ambulatorier forsvinder, og der ses også forsøg på indbrud ved låste døre. Tyverierne sker typisk i dagtimerne, hvor flere døre ikke er låste. I kan være med til at gøre livet mere surt for tyven, ved at: Lukke vinduer og låse døre (hvis muligt), når I forlader et lokale. Tjekke, at vinduer og døre er lukkede/låste ved fyraften. Fjerne vaser, lamper, it-udstyr og andre genstande synligt fra vin- i gadeplan. duer, så de ikke frister svage sjæle. Trække gardiner/persienner for ved vinduer Holde øje med mistænkelig adfærd i og omkring lokaler og andre områder, der indeholder værdigenstande. Er I interesserede i at høre mere om forebyggelse af tyveri og indbrud, og er I f.eks. interesserede i at få sat låse på døre m.v., kan afdelingen sende en mail til Teknisk Afdeling. Glatførekursus og køreteknik Alle ansatte i Region Midtjylland har mulighed for at komme på glatføreog køreteknikkursus. L æs mere om kurset her> Booking af el-bil Hvis du ønsker at booke Stabens elbil, skal du sørge for at booke den hele dagen (fra kl. 8-16). El-bilen skal lade op i ca. 8 timer før den er fuldt opladet, og det kan derfor give udfordringer, hvis den er booket både formiddag og eftermiddag. Side 7
Bagsiden Deadlines for dagsordenspunkter til HL-møde Onsdag kl. 12.00: Deadline for oprettelse af dagsordenspunkt i ESDH som minimum med overskrift og gerne foreløbig sagsfremstilling og bilag Onsdag kl. 14.00: Sekretariatet sender udkast ud til ledelsen i Staben Torsdag kl. 08.00: Ledelsen i Staben drøfter udkast til dagsorden Fredag kl. 09.00: Alle dagsordenspunkter skal være klarmeldt dagsorden lukkes endeligt for tilgang Fredag kl. 12.00: Dagsorden udsendes til HL Fredagsbrød Oplever du, at der ikke er fredagsbrød nok, skal du bare afhente ekstra i Restoen og få det noteret på Stabens brødordning. God trivsel er et fælles ansvar Ved at deltage i TULE og APV er du med til at sætte den fælles retning for, hvordan arbejdspladsen vil arbejde videre med trivsel og arbejdsmiljø. Nyhedsbrevet udgives af Stabens Ledelse: HR-chef Lasse P. Hansen, kvalitet og udviklingschef Birgitte Ostersen, økonomichef Preben L. Sørensen og Strategi- og Planchef Henrik G. Iversen. Side 8 Hospitalsenheden Vest Staben Herning og Holstebro www.vest.rm.dk