Microsoft Online Services Kundeløsning Coca-Cola Enterprises tager Microsoft Software-plus-Services til sig for at samle medarbejderne Oversigt Land: Hele verden Branche: Forbrugsvarer detail Kundeprofil Coca-Cola Enterprises (CCE) er verdens største markedsfører, producent og distributør af ikke-alkoholiske drikkevarer, som virksomheden bringer til markedet på den mest effektive måde i hele branchen. "John Brock, vores administrerende direktør, gav os den udfordring at finde bedre måder at skabe forbindelse mellem alle vores medarbejdere på. Microsoft hjalp os med at starte fra en ældre infrastruktur og komme til en løsning, der betød større forretningsværdi for alle." Kevin Flowers, teknologidirektør, Coca-Cola Enterprises Forretningssituation Den øgede konkurrence, CCE står over for, har resulteret i faldende indtægter. Det fik virksomhedens ledelse til at lancere en ny strategisk retning, hvor der skulle bruges en platform til at kommunikere med og skabe forbindelse til alle medarbejderne. Løsning CCE besluttede at implementere et Microsoft-baseret hosted verdensomspændende intranet med meddelelses- og samarbejdsværktøjer, som er tilgængelige for alle medarbejdere fra en hvilken som helst enhed, så medarbejderne kan øge produktiviteten og bruge mere tid med kunderne. Fordele Intranet til hele virksomheden It-transformation Effektive virtuelle arbejdsgrupper Adgang for medarbejdere, der ikke sidder ved skriveborde Coca-Cola Enterprises (CCE) har ca. 72.000 ansatte fordelt på 431 anlæg verden over. En stor del af arbejdsstyrken er mobil med 55.000 køretøjer og 2,4 millioner kølemaskiner, salgsautomater og drikautomater. Den stigende konkurrence på markedet betød, at CCE havde brug for en mere effektiv måde at samarbejde med medarbejderne på med det formål at øge produktiviteten, forbedre informationsflowet og give salgspersonalet mere tid til arbejdet hos kunderne. Virksomhedens globale aktiviteter betød, at medarbejdere og ledere hver uge måtte tilbringe lang tid på vejene for at deltage i interne møder. Med brug af Microsoft Online Services-teknologier kan CCE spare rejseudgifter via værktøjer til onlinemøder og samarbejdsplatforme, der dækker tidszoner og forskellige geografiske placeringer.
"Vores gamle e-mailplatform havde mere end 50 servere. Administration af en sådan situation gav mange generalomkostninger. Der var programrettelser, opgraderinger, support og tjenester til alle disse 50 forskellige miljøer". Kevin Flowers, teknologidirektør, CCE "Inden for en tidsramme på fem måneder flyttede vi ca. 30.000 brugere til en hosted løsning, uden at det påvirkede deres aktiviteter eller greb forstyrrende ind i den daglige drift". Esat Sezer, informationschef, CCE Situation Coca-Cola Enterprises (NYSE: "CCE") er verdens største markedsfører, producent og distributør af Coca-Cola-produkter. Coca-Cola Enterprises voksende produktportefølje omfatter verdens største mærker og drikkevarer, som bringes til markedet på den mest effektive måde i hele branchen. I dag betjener virksomheden 419 millioner forbrugere i hele USA. De Amerikanske Jomfruøer, andre caribiske øer, Belgien, Frankrig, Storbritannien, Luxembourg, Monaco og Holland. Den har ca. 72.000 ansatte og driver 431 anlæg, 55.000 køretøjer og 2,4 millioner kølemaskiner, salgsautomater og drikautomater. Coca-Cola Enterprises står over for stærk konkurrence fra andre producenter af drikkevarer og havde brug for en måde at arbejde mere effektivt på sammen med kunder og partnere. Det krævede nytænkning og en ny måde at kommunikere på internt i virksomheden. I 2008 indså CCE, at den aktuelle kommunikationsplatform ikke længere kunne bidrage til den innovation og det samarbejde, der kræves for at nå næste niveau og for at kunne konkurrere i et stadig mere krævende økonomisk miljø. CCE havde brug for en centraliseret platform, hvorfra virksomhedens tiltag kunne promoveres. Beskedsystemet var i høj grad koncentreret omkring e-mail, hvilket ikke nåede ud til den hovedsageligt mobile arbejdsstyrke. Bestyrelsesformand og administrerende direktør John Brock og informationschefen Esat Sezer var enige om, at udvikling af virksomhedskulturen og forbedring af kunderelationer i CCE fordrede, at ledelsen kunne kommunikere med alle CCE-medarbejdere, specielt dem der stod for den daglige drift 'i marken'. De fleste af de CCE-medarbejderne arbejder forskellige steder. Medarbejderne på produktionsanlæggene havde begrænset adgang til virksomhedens netværk. De mobile medarbejdere med kundekontakt, som står i forreste linje og arbejder med salg og med at profilere CCE's produkter i butiksmiljøerne, manglede også nem adgang til virksomhedens e-mail og indhold. Desuden havde CCE brug for at kunne formidle beslutninger og informationer til alle medarbejderne i organisationen fordelt efter rolle. Den aktuelle infrastruktur tog ikke højde for dette, og gjorde det vanskeligt at finde relevant indhold til tiden. Arbejdet med at løse vigtige forretningsmæssige udfordringer på tværs af virksomheden var i fare for at blive opdelt og usammenhængende uden effektive samarbejdsværktøjer. It-afdelingen under ledelse af Sezer blev bedt om at sørge for et intranet, der dækkede hele virksomheden, og at udtænke en måde, hvorpå der kunne oprettes self-managed team sites for at fremme samarbejde og integration på tværs af forretningsmæssige enheder. Virksomheden havde i årevis stort set udelukkende anvendt e-mail-baseret kommunikation. Coca-Cola Enterprises havde flere platforme med mange integrationspunkter, som itafdelingen var ansvarlig for at oprette, vedligeholde og skabe forståelse omkring. Det blev desuden forventet, at it-medarbejderne var eksperter inden for alle disse platforme, og at de kunne administrere infrastrukturen. CCE stod over for høje administrative generalomkostninger til administration af ikkestrategiske aspekter af it. Med en organisation, der var så etableret og spredt som CCE, fandt it-afdelingen ud af, at de administrerede lige så mange leverandører som løsninger. Da den nye informationschef bad itteamet om at rationalisere infrastrukturen, fokuserede de på enkelhed og konsolidering, samtidig med at de leverede en ny platform, der var tilstrækkelig robust til at imødekomme virksomhedens stringente krav. John Key, leder af samarbejdsteknologier i CCE, siger, "hvis du ser på vores gamle e-mail-platform, havde vi
"Dette projekt har overgået vores forventninger set fra et it-synspunkt. Det viser, hvor godt en organisation kan skabe et grundlag for og ændre den måde, folk kommunikerer på i en stor virksomhed". Kevin Flowers, teknologidirektør, CCE mere end 50 servere. Administration af en sådan situation gav mange generalomkostninger. Der var programrettelser, opgraderinger, support og tjenester til alle disse 50 forskellige miljøer. Det var omkostningstungt, og vores it-afdeling kunne på ingen måde fokusere på værdiskabende muligheder". Som en produktionsvirksomhed med verdens førende mærke var CCE spændt på at installere en løsning, der opfyldte forretningsmæssige krav og it-krav, og som kunne være med til at sikre god præstation og konkurrencedygtighed på markedet. Løsning CCE så muligheden for at optimere virksomhedens kommunikation og samarbejde med medarbejderne i marken ved at udvide relationerne med Microsoft. Via implementeringen af Microsoft Online Services og Microsofts interne software fik CCE konsolideret og strømlinet virksomhedens it-partnerskaber og fokuseret mere på at bibringe virksomheden værdi. CCE installerede Microsofts Online Services og virksomhedens intranet, samtidig med at indkøb også blev centraliseret med Microsofts hjælp via en Enterprise Agreement-professional desktop platform og en brugerabonnementslicens, der omfatter intern software, tjenester og softwaresupport. Under vurderingen af, om den aktuelle platform skulle opgraderes, eller om virksomheden skulle overføres til en hosted model, blev en række forskellige valgmuligheder overvejet. CCE ønskede et samarbejde, hvor det var muligt at bruge virksomhedssoftwaren internt med integrerede cloud-baserede softwaretjenester, og bad Microsoft om at handle ud fra disse mål. Sezer siger "forretningsværdien stammer fra udvidelsen af brugen af vores teknologier til kommunikationssamarbejde, som vi har opbygget sammen med Microsoft. Vores evne til at kommunikere strategier og de ændringer, vi introducerer og inddrager vores medarbejdere i, er fantastisk. Inden for en tidsramme på fem måneder flyttede vi ca. 30.000 brugere til en hosted løsning, uden at det påvirkede deres aktiviteter eller greb forstyrrende ind i den daglige drift". Fordele Implementering af intranet i hele virksomheden CCE har nu en robust intranetportal, der understøtter globalt samarbejde og kommunikation af virksomhedens strategi. Intranettet fungerer som et centralt sted for f.eks. CCE's procesforbedringer inden for HR og selvbetjeningsportalen til HR og fungerer som kommunikationsplatform for de CCEmedarbejdere, der arbejder ved et skrivebord. Den administrerende direktør har iværksat aktive blogs, hvor medarbejdere åbent kan kommentere og interagere med virksomhedens ledelse. CCE har desuden øget medarbejderengagement og uddannelse omkring virksomhedsansvar og bæredygtighed via portalindholdet. Inden for de første fire uger efter, at brugerne kunne oprette SharePointwebsteder for team, var der mere end 800 anmodninger om websteder, der fokuserede på virksomhedsprioriteter og kunderelaterede virksomhedsteam. Lauren Sayeski, som er medlem af Communications Council, der stod bag projektet, siger "vi har en meget indlevende og engageret administrerende direktør. Han er en fantastisk virksomhedsleder og har medfødte kommunikationsevner. Det havde høj prioritet at finde bedre og mere relevante måder, han kunne kommunikere med organisationen på. Muligheden for at integrere video på intranettet og få flere af vores 72.000 medarbejdere til at opleve den administrerende direktør og på den måde gøre ham mere generelt tilgængelig, er vigtig". CCE-medarbejderne er ivrige efter at være en del af virksomhedsledelsen og -dialogen via intranettet. Sayeski siger, "der har været nogle områder, hvor vi har set, at dette tovejs dialogbegreb
"Vi har en meget indlevende og engageret administrerende direktør. Det havde høj prioritet at finde bedre måder, han kunne kommunikere med organisationen på. Muligheden for at integrere video i intranettet og få flere af vores medarbejdere til at opleve den administrerende direktør er vigtig. Lauren Sayeski, Communications, CCE har givet rigtigt gode resultater. Et af dem er vores aktiviteter omkring virksomhedsansvar, hvor medarbejderne aktivt deler deres egne ideer og løsninger inden for deres eget område til, hvordan de bliver energieffektive". Øget effektivitet med eksterne team Som en global virksomhed har CCEmedarbejdere brug for at være i kontakt med virksomhedsledere i virksomhedens hovedkvarter og på andre anlæg. Ved hjælp af Microsoft Office Live Meeting og Microsoft Roundtable -kommunikations- og arkiveringssystemet sparer CCE rejseudgifter og muliggør denne kontakt. Brugervenlighed Det er let for virksomhederne at implementere Microsofts software, og brugertilpasning er ikke noget problem, fordi de fleste brugere benytter Microsoft-software privat. Michael Wright, øverste direktør for North American IS Deployment, siger, "Fra et forretningsmæssigt perspektiv var der tre årsager til, at vi valgte Microsoft: forudgående kendskab, features og funktioner. CCE har brugt Microsoft Office i et stykke tid, så alle vores partnere i marken var vant til Microsofts udseende og udtryk. Det var særdeles vigtigt at give dem noget, der var velkendt. Softwarefunktionen er velintegreret mellem Microsoft Exchange og Microsoft Office Communicator for IM. Hvis jeg f.eks. går til et møde, der er registreret i min Outlook-kalender, ved Communicator, at jeg ikke er til rådighed". John Brock, vores administrerende direktør, har udfordret os til at udpege bedre måder at skabe forbindelse mellem alle vores medarbejdere. Microsoft hjalp os med at starte fra en ældre infrastruktur og komme til en løsning, der betød større forretningsværdi for alle", siger Kevin Flowers, teknologidirektør, Coca-Cola Enterprises. Vejen frem I fase II skal CCE udvide Microsoft Onlineinitiativet for at nå yderligere 42.000 medarbejdere uden pc-adgang, der arbejder i marken eller i salgs-/distributionsanlæg. Disse medarbejdere har ikke computere, men i fase II får de adgang til intranettet via Microsoft Office SharePoint Server og arbejdsstationer på de pågældende anlæg. Desuden deltager Microsoft i udviklingen af et automatiseringssystem for sælgerstaben, som vil udnytte Office SharePoint Server yderligere og sætte lokale handlende i stand til mere effektivt at få de ting, de skal bruge, ind i salgssteder og butikker. CCE vil udnytte fordelene ved pc-stemme og -video i Office Communications Server til flerbrugerprogrammer og tilføje mere end 10.000 mobile brugere. Nøglerapporter, "Der er i dag en stor gruppe bestående af ca. 12.000 enkeltpersoner, som er butikskonsulenter med begrænset mobil support. Via mobile enheder vil vi gøre det muligt for dem at oprette forbindelse med deres tilsynsførende og dele video og andre data i butikkerne via vores automatiseringssystem til sælgerstaben. Microsoft Online vil således administrere ca. 15.000 mobile enheder for os med e-mail, kalenderfunktioner osv. Det er en fantastisk tjeneste, vi får mulighed for at udnytte". Flowers afslutter "CCE's samarbejde med Microsoft var omgærdet af utrolig spænding og energi. Det har været et af de bedste itpartnerprojekter, CCE har oplevet, og vi har en yderligere fordel i form af en længere itkøreplan med Microsoft, end hvis CCE havde genereret løsningen internt. Projektet har oversteget vores forventninger set fra et itsynspunkt. Det viser, hvor godt en organisation kan skabe et grundlag for og ændre den måde, folk kommunikerer på i en stor virksomhed".
Yderligere oplysninger Yderligere oplysninger om Microsofts produkter og tjenester får du ved at ringe til Microsoft Sales Information Center på tlf.nr. (800) 426-9400. I Canada kan du ringe til Microsoft Canada Information Centre på tlf.nr. (877) 568-2495. Hørehæmmede kunder kan oprette forbindelse til Microsofts teksttelefontjeneste (TTY/TDD) på tlf.nr. (800) 892-5234 i USA eller på tlf.nr. (905) 568-9641 i Canada. Uden for USA og Canada skal du kontakte det lokale Microsoft-datterselskab. Du finder oplysninger på internettet på adressen: www.microsoft.com Du kan få flere oplysninger om Slalom Consultings produkter og tjenester ved at ringe på tlf. (678) 302-6700 eller besøge webstedet på: www.slalomconsulting.com Du kan få flere oplysninger om Sapients produkter og tjenester ved at ringe på tlf. (617) 621 0200 eller besøge webstedet på: www.sapient.com Ønsker du flere oplysninger om Binary Trees produkter og tjenester, kan du i USA ringe på tlf.: 800-706-2913 (1) eller uden for USA på tlf.: +1 (212) 244-3635 (1). Du kan også besøge webstedet på: www.binarytree.com Microsoft Online Services Microsoft Online Services er kommunikations- og samarbejdssoftware i virksomhedsklassen, der tilbyder en abonnementsservice hosted af Microsoft og solgt fra samarbejdspartnere. Disse tjenester gør det lettere for kunder at få hurtig og omkostningseffektiv adgang til de mest opdaterede teknologier med hurtig installation, så kunderne får strømlinet kommunikation, enkel administration og pålidelighed og sikkerhed i virksomhedsklassen. For it-medarbejdere reducerer Microsoft Online Services udførelse af rutineprægede it-opgaver, f.eks. installation, provisionering, fortløbende vedligeholdelse, programrettelser, opdateringer og opgraderinger og gør det muligt at bruge mere tid på initiativer, der bringer virksomheden fremad. Disse tjenester understøttes af serviceaftaler (SLA) og er udformet til at imødekomme behovene hos virksomhedskunder mht. overensstemmelse med lovgivningen og pålidelighed. Fra en teknisk synsvinkel har tjenesterne de avancerede funktioner, som kunderne forventer fra Microsoft, og Microsoft fortsætter med at foretage omfattende investeringer i at opbygge datacentre, der kan understøtte disse tjenester. Du kan læse mere på: www.microsoft.com/online Du kan få flere oplysninger om Coca-Cola Enterprises' produkter og tjenester ved at ringe på tlf. (770) 989-3000 eller besøge webstedet på: www.cokecce.com Software og tjenester Microsoft Exchange Online Microsoft SharePoint Online Microsoft Office Communications Online Microsoft Office Live Meeting Partnere Slalom Consulting Sapient Binary Tree Dette materiale er alene produceret til informationsformål. MICROSOFT GIVER INGEN GARANTI, DET VÆRE SIG UDTRYKKELIG ELLER UNDERFORSTÅET, I DETTE DOKUMENT. Services Microsoft Services Dokument udgivet i juni 2009