Forside. Fra Lotus Notes til Microsoft Microsoft Office Inspirationsseminar Onsdag den 2. maj Troels Huus IT-chef.

Transkript

1 Forside Fra Lotus Notes til Microsoft Microsoft Office Inspirationsseminar Onsdag den 2. maj 2007 Troels Huus IT-chef

2 Agenda Facts om Multidata At skifte fra et Lotus Notes- til et Microsoft-miljø Hvorfor valgte vi at skifte? Hvad blev omlagt? Hvordan greb vi det an? Erfaringer Spørgsmål?

3 Facts om Multidata Multidata står bag Danmarks mest anvendte løn- og HR-løsninger Vi leverer løn- og HR-ydelser til ca virksomheder Vi udbetaler løn til over 1,2 millioner mennesker hvert år Vi har mere end 30 års erfaring med lønadministration i Danmark Multidata ejes i dag af de danske pengeinstitutter Vi er 230 ansatte Multidata omsatte i 2006 for 475 mio. og leverede et resultat på 53 mio.

4 Hvorfor? Multidata s case Multidata en del af PBS-koncernen indtil 2003 Lotus Notes i den financielle sektor Fælles IT-platform indtil 1. april 2007 Strategisk fokus Multidata ser IT-understøttelse som et nødvendigt værktøj til operationel effektivitet Multidata ønsker en IT platform, der er målrettet en mellemstor virksomhed i vækst Multidata ønsker at anvende IT-værktøjer, der er gængse i markedet Multidata ønsker at outsource IT-opgaver, hvor kompetencer ikke berør kerneforretningen

5 Hvad? og kalender Exchange og Outlook Intranet-portal Sharepoint 2007 Tilstædeværelse og Chat (Pressence og IM) Live Communication Server

6 Konvertering af Mail og Kalender Hvordan? Opgaven blev outsourcet Udtræk af filer fra Lotus Notes til konvertering hos leverandør Konverterede kalenderoplysninger fuldt integreret i Outlook-kalenderen Konverterede mails placeres i selvstændig folder i Outlook-postkassen Historik er sikret, og man kan starte på en frisk Forholdsvis lille involvering af egne medarbejdere

7 Konvertering af Mail og Kalender Erfaringer Skab overblik over hvad der skal konverteres (personlige og fælles postkasser) Få et billede af rettigheder på fælles postkasser inden omlægning Mange døde postkasser kan slettes Positive tilbagemeldinger fra brugerne Driftsstabilitet og performance væsentligt forbedret Uddannelse behov for introduktion hos nogle medarbejdere

8 Implementering af SharePoint Hvordan? Lotus Notes som intranet-portal erstattes af SharePoint 2007 Oprydning i gamle data og informationer (elementer på portalen) Kun de mest anvendte funktioner etableres i SharePoint ( i første omgang) Gamle databaser i Lotus Notes videreføres en periode Planlægge omlægning af databaser (oprydning)

9 Implementering af SharePoint Erfaringer Tag stilling til hvordan SharePoint skal anvendes Anvend en erfaren udvikler til opbygning af SharePoint Anvend standarder indbygget i SharePoint (vs. specielle tilpasninger) Start med det mest nødvendige og igangsæt løbende små releases Oprydning i gamle databaser inden omlægning til SharePoint Brugerne er positive (navigation, søgning, hastighed) Hurtig implementering med standard web-parts Kommende udvidelser: dokumentarkiv, journalisering og indeksering af filserver for søgning

10 Implementering af Pressence og IM Hvordan? Lotus Sametime erstattes af Live Communication Server Office Live Communication anvendes som klient Integration til Outlook og SharePoint

11 Implementering af Pressence og IM Erfaringer Implementering pt. igangværende erfaringer er sparsomme Forventer hurtig og effektiv kommunikation Forventer lettere kommunikation med kontorer i Jylland Udvidelser web-kamera (web-konferencer)

12 Generelle betragtninger Fokuser på forretningskritiske forhold Mange medarbejdere vil opleve meget nyt på kort tid Implementer standardløsninger i første omgang Planlæg informationsmøder og evt. lettere undervisning Informer hele organisationen om planen for omlægningen Appeller til forståelse (Murphy s lov) Giv brugerne mulighed for at aflevere sine problemer/udfordringer Opsamling, indsats og udmelding

13 Spørgsmål?