10. feb. 2016 Aarhus Kommune Kontrakt 2016 og Tandplejen 1
Indhold 1. Kontrakten side 3 2. Samarbejde side 5 3. Tandplejens bidrag til Udviklingsplanen side 7 4. Kontraktlignende ydelser side 18 5. Økonomi side 20 6. Underskrift side 23 Tabel 2 side 24 Bilag A. Organisationsdiagram side 28 2
1. Om kontrakten 1.1 Formål med kontrakten Kontrakten udgør en præcisering af ledelsens forventninger til Tandplejens indsats for at realisere s strategier og målsætning. Kontrakten tydeliggør, hvordan Tandplejens mål og strategier understøtter disse strategier. 1.2 Kontraktparter Tandplejen er en del af magistratsafdelingen for, og indgår derfor på lige fod med de øvrige afdelinger. Organisatorisk refererer Tandplejen til den Børn og Ungechef, der er chef for Pædagogisk Afdeling. Der vil desuden være et forpligtende samarbejde med de øvrige enheder i, hvilket defineres nærmere i afsnit 2.2. 1.3 Forudsætninger og rammer Tandplejens lovgrundlag, byrådsbeslutninger samt politik udgør tilsammen forudsætninger og rammer for indgåelsen af denne kontrakt. 1.3.1 Lovgrundlag Tandplejen løser opgaver i i henhold til Sundhedslov af 13. juli 2010. I følge Sundhedsloven skal Aarhus Kommune: sikre forebyggende og behandlende tandplejetilbud til kommunens ca. 62.500 0-17-årige børn og unge. tilbyde omsorgstandpleje til personer, der på grund af nedsat førlighed eller vidtgående fysisk eller psykisk handicap kun vanskeligt kan bruge de almindelige tandplejetilbud (herunder beboere på lokalcentre / plejehjem samt hjemmeboende) tilbyde specialtandpleje til sindslidende, psykisk udviklingshæmmede m.fl., der ikke kan bruge de almindelige tandplejetilbud. 3
1.3.2 Byrådsbeslutninger Følgende byråds- og rådmandsbeslutninger, samt samarbejdsaftale gælder desuden for Tandplejen: Indstilling om etablering og drift af en særlig tandklinik for narkomaner, 29. oktober 1975 Indstilling om at konsulentfunktionen på voksentandplejeområdet skulle være en del af Tandplejens opgaver, 1985. Indstilling om Økonomisk decentralisering nettobudgettering, 11. januar 1995: (Byrådet vedtog hermed den nuværende budgetmodel for Tandplejen) Indstilling om Fritvalgsordning for 0-15 årige mellem behandling på kommunal klinik og privat praksis, 3. december 2003. Lov L39 vedtaget 6. dec. 2012 ophæver fritvalgsordning for 0-15 år. Rådmandsbeslutning om samarbejdsaftale mellem Århus Kommune og Tandlægeskolen, 1974 Aftale med Århus Amt og Tandlægekredsforeningen om etablering af tandlægevagt, 2004. Byrådsgodkendelse af at Tandplejen ændrer til store behandlingsklinikker samt undersøgelses-/forebyggelsesklinikker, 26. august 2009 Byrådsgodkendelse af at Tandplejen starter byggeri af en storklinik ved Vejlby skoles tandklinik, den 17. november 2010 Budgetforlig 2011 bevilget 2 x 15 mio. kr. til storklinik på henholdsvis Kragelund (L.A. Ringsvej) og Møllevangskolen I forbindelse med budgetforliget 2012 blev udbygning af Søndervangskolens tandklinik til storklinik godkendt. Finansieret af Tandplejens akkumulerede overskud. I forbindelse med budgetforliget 2016 blev anlægsindstilling vedrørende Skæring storklinik og en samlet tandreguleringsklinik på Nordbyvej godkendt. 1.3.3 politik (ny politik vedtaget dec. 2015) s strategier vil i 2016 bliver revurderet med afsæt i den nye børn og ungepolitik, således at den afspejler visioner og mål i politikken. Indtil dette arbejde er færdigt, har Tandplejens kontrakt fokus på de eksisterende 9 s strategier, heraf ikke mindst de 4 faglige strategier: Læring og Udvikling Trivsel og sundhed 4
Rummelighed Forældresamarbejde 1.4 Kontraktindgåelse, rapportering og opfølgning Kontrakten indgås for et budgetår ad gangen. Drøftelser om indhold af næste års kontrakt finder sted i oktober og november på baggrund af magistratens budgetforslag. Kontrakten finjusteres i februar/marts måned, når Tandplejen på dette tidspunkt har modtaget den årlige afrapportering (SCOR) fra Sundhedsstyrelsen med diverse tandsundhedsdata, og det foregående års regnskabstal foreligger. Genforhandling af kontrakten kan finde sted ved væsentlige ændringer af det grundlag, hvorpå kontrakten er indgået. Eksempelvis i tilfælde, hvor målopfyldelsen vurderes at blive væsentligt vanskeligere end forudset, som følge af forhold der ligger udenfor overtandlægens eller chefens indflydelse. 2. Samarbejde Tandplejen er en del af magistratsafdelingen for, og indgår derfor i et tværfagligt samarbejde med de øvrige afdelinger i. I særdeleshed samarbejder Tandplejen med de tre afdelinger i Pædagogisk Afdeling og de 8 decentrale områder, en struktur besluttet fra 1. marts 2011. Tandplejens administration foregår siden november 2011 fra s administration på Grøndalsvej 2. Tandplejen indgår i direkte dialog med forvaltningsniveauet via deltagelse i ledermøder med børn og unge-chef, samt øvrige relevante dialogfora, herunder Pædagogisk Afdelings MED-udvalg og deltagelse i leder- og strategiudviklingsforløb sammen med øvrige chefer og områdechefer i. Organisationsdiagram for ses i Bilag A. Indtil medio 2015 er Tandplejen også repræsenteret i HMU. Overtandlægen har ansvaret for Tandplejens drift, herunder: o o alle tandplejefaglige emner. Tandplejens budget- og rammebeløb. 5
o o ansættelse og afskedigelse af medarbejdere, herunder administrativt personale. forhandling af lokal løndannelse. 2.1 Samarbejde med Pædagogisk Afdeling Der samarbejdes mellem Tandplejen og Børn og ungechef for Pædagogisk Afdeling om følgende opgaver: o Kontraktholderfunktion og udvikling af kvalitetsstandarder i forhold til Tandplejen. o Udarbejdelse af kontraktgrundlag for opgaver, der udføres af Tandplejen for andre magistratsafdelinger og Region Midtjylland. o o o Udvikling af og opfølgning på budgetmål. Udarbejdelse af brugerundersøgelser, både interne og eksterne brugere. Samarbejde med øvrige afdelinger om B&U s strategier, herunder udvikling af tværfaglige projekter. Der er med afsæt i et analysearbejde i 2015 besluttet at styrke det faglige samarbejde mellem Tandplejen og Sundhed og Trivsel. Dette styrkede samarbejde tænkes udviklet og implementeret i 2016. 2.2 Samarbejde med decentralt Tandplejen deltager i det tværfaglige samarbejde (decentralt i skoledistrikter og områder) med de 8 områdechefer. Tandplejen kan bidrage med bl.a. tal for børnenes tandsundhed i de enkelte skoledistrikter og give andre sundhedsfaglige input. Tandplejen udpeger kontaktpersoner, så hver områdechef har én kontaktperson fra Tandplejen i området at samarbejde med. Disse kontaktpersoner har ledelseskompetence og deltager i møder og aktiviteter efter aftale. Tandplejen deltager efter aftale i distriktssamarbejdet, ligesom Tandplejen lokalt henvender sig til skoleleder eller dagtilbudsleder ved bekymring om udsatte børn. Tandplejen giver hvert år en tilbagemelding til den enkelte områdechef om tandsundhed og andre relevante forhold i området. 6
3. Tandplejens bidrag til s strategier og målsætning Tandplejens virksomhed bygger på s værdigrundlag og formål, hvor distriktssamarbejdet, tværfaglighed og helhedstænkning i et 0-18 års perspektiv er grundlæggende principper for sikring af den røde tråd i børnenes liv. Tandplejen understøtter endvidere 95 % målsætningen blandt 16-17-årige ved tilbud om fleksible åbningstider på klinikkerne, så de unge undgår fravær fra uddannelsen. Det almindelige tandplejetilbud omfatter undersøgelser, forebyggende og sundhedsfremmende indsats, samt alle typer af behandlinger, herunder specialiserede behandlinger som tandregulering. Tandplejetilbuddet omfatter endvidere en vagtordning, således at børn og unge er sikret nødbehandling, også når kommunens klinikker er lukkede. Der er let adgang til tandpleje og dermed også til forebyggelse på tandklinikker på de fleste af kommunens skoler. Tandplejetilbuddet starter allerede inden barnet får den første tand, i form af skriftlig information om Tandplejens tilbud, når barnet er 3 måneder. Den første kontakt med tandklinikkens personale sker, når barnet får de første tænder i 6-8 måneders alderen. Denne tidlige forældrekontakt, den lette adgang og en målrettet forebyggende indsats fra første tand er afgørende for tidligt at udvikle gode tandplejevaner og dermed fastholde barnets tandsundhed. Der er valgfrihed, så 16-17-årige frit kan vælge privat tandlæge uden egenbetaling. 93% af de 16-17 årige valgte i 2015 tandpleje på kommunal klinik. (Målet var 85%). Tandplejens tilbud i 2016 omfatter ca. 62.500 børn og unge. Budget: Tandplejens budget 2016 til tandpleje til børn og unge er 93,3 mio. kr. Kontrakten er inddelt i s strategier og målsætnings 9 strategier med stor vægt på de faglige strategier. Derudover er der et særskilt afsnit om Tandplejens kontraktlige ydelser og et økonomisk afsnit. Strategi 1: Trivsel og Sundhed Tandplejen bidrager til strategien Sundhed og trivsel gennem flere delstrategier. Nedenstående afsnit beskriver Tandplejens fokusområder indenfor strategien samt Tandplejens tilgang til at opfylde målet. Tabel 2 er en oversigt over delstrategierne, hvor også effektkrav, målemetode og tidsfrist fremgår. 7
Delstrategi 1a: Tandsundhed blandt børn og unge Mål: Høj tandsundhed. Det er afgørende for tandsundheden med en effektiv sundhedsfremmende og forebyggende indsats. Det sker ved tidligt at inspirere forældre til gode tandplejevaner allerede fra barnets første tand, ved høj kvalitet i klinikkens diagnostik og risikovurdering, samt ved individuel målrettet forebyggelse af caries. Endvidere ved et samarbejde med alle dagtilbud og dagplejer om at understøtte gode tandplejevaner. Mængden af caries hos det enkelte barn bliver vurderet ved hjælp af et internationalt anvendt tandsundheds-indeks: defs 1 eller DMFS 2 defs for 3-årige. Tandplejens tidlige forebyggende indsats vurderes på mængden af caries (defs 1 ), første gang i 3-års alderen. Tallet er lavt og har været stabilt lavt gennem flere år. I 2015 var defs på 0,2. (Målet var 0,2). Det lave niveau skal om muligt fastholdes. Tallet registreres via SCOR 1. Cariesfri 15-årige. For at forebygge caries og opnå høj tandsundhed på lang sigt er det vigtigt, at børn og unge selv lærer gode tandplejevaner. Dette sker målrettet op igennem skoleforløbet i samarbejde med både forældre og skole. Tandklinikkernes placering på kommunens skoler betyder en styrket mulighed for opsøgende og forebyggende indsats lokalt over for de børn og unge, der har størst risiko for caries. Resultatet kan aflæses via SCOR 3 og andelen af cariesfri 15-årige har været stigende gennem flere år, trods øget indtag af slik, søde sager og læskedrikke blandt unge. Andel 15 årige uden fyldninger pga caries var i 2015 64,5%. (Målet var 63%). Målet er, at der er en fortsat stigning over en 5 års periode. Erosioner: Et stigende problem for tandsundheden er syreskader eller erosioner, hvor emaljen langsomt ætses tynd og evt. helt væk. Den væsentligste årsag er det store indtag af syreholdige læskedrikke, som sodavand, cola, juice og lignende. Også overdrevet indtag af frugt kan give erosioner, fx at sutte på citronskiver. I de senere år har vi set flere og flere unge med disse syreskader, også hos unge uden caries! Tandplejen registrerer løbende via SCOR 1 forekomst og sværhedsgrad af erosioner blandt alle børn med blivende tænder. Det sker for at få sikre data om udviklin- 1 defs betyder carierede (decayed), for tidligt mistede (extracted), fyldte (filled) og tandflader (surfaces) på mælketænder. Jo lavere indeks, jo mindre caries. 2 DMFS betyder carierede (D), mistede (M), fyldte (F) og tandflader (S) på blivende tænder. Jo lavere indeks, jo mindre caries. 3 SCOR betyder Sundhedsstyrelsens Centrale Odontologiske Register 8
gen på dette felt og kunne tilrettelægge en kvalificeret og målrettet forebyggende indsats, så problemet kan mindskes. SCOR-data om andel unge med erosioner i Aarhus modtages først fra Sundhedsstyrelsen i marts 2016. Delstrategi 1b: Tandregulering Mål: Tandregulering skal forebygge og behandle de tandstillingsfejl, hvor der er risici for fysiske skader og/eller psykosociale belastninger. Alle børn undersøges løbende for tandstillingsfejl og vækstforstyrrelser i kæberne. Derudover screenes alle børn på 5. klassetrin med hensyn til behandlingskrævende tandstillingsfejl og vækstforstyrrelser. Dette er lovpligtigt. Cirka 25 procent af de 15-årige har fået foretaget tandregulering. Tandreguleringen foregår for størstedelens vedkommende på to centralklinikker, men også på Tandplejens lokalklinikker. Delingen af opgaven mellem specialtandlæger og lokale tandlæger er udviklet, dels for at fastholde tandlægernes kompetence til at vurdere behandlingsbehov, dels for at give brugerne og skolerne dette servicetilbud lokalt. Ca. 20,4 % af Tandplejens forbrug i 2015 blev anvendt til den centraliserede behandling, og andelen har de seneste år været mellem 19,5 % og 21,7 %. Sundhedsstyrelsen estimerede i 2004 i en analyserapport en rimelig behandlingsprocent til at være ca. 25 procent, når man visiterer efter Sundhedsstyrelsens kriterier. Samtidigt blev det præciseret, at kommunerne skulle tilstræbe tilstrækkeligt store behandlingsenheder for at styrke det faglige miljø og for at kunne anvende LEON 4 - princippet. I Aarhus besluttede Byrådet i forbindelse med budgetforbedring i 2003, at tandreguleringsprocenten skulle reduceres til ca. 25. Tandreguleringsbehandling tilbydes til ca. 25 % af en årgang, hvilket svarer til den estimerede andel, når Sundhedsstyrelsens diagnostiske kriterier for visitation anvendes. Delstrategi 1c: Vagtordning Mål: Fastholde tandsundheden og forebygge tandlægeangst ved at tilbyde rettidig hjælp i nødsituationer, f.eks. ved tandskader og tandpine. 4 LEON: Lavest Effektive Omkostnings Niveau 9
Tandplejen i Aarhus har som en af få kommuner egen nødvagtordning, der sikrer, at alle børn, unge, omsorgs- og specialtandplejepatienter kan få nødbehandling f. eks. i sommerferien. Vagten er placeret på Vejlby storklinik samt 2 dage om ugen i sommerferien for tandreguleringspatienter på tandreguleringsklinikken i Graven. På vagtklinikken sikres nødbehandling på alle skolefridage, der ligger på hverdage. Der er åbent for nødhjælp i tidsrummet kl. 9-12 og alle, der henvender sig i dette tidsrum får hjælp af et vagtteam, bestående af 1 tandlæge med klinikassistenter og en tandplejer. Alle praktiserende tandlæger i Aarhus får hver sommer og jul en orientering om vagtordningen med opfordring til at henvise hertil. Det er dog også muligt for forældre at få vederlagsfri nødbehandling af deres barn foretaget i privat praksis. Budget: Vagtberedskabet afholdes på skift af Tandplejens medarbejdere, med en omkostning på ca. 0,4 mio. kr. Endvidere er der fast nødvagt fredage kl. 18-21, lørdage, søndage og helligdage kl. 10-13 fra en central klinik (Socialmedicinsk Tandklinik beliggende Frederiks Alle 20). Vagten er et samarbejde mellem Tandlægeforeningen, Aarhus Kommune og Region Midtjylland. Børn og unge i Aarhus Kommune kan vederlagsfrit benytte dette vagttilbud. Nødvagtordningen tilbydes for at sikre bedst mulig overlevelse af skadede tænder og dermed barnets tandsundhed. Endvidere for at forebygge tandlægeangst, idet børn med ubehandlede tandsmerter har stor risiko for at udvikle tandlægeangst. Endelig er en vagtordning også omkostningseffektiv i forhold til tandregulering, fordi bøjler der knækker med det samme kan repareres og dermed kan behandlingen fortsætte uden forlængende pauser. Strategi 2: Læring og udvikling Tandplejen bidrager til strategien Læring og udvikling med fokus på nedenstående delstrategi. Tandplejens forebyggelse og sundhedsfremme skabes i dialog og samarbejde med forældre og børn. Det er her afgørende, at Tandplejens medarbejdere har de nødvendige kompetencer, dels om børns udvikling, dels om de pædagogiske metoder, der kan anvendes for at være med til at udvikle børnenes robusthed. Begge er for- 10
udsætninger for, at Tandplejens rådgivning og vejledning gør en forskel og på sigt motiverer til at børn og unge udvikler sunde tandplejevaner. Delstrategi 2a: Tilvænning til tandbehandling Mål: Tandbehandling kan gennemføres sammen med barnet. Tandplejen lægger stor vægt på, at alle medarbejdere er så pædagogisk kompetente, at de kan motivere og sikre barnets tilvænning til tandpleje, herunder gennemførelse af evt. nødvendig tandbehandling. Derfor skal der løbende ske en kompetenceudvikling, bl.a. i samarbejde med LU. Medarbejderne skal kunne understøtte den fælles læringsforståelse i vedrørende pædagogisk praksis, herunder kunne anvende principperne om anerkendende og inkluderende pædagogik. Herved styrkes ikke mindst små børns mulighed for at kunne tage aktiv del i og acceptere evt. tandbehandling, f. eks. at få boret i en tand. Dette kan også medvirke til at udvikle barnets robusthed. Undertiden er der behov for en særlig pædagogisk indsats for at kunne tilvænne et barn til tandbehandling, ikke mindst hvis der er særlige udfordringer, som fx akutte tandsmerter og barnets alder. Hvis tilvænning ikke lykkes, er der behov for at behandle barnet i narkose, hvilket er forbundet med både helbredsrisiko og store udgifter. Effektkravet vil være, at langt de fleste børn kan samarbejde om evt. behandling, så andel børn, der må henvises til narkose, er uændret eller let faldende. Andelen af narkosebehandlinger skal være placeret i den laveste del af intervallet 0,7-2,2, som anses for god pædodontisk praksis. Der blev i 2015 henvist 59 børn til narkose, svarende til 0,94. Strategi 3: Rummelighed Tandplejen bidrager til strategien Rummelighed gennem fokus på nedenstående delstrategi. Delstrategi 3a: Let tilgængelighed til tandpleje for alle Mål: Give alle børn og unge lige mulighed for at få sunde tænder. Let tilgængelighed og adgang til tandpleje er afgørende for en effektiv forebyggende indsats og dermed en bedre tandsundhed. Kommunens tandplejetilbud skal medvirke til at give alle børn og unge, uanset social og kulturel baggrund, lige muligheder for tandsundhed. Ikke mindst udsatte og sårbare børn, samt de svageste 11
tosprogede børn kan profitere af den lette adgang til opsøgende og forebyggende indsats (risikoindsats). Tandplejen sikrer den lette tilgængelighed ved at have enten en tandcafé, en mindre undersøgelses-/forebyggelsesklinik (FUT-klinik) eller en behandlingsklinik på kommunens skoler, hvilket også øger muligheden for at indgå mere direkte i det lokale skoledistriktssamarbejde. Endvidere ved at Tandplejens tilgang til børn og deres forældre er rummelig og inkluderende. Den ændrede klinikstruktur betyder, at der på nogle klinikker bliver reduceret åbningstid. Alt i alt medvirker delstrategien til at reducere den sociale ulighed i tandsundhed, således at andelen af børn og unge med meget caries reduceres (et barn har meget caries, hvis DMFS 2 er større end 6). I takt med etablering af storklinikker etableres FUT-klinikker og tandcaféer, hvilket betyder, at behandlingspersonalet samles på disse storklinikker eller mindre behandlingsklinikker. For at honorere sparekravet for 2015, samt budgetreduktionerne i 2016-2018 fremrykkes etablering af tandcaféer og FUT-klinikker. Tabel 2 (side 20) viser resultatet af denne delstrategi i Aarhus i 2013 sammenlignet med øvrige 6-byer. I 2015 havde 5,2 % af 15-årige i Aarhus meget caries. (Målet var højst 5,7%). Tallet registreres via SCOR 1, hvor andel 15-årige med mere end 6 fyldte flader kan opgøres. Strategi 4: Forældresamarbejde - og samspil Tandplejen bidrager til strategien Forældresamarbejde gennem nedenstående delstrategi. Delstrategi 4a: Tidlig forældresamarbejde Mål: Forældre sikrer gode tandplejevaner fra barnets første tand. Forældrenes indsats i det daglige har afgørende betydning for barnets tandsundhed. Indsatsen skal starte tidligt, fra den første tand bryder frem i ca. 6-8 måneders-alderen og i et koordineret samarbejde med Sundhedsplejen. Tandplejen ser desværre fortsat børn, der allerede i første leveår får mange huller, oftest på grund af saft i sutteflaske og manglende tandbørstning. Tandplejen inviterer derfor forældre til dialog og rådgivning, allerede når barnet får den første tand. Hermed lærer forældrene tidligt at passe barnets tænder, og muligheden øges for at bevare tænderne sunde. Der lægges meget vægt på, at dette tidlige forældresamarbejde om børnenes tandpleje udbygges i de efterfølgende år, så forældrene understøttes i opgaven. 12
Effekten vurderes på andel cariesfri børn i 3 års alderen, fordi det beskriver i hvor høj grad dette tidlige forældresamarbejde om hjemmetandpleje er lykkedes, nemlig at holde barnets tænder sunde og fri for fyldningskrævende caries. I 2015 var andel 3 årige uden fyldningskrævende caries 96,3%. (Målet var 96%). Strategi 5: Ledelse Tandplejen bidrager til strategien Ledelse gennem forskellige delstrategier. Nedenstående viser Tandplejens fokusområder indenfor strategien samt tilgang til at opfylde målet. Delstrategi 5a: Resultatorientering Mål: Tandplejen vil være blandt de bedste. For at kunne tilbyde den bedst mulige tandpleje er der meget fokus på de tandsundhedsmæssige resultater, der opnås på vore forskellige klinikker for at blive klogere på, hvad der har effekt. Til formålet har Tandplejen udviklet et særligt ledelsesinformationssystem Lær af de bedste, der anvendes resultatorienteret i forbindelse med den årlige MUS med netværkslederne. Lær af de bedste bruges endvidere af Tandplejens ledere og medarbejdere til at sammenligne klinikkernes resultater og med afsæt heri til aktiv viden- og erfaringsdeling og til kompetenceudvikling. Redskabet blev udviklet med støtte fra Mag. 1. Afdelings strategiske pulje i perioden 2003-2005 og er anvendt siden. På grund af generationsskifte og ændret teamsammensætning er der behov for øget fokus på systematisk kalibrering med henblik på høj og ensartet kvalitet i diagnostik. Fra 2013 afholdes en årlig kalibreringsøvelse i uge 44 for alle medarbejdere med diagnostiske opgaver. Delstrategi 5b: Lederudvikling og medarbejdere Mål: God ledelse i forhold til krav her og nu og i fremtiden. Tandplejen lægger vægt på at have dygtige ledere, der kan medvirke til fortsat at udvikle Tandplejens service og tilbud, og samtidig skabe attraktive arbejdsmiljøer. Vi har derfor siden 2004 arbejdet med systematisk ledelses- og kompetenceudvikling, herunder med deltagelse i s lederuddannelse. Hvert andet år vurderes Tandplejens centrale leder (overtandlægen) af nærmeste ledere (primært netværkslederne). Vurderingen aflæses via s (Rambølls) trivselsundersøgelse "ledelseskvalitet" side 11. Score skal ligge over det 13
gennemsnitlige for ledere i som i 2015 var lig med 71. I 2015 blev resultatet for Tandplejens leder 70. Strategi 6: Personale Tandplejen bidrager til strategien Personale gennem forskellige delstrategier. Nedenstående afsnit beskriver Tandplejens fokusområder indenfor strategien samt tilgang til at opfylde målet. Delstrategi 6a: Medarbejdertilfredshed Mål: Tilfredse medarbejdere Der gennemføres en medarbejdertilfredshedsundersøgelse hvert 2 år i samarbejde med HRKT. Her aflæses medarbejdernes tilfredshed med arbejdet. Det sker via s trivselsundersøgelse i 2015 side 13. Spørgsmål: Hvor tilfreds er du med dit job som helhed, alt taget i betragtning? Det samlede tal for meget tilfreds/tilfreds skal ligge på minimum 95. Ved undersøgelsen i oktober 2015 lå Tandplejens medarbejdertrivsel på 92. For 2015 bliver der udarbejdet handlingsplaner i alle Tandplejens afdelinger samt for ledergruppen med fokus på de aktuelle udfordringer. For Tandplejen som helhed vil der ske opfølgning ud fra de 12 udarbejdede handleplaner, der vedtages forår 2016. Delstrategi 6b: Sygefraværsindsats Mål: Reduktion af sygefravær Tandplejens klinikassistenter, tandplejere og tandlæger havde i 2015 følgende sygefravær: o Gns. sygedage /helårsansat 10,3 (12,3 i 2014) (kort og langt sygefravær) o Gns. sygedage/helårsansat 4,3 (4,7 i 2014) (uden langtidssyge) Det korte og det lange sygefravær skal om muligt mindskes. Der gøres en særlig indsats herfor i overensstemmelse med bl.a. sygefraværspolitikken. Endvidere fortsættes Tandplejens særlige fastholdelsesindsats over for langtidssyge, som har betydet en høj andel fastholdte. Delstrategi 6c: Certificering Mål: At fastholde Tandplejens certificering 14
Tandplejen blev certificeret i 2009 af Bureau Veritas. I 2012 overtog Norsk Veritas overtaget opgaven og aflagt ekstern audits på flere af Tandplejens klinikker. Norsk Veritas har også i 2015 aflagt ekstern audits på flere tandklinikker, uden væsentlige bemærkninger. Certificeringen er fastholdt. Strategi 7: Organisering Tandplejen bidrager til strategien Organisering gennem forskellige delstrategier. Nedenstående afsnit beskriver Tandplejens fokusområder indenfor strategien samt tilgang til at opfylde målet. Delstrategi 7a: Etablering af storklinikker Mål: Efter byrådsbeslutningen (26.8.09) om ændring af Tandplejens klinikstruktur er processen med etablering af storklinikker igangsat. Målet er inden 2018 at have etableret 7 storklinikker, heraf en samlet ORTO-klinik. I 2008 blev den første storklinik etableret på Tovshøjskolen og i sommeren 2012 blev storklinikken i Vejlby åbnet. Udvidelse af klinikken på Søndervangskolen til storklinik foregik efterår 2013. 2015 blev der etableret storklinik ved Møllevangskolen og på L.A. Ringsvej ved Kragelundskolen. I forbindelse med budget 2016 er anlægsbevilling til storklinik på Skæring skole og samlet orto-klinik på Nordbyvej besluttet. Delstrategi 7b: Større netværk Mål: Sammenlægning af netværk, så det gennemsnitlige børnetal stiger i netværkene. Dermed bliver der samlet flere af hver faggruppe i netværkene, hvilket giver større mulighed for faglig sparring. Tandplejen er i 2015 organiseret i 6 netværk. Delstrategi 7c: Rigtig medarbejdersammensætning Mål: Tilpasse tandplejeteam et til de fremtidige opgaver Andelen af tandplejere er øget over år, og nærmer sig en hensigtsmæssig fordeling mellem tandlæger og tandplejere. På grund af stigende tandsundhed er teamsammensætning ændret med forholdsvis færre tandlæger og en stigende andel tandplejere med afsæt i LEON 5 -princippet. Det er sket i forbindelse med naturlig afgang af tandlæger. I 2015 var andel tandplejere i forhold til tandlæger 71%. (Målet var 75%). 5 LEON: Lavest Effektive Omkostnings Niveau 15
Delstrategi 7d: Områdesamarbejde Mål: Indgå i samarbejdet. Selv om Tandplejen ikke formelt er organiseret ind i s områdestruktur, ønsker vi at indgå og arbejde forpligtende i det generelt sundhedsfremmende arbejde lokalt i skoledistrikterne, herunder arbejdet omkring udsatte børn. For at styrke dette arbejde tilknytter Tandplejen bl.a. en tandplejefaglig kontaktperson med ledelseskompetence til hver områdechef. Kontaktpersonerne deltager i møder, samt afrapporterer tandsundhedstal, begge dele efter områdechefens behov. Der skal foreligge en skriftlig aftale mellem hver områdechef og netværkslederen i området. Aftalen skal omfatte det tværfaglige samarbejde. Strategi 8: Drift Tandplejen bidrager til strategien Drift gennem forskellige delstrategier. Nedenstående afsnit beskriver Tandplejens fokusområder indenfor strategien samt tilgang til at opfylde målet. Delstrategi 8a: Brugertilfredshed Mål: Høj brugertilfredshed. Brugerne kan frit vælge mellem alle kommunens klinikker. Tandplejen oplyser skriftligt alle forældre om denne mulighed for at vælge mellem kommunens klinikker, når deres barn er tre måneder. Alle forældre der flytter til området bliver også oplyst om denne mulighed. Markedsandel 16-17 år. Der har i mange år været frit valg for 16-17 årige. De kan uden egenbetaling frit vælge mellem tandbehandling på kommunal klinik eller i privat praksis. Tandplejen søger at yde et tilbud, der betyder, at så mange som mulig fortsætter behandling her. Effektkrav er at mindst 85 % vælger kommunal klinik. Brugerne oplyses om denne fritvalgsordning, dels på den lokale klinik dels på Tandplejens hjemmeside. Tilfredshed med specialbehandlinger. Tandplejen gennemfører brugertilfredshedsmåling på specialbehandlinger: Tandregulering på central klinik, kirurgi, kroneog broarbejde og klinisk oral fysiologi (KOF). Efter endt behandling udfylder patien- 16
ten et spørgeskema (anonymt). Der afrapporteres årligt, d.v.s. for hvert speciale hvert 3. år. Effektkrav er at mindst 90 % er meget tilfreds/tilfreds med behandlingen. I 2015 var tilfredsheden 99% inden for tandregulering. Tilfredshed blandt generelle brugere. Tandplejen gennemfører hvert 3. år en brugertilfredshedsmåling blandt udvalgte brugere. Undersøgelserne er målrettet til alle forældre til 5-årige børn. Effektkravet er at mindst 90 % er meget tilfreds/tilfreds med Tandplejens tilbud. Der har været tilfredshedsundersøgelser i 2006, 2009 2012 og 2015. I 2015 var tilfredsheden 99,7%. Delstrategi 8b: Elektronisk journal Mål: Effektivisering af klinikdriften. Tandplejen har i perioden 2006-2009 etableret elektronisk patientadministration, booking og elektronisk patientjournal. Disse tiltag skal på sigt kunne effektivisere driften, styrke monitoreringen og dermed give mulighed for kvalitetssikring og -udvikling af ydelser og tilbud. På grund af ustabil drift siden 2008 er der fra 2010 målt på, hvor mange nedbrud der er pr. år og hvor mange af disse nedbrud, der er af over 1 times varighed. Målet er en tilfredsstillende hastighed samt et minimum antal nedbrud i TM-Tand, så der højst er 3-4 nedbrud årligt og ingen med en varighed på mere end 1 time. Forvaltningsledelsen har været orienteret om den kritiske IT-situation, blandt andet i notat fra september 2013. Der har været løbende dialog med BU IT om at få løst udfordringen. Det sker via månedlige møder mellem s digitaliseringschef og Tandplejens administrative leder. IT-situationen er forbedret, men der er fortsat udfordringer, der kan føre til driftsforstyrrelser. Strategi 9. Kommunikation Tandplejen bidrager til strategien Kommunikation gennem flere delstrategier. Nedenstående afsnit beskriver Tandplejens fokusområder indenfor strategien samt Tandplejens tilgang til at opfylde målet. Delstrategi 9a: Intern kommunikation Mål: God intern kommunikation. Ugentlig Nyhedsbrev. Tandplejen kommunikerer løbende relevant stof om værdier, resultater og drift til alle medarbejdere i et ugentligt nyhedsbrev. 17
Intranet. Tandplejens retningslinier, mødereferater, m.m. lægges på intranettet. Delstrategi 9b: Ekstern kommunikation Mål: God ekstern kommunikation. Opdateret Hjemmeside. Tandplejen har udviklet en hjemmeside på højt niveau, som kan spille proaktivt sammen med Tandplejens øvrige tilbud og give brugerne inspiration til sundhedsfremme. Hjemmesiden opdateres dagligt. Der var i 2015 69.303 brugere inde på hjemmesiden. (Målet var 65.000). Forældrecafé. Der er etableret en internetbaseret netcafé med mulighed for dialog om tandplejespørgsmål med nybagte forældre. 2645 besøgte i 2015 forældrecaféen. (Målet var 2400). Delstrategi 9c: Elektronisk brugerkontakt Mål: Stigende anvendelse af elektroniske brugerkontakter via mail og SMS. For at styrke servicen overgår Tandplejen til en kommunikationsform som forældre og unge benytter sig af, samtidig mindskes udgiften til porto. I 2015 sendte Tandplejen 302.857 SMS er og 224.445 udsendelser via E-boks. 4. Kontraktlignende ydelser Tandplejen udfører som tidligere nævnt, nogle kontraktlignende ydelser. Disse ydelser er beskrevet nedenfor. Omsorgstandpleje Tandplejen udfører i henhold til kontrakt med Sundhed og Omsorg omsorgstandpleje til ca. 1.350 beboere på lokalcentre/plejehjem samt hjemmeboende. Kommunen skal efter Sundhedslovens 131 tilbyde forebyggende og behandlende tandpleje til personer over 18 år, der på grund af kronisk nedsat førlighed eller vidtgående fysisk eller psykisk handicap kun vanskeligt kan bruge det almindelige tandplejetilbud. Det drejer sig især om personer, hvis egenomsorg er så begrænset, at de har behov for hjælp i almindelige daglige funktioner eller for egentlig pleje. De fleste personer i målgruppen bor på plejehjem eller i plejebolig. Visitationsafdelingen i Sundhed og Omsorg visiterer personer til omsorgstandpleje i forbindelse med, at de visiterer personen til personlig hjælp og pleje efter Servicelovens Kapitel 16. 18
Budget: Ca. 4,5 mio. kr. (fra Sundhed og Omsorg) Kommentar: Den stigende andel borgere med egne tænder (i 1986 havde 20 % egne tænder, nu er det over 60 %) betyder, at Tandplejen løbende må søge at tilpasse ressourcer og økonomi til opgaven. Der tages i 2016 initiativ til at genforhandle betalingen for opgaven i Sundhed og Omsorg, herunder at MSO øger fokus på rettidig visitation til omsorgstandpleje og på kvaliteten i plejepersonalets hjælp til mundhygiejne til de visiterede. Desuden undersøges muligheder for i større omfang at behandle brugerne på klinik, da det både arbejdsmiljømæssigt og fagligt er vanskeligt at klare behandlingerne i eget hjem eller i plejebolig. Specialtandplejen Tandplejen overtog specialtandplejen d. 1. januar 2007 efter aftale med Magistraten for Sociale forhold og beskæftigelse (MSB). Kommunen skal efter Sundhedslovens 133 tilbyde specialiseret tandpleje til sindslidende, udviklingshæmmede m.fl., der ikke kan bruge det almindelige tandplejetilbud i børne- og ungdomstandplejen, voksentandplejen og omsorgstandplejen. Det er karakteristisk for brugerne, at de har en betydelig og varig funktionsnedsættelse, og at de ofte har behov for omfattende sygepleje- og pædagogisk bistand. De fleste brugere henvises fra kommunens dag- og døgninstitutioner. Den endelige visitation foretages af Specialtandplejens personale. Der var i 2015 tilknyttet 1.145 personer til Specialtandplejen 889 voksne og 256 børn. Opgaven løses 1. januar 2016 af 2,07 tandlæge, 0,6 tandplejere, 0,63 tandteknikere, samt 3,2 klinikassistenter på tandklinikkerne på Hvidkildevej og Stensagerskolen. På foranledning af MSB foregår der forhandling om økonomi og omfang, der ikke er afsluttet. Budget: Ca. 3,9 mio. kr. er fast lagt ind i Tandplejens budget til administration af opgaven og 0,6 mio. kr. er bevilget fast til opgaven fra MBU. Social-Medicinsk Tandklinik Byrådet har besluttet, at der skal stilles et specielt tandplejetilbud til rådighed for de tungeste socialt belastede og hjemløse i Aarhus. Klinikken behandler personer henvist fra Aarhus Kommunes Center for Misbrugsbehandling, samt personer henvist fra gadeteams. Desuden behandles et mindre antal patienter henvist pga. speciel smittestatus. Der behandles årligt omkring 215 personer på klinikken. 19
Budget: Klinikken har et budget på ca. 260.000 kr. i Socialforvaltningen. Klinikkens drift dækkes derudover via indtægtsdækket virksomhed, dels via patienternes tilskud via pensions- og sociallovgivning, dels via egenbetaling fra patienterne. Tandlæge-socialkonsulent Pensionister og personer i økonomisk trang kan via henholdsvis pensionslovens 17 og aktivlovens 82a søge om økonomisk hjælp til tandbehandling. Pensionsafdelingens (Sundhed og Omsorg) og Socialforvaltningens medarbejdere kan få hjælp af Tandplejens tandlægekonsulent til at vurdere behandlingsforslag og priser, hvis de skønner, at behandlingsforslaget fra den private tandlæge enten er omfattende eller prismæssig svært at vurdere. I 2015 blev i alt 1.620 sager ( 17 og 82a) vurderet af tandlægekonsulenten. Der blev ansøgt om i alt ca. 29,0 mio. kr. og bevilget 13,4 mio. kr. Altså sparet 15,5 mio. kr. Pga. et større antal sager forhandles der med MSO om yderligere ressourcer til området. Budget: Ca. 0,8 mio. kr. (1,4 årsværk). Tandplejen fik i 1988 bevilget 1,0 årsværk til denne opgave. Tandplejen har siden 2005 fået 139.000 kr. (niv. 2005) årligt fra Pensionsafdelingen (Sundhed og Omsorg), da opgaven herfra er voksende. 5. Økonomi Tandplejens finansielle grundlag stammer fra budget tildelt af magistratsafdelingen for samt fra indtægtsdækket virksomhed. Tandplejen prioriterer selv sit budget med de 9 strategier i fokus. Tandplejens nøgletal sammenlignet med 6- byerne ses i Tabel 1. 20
Tabel 1. Nøgletal på tandplejeområdet for 6-byerne. Årsresultat Aarhus Odense, Aalborg Esbjerg Randers København defs # 5-år 0,7 1,1 0,5 0,7 0,9 DMFS # 15 år 1,3 1,5 1,2 1,7 1,6 DMFS > 6 5,2 6,1 3,7 6,7 5,9 Andel 15 årige (%) Andel cariesfri 64,5 61,1 64,1 54,2 58,3 15 år (%) Korrigeret nettodriftsudgift (kr.) pr. 1.378 1.156 1.453 1.679 1.315 1.443 bruger. 0-17 år. *) *Kilde: 6-byernes Nøgletal 2014. # defs og DMFS er et indeks for henholdsvis mælketænder og blivende tænder. Jo lavere værdi, jo bedre tandsundhed. SCOR-data for 2015. 5.1 Budgettildelingsmodel Tandplejens budget bliver tildelt i henhold til seneste års budget, reguleret efter ændringen af børn i grupperne 0-2 år, 3-15 år og 16-17 år, der vægtes økonomisk forskelligt. 5.2 Økonomiske håndtag Tandplejen arbejder med en fleksibel og omkostningseffektiv anvendelse af ressourcerne, hvorfor det kan være svært at sætte pris på de enkelte ydelser. Hvor det er muligt og relevant, arbejdes der løbende med optimering af omkostningseffektiviteten. Tandplejens ydelser er imidlertid lovbaserede, og borgerne har dermed krav på alle typer af nødvendig indsats. Ændring af Tandplejens budget vil derfor alene kunne ske ved en rationalisering af driften, f. eks. flere patienter pr. teamenhed. Det kan gennemføres ved over tid at øge undersøgelsesintervaller, ændre teamsammensætning med færre tandlæger, reducere kliniktilgængelighed, åbningstid, service, m.m. Omkostningerne herved skal imidlertid nøje overvejes i forhold til den konkurrencesituation, som Tandplejen befinder sig i med fritvalgsordning 16-17-årige. En evt. negativ konsekvens kunne være udhuling af Tandplejens økonomi/tilbud med generel negativ effekt på tandsundheden, herunder ikke mindst på tandsundheden blandt udsatte børn. 21
5.3 Indtægtsdækket virksomhed Overtandlægen har kompetence til at indgå aftale om indtægtsdækket virksomhed inden for Tandplejens virksomhedsområde. Dvs. hovedsageligt i relation til Sundhedsloven m.v. efter de almindelige regler herom. De væsentligste områder for den indtægtsdækkede virksomhed vedrører tandbehandling af børn og unge fra andre kommuner, omsorgstandpleje i henhold til aftale med Sundhed og Omsorg, og specialtandpleje i henhold til aftaler med MSB, herudover drift af Social-Medicinsk Tandklinik. Tandplejens budget for både omsorgstandpleje og specialtandpleje er neutralt, idet der budgetteres med udgift og indtægt af samme størrelse. Udgiftsbudgettet til Omsorgstandplejen er budgetteret i Sundhed og Omsorg og for Specialtandplejen i MSB. Der er indgået en samarbejdsaftale (1974) med Århus Tandlægeskole og Skolen for klinikassistenter og tandplejere (SKT) om børnepatienter til skolens studerende, herunder oprettet en kommunal klinik på Tandlægeskolen. Hermed sker der en koordination af et formaliseret samarbejde om at understøtte Tandlægeskolens kliniske undervisning. Samarbejdet giver Tandplejen en række kompetenceudviklende gevinster i forhold til de begrænsede ressourcer, der konkret anvendes på koordinationsopgaven. I henhold til aftalen betaler Tandplejen for børn, der får tandregulering på Tandlægeskolen, ligesom Tandplejen er forpligtet som praktiksted for både tandlæge-, specialtandlæge- og tandplejerstuderende. Aftalen er genforhandlet pr. 1.1.2015 og er udgiftsneutral for Tandplejen. 5.4 Udviklingsperspektiv Der ses på nuværende tidspunkt følgende faktorer, som økonomisk kan sætte Tandplejens opgaveløsning under pres: o o Stabil drift og udvikling af elektronisk journal og tilhørende hardware, bl.a. digitalrøntgen Voksentandplejeområdets økonomi og samarbejdsrelationer skal styr kes. Herunder de forebyggende indsatser. 22
6. Underskrift Dato: Dato: Ole Kiil Jacobsen Børn- og Ungechef Ingelise Hansen Overtandlæge 23
Tabel 2. Tandplejens fokusområder i forhold til s 9 strategier og målsætninger. Strategi Delstrategi Effektkrav Målemetode Frist Trivsel og Tandsundhed - Børn og defs 3 år SCOR Årligt sundhed (1) unge 0,2-0,3 Mål: Høj tandsundhed. Andel cariesfrie 15 år SCOR Årligt Der skal være en stigende tendens over en 5-årig periode Erosioner SCOR Årligt Uændret eller om muligt faldende andel 15-årige Tandregulering Niveau på ca. 25 % i over- Optælling Årligt Mål: Forebygge og be- ensstemmelse med Sund- handle tandstillingsfejl hedsstyrelsens udmeldte med risici for fysiske ska- visitationskriterier. Målingen der og / eller psykosociale foretages på 15-årige belastninger. Vagtordning Alle 0-17 år med tandpine Antal klager Årligt Mål: Sikre tandsundhed kan få hjælp over manglen- og forebygge tandlæge- - på hverdage i ferier og de hjælp op- angst. weekend og helligdage tælles Læring og udvikling (2) Delstrategi Effektkrav Målemetode Frist Tilvænning til tandbehandling Mål: Tandbehandling kan gennemføres sammen med barnet. Andelen af narkosebehandlinger skal være placeret i den laveste del af intervallet 0,7-2,2 0 / 00, som anses for god pædodontisk praksis. Optælling af behandlede set i promille af børnepopulationen Årligt Rummelighed (3) Delstrategi Effektkrav Målemetode Frist Let tilgængelighed Mål: Give alle børn og unge lige mulighed for at opnå sunde tænder. Reducere ulighed i tandsundhed ved at andel børn med DMFS>6 reduceres (15 år). Der skal være en faldende tendens over en 5-årig periode SCOR Årligt 24
Forældresamarbejde (4) Delstrategi Effektkrav Målemetode Frist Tidlig forældresamarbejde Mål: Gode tandplejevaner fra første tand. Andel cariesfrie 3 år >= 95 % SCOR Årligt Ledelse (5) Delstrategi Effektkrav Målemetode Frist Resultatorientering Tandplejens placering i 6- SCOR, Årligt Mål: Tandplejen vil være blandt de bedste. by-nøgletallene søges fastholdt. Lær af de bedste Årlig MUS Lederudvikling Mål: God ledelse. Tilfredshed s (Rambøll) trivselsundersøgelse ledelseskvalitet. Score skal ligge over det gns. for ledere i Spørgeskema når Børn og Unge laver trivselsmåling Hver 2. år Personale (6) Delstrategi Effektkrav Målemetode Frist Medarbejdertilfredshed Vækst i tilfredshed Spørgeskema Hver 2. år Mål: Tilfredse medarbejdere. s (Rambøll) trivselsundersøgelse. Hvor tilfreds er du med dit job som helhed, alt taget i betragtning. Det samlede tal for tilfreds/meget tilfreds skal ligge på minimum 95 Når Børn og Unge laver trivselsmåling Sygefravær og arbejdsfastholdelse Fastholde eller faldende kort Opgøres elektronisk Årligt Mål: Reduktion af sygefravær. sygefravær Arbejdsmiljø Mål: Styrke arbejdsmiljø og arbejdsglæde Fastholde Tandplejens certificering Fastholdelse af certificering Årligt Organisering (7) Delstrategi Effektkrav Målemetode Frist Større behandlingsenheder Etablering af storklinik 1 i Nord 2016 Mål: Sikre optimale vilkår for opgaveløsningen. Samlet ORTO-klinik Planlægning af samlet OR- TO-klinik startes 2016 25
Større netværk Sammenlægning af netværk Gns. højere børnetal pr. netværk Rigtig medarbejdersammensætning Større andel tandplejere i Normerings- forhold til tandlæger. oversigt Mål: Tilpasse tandplejeteam et til de fremtidige opgaver. Områdesamarbejde Der skal foreligge en skriftlig Antal skriftlige Mål: Indgå i samarbejdet. aftale mellem hver områdechef aftaler og respektiv netværks- leder. Aftalen omfatter det tværfaglige samarbejde herunder distriktssamarbejdet og omfatter som minimum en årlig kontakt Årligt Årligt Årligt Drift (8) Delstrategi Effektkrav Målemetode Frist Brugertilfredshed Mål: Høj brugertilfredshed - Markedsandel 16-17 år Min. 85 % tilslutning TM-tand løbende årligt - tilfredshed med specialbehandling Min. 90 % tilfredshed Brugerundersøgelse årligt 2017 Årligt fra 2010 - tilfredshed generelt Min. 90 % tilfredshed Brugerundersøgelse hvert 3. år Elektronisk journal Minimalt antal nedbrud i TM- Optælling Mål: Effektivisering af Tand i hele Tandplejen. klinikdriften. Under 12 nedbrud årligt i driften af TM Tand. Ingen nedbrud må være af over 1 times varighed Kommunikation (9) Delstrategi Effektkrav Målemetode Frist Intern kommunikation Mål: God intern kommunikation. - Nyhedsbrev Ugentlige nyhedsbrev Optælling Årligt - Intranet Stigende anvendelse af Optælling Årligt elektroniske retningslinier Ekstern kommunikation 26
Mål: God ekstern kommunikation. - opdateret hjemmeside Antal brugere, der har været Optælling Årligt inde på hjemmesiden - forældrecafé Stigende antal brugere Optælling Årligt Elektronisk brugerkontakt Stigende anvendelse af digitale indkaldelser pr. mail og SMS Optælling Årligt 27
Bilag A: Organisationsdiagram 28